HAKEKAT

KEARSIPAN

DISUSUN OLEH :
DYTTO TRY FEBRYANTO/7101420322
APA ITU ARSIP?
Arsip dapat didefinisikan
sebagai rekaman informasi dari
aktivitas dan kegiatan suatu
organisasi.
Rekaman informasi arsip dapat
digunakan untuk perencanaan,
pelaksanaan serta pengawasan
kegiatan suatu organisasi.
DALAM BAHASA INDONESIA DIKENAL JUGA KATA “ARSIP” “FILE” DAN “RECORD”
YANG BANYAK DIGUNAKAN DALAM KEGIATAN ADMINISTRASI SEHARI-HARI.
MASING- MASING MEMPUNYAI PENGERTIAN SEBAGAI BERIKUT :

File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses
administrasi secara aktif jadi masih secara langsung di gunakan

Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi dan diserahkan
penyimpanannya ke unit kearsipan padaunit kearsipan pada instansi bersangkutan. Arsip in aktif ini
sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.

Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI pusat atau daerah. Jadi jelasnya
bahwa arsip statis adalah arsiparsip yang tidak secara langsung digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
 Arsip aktif merupakan bagian penting
dalam mendukung kelancaran
pelaksanaan kegiatan, dan juga
mendukung proses pengambilan

ARSIP DAPAT
keputusan, untuk itu arsip aktif harus
selalu tersedia pada saat diperlukan
maka disimpan ditempat yang mudah
DIKATEGORIKAN untuk diambil.

MENJADI 2 (DUA)
YAITU ARSIP AKTIF
Arsip inaktif adalah arsip aktif yang
telah selesai diproses dan
telah,menurun frekuensi pemakaiannya,
DAN INAKTIF dan jika dibiarkan akan memenuhi meja
dan ruang kerja, untuk
itu,penyimpanannya,diserahkan pada
unit kearsipan dalam organisasi atau
dapatdimusnahkan dengan
memperhatikan karakteristik dan nilai
gunadari arsip tersebut.
BERDASARKAN FUNGSINYA ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA ARSIP
DAPAT DIBEDAKAN MENJADI:

A. ARSIP DINAMIS, YAITU ARSIP YANG MASIH DIPERGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM PROSES
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI SUATU ORGANISASI ARSIP DINAMIS DIBAGI MENJADI 2 (DUA),
YAITU:
1) ARSIP DINAMIS AKTIF, YAITU ARSIP YANG MASIH DIPERLUKAN SECARA LANGSUNG DAN TERUS
MENERUS DALAM PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI ORGANISASI
2) ARSIP DINAMIS INAKTIF, YAITU ARSIP YANG FREKUENSI PENGGUNAANNYA DALAM
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI ORGANISASI SUDAH BERKURANG.
B. ARSIP STATIS YAITU ARSIP YANG SUDAH TIDAK AKTIF DIPERGUNAKAN
DALAMPENYELENGGARAAN ADMINISTRASI ORGANISASI. ARSIP STATIS DIPERLUKAN HANYASEBAGAI
PERTANGGUNGJAWABAN DAN UNTUK BAHAN PENELITIAN SAJA (BUKTI HISTORIS). BIASANYA ARSIP
STATIS BERFUNGSI SEBAGAI BAHAN INFORMASI DAN TERSIMPAN DI ARSIP
NASIONAL
 BERDASARKAN SIFAT BERDASARKAN SIFATNYA
ARSIP DAPAT DIBEDAKAN :

A. ARSIP TERTUTUP, YAITU ARSIP YANG DALAM

PENGELOLAAN DAN PERLAKUANNYA BERLAKU KETENTUAN
TENTANG KERAHASIAAN SURAT.

B. ARSIP TERBUKA, YAKNI PADA DASARNYA BOLEH

DIKETAHUI OLEH SEMUA ORANG BERDASARKAN TINGKAT
PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAANNYA. MENURUT TINGKAP
BERDASARKAN SIFAT DAN KEPENTINGANNYA,
ARSIP DIBAGI 2 (DUA) YAITU:

A. ARSIP PENTING, YAITU ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI

HUKUM, PENDIDIKAN, KEUANGAN,
DOKUMENTASI, SEJARAH DAN SEBAGAINYA.

B. ARSIP VITAL, YAITU ARSIP YANG BERSIFAT PERMANENT

DISIMPAN UNTUK SELAMALAMANYA,
MISALNYA : AKTE, IJAZAH, DAN SEBAGAINYA.
 FUNGSI ARSIP
ADAPUN FUNGSI YANG DAPAT DILIHAT DARI SISTEM
PENANGANAN KEARSIPAN SETIAP ORGANISASI, YAITU:

1. DAPAT DIJADIKAN BUKTI-BUKTI TERTULIS APABILA TERJADI MASALAH.

2. DAPAT DIJADIKAN SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI SECARA TERTULIS DAPAT
DIJADIKAN BAHAN DOKUMENTASI
3. DAPAT MENGHEMAT WAKTU, TENAGA DAN BIAYA
4. SEBAGAI ALAT PENGINGAT SEBAGAI ALAT PENYIMPANAN WARKAT
5. SEBAGAI ALAT BANTU PERPUSTAKAAN DIORGANISASI APABILA MEMILIKI
PERPUSTAKAAN
6. MERUPAKAN BANTUAN YANG BERGUNA BAGI PIMPINAN DALAM MENENTUKAN
KEBIJAKSANAAN ORGANISASI
 PADA DASARNYA ADA BEBERAPA ASAS DALAM PENGELOLAHAN
SURAT BAIK SURAT MASUK MAUPUN SURAT KELUAR YAITU:

ASAS SENTRALISASI ASAS DESENTRALISASI ASAS GABUNGAN

SECARA UMUM ASAS YANG ADALAH KEGIATAN PENGELOLAHAN SURAT
DIGUNAKAN OERGANISASI ADALAH
ASAS SENTRALISASI DALAM
ARTI BAHWA SEMUA SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR MELALUI SATU
UNIT KERJA SECARA
TERPUSAT (SENTRAL).
BAIK SURAT MASUK MAUPUN KELUAR
SEPENUHNYA DILAKUKAN OLEH MASING-
MASING UNIT KERJA DALAM SUATU
ORGANISASI. UNIT
KERJA BERTANGGUNG JAWAB DALAM
MELAKUKAN PENERIMAAN SURAT,
PENCATATAN,
PENDISTRIBUSIAN DAN PENGIRIMAN
SURAT
ADALAH ASAS KOMBINASI ANTARA
SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI
DALAM ARTI
BAHWA SENTRALISASI TERHADAP
PROSEDUR, SISTEM, PERALATAN, DAN
SDM KEARSIPAN YANG
DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN DAN
DESENTRALISASI
DALAMPELAKSANAANNYA
 SYARAT PETUGAS ARSIP
1. BERPENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH DAN MEMILIKI KECERDASAN
NORMAL
2. MEMAHAMI SUSUNAN ABJAD DENGAN BAIK DAN MEMILIKI
PENGLIHATAN YANG TAJAM UNTUK DAPAT MEMBEDAKAN NAMA KECIL
DAN ANGKA-ANGKA DALAM WARKAT
3. MEMILIKI KECERMATAN
4. MEMILIKI SUATU PIKIRAN YANG TERTARIK PADA RINCIAN-RINCIAN YANG
KECIL
5. MEMILIKI SIFAT KERAPIHAN DALAM BEKERJA
6. MEMILIKI SIFAT PERTIMBANGAN YANG BAIK
BERDASARKAN KEASLIANNYA, ARSIP DIBEDAKAN :

ARSIP ASLI,
ARSIP TEMBUSAN,
ARSIP SALINAN,
ARSIP PETIKAN
ADA 5 (LIMA) SISTEM KEARSIPAN YANG
BIASA DIGUNAKAN, YAITU :

SISTEM TANGGAL (CHRONOLOGICAL FILING

SYSTEM)
SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING SYSTEM)
SISTEM WILAYAH (GEOGRAPHIC FILING
SYSTEM)
SISTEM NOMOR (NUMERIC FILING SYSTEM)
SISTEM POKOK MASALAH (SUBJECT FILING
SYSTEM)
 APA ITU Dokumen adalah suatu yang
tertulis dan tercetak yang dapat

DOKUMEN? digunakan untuk bukti atau

keterangan. Dokumendokumen itu
perlu didokumentasikan,
dokumentasi merupakan usaha
untuk melakukan
pengumpulan, pemilihan,
pengolahan, dan penyimpanan
informasi dari berbagai bidang
atau pemberian atau juga
pengumpulan bukti dan
keterangan-keterangan seperti
gambar,
kutipan, guntingan koran, bahan
referensi, dan lain-lain
 APA ITU
PUSTAKA ?
Pustaka adalah kitab, buku, kitab
primbon, tempat persediaan
buku-buku untuk dibaca,
kumpulan buku-buku (bacaan
dsb).
APA ITU
WARKAT?
Warkat adalah setiap informasi
tertulis, tercetak atau
bergambar (surat- surat,
catatan-catatan, perhitungan-
perhitungan, grafis-grafis,
atau gambar- gambar) yang
masih memiliki kegunaan
sebagai bahan informasi
dan ingatan bagi organisasi.
ANEKA SURAT YANG TERMASUK
DALAM PENGERTIAN WARKAT
SURAT KUASA,
SURAT PEMBERITAHUAN,
SURAT UNDANGAN,
SURAT KETERANGAN,
SURAT REFERENSI,
SURATREKOMENDASI,
SURAT PERNYATAAN, DAN LAIN LAIN
 BENTUK SURAT, BENTUK-BENTUK LAIN YANG
TEMASUK DALAMPENGERTIAN
WARKAT MISALNYA :

1) GRAFIK
2) TABEL
3) GAMBAR ATAU BAGAN
4) DATA-DATA STATISTIC
5) DALAM BENTUK HIMPUNAN ATAU BUKU
APA ITU
KLIPING ?
Kliping adalah seni dalam
memanfaatkan koran bekas
ataupun koran baru dengan
cara memotong berita
(artikel) yang ada di koran,
majalah yang berguna bagi
kehidupan sehari-hari, dan
lain sebagainya untuk
kemudian ditempelkan di
kertas baru.
 PERSAMAAN DAN PERBEDAAN
ARSIP, DOKUMEN SERTA PUSTAKA
Dalam organisasi pemerintah maupun swasta, istilah dokumen sering
digunakan silih berganti dengan istilah arsip dan pustaka, meskipun di
antara ke 3 (tiga) istilah tersebut mengandung persamaan dan
perbedaan. Dari segi fisik, baik arsip, dokumen,maupun pustaka,
ketiganya menyangkut tentang warkat atau record.

Dari uraian tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pada

dasarnya baik arsip (aktif dan inaktif), dokumen, dan pustaka
dalah warkat, hanya intensitas penggunaannya dalam pekerjaan
sehari-hari saja yang berbeda.
_TERIMA KASIH_