Manajemen

kearsipan
NAMA : NURUL INTAN DISTIANTI NAMA: RETNO DEWI SUKESTI
NIM : 13040120140139 NIM: 13040120140085

NAMA: ZAHRA DZAHABIYYA UTAMA

NAMA : SALSABILA DWI CAHYANI
NIM:13040120140129
NIM : 13040120140039

2
NAMA: BELLA SEPTI AMALIA NAMA: AYU TIRTA KUSUMA
NIM: 13040120140064 NIM: 13040120140118

NAMA: FANI WAHYU SUSETYO

NIM: 13040120140096

3
apa yang dimaksud dengan manajemen
kearsipan

4
 Pengertian manajemen
menurut para ahli
1. Menurut Amsyah (2003:9)
Para pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang
berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di 2. Menurut KBBI (1989:553)
perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen
menengah, maupun manajemen bawah. istilah manajemen mempunyai beberapa
pengertian, yaitu:

- Proses penggunaan sumber daya secara efektif

untuk mencapai sasaran
- Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas
jalannya perusahaan dan organisasi.

5
Pengertian manajemen secara umum
Manajement adalah suatu tindakan untuk
membuat keputusan atau kebijakan dengan
tepat serta efisien.

6
 Pengertian kearsipan menurut para ahli
1. Menurut Sendarmayati (2003:10)
Mendefinisikan kearsipan sebagai kelompok pengetahuan
teratur yang mempelajari ihwal arsip dari perorangan, badan
swasta atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk
keperluan penelitian atau sumber ingatan dikemudian hari.

2. Menurut Bartos (2005:2)

Pengertian kearsipan adalah pusat ingatan, sumber informasi, dan

sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

7
Pengertian kearsipan secara umum
Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi
organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan
pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah
ataupun swasta atau perorangan.

8
Pengertian manajemen kearsipan menurut
ahli
Menurut Suraja (2006:62):
Manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang
digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan
kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau
pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.

9
 Manajemen kearsipan secara umum adalah
penyajian tentang pengelolahan arsip kantor, baik
arsip kovensional maupun arsip elektronik, dengan
harapan dapat membantu para praktisi perkantoran
apabila mengalami kesulitan dalam pengelolaan arip

10
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

PENCIPTA ARSIP: LEMBAGA KEARSIPAN:

a. lembaga negara; a. ANRI;
b. arsip daerah provinsi;
b. pemerintahan daerah;
c. arsip daerah kabupaten/kota;
c. perguruan tinggi negeri; d. arsip perguruan tinggi negeri.
d. BUMN dan/atau BUMD.
melakukan melakukan

a. penciptaan arsip; a. akuisisi arsip statis

b. penggunaan & pemeliharaan b. pengolahan arsip statis;
arsip; c. preservasi arsip statis;
d. akses arsip statis.
c. penyusutan arsip.

untuk untuk

menjamin ketersediaan arsip dalam menjamin keselamatan arsip sebagai

penyelenggaraan kegiatan sebagai pertanggungjawaban nasional bagi
bahan akuntabilitas kinerja & alat kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
bukti yang sah. 11 & bernegara.
 Tujuan Manajemen Kearsipan

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah. lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan. serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjamin pedindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan
dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti penanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bemegara.
6. Menjamin keselamatan aset nasionaldalam bidangekonomi.sosial. budaya. pertahanan. serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa. 
7. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya

12
 ASAS MANAJEMEN KEARSIPAN

ASAS Pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan secara

SENTRALISASI terpusat/sentral pada bagian atau unit tertentu.

ASAS Pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan secara

DESENTRALISASI tersebar/desentral pada beberapa bagian atau unit.

ASAS Pengelolaan dan penyimpanan arsip pada bagian atau

KOMBINASI hal tertentu ada yang terpusat dan ada yang tersebar.

13
 PEMBERKASAN ARSIP

Salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan arsip

adalah penataan arsip. Penataan arsip merupakan
kegiatan mengolah fisik dan informasi arsip menjadi Pemberkasan merupakan
satu kesatuan informasi yang utuh, selanjutnya kegiatan menggabungkan
informasi tersebut dituangkan dalam sebuah daftar atau mengelompokkan arsip
arsip. dalam satu kesatuan
informasi secara sistematis
menggunakan sistem
tertentu
Daftar arsip berfungsi sebagai sarana penemuan
kembali arsip/finding aids. Dalam penataan arsip
salah satu langkah/kegiatan yang sangat penting dan
menentukan keberhasilan penataan arsip adalah
pemberkasan.

14
 SISTEM PEMBERKASAN
Beberapa sistem pemberkasan
yang biasa diterapkan di antaranya:

Tanggal/kronologis: Nomor/numerik: penataan

Abjad/alfabetis: penyimpanan
penyimpanan dan penataan dan penyimpanan arsip
dan penataan arsip berdasarkan
arsip menurut tanggal arsip. menurut urutan nomor/
urutan abjad dari kata tangkap
Sistem ini dapat dipakai untuk angka. Sistem ini cocok
nama orang/badan/tempat.
surat surat yang harus digunakan untuk
Sistem ini biasanya
memperhatikan suatu jangka menyimpan faktur,
dipergunakan untuk penataan
waktu tertentu misalnya surat- kuitansi, kartu, dan lain-
berkas kepegawaian dan
surat tagihan. lain.
disusun berdasarkan abjad
nama pegawai.

15
Wilayah/geografis: penataan dan Masalah/subjek penyimpanan dan
penyimpanan arsip berdasarkan penataan arsip berdasarkan
wilayah asal surat klasiflkasi masalah.

Kelima sistem pemberkasan ini dapat juga dipakai secara kombinasi. Artinya
tidak mutlak hanya satu sistem pemberkasan saja yang digunakan. Arsip
dikelompokkan permasalah setelah mengelompok permasalah selanjutnya arsip
tersebut diurutkan secara kronologis/urut tahun/tanggal.

Pemberkasan diperlukan pola klasifikasi arsip. Pola klasifikasi arsip berfungsi

sebagai skema pengaturan arsip yang digunakan untuk memberikan kode pada
arsip serta acuan dalam pemberkasan/ pengelompokan dan penyimpanan arsip.
Pola klasifikasi arsip terdiri dari pokok masalah, submasalah, dan sub-sub
masalah. 
16
 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

PRASARANA
KEARSIPAN

Gedung Ruang
Gedung harus
memenuhi standar Ruang minimal terdiri
minimal gedung arsip dari ruang kerja
yang telah ditetapkan pegawai, ruang
guna menjaga pengolah arsip, ruang
keamanan dan simpan arsip, ruang
keselamatan arsip baik pemeliharaan dan
secara fisik maupun isi perawatan arsip, serta
informasinya. ruang layanan arsip.

17
 PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

Secara umum ruang penyimpanan arsip non

kertas (media baru) suhu udara yang
PEMELIHARAAN diperlukan antara 10-15 C, kelembapan 5%-
DAN PERAWATAN 55%RH untuk negative film. Sedangkan untuk
ARSIP NON posotif film, gambar static(foto),rekaman suara
KERTAS dan video, suhu yang diperlukan antara 15-18
C (Pedoman Pengelolaan Arsip Media Baru,
ANRI,1996)

18
 USAHA-USAHA YANG DAPAT DILAKUKAN DALAM
PEMELIHARAAN ARSIP SEBAGAI BERIKUT :
1. PENGATURAN RUANGAN
2. MENJAGA KEBERSIHAN RUANGAN DAN ARSIP
3. PEMELIHARAAN TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP
4. PEMELIHARAAN ARSIP ITU SENDIRI
PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN
ARSIP KERTAS
UNTUK ARSIP YANG KONDISI FISIKNYA RUSAK
DAPAT DILAKUKAN LANGKAH-LANGKAH SEBAGAI
BERIKUT :
1. MENAMBAL DAN MENYAMBUNG
2. LAMINASI
3. ENKAPSULASI
4. PENJILIDAN

19
 Pelayanan Arsip

TUJUAN LAYANAN SARANA DAN PRASANA

ETIKA BERTUGAS ARSIP
ARSIP

• Ruang layanan arsip (meja

•Memberikan akses arsip
baca,sarana listrik untuk
kepada publik ,untuk
• Profesionalsesuai penggunaan penelitian
kepentingan
dengankeahliannya notebbok)
pemerintahan,pembangunan,pen •
• Memperkenalkan diri Ruang katalog (iventaris
elitian dan ilmu pengetahuan.
• Santun dalammemberikan arsipdan literatur penunjang
•Untuk kesejahteraan rakyat penelitian)
jasa layananarsip
sesuai kaidah-kaidah kearsipan • Layanan digital untuk
demi kemaslahatan bangsa.
regeerings almanak
• Perpustakaan khusus( khusus
penunjangan penelitian
kearsipan)
20
 PENYUSUTAN ARSIP

Pengertian Tahap pengendalian volume arsip.

Pemindahan arsip aktif dari central file ke record

center.

Tiga metode
Pemusnahan arsip yang tidak berguna.
pengendalian volume

Penyerahan arsip statis kepada Lembaga

kearsipan.

21
 Sumber refrensi
http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/40543/Chapter%20II.pdf;jsessionid=1207E041D85F6C7EBCCAC06AD6F63B
BD?sequence=4
https://jurnal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/22880/15177
https
://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.gambaranimasi.org%2Fcat-surat-1335.htm&psig=AOvVaw2N-qFW40uYc2
bmq_dnB_V_&
ust=1600854400459000&source=images&cd=vfe&ved=2ahUKEwivjKTAvfzrAhUon0sFHaklCWUQr4kDegUIARC7AQ
https://
img2.pngdownload.id/20180527/uaq/kisspng-powerpoint-animation-person-microsoft-powerpoint-5b0ae658c82a82.657709711527440
9848199.jpg
http://pdf.nsc.ac.id/1-Konsep%20Dasar%20dan%20Ruang%20Lingkup%20Kearsipan-20180116085531.pptx

22