PENGELOLAAN KEARSIPAN PADA

PT. KINARYA SELARAS

MAKALAH

Manajemen Kearsipan

1. Ade Irma Aprianti (22140295)

2. Eka Setyawati (22140582)
3. Erlina Maharani (22140113)
4. Ivon Athika (22140928)
5. Indra Darmawan Purba (2214
6. Raras Fitriyani (22141056)
7. Yusuf Ismail (22140537)

Jurusan Manajemen Administrasi

Akademi Sekretaris dan Manajemen
Kelas 22.3B.02
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

          Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu

pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data

dan informasi salah satunya adalah data kearsipan. Data kearsipan sangat

diperlukan bagi setiap instanp,si pemerintah maupun swasta demikian juga

dengan PT. Kinarya Selaras yang berlokasi di Jl. T.B Simatupang no.4

Cilandak Jakarta Selatan. Salah satu kunci dari kelancaran organisasi

perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis,

sederhana, dan efisien. Pengelolaan data kearsipan sangat penting agar

sewaktu-waktu apabila arsip diperlukan dapat diketahui persis

keberadaannya dan dapat dengan mudah serta cepat ditemukan. Karena

arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah

berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi

tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu instansi. Oleh karena

itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan,

dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak diperlukan. Pada

awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga.

Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau

instansi, baik instansi pemerintah atau instansi swasta. Arsip tidak hanya

berupa kertas tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, disket, dan
 foto copy yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan jangka waktu

tertentu.

1.2 BATASAN MASALAH

        Dari latar belakang masalah yang dikemukakan sebelumnya, arsip

sedemikian penting bagi penunjang kegiatan dalam organisasi atau instansi

maka dari itu penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana cara penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang dilakukan

oleh PT. Kinarya Selaras

2. Bagaimana cara pemindahan dan pemusnahan arsip yang dilakukan

oleh PT. Kinarya Selaras

3. Bagaimana sistem kearsiapan yang diterapkan oleh PT. Kinarya

Selaras

1.3 RUMUSAN MASALAH

      Rumusan masalah merupakan inti dari permasalahan yang penulis

akan kembangkan lebih luas pada bab – bab selanjutnya, sehingga dengan

adanya rumusan masalah tersebut penulis akan lebih mudah serta terfokus

dalam menyelesaikan permasalahan makalah ini, adapun rumusan masalah

tersebut adalah mempelajari pengelolaan data kearsipan

1.4 MANFAAT PENULISAN

1.   Bagi Penyusun
 Sebagai bahan penelitian dan pembelajaran dalam menyusun makalah

tentang pengelolaan kearsipan sehingga dapat mengembangkan pola

pikir dan menambah pengetahuan.

2.   Bagi Perusahaan

Agar dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan selama proses

pengelolaan arsip berlangsung.

3.   Pembaca / Umum

Sebagai bahan referensi dan menambah wawasan tentang pekerjaan

arsiparis

1.5 METODOLOGI PENULISAN

Dalam pembuatan Tugas Laporan Observasi ini, penulis membutuhkan

informasi dan data-data yang berhubungan dengan kajian penulis, yaitu

bersumber dari :

1. Studi Pustaka

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari berbagai

bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku yang berkaitan dengan

Pengelolaan Kearsipan sebagai bahan penunjang penelitian referensi

lain yang bersifat tertulis.

2. Observasi

Metode ini dilakukan dengan datang langsung ke perusahaan yang

sedang diamati. Dalam hal ini kami mendatangi dan mengamati PT

Kinarya Selaras yang berada di Jl. TB Simatupang No. 4 Cilandak

Jakarta selatan.

3. Dokumentasi

Metode ini dilakukan dengan cara mengkaji dan menyusun dokumen-

dokumen yang berisi data-data atau informasi yang berhubungan

dengan masalah yang sedang diamati.

 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 PENGERTIAN KEARSIPAN

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan

serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat

dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tesebut tidak bernilai

guna lagi, maka harus dimusnahkan. Arsip (record) dalam istilah bahasa

Indonesia aa yang menyebutkan sebagai “warkat” pada pokoknya dapat

diberikan pengertian sebagai “setiap catatan tertulis baik dalam bentuk

gambar ataupun bagan yang mrmuat ketrangan-keterangan mengenai

sesuatu subyek (pokok persoalan)ataupun peristiwa yang dibuat orang

untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.”

Misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji,

daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain

sebagainya.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b,

menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga

Negara dan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik

 dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta

dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain

dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan

pemerintahan.

Beberapa istilah dalam kearsipan :

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang ,asih diperlukan secara langsung

falam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara

langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis

dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :

a. Arsip Aktif

adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan

dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari

serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.

 b. Arsip Inaktif

adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus

diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.

2. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan

administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional

Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

3. File

File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang

merupakan satu kestuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpen

berdasarkan pola klasifikasi.

4. Indeks

Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara

mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang

dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda

pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan

penunjuk langsung kepada berkasnya.

5. Kartu Kendali

Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang

masuk/keluar yang tergolong surat penting. Disamping berfungsi

 sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat

penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.

Kartu kendalai terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih,

biru, dan merah.

a. Kartu kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat

control.

b. Kartu kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip

pengganti, selama surat tersebuut masih berada pada file

pengolah.

c. Kartu kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.

d. Ukuran dari kartu kendali 10x15cm

6. Kartu Tunjuk Silang

Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk

memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari

satu masalah.

7. Kode

Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk

membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola

Klasifikasi Arsip.

8. Lembar Disposisi
 Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu

surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.

9. Lembar pengantar surat rutin

Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan

untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting)

dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.

10. Penerima surat

Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan

pernerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun Pos.

11. Pencatata Surat

Pencatatan surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan

pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.

12. Pengarah Surat

Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas menentukan kepada

pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.

13. Pengolah

Pengolah adalah Unit/Staf yag bertugas melakukan penggarapan

masalah isi surat.

Unit Pengolah terdiri atas :

a. Pimpinan pengolah

b. Tata usaha pengolah

c. Pelaksana pengolah

14. Penata arsip

 Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip)

dan memelihara arsip.

15. Pola Klasifikasi Arsip

Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokkan arsip berdasarkan

masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang

dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Pola

klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan

arsip.

16. Surat Penting

Surat penting adalah surat yang isinya hanya mengikat dan

memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen,

dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu

kelancaran pekerjaan.

17. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya idak

membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu

kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan

disampaikan ke Unit Pengolah.

18. Tata Usaha Pengolah

Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus

ketatausahaan pada Unit Pengoalh.

19. Formulir peminjaman arsip

Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk

meminjam arsip, diisi rangkap 2 (dua), 1(satu) disimpan untuk

 menggantikan arsip yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas

peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.

20. Formulir Penyalinan Arsip

Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan

arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu

arsip yang disalin.

21. Indeks Relatif

Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola

klasifikasi yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Indeks

relative bertujuan untuk memudahkan menentukan kode surat yang

akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola

klasifikasi arsip, dan bisa digunakan juga dalam penemuan kembali

arsip.

22. Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu

penyimpanan arsip ssuai dengan nilai kegunaanna dan sebagai dasar

penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke

Arsip Nasional.

23. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas

arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta

menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal

retensi arsip.

24. Penyerahan Arsip

 Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan,

pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga

Negara, Badan Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada

Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.

25. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang

tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun

oleh Arsip Nasional.

2.2 KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

Dasar Hukum dan Dasar Pertimbangan

1. Dasar Hukum

Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di Indonesia ditetapkan dalam

U.U No. 7 Tahun 1971 yag diundangkan dalam Lembaran Negara

Tahun 1971 Nomor 32 pada tanggal 18 Mei 1971.

U.U No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

mencabut U.U No. 19 Prps Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok

Kearsipan Nasional.

U,U No. 7 Tahun 1971 kemudian telah dilaksanakan dengan berbagai

peraturan perundangan si bidang kearsipan.

2. Dasar Pertimbangan

Adapun dasar pertimbangan Pemerinah dan DPR-GR untuk

mengeluarkan U.U No. 7 Tahun 1971 ialah:

a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan dating perlu

diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap

 mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di masa yang

lampau, sekarang dan yang akan dating, dan berhubungan dengan

itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang Kearsipan.

b. Bahwa dipandang perlu meningkatkan penyempurnaan

administrasi aparatur Negara, khususnya di bidang Kearsipan.

Ketentuan Pidana

Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki

arsip dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

Istilah “memiliki” disini adalah sikap perbuata sebagai pemilik yang syah

terhadap terhadap sesuatu barang, yakni sikap perbuatan menguasai barang

itu seolah-olah ia pemiliknya, yang dengan demikian ia dapat berbuat

sekehendak hatinya atas barang tersebut. Hal ini ditampung dalam

ketentuan Kitab Undang-undang

Hukum Pidana

Barang siapa yang menyimpan arsip yang dengan sengaja

memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiiga yang

tidak berhak mengetahuinya sedang dia diwajibkan merahasiakannya,

maka dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana

penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun karena termasuk tindak

kejahatan.

2.3 PERAN KEARSIPAN

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi

organisasi. Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh

perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan

diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang

Kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari

system penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu :

1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar

2)    Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah (bukti

autentik)

3)    Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)    Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)    Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)    Sebagai alat pengingat (historis)

7)    Sebagai alat penyimpanan warkat

8)    Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki

Perpustakaan

9)    Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan

kebijakan organisasi

10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat

penting mengenai kemajuan organisasi.

 BAB III

PEMBAHASAN

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen Dokumentasi sekarang

ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada

warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat

dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dari segi pengelolaan arsip yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan

setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan

kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap

dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Cara

menglola arsip di kecamatan Miri, Sragen adalah :

a.       Dimasukkan/dicatat dalam buku agenda baik dalam buku agenda masuk

maupun buku agenda keluar.

b.      Dipilah-pilahkan sesuai dengan bidang dan materi, baik yang arsip pasif

maupun arsip aktif maupun asif.

c.       Disimpan dalam tempat penyimpanan dengan maksud dapat di temukan

sewaktu – waktu dengan mudah.

o   Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan,

peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara

langsung dalam administrasi negara. Contoh Arsip pasif       : undangan.

o   Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari

administrasi negara. Contoh : Arsip aktif            : surat yang berlanjut dan

bercabang ( surat yang perlu di tindak lanjut).

Sistem yang digunakan dalam tata kearsipan di kantor ini adalah :

Penerimaan surat dan atau pengeluaraan surat dikantor melalui kepala sub bagian

umum.

Maksudnya adalah :

a.       Surat masuk di agenda oleh bagian umum. Kemudian disampaikan kepada

camat untuk mendapatkan diposisi atau perintah. Dalam lembar diposisi,

kemudian oleh bagian umum didistribusikan atau dibagikan kepada para kasi

sesuai dengan materi surat masuk tersebut. Misalnya pada bagian kegiatan

pemerintahan kekasi pemerintahan, bidang ekonomi pembangunan ke kasi

ekonomi pembangunan, dan lain-lain. Kemudian diarsip oleh kasi-kasi yang

bersangkutan.

b.      Surat keluar, surat-surat yang dibuat oleh para kasi-kasi kemudian dihimpun

oleh kasubag umum kemudian dimintakan tandatangan oleh camat, selanjutnya

didistribusikan oleh kasubag umum sesuai dengan alamat surat yang dituju. Arsip

surat keluar tersebut juga disimpan oleh para kasi. Sedangkan arsip-arsip yang

menyangkut disimpan dan diproduksi oleh bendahara.

Sistem penyimpanan arsip di kecamatan Miri, Sragen diantaranya:

1.      Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat

berdasarkan abjad
2.      Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali

menurut isi pokok atau perihal surat.

3.      Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

4.      Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,

bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

5.      Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat

yang diterima.

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan di kantor ini pada dasarnya

sebagian besar sama dengan alat – alat yang dipergunakan dalam bidang

ketatausahaan pada umumnya, peralatan yang dipergunakan terutama untuk

penyimpanan arsip, terdiri dari :

1. Map

Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk

menyimpan arsip.

2. Folder

Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu

kelompok arsip di dalam filing cabinet.

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai

penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

4. Filing Cabinet

Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
 panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan

berkas - berkas atau arsip.

5. Almari Arsip

Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.

6. Berkas Kotak (Box file)

Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai

arsip (warkat)

7. Rak Arsip

Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk

menyimpan berkas - berkas atau arsip.

8. Cardex (Card Index)

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu

dengan mempergunakan laci - laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu -

kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah

dilihat.

9. File yang dapat dilihat (Visible reference record file)

Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan

arsip - arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

Sistem ini dilakukan dengan mempertimbangkan manfaat-manfaatnya diantaranya

a)      Surat masuk maupun keluar dapat terimpan dengan tertip dan baik.

b)      Dapat dengan mudah menemukan bila sewaktu-waktu dicari.

c)      Tersimpan dengan baik dan tidak mudah rusak.

 Dengan kata lain asas efisiennya adalah bisa dengan mudah mencari surat

arsip yang dibutuhkan dan tidak membinggungkan sehingga timbullahefisiensi

dalam mencari surat-surat.

Jenis-jenis arsip di kecamatan Miri, Sragen antaralain :

1.      Arsip surat keputusan.

2.      Arsip buku-buku penting, contoh : buku pedata.

3.      Arsip keuangan.

4.      Arsip data-data, contoh : data penduduk, data wilayah, surst nikah, surat cerai,

surat kematian, surat kelahiran, surat pindah.

5.      Arsip surat-surat keluar, contoh :  undangan.

6.      Arsip surat masuk, contoh : surat pemerintahan, surat pensiun

Pengelompokan arsip di kecamatan Miri, Sragen :

1.      Arsip masalah pembangunan,

Macamnya : surat-surat yang menyangkut pembangunan fisik. Contoh : surat

pembangunan masjid.

2.      Arsip masalah ekonomi,

Macamnya : masalah peternakan, perikanan, pertanian. Contoh : pemberian
bantuan pemerintah kepada masyarakat.
3.      Arsip masalah pemerintahan,
Misalnya : arsip yang menyangkut masalah kependudukan, aparat, kedisiplinan,
dan kepegawaian. Contoh : membuat KTP, KK miskin, jumlah penduduk, luas
tanah dan lain-lain.
4.      Arsip masalah kesejahteraan rakyat,
Misalnya : arsip surat – surat yang menyangkut tentang kesejahteraan rakyat.
Contoh : arsip tentang kemiskinan, KK, bantuan social, kesehatan, pendidikan dan
lain-lain.
5.      Arsip masalah keamanan dan ketertiban,
 Misalnya : Arsip surat - surat yang menyangkut tentang keamanan dan ketertiban
masyarakat. Contoh : posko keamanan lingkungan lain-lainya.
Kendala yang dihadapi dalam mengelola arsip di kecamatan Miri, Sragen  :
1.      Belum ada spesialisasi pekerjaan secara terinci.
2.      Belum ada personil atau pegawai yang menagani secara khusus di bidang arsip.
3.      Belum ada tempat penyimpanan arsip secara khusus dan baik.
4.      Perlengkapan kearsipan yang belum lengkap, masih sederhana dan belum
memadai
5.      Penyusutan arsip yang tidak teratur.
Cara mengatasinya adalah dengan cara sistem penyimpanan arsip
dipadu/dilaksanakan oleh kepala sub bagian maupun para kasi yang bersangkutan.
Contohnya adalah dengan :
v  Menambah sarana dan prasarana yang menunjang.
v  Dirangkap oleh personil yang lainya.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

Saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu

bangsa. Ketersediaan informasi sangat menentukan kelancaran manajemen. Salah
satu sumber. Informasi penting adalah Arsip. Arsip memiliki berbagai bentuk
yang secara prinsip merupakan informasi yang terekam. Karena arsip pada
hakikatnya merupakan rekaman dan aktivitas/kegiatan organisasi sebagai
pengingat menggantikan keterbatasan ingatan manusia. Pertumbuhan akumulasi
arsip akan sejalan dengan pelaksanaan fungsi organisasi, artinya arsip akan terus
berkembang dalam jumlah dan jenis medianya sehingga diperlukan fasilitas
penyimpanan yang terus berkembang.
. Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap kearsipan, perlu
pengelolaan Arsip secara sistematis, yang dilakukan sejak tahap penciptaan,
penggunaan dan pemerliharaan dan tahap penyusutan. Arsip yang dikelola secara
baik, benar dan sistematis akan memungkinkan tersedianya informasi yang
lengkap, dalam waktu cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat.
Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam
suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran
yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku,
aplikatif dan efisien. Selain itu perkembangan teknologi informasi merupakan
tantangan yang harus diikuti oleh bidang kearsipan.