KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-
Nya, saya telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen
matakuliah Manajemen Perkantoran dengan judul makalah “Sumber Daya
Manusia Kantor Modern”.
Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui
pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada,
pembahasan, dan analisa yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk
dimengerti bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga
menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan,
keimanan, ketaqwaannya kepada Allah SWT.
Saya menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga saya
mengharapkan, kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam
penyempurnaan makalah berikutnya.
Akhir kata saya ucapkan terimakasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh.

Malang, Februari 2013

Penulis
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dengan diterbitkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 dan telah
disempurnakan melalui Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah atau lebih dikenal dengan Otonomi Daerah, merupakan
suatu peluang emas bagi daerah untuk mengelola sumber dayayang dimilikinya
baik sumber daya alam, sumber daya manusia dan teknologi dalam rangka
mewujudkanmayarakatyangsejahtera.
Pengelolaan sumber daya tersebut juga harus profesional dan akuntabel di
samping untuk kesejahteraan masyarakat juga menjawab tantangan globalisasi
yang melanda seluruh masyarakat, bangsa dan negara di dunia ini.Globalisasi
menuntut daya saing yang pada hakekatnya kualitas seluruh produk atau jasa.Oleh
karena itu tentunya diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas pula, yaitu
sumber daya manusia yang memiliki kemampuan yang cukup untuk menggerakan
seluruh sumber daya wilayah yang ada (Nachroni dan Suhandojo dalam
Muchdie, 2001).
Peran SDM berkualitas sangat strategis dalam pembangunan/ pengembangan
wilayah, di samping sebagai subyek sekaligus obyek dari pembangunan /
pengembangan wilayah tersebut. SDM berkualitas merupakan faktor yang
menentukan maju tidaknya suatu daerah (Sinar Pagi, 17 - 23 Januari 2007), karena
dibekali dengan pengetahuan dan menurut Nonaka (dalam Winardi, 2005 : 12)
bahwa : Satu-satunya sumber yang dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan
kompetitif yaitu pengetahuan.Dalam konteks SDM berkualitas, kebijakan
pembangunan nasional bidang kependudukan tidak terpisahkan dengan kebijakan
pembangunan bidang pendidikan. Pada hakekatnya SDM adalah penduduk dan
untuk mencapai SDM berkualitas melalui proses pendidikan.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apakah yang dimaksud dengan perkantoran modern?
2. Apakah pengertian dari Manajemen Sumber Daya Manusia?
3. Bagaimana pengertian perencanaan MSDM menurut para ahli?
4. Apa saja tujuan dan kegiatan MSDM?
5. Apakah manfaat perencanaan MSDM?
6. Bagaimanakah prosedur seleksi itu?
7. Bagaimanakah langkah-langkah perekrutan pada kator modern?
8. Kapan perlu dilaksanakan pelatihan dan pengembangan SDM?
9. Apakah manfaat diadakannya pelatihan dan pengembangan SDM?
10. Bagaimanakah proses mtivasi dalam kantor modern?
1.3 TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui definisi perkantoran modern
2. Untuk mengetahui pengertian dari MSDM
3. Untuk memahami definisi perencanaan MSDM menurut para ahli
4. Untuk mengetahui tujuan dan kegiatan MSDM
5. Untuk memahami manfaat perencanaan MSDM
6. Untuk mengetahui prosedur seleksi
7. Untuk menngetahui langkah-langkah perekrutan
8. Untuk memahami kapan perlunya dilakukan pelatihan dan pengembangan
SDM
9. Untuk mengetahui manfaat pelatihan dan pengembangan SDM
10. Untuk mengetahui proses motivasi pada kantor modern
BAB II
PEMBAHASAN

A. Definisi Perkantoran Modern

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan
“terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan
tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta
bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan
penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:
a. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
b. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
c. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin professional
d. Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
jaman.
e. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif,
efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
B. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu factor yang sangat
pentingdalam satu perusahaan di samping factoryang lain seperti modal.Oleh
karena itu, SDM harus dikolola dengan baikuntuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi organisasi, sebagai salah satu fungsi dalam perusahaan yang dikenal
dengan manajemen sumber daya manusia(MSDM).
Manajemen sumber daya manusia yang sering juga disebut dengan manajemen
personalia.Definisi lain mengatakan :
Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pelepasan sumber daya manusia
agar dapat tercapai tujuan organisasi.
Dengan kata lain, aktivitas yang dilakukan merangsang, mengembangkan,
memotivasi, dan memelihara kinerja yang tinggi dalam organisasi.Berdasarkan
beberapa definisi di atas, penulisan mendefinisikan SDM dengan keseluruhan
penentuan dan pelaksanaan berbagai aktivitas, policy, dan program yang bertujuan
untuk mendapatkan tenaga kerja, pengembangan, dan pemeliharaan dalam usaha
meningkatkan dukungannya terhadap peningkatan efektivitas organisasi dengan
cara yang seccara etis dan social dapat dipertanggungjawabkan.

C. Pengertian Perencanaan MSDM

∞ Menurut Torrington dan Tan Chwee:
“Perencanaan SDM adalah kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan
kebutuhan SDM perusahaan,baik kebutuhan jangka pendek maupun jangka
panjang. Dalam bentuk yang lebih operasional adalah kegiatan yang berkaitan
dengan memprediksi atau memperkirakan seberapa banyak orang atau pegawai
yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas,baik jumlahnya maupun
jenisnya,berapa yang akan tersedia,dan apa yang dilakukan untuk memastikan
bahwa penawaran sama dengan permintaan pada waktu yang bersamaan.”
∞ Menurut William B. Werther dan Keith David:
“Proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai dan ketersedaan
pada masa yang akan datang,baik jumlah maupun jenisnya.sehingga departemen
SDM dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen,seleksi,pelatihan dan aktivitas
lain dengan lebih baik.”
D. Tujuan dan Kegiatan MSDM
Tujuan MSDM adalah untuk meningkatkan dukungan SDM dala usaha
meningkatkan efektivitas organisasi dalam rangka mencapai suatu
tujuan.Secaralebih opersional,dapat dikatakan bahwa tujuan MSDM adalah untuk
meningkatkan produktivitas pegawai,mengurangi absensi dan perputaran
kerja,serta meningkatkan loyalitas para pegawai pada
sebuahkantor/perusahaan.Selanjutnya,apa yang dilakukan organisasi dalam upaya
mencapa tujuan tersebut dan mengapa itu harus dilakukan,berkaitan dengan
kegiatan manajemen SDM,akan digambarkan secara umum sebagai berikut:
a). Persiapan dan pengadaan
b). Pengembangan dan penilaian
c). Pengkompensasian dan perlindungan
d). Hubungan-hubungan kepegawaian
E. Manfaat Perencanaan MSDM
Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat
baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-
manfaat tersebut antara lain(Rivai,2004):
1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam
perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu
diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah
terdapat dalam perusahaan.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitaskerja
juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusiayang ada telah sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. StandardOperating Prosedure (SOP) sebagai
pedoman kerja yang telahdimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif,
perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia
telahtersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telahberjalan
dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasiserta penempatan
sumber daya manusia telah dihitung berdasarkankebutuhan dan beban kerja.
3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data
tentangpengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumberdaya
manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbagaipendidikan dan
pelatihan, akan mendorong karyawan untukmeningkatkan produktivitas kerjanya.
Melalui pendidikan danpelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan
keterampilan sumber dayamanusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja
yangakan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalammenangani
pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentinganperusahaan.
4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan
tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk
mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.
5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa inidirasakan
semakin penting ialah penaganan informasiketenagakerjaan. Dengan tersedianya
informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama
perusahaan yangmemiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang
yangtersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di
luarnegeri). Dengan adanya informasi ini akan memudahkan
manajemenmelakukan perencanaan sumber daya manusia (Human
Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan
suatukebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serbacepat.
F. Seleksi
Prosedur Seleksi dan Pelaksanaannya :
Seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari antara calon yang
dijarring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai
terhadap organisasi yang akan di masuki.
Secara umum, proses seleksi meliputi langkah-langkah :
a. Penentuan tuntutan tugas
Penentuan tuntutan tugas dilakukan dengan mempelajarai informasi analisis
jabatan
b. Penentuan jenis orang yang diperlukan
Penentuan jenis orang yang dibutuhkan mengacu pada pengetahuan yang
dimilikki, keterampilan, kemampuan, dan aspek lainnya.
c. Penentuan alat dan prosedur seleksi yang akan digunakan.
Penentuan alam seleksi mengacu pada metode yang digunakan, apakah tes tertulis
, wawancara, tes kesehatan, dll. Sedangkan prosedur mengacu pada
pelaksanaannya.

G. Perekrutan
Langkah-langkah perekrutan :
1. Penentuan jabatan yang kosong
2. Penentuan persyaratan jabatan
3. Penentuan sumber dan metode perekrutan

Ø Sumber perekrutan
1. Sumber internal
Kelebihan : Lebih murah, Lebih cepat waktu orientasi yang lebih singkat,
meningkatkan motivasi kerja , dan memungkinkan penilaian kemampuan yang
lebih tepat.
Kekurangan : Membatasi masuknya pemikiran-pemikiran baru, Dapat mendorong
pertentangan diantara pegawai, Memperkecil kelompok pelamar potensial, Dan
menghambat usaha untuk meningkatkan keanekaragaman tenaga kerja.
2. Sumber eksternal
Kelebihan : Jumlah calon yang lebih besar , Membantu meningkatkan jenis tenaga
kerja, Mendorong masuknya pemikiran baru, Biaya yang lebih rendah untuk
pelatihan pegawai professional, Tidak ada kelompok politik yang beraliansi dalam
perusahaan , kemungkinan membawa rahasia pesaing, dan membantu memenuhi
kebutuhan kesempatan kerja yang sama.
Kelemahan : menimbulkan ketidaksenangan pegawai yang ada, memerlukan biaya
yang lebih besar dan menyita banyak waktu, dan membutuhkan orientasi yang
lebih lama.
Ø Metode perekrutan
1. Metode perekrutan sumber internal
2. Metode perekrutan sumber eksternal :
a) Walk-in and write-in ( inisiatif pelamar)
b) Employee referral (rekomendasi pegawai)
c) Advertising (iklan)

H. Kapan Dilaksanakannya Pelatihan dan Pengembangan SDM

Adanya perubahan-perubahan lingkungan bisnis, lingkungan kerja, menghendaki
perusahaan harus melakukan pelatihan sumber daya manusianya secara proaktif,
demi mencapai produktivitas kerja yang lebih baik.
Proses kegiatan pelatihan sering dilaksanakan oleh suatu perusahaan setelah
terjadi penerimaan karyawan sebab latihan hanya diberikan pada karyawan dari
perusahaan yang bersangkutan. Setelah pegawai diterima melalui proses
perekrutan dan seleksi, sering kali kemampuan pegawai tersebut belum sesuai
dengan yang diharapkan, yang berkaitan dengan tuntutan produktivitasnya,
sehingga mereka perlu dilatih. Pegawai yang sudah bekerja pun mungkin masih
perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah
akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain-lainnya.
Latihan adakalanya diberikan setelah karyawan tersebut ditempatkan dan
ditugaskan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

I. Manfaat Pelatihan dan Pengembangan

Ø Keuntungan untuk organisasi :
1) Memperbaiki pengetahuan dan keterampilan di semua level organisasi
2) Memperbaiki moral tenaga kerja
3) Membantu pegawai mengidentifikasikan tujuan organisasi
4) Membantu menciptakan citra perusahaan yang lebih baik
5) Meningkatkan keotentikan, keterbukaan, dan kejujuran
6) Memperbaiki hubungan antara atasan dan bawahan
7) Memberikan bantuan dalam pengembangan organisasi
8) Membantu menyiapkan pedoman kerja
9) Membantu pemahaman dan pelaksanaan kebijakan(policy)
10) . Memberikan informasi untuk kebutuhan masa depan di semua bidang
organisasi
11) . Meningkatkan proses efektivitas proses pengambilan keputusan dan
pemecahan masalah
12) . Membantu mengembangkan promosi dari dalam
13) . Membantu mengembangkan keterampilan kepemimpinan, motivasi,
loyalitas, sikap yang lebih baik , dan aspek lain yang biasanya ditampilkan oleh
pegawai dan manajer yang berhasil
14) . Membantu meningkatkan produktivitas dan atau kualitas kerja
15) . Membantu menurunkan biaya di beberapa bidang seperti produksi,
kepegawaian, administrasi, dan lain-lain
16) . Mengembangkan rasa tanggung jawab pada organisasi dan menjadi lebih
kompeten serta memiliki kemampuan
17) . Memperbaiki hubungan tenaga kerja dan manajemen
18) . Mengurangi biaya konsultasi dari luar dengan menggunakan konsultan
internal yang kompeten
19) . Mendorong terjadinya manajemen pencegahan sebagai kembalikan dari
tindakan sesudah terjadi masalah
20) . Menghindari perilaku yang tidak sepatutnya seperti menyembunyikan
peralatan
21) . Menciptakan iklim kerja yang tepat untuk pertumbuhan dan komunikasi
22) . Membantu memperbaiki komunikasi organisasian
23) . Membantu pegawai menyesuaikan diri dengan perubahan
24) . Membantu dalam penanganan konflik, sehingga membantu mencegah strs
dan ketegangan
Ø Keuntungan untuk pegawai yang akhirnya akan menguntungkan organisasi :
1) Membantu mendorong dan mencapai pengembangan diri sendiri dan
kepercayaan diri
2) Membantu seseorang menangani sters, ketegangan, frustasi, dan konflik
3) Memberikan informasi untuk perbaikan pengetahuan kepemimpinan dan
keterampilan dalam berkomunikasi dan bersikap
4) Meningkatkan kepuasan kerja dan pengakuan
5) Memberikan kepada pera peserta pelatihan sebuah kesempatan untuk
berkembang dan berpandangan tentang masa depan sendiri
6) Menggerakkan seseorang kea rah tujuan-tujuan pribadi ketika keterampilan
interaksi meningkat
7) Memuaskan kebutuhan para pelatih dan juga peserta pelatihan
8) Menigkatkan keinginan belajar
9) Membantu seseorang meningkatkan keterampilan berbicara dan mendengar,
juga kemampuan menulis bila mana pelatihan-pelatihan dilakukan
10) Membantu menghilangkan ketakutan dalam mencoba tugas baru
Ø Keuntungan dalam hubungan kepegawaian, hubungan-hubungan antar
kelompok dan dalam kelompok, dan pelaksanaan kebijaksanaan :
1) Memperbaiki komunikasi antar kelompok dan antar individu
2) Memberikan bantuan dalam orientasi pegawai baru dan mereka yang
mengambil tugas baru melalui transfer dan promosi
3) Memberikan informasi dengan kesempatan yang sama dan tindakan
penyesuaian
4) Memberikan informasi mengenai peraturan pemerintah lain dan kebijakan-
kebijakan administrasi
5) Meningkatkan keterampilan hubungan antar pribadi
6) Membuat kebijakan organisasi aturan sesuai dengan situasi
7) Memperbaiki moral
8) Memberikan iklim yang baik untuk belajar,berkembang,dan berkoordinasi
9) Membuat organisasi tempat yang lebih baik untuk bekerja dan hidup.

J. Motivasi
Motivasi adalah faktor-faktor yang mengarahkan dan mendorong perilaku atau
keinginan seseorang untuk melakukan suatu kegiatan yang dinyatakan dalam
bentuk usaha yang keras atau lemah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi umumnya disepakati ada yang
bersumber dari dalam diri seseorang yang kemudian disebut teori motivasi
internal, disamping dipengaruhi oleh aspek-aspek internal juga dipengaruhi aspek-
aspek eksternal yang disebut teori motivasi eksternal. Teori motivasi eksternal
mengatakan bahwa motivasi seseorang bersumber dari dalam dan tidak
dipengaruhi oleh rangsangan dari luar, atau dengan kata lain orang itu tidak
dipengaruhi oleh aspek-aspek lingkungan atau berkembang melalui proses
interaksinya dengan lingkungan melalui belajar.
BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam sebuah kantor modern, kelancaran aktivitasnya dipengaruhi oleh beberapa

faktor, diantaranya teknologi yang canggih dan SDM yang mumpuni. Teknologi
yang serba canggih tersebut pada dasarnya juga harus dioperasikan oleh SDM
yang handal. Artinya bahwa teknologi tersebut hanya dapat dikendalikan oleh
tenaga ahli atau orang-orang yang memiliki kemampuan di bidang itu.
Dari sini dapat kita katakan bahwa kantor modern sangat bergantung pada SDM
yang terampil. Tanpa adanya SDM yang terampil,sebuah kantor akan sulit
mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Sehingga,kantor modern
memberikan pelatihan dan pengembangan pada setiap karyawannya,agar menjadi
SDM yang unggul.

3.2 Saran
Setiap kantor modern perlu melakukan pelatihan dan pengembangan pada SDM
yang dimiliki. Karena dapat mengembangkan karyawan untuk lebih terampil,
terdidik, dan terlatih secara professional dan siap pakai dalam bidangnya masing-
masing.
Karyawan yang cakap dan terampil tersebut akan dapat bekerja lebih efisien,
efektif, dan hasil kerjanya lebih baik sehingga daya saing perusahaan akan
semakin besar. Hal ini akan memberikan peluang yang lebih baik bagi perusahaan
untuk memperoleh laba yang semakin besar sehingga balas jasa(gaji) karyawan
dapat dinaikkan.
Daftar Pustaka

& GIE THE LIANG,2000“Administrasi Perkantoran Modern” ;Liberty

OffsetYogyakarta.
& Edwin B. Flippo dalam T.Tani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber
Daya Manusia (Yogyakarta: BPFE,1998),hlm.3.
& Gary Dessler, Manajemen Sumber Daya Manusia, terj.
(Jakarta:prenhalindo,1997),hlm.4.
& Marco Sumampouw, “Investasi Sumber Daya Manusia dan Perkembangan
Perusahaan/ Organisasi, “ Majalah Usahawan, No.7,Juli 1997.
& www.google.co.id/http://kiditaman.blogspot.com/2011/07/strategi-
perencanaan-sumber-daya.html?zx=3d476ad4e0789b89
& www.google.co.id/http://sumsel.kemenag.go.id/file/file/SYARNUBISOMBDK
/btne1346399463.pdf