http://www.karyailmiah.polnes.ac.

id

PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN KUTAI BARAT

H.M. Nawawi Dg. Sibali

(Staf Pengajar Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Samarinda)

Abstrak

Sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat
untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan
dari organisasi yang bersangkutan. Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain
merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan
organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar
pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat. Terselenggaranya kearsipan secara
baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah
maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar. Tujuan
penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem kearsipan pada bagian Seksi
Pengelolaan Arsip Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat sudah optimal.
Alat analisis yang digunakan dalam sistem penyimpanan arsip ini adalah
menggunakan metode pendekatan kualitatif yaitu: Filing Menurut Nomor Urut dan Sistem
Wilayah (daerah/geografi).
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus disesuaikan dengan jumlah volume
dan jenis arsip, artinya sistem penyimpanan tidak terpaku pada satu sistem penyimpanan saja,
misalnya pada sistem klasifikasi berdasarkan masalah saja melainkan dapat diganti dengan
sistem lainnya, misalnya sistem kronologis ataupun dapat dikombinasikan antara dua sistem,
misalnya sistem wilayah digabungkan dengan sistem kronologis bahkan dapat pula dilakukan
penggabungan tiga sistem sekaligus misalnya antara nomor urut, wilayah dan kronologis.
Kata Kunci: Sistem Kearsipan, Kantor Arsip Daerah, Kabupaten Kutai Barat

kearsipan secara baik dan benar, selain

PENDAHULUAN
merupakan aset suatu organisasi, juga berguna
Kearsipan berperan penting dalam sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi
administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber pemerintah maupun swasta, karena dengan
informasi dalam rangka melakukan kegiatan arsip/dokumen yang teratur dan benar
perencanaan, penganalisaan, perumusan pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, tepat. Terselenggaranya kearsipan secara baik
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang
pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun
swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji
Sistem pengelolaan arsip memegang dengan baik dan benar.
peranan penting bagi jalannya suatu organisasi
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat Meskipun kearsipan berperan penting
ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk dalam administrasi, ironisnya dewasa ini masih
bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta)
penyusunan program pengembangan dari yang belum melaksanakan penataan arsip dengan
organisasi yang bersangkutan. Penyelenggaraan baik, sering kita jumpai arsip-arsip ditumpuk di

Riset / 1571 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605
dalam gudang dan dibiarkan terbengkalai begitu Berdasarkan seringnya suatu arsip dipakai
saja. Hal inilah yang menjadikan penerapan suatu atau digunakan, arsip dapat dibedakan menjadi tiga
sistem kearsipan pada suatu instansi menjadi tidak macam, yaitu :
optimal terlebih lagi karena jika dilakukan proses
i. Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih
pencarian kembali akan sangat menyulitkan bagi
diperlukan dalam proses penyelenggaraan
pihak-pihak yang mempunyai kepentingan
kerja.
terhadap arsip tersebut.
ii. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan
Tujuan merupakan hal yang ingin dicapai dalam proses penyelenggaraan kerja tetapi
dalam melakukan sesuatu. Adapun yang menjadi kadang-kadang masih diperlukan juga dalam
tujuan dalam penulisan laporan ini adalah untuk proses penyelenggaraan pekerjaan.
mengetahui penerapan sistem kearsipan pada
Arsip abadi yaitu arsip yang disimpan untuk
bagian Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip
selama-lamanya.
Daerah Kabupaten Kutai Barat sudah optimal.
1. Peranan Kearsipan
LANDASAN TEORI
Arsip mempunyai peranan sebagai sumber
informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai
Pengertian Arsip
sumber informasi, maka arsip akan dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa
Menurut Atmosudirdjo, arcief dalam mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber
bahasa Belanda mempunyai pengertian sebagai dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh
berikut : pimpinan organisasi untuk membuat atau
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan- mengambil keputusan secara tepat mengenai
bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam- suatu masalah yang sedang dihadapi.
piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte, daftar-daftar dan dokumen- Peranan Kearsipan
dokumen.
b. Kumpulan literatur dari bahan-bahan kearsipan Arsip mempunyai peranan sebagai sumber
tersebut di atas. informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri. sumber informasi, maka arsip akan dapat
(Drs. Ig Wursanto-1991:14) membantu mengingatkan petugas yang lupa
mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber
Pengertian arsip dalam bidang Administrasi
dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh
Negara (LAN) adalah naskah-naskah, baik dalam
pimpinan organisasi untuk membuat atau
bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok
mengambil keputusan secara tepat mengenai
atau kumpulan, baik dalam bentuk
suatu masalah yang sedang dihadapi.
tertulis/bergambar maupun dalam bentuk suara
(rekaman). (Drs. Ig. Wursanto-1991:18)
Pengertian Sistem Kearsipan
Jenis-jenis Arsip
Menurut Zulkifli Amsyah, sistem
penyimpanan kearsipan adalah sebagai berikut :
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip
dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: “Sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja
a. Arsip Dinamis
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-
perkantoran sehari-hari. Berdasarkan fungsi
waktu diperlukan.” (Zulkifli Amsyah-1990:71)
dan kegunaannya, arsip dinamis dapat
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu : Menurut Maulana, Sistem Filling adalah
i. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering sebagai berikut :
digunakan bagi kelangsungan kerja.
“Suatu metode atau cara yang
ii. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi
direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan,
penggunaannya sudah mulai menurun.
pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum
iii. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali
dengan memakai indeks yang sudah
dipergunakan dalam proses pekerjaan
ditentukan.”(Drs. Ig. Wursanto-1991:21-22).
sehari-hari.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.

JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605 Riset / 1572
http://www.karyailmiah.polnes.ac.id
Azas-azas Kearsipan
Prinsip yang dianut oleh setiap kantor
dalam penyelenggaraan dan penyimpanan warkat
adalah aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel).
Dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat,
dikenal 3 macam azas, yaitu:
a. Azas Sentralisasi
Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada
satu unit kerja khusus yang lazim disebut
sentral arsip.
i. Keuntungan penyimpanan azas
sentralisasi adalah :
 Ruang dan peralatan arsip dapat
dihemat.
 Petugas dapat mengkonsentrasikan
diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
 Kantor hanya menyimpan satu arsip,
duplikasinya dapat dimusnahkan.
 Sistem penyimpanan dari berbagai
macam arsip dapat diseragamkan.
ii. Kelemahan penyimpanan azas
sentralisasi adalah :
 Sentralisasi arsip hanya efisien dan
efektif untuk organisasi yang kecil.
 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan
dengan satu sistem penyimpanan yang
seragam.
 Unit kerja yang memerlukan arsip akan
memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
b. Azas Desentralisasi
Sistem yang dipergunakan masing-masing unit
kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang
bersangkutan. Di sini semua kegiatan
kearsipan, mulai dari pencatatan,
penyimpanan, peminjaman, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan
masing-masing oleh unit kerja.
i. Keuntungan desentralisasi arsip :
 Pengelolaan arsip dapat dilakukan
sesuai dengan kebutuhan unit kerja
masing-masing.
 Keperluan akan arsip mudah terpenuhi
karena berada pada unit kerja sendiri.
 Penanganan arsip lebih mudah
dilakukan karena jenis arsipnya sudah
dikenal dengan baik.
ii. Kelemahan desentralisasi arsip :
 Penyimpanan arsip tersebar di berbagai
lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi
arsip yang tersimpan.
 Kantor harus menyediakan peralatan
dan perlengkapan arsip pada setiap unit
kerja, sehingga penghematan
pemakaian peralatan dan perlengkapan
sukar dihindari.
 Penataran dan pelatihan kearsipan perlu
diadakan karena petugas-petugas pada
Riset / 1573 JURNAL EKSIS
umumnya bertugas rangkap dan tidak
mempunyai latar belakang pendidikan
kearsipan.
 Memerlukan tidak menghemat tempat
atau ruangan karena penyimpanannya
pada setiap unit kerja.
c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara
pengelolaan baik sentralisasi atau
desentralisasi, maka dalam penanganan arsip
dapat dilakukan dengan cara mengelola arsip
yang masih aktif pada setiap unit kerja
(desentralisasi) sedangkan arsip-arsip inaktif
dikelola dengan cara sentralisasi.
Ciri-ciri Kearsipan Yang Baik
Setiap instansi (baik pemerintah maupun
swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem
kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang
dijalankan oleh suatu organisasi dikatakan baik
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan
sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik
dalam penyimpanannya, perawatan maupun
dalam penemuan atau pencariannya.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh
para pegawai kearsipan sehingga tidak
menimbulkan banyak kesalahan dalam
pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem
kearsipan harus sesederhana mungkin, untuk
itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan
jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
c. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus
murah dan ekonomis dalam arti tidak
berlebihan, baik dalam pengeluaran biaya
maupun dalam penggunaan tenaga,
perlengkapan dan peralatan arsip.
d. Tidak memakan tempat
Penyimpanan arsip hendaknya janganlah
menggunakan tempat yang terlalu banyak.
Penyimpanan harus disesuaikan dengan
kebutuhan.
e. Mudah dicapai
Sistem penyimpanan yang dipakai harus
memungkinkan arsip-arsip yang disimpan
mudah dan cepat ditemukan, diambil dan
dikembalikan apabila diperlukan.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan
hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan
luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem
kearsipan yang baik bagi suatu organisasi
belum tentu cocok apabila dilaksanakan pada
organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes
Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605
 Berarti sistem filing yang digunakan dapat Jangkauan Penelitian
diterapkan di setiap satuan organisasi dan
dapat mengikuti perkembangan organisasi. Untuk menghindari meluasnya
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan permasalahan, maka dalam laporan ini penulis
arsip memberikan jangkauan masalah sistem kearsipan
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus yaitu sistem nomor urut pada kegiatan
dapat mencegah campur tangan orang-orang penyimpanan arsip yang berupa data Kartu
yang tidak bertanggung jawab, yang tidak Keluarga khususnya ruang lingkup Seksi
berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Pengelolaan Arsip Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Arsip-arsip yang terpelihara akan terhindar dari Kutai Barat.
berbagai macam bentuk kerusakan yang
disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan Alat Analisis
kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan Adapun alat analisis yang digunakan dalam
Untuk mempermudah pengawasan sistem sistem penyimpanan arsip ini adalah menggunakan
kearsipan yang dilaksanakan, maka perlu metode pendekatan kualitatif yaitu :
dibantu dengan mempergunakan berbagai
macam perlengkapan atau peralatan, yaitu :
 Kartu indeks
 Lembar pengantar
 Lembar tunjuk silang
 Kartu pinjam arsip atau out slip, dan
sebagainya.

Hipotesis

Hipotesis merupakan kesimpulan

sementara yang masih harus dibuktikan
kebenarannya berdasarkan latar belakang dan
permasalahan yang penulis kemukakan, maka
dalam penulisan laporan ini penulis ingin
merumuskan suatu hipotesis sebagai berikut :
“Diduga penerapan sistem kearsipan
pada Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip
Daerah Kabupaten Kutai Barat belum optimal”

METODE PENDEKATAN

Definisi Operasional

Definisi operasional merupakan definisi

yang menggambarkan atau menjelaskan konsep
yang masih abstrak menjadi gejala-gejala yang
nyata yang dapat diukur dan diamati melalui
petunjuk-petunjuk yang digunakan, kemudian data
dikumpulkan setelah itu dibuktikan kebenarannya.
Adapun yang dimaksud dengan penerapan
sistem kearsipan adalah suatu pelaksanaan
jaringan kerja yang saling berhubungan dan
berkumpul bersama untuk melakukan kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu
menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat-surat, dan
dokumen-dokumen kantor lainnya.
Sistem kearsipan yang dibahas dalam
laporan ini yaitu : Filing menurut nomor urut (serial
numerik filing), yaitu arsip yang diberi nomor urut
dari yang terendah sampai yang tertinggi.

JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605 Riset / 1574
http://www.karyailmiah.polnes.ac.id

PEMBAHASAN pencarian dan penemuan kembali. Oleh karena itu

penulis ingin menjelaskan pengertian-pengertian
Penerapan sistem kearsipan berdasarkan berikut :
kenyataan yang ada pada Kantor Arsip Daerah
1. Filing nomor urut, dalam sistem ini arsip-arsip
Kabupaten Kutai Barat khususnya bagian Seksi
yang dibuat dan diterima suatu organisasi
Pengelolaan Arsip yang telah diutarakan di atas,
diberi kode arsip berdasarkan urutan angka
bahwa penerapan sistem filing pada bagian Seksi
dari yang terendah hingga yang tertinggi yang
Pengelolaan Arsip dalam mengoptimalkan
menunjukkan kode Filing Cabinet atau laci
pekerjaan administrasi dilakukan dengan cara
penyimpanan, kode giude atau penyekat, kode
arsip-arsip yang berupa Kartu Keluarga (KK)
folder penyimpanan dan kode file yang telah di
disimpan dalam map/folder yang memuat 20 arsip
arsipkan.
lalu dimasukkan ke dalam kotak arsip. Kartu
2. Sistem wilayah/daerah (geografi) adalah suatu
Keluarga disusun berdasarkan nomor urut abjad
sistem penyimpanan arsip berdasarkan
nama Kepala Keluarga, dari nomor yang terkecil
pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip
sampai yang terbesar. Contohnya : KK Ahmad Budi
yang akan disimpan, penyusunannya diatur
arsip dengan nomor urut 1, kemudian Amir
menurut satuan wilayah atau daerah yang
Nasution arsip dengan nomor urut 2, KK Budi
menjadi asal surat atau arsip.
dengan nomor urut arsip 3 dan seterusnya. Lalu
disusun dalam rak arsip sehingga dalam Sistem kearsipan akan menjadi optimal jika
penyimpanan memerlukan banyak kotak arsip. menggunakan peralatan yang sesuai, oleh sebab
Akibat banyaknya kotak arsip yang diperlukan, itu peralatan yang dipakai adalah sebagai berikut :
ruangan yang dibutuhkan juga luas. Banyaknya
a. Filing cabinet atau laci, pada sistem gabungan
Kartu Keluarga dari berbagai kecamatan di
ini menggunakan 10 laci dan setiap laci ditulis
Kabupaten Kutai Barat diarsipkan oleh Kantor Arsip
wilayah beserta kodenya.
Daerah Kabupaten Kutai Barat, tetapi dalam
b. Folder yang digunakan sebanyak 5 buah di
pelaksanaannya sistem penyimpanan yang
belakang setiap guide-guide.
digunakan belumlah optimal karena dalam
c. Guide atau penyekat antar folder, guide yang
penemuan kembali arsip mengalami kesulitan jika
digunakan sebanyak 10 buah pada setiap laci
nama Kepala Keluarga pada Kartu Keluarga
filing cabinet.
tersebut ada yang sama dan lebih dari satu orang,
d. Kertas Arsip adalah kertas yang digunakan
maka dalam pencariannya dengan menggunakan
untuk membungkus file atau berkas yang akan
sistem komputerisasi akan muncul kode map/folder
dijadikan arsip.
yang memuat nama yang sama tanpa diketahui
wilayah asal KK tersebut sehingga hal ini akan Adapun pelaksanaan sistem gabungan
membutuhkan waktu yang lama untuk proses antara filing sistem nomor urut dan sistem
penemuan kembali arsip. wilayah/daerah (geografi) adalah sebagai berikut :
Contohnya data Kartu Keluarga atas nama Arsip Kartu Keluarga yang sudah dipilah
Amir Nasution sebanyak empat orang, maka dalam kemudian dibukukan ke dalam buku arsip sesuai
pencarian menggunakan sistem komputerisasi dengan wilayah/daerah tempat tinggal kepala
akan muncul kode-kode yang harus dicari seperti keluarga tersebut dan dibungkus dengan kertas
27432, 27455, 27478 dan 27486. arsip, sebelumnya di setiap daerah diberi kode
khusus agar mudah dalam pencariannya, misalnya
Untuk mengatasi hal tersebut, maka
untuk Kecamatan Barong Tongkok berkode laci 00-
penulis ingin memberi solusi atau pemikiran, yaitu:
09. Selanjutnya memberi kode arsip misalnya
Dilihat bahwa pemilik Kartu Keluarga berasal dari
01.01.00.00-09 atas nama Ahmad Budi di
berbagai kecamatan di Kabupaten Kutai Barat, di
Kecamatan Barong Tongkok.
mana memerlukan sistem kearsipan yang lebih
optimal dalam penemuan kembali arsip, maka Unit pertama : 00-09 : Filing Cabinet/Laci
untuk menyimpan arsip Kartu Keluarga sebaiknya Unit kedua : 00 : Guide/Penyekat
bagian Seksi Pengelolaan Arsip menggunakan Unit ketiga : 01 : Folder
sistem nomor urut yang digabungkan dengan Unit keempat : 01 : File/arsip yang dicari
sistem wilayah (daerah/geografi), tujuannya agar
Sehingga dapat diketahui bahwa arsip
lebih mudah dalam hal penyimpanan dan
dengan kode 01.01.00.00-09 disimpan di dalam laci
penemuan kembali arsip, karena kode lacinya
dengan kode wilayah 00-09, di belakang guide 00,
sudah disesuaikan dengan wilayah asal Kartu
dalam folder yang berkode 01 dan merupakan arsip
Keluarga tersebut, sehingga bila ada nama Kepala
pada nomor urut 01. Jadi dalam setiap laci berisi 10
Keluarga yang sama, maka dapat dilihat dari kode
guide dengan kode yang di sesuaikan dengan kode
arsip yang menunjukkan wilayah ataupun alamat
lacinya, misalnya laci dengan kode 20-29, laci ini
kepala keluarga serta nomor urut file yang dicari,
berisi guide dengan kode 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26,
sehingga akan lebih mudah bila dilakukan proses
27, 28 dan 29. Kemudian di belakang setiap guide

Riset / 1575 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605
terdapat 5 folder yang diberi kode dengan nomor 08.04.46.40-49 08 04 46 40-49
urut mulai nomor 01, 02, 03, 04 dan 05. Lalu dalam Tabel. 1. Mengindeks Arsip
setiap folder berisi 20 arsip Kartu Keluarga yang
diberi nomor urut 1 sampai 20.
Setelah nomor kode arsip diindeks,
Untuk lebih jelasnya, di bawah ini contoh kemudian arsip disimpan dalam laci dengan nomor
mengindeks kode arsip: kode laci seperti dalam unit 1 dan guide diberi kode
guide seperti dalam unit 2, diberi kode folder
seperti unit 3 dan file/arsip diberi kode seperti unit
Nomor Kode Unit Unit 3 Unit 2 Unit 1 4.
Arsip 4 Folder Guide Laci
File Untuk lebih jelasnya, di bawah ini arti dari
arsip yang telah diindeks:
01.01.00.00-09 01 01 00 00-09
16.04.16.10-19 16 04 16 10-19
12.03.22.20-29 12 03 02 20-29
18.05.37.30-39 18 05 37 30-39

Nama Nomor Kode Disimpan dalam

Kepala Arsip
Keluarga File Folder Di belakang Kode Laci
Nomor Nomor guide nomor

Ahmad Budi 01.01.00.00-09 01 01 00 00-09

Sisoko Vidic 16.04.16.10-19 16 04 16 10-19

Ferdinand 12.03.22.20-29 12 03 02 20-29

Dona Doni 18.05.37.30-39 18 05 37 30-39

Hose 08.02.46.40-49 08 04 46 40-49

Tabel.2. Arti Kode Indeks

Sehingga penemuan kembali arsip dalam
sistem komputerisasi atas nama Ahmad Budi
terdapat pada kode 01.01.00.00-09 Kecamatan
Barong Tongkok.Untuk lebih mempermudah
penemuan kembali arsip dengan sistem
komputerisasi, lebih baik setelah nama Kepala
Keluarga, diketik pula asal Kartu Keluarganya,
contohnya : Ahmad Budi-Barong Tongkok. Berikut
lay out gabungan sistem nomor dan sistem
wilayah/daerah:

JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605 Riset / 1576
http://www.karyailmiah.polnes.ac.id
Sistem Penyimpanan arsip yang
digunakan harus disesuaikan dengan jumlah
volume dan jenis arsip, artinya sistem
penyimpanan tidak terpaku pada satu sistem
penyimpanan saja, misalnya pada sistem
klasifikasi berdasarkan masalah saja melainkan
dapat diganti dengan sistem lainnya, misalnya
sistem kronologis ataupun dapat
dikombinasikan antara dua sistem, misalnya
sistem wilayah digabungkan dengan sistem
kronologis bahkan dapat pula dilakukan
penggabungan tiga sistem sekaligus misalnya
antara nomor urut, wilayah dan kronologis.
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah
penulis uraikan, maka penulis dapat menarik suatu
kesimpulan yang sesuai dengan permasalahan
dan hipotesis yang telah penulis kemukakan:
1. Pekerjaan administrasi khususnya penanganan
Kartu Keluarga pada Bagian Seksi Pengelolaan
Riset / 1577 JURNAL EKSIS
Arsip
Kantor
Arsip
Daerah
Kabupaten Kutai Barat belumlah optimal
karena penyimpanan arsipnya menggunakan
Sistem Klasifikasi Masalah tanpa menyebutkan
asal wilayah Kartu Keluarga sehingga sulit jika
dilakukan pencarian kembali.
2. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan
Kartu Keluarga pada Bagian Seksi Pengelolaan
Arsip Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai
Barat hanya menggunakan kotak arsip, folder
dan rak arsip.
3. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan
dalam proses penyimpanan tidak
dikembangkan atau dikombinasikan serta tidak
disesuaikan dengan jumlah volume dan jenis
arsip yang akan disimpan.
Saran
Pada bab ini penulis mencoba memberikan
saran-saran atau masukan-masukan pada Bagian
Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Kutai Barat yang mungkin bisa
bermanfaat dalam penyelenggaraan kegiatan
Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605
administrasi khususnya penyimpanan arsip Kartu http://media.diknas.go.id/media/docum
Keluarga. ent/1075.pdf.
Adapun saran-saran atau masukan-
masukan yang penulis kemukakan adalah sebagai Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat
berikut : (2000).Tata Kearsipan. Pemerintah
1. Untuk masalah Kartu Keluarga sebaiknya sistem
Kabupaten Kutai Barat.
penyimpanan yang digunakan adalah gabungan
antara Sistem nomor urut dan Sistem wilayah Amsyah, Zulkifli. 1990. Manajemen
agar dapat mempermudah proses penyimpanan Kearsipan. PT Gramedia Pustaka
dan ketika dilakukan pencarian dengan sistem
komputerisasi dapat dengan segera ditemukan. Umum, Jakarta.
2. Untuk mengoptimalkan penerapan sistem Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan.
kearsipan, diperlukannya peralatan yang
disesuaikan dengan proses penyimpanan. Oleh
Bumi Aksara, Jakarta.
sebab itu ada baiknya disediakannya anggaran Handoko, T .Hani. 2009. Pengelolaan Arsip
untuk membeli atau membuat peralatan pada Bagian Tata Usaha Kantor Dinas
kearsipan.
3. Sebaiknya sistem penyimpanan arsip yang dan Kebudayaan.TA Ermin Kartiandari
digunakan harus disesuaikan dan dikembangkan .http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/
dengan jumlah volume dan jenis arsip, artinya skripsi/ index/assoc/
sistem penyimpanan tidak terpaku pada satu HASH4616.dir/doc.pdf.
sistem penyimpanan saja, misalnya pada sistem
klasifikasi berdasarkan masalah saja melainkan Hasugian, Jonner. 2009. Pengantar Kearsipan.
dapat diganti dengan sistem lainnya, misalnya Universitas Sumut.
sistem kronologis ataupun dapat dikombinasikan http://www.arsipjatim.go.id/Jonner
antara dua sistem, misalnya sistem wilayah
digabungkan dengan sistem kronologis bahkan
+Hasugian/Pengantar+Kearsipan.pdf
dapat pula dilakukan penggabungan tiga sistem Maulana, M. N. 1996. Administrasi Kearsipan.
sekaligus misalnya antara nomor urut, wilayah
Bharata, Jakarta.
dan kronologis.
4. Dalam menangani arsip hendaknya ada Mulyono Sularso, dkk. 1985. Dasar-dasar
petugas-petugas khusus yang diberikan Kearsipan. Liberty, Yogyakarta.
pelatihan-pelatihan kerja untuk menangani arsip
sehingga dalam proses penyimpanan ataupun Poerwadarminta, W. J. S. 2002. Kamus Umum
penemuan kembali, petugas-petugas inilah yang Bahasa Indonesia. Balai Pustaka,
mengerjakannya.
5. Kepada Pemerintah Daerah agar
Jakarta.
memperhatikan keberadaan Kantor Arsip Sugiarto, 2009. Pengertian Optimal. Jakarta.
Daerah, baik dari bangunan ataupun http://grahacendikia.
kesejahteraan para pegawainya.
6. Ketika melakukan penerimaan pegawai, files.wordpress.com.
sebaiknya Kantor Arsip Daerah melakukan Sugiarto, Agus dan Teguh, Wahyono. 2005.
penyaringan pegawai dan memilih yang dapat
menguasai arsip. Manajemen Kearsipan Modern. Gava
7. Sebaiknya Kantor Arsip Daerah menerapkan Media, Yogyakarta.
disiplin kerja yang tegas kepada para pegawai
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan Jilid I dan 2.
atau stafnya agar datang ke kantor dan pulang
tepat waktu. Kanisius, Jakarta.
Widjaja, Ig. 1993, Administrasi Kearsipan
(Suatu Pengantar), PT Raja Grafindo,
DAFTAR PUSTAKA
Jakarta.
Departemen Pendidikan Nasional (2002).
Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi
Ketiga. Balai Pustaka, Jakarta.
Departemen Pendidikan Nasional (2009).
‘Modul 1 Pengertian Sistem & Analisis
Sistem’.Modul1.

JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 – 1605 Riset / 1578