SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Disusun oleh:
KATIFA AZZAHRA
NIM: 21190361
Kelas: 21.2A.31

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
JAKARTA
2020
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang telah melimpahkan segala rahmat-Nya sehingga saya dapat
menyelesaikan makalah berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip”. Saya menyadari dalam
pembuatannya masih banyak sekali kekurangan dan jauh dari sempurna. Dan semoga selalu
dilakukan penyempurnaan terhadap makalah kami.
Saya juga berterimakasih kepada ibu Firstianty selaku dosen mata kuliah Manajemen
Kearsipan yang sudah membimbing saya dan teman – teman tentang materi ini.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun saya harapkan dari pembaca makalah ini.

Penulis

i
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk
mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang
dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya.
Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud
dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Pada dasarnya arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan Pasal 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 antara lain dirumuskan bahwa
tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional, (b) menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundangundangan, (d) menjamin perlindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional
sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin keselamatan dan
keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,
sosial, politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan
(h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.

Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti pengtingnya kearsipan yaitu mempunyai
jangkauan yang amat luas. Di mana kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan,

4
sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga
negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik
di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup
memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak
memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat dikatakan suatu sistem
dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat
menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan
maupun pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan.

(sumber: http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf)

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud Arsip dan Kearsipan?

2. Apa yang dimaksud dengan Sistem Pengarsipan?
3. Apa saja jenis sistem pengarsipan?
4. Bagaimana cara mengelola pengarsipan?

5
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi
berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.

Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini
pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan
yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau
tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau
catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam
bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya,
yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya
perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih
dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola
arsip yang ada.

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang
memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun
diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang
diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan.

2.2 Pengertian Sistem Pengarsipan

Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa:

6
Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus
dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip

1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
3. Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk
referensi.
4. Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu
dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah,
maupun bersamaan.
5. Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
6. Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu
ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor
selama waktu arsip tersebut digunakan.

2.2.1 Metode Penyimpanan Arsip

Mengingat bagaimana pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip, proses

penyusunan kearsipan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis
sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya.

Bagi karyawan yang bertugas menyusun arsip, wajib hukumnya memahami terlebih dahulu 5
macam sistem kearsipan berikut:

1. Arsip dinamis

Yang pertama adalah arsip dinamis yang digunakan secara langsung dengan
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan dan kearsipan pada umumnya.

2. Arsip aktif

Ada juga sistem pengarsipan aktif yang diperlukan secara langsung dan terus menerus
dalam berbagai administrasi penyelenggaraan.

3. Arsip inaktif

Pembagian jenis arsip selanjutnya adalah arsip Inaktif yaitu arsip dinamis yang
frekuensi penggunaan untuk penyelenggara administrasi terjadi penurunan.

7
4. Arsip statis

Arsip statis adalah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan-kegiatan

administrasi sehari-hari bagi administrasi negara.

5. Arsip duplikasi

Dan yang terakhir adalah arsip duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama
dengan arsip yang asli.

Untuk membedakan jenis sistem pengarsipan yang satu dengan yang lainnya bisa
anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara.

(sumber: https://akuntanmuslim.com/sistem-penyimpanan-arsip/)

2.2.2 Peralatan Penyimpanan Arsip

1. Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map
arsip/ folder meliputi :

1) Stofmap folio (map berdaun)

2) Snelhechter (map berpenjepit)
3) Brief Ordner (map besar berpenjepit)
4) Portapel (map bertali)
5) Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk,
pembatas atau penyangga deretan folder.

3. Almari Arsip/ Filing Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat
dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

8
 4. Rak Arsip

Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.

5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-
kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk
ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki
tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan
ke dalam folder/ map arsip.

8. Rak Sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses,
dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan

2.2.3 Tata Cara Penyimpanan Arsip

Adapun langkah penyimpanan arsip anta lain:

1. Memeriksa

Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan
memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan, biasa
disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk stampel, paraf, atau tanda file
lainya yang perlu diteliti oleh petugas.

9
2. Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen
untuk kepentingan penyimpanan.

Sebelum melakukan penyimpanan arsip, seseorang haruslah mengetahui peraturan

mengindeks, baik itu nama orang/badan/organisasi, karena penyimpanan ini didasarkan pada
nama-nama tersebut.

Dalam penyimpanan arsip, pengelompokan arsip disusun berdasarkan  nama

orang/badan/organisasi. Sedangkan indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan
cara mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukan suatu benda pengenal, yang dapat
membedakan arsip tersebut dengan yang lainnya. Dalam mengindeks nama
orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketentuan
yang berlaku secara universal dalam bidang administrasi kearsipan.

Soedarmayanti (dalam Suputra, 2009:127) mengemukakan peraturan mengindeks dapat

digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:

1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta

2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
3. Indeks nama tempat atau wilayah
4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
a. Nama yang memakai nama keluarga
b. Nama yang memakai nama marga
c. Nama yang memakai nama baptis

3. Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas
surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun
menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar.

4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan

penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan
bergiliran kelompok demi kelompok.

5. Menempatkan

10
Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok
masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip,
dan lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari
kelas utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan
yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci.

2.2.4 Sistem Penemuan Kembali

Surat yang telah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan
kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal
penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini
sangat penting dilakukan karena sering kali kehilangan arsip disebabkan karena peminjaman
yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti kehilangan
informasi.Indeks: adalah kata tanggap (caption, catch word) yang berupa nama orang, nama
badan, nama organisasi, subjek, nama tempat.

1. Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat
masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).

2. Menentukan indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks

nama orang/badan/organisasi.

3. Menentukan kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu
untuk mencari arsip.

4. Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

5. Mengambil arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan
lembar pinjam arsip

6. Memberikan arsip kepada peminjam

11
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk
mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan

7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip terhadap
arsip-arsip yang dipinjam.

2.2.5 Peminjaman Arsip

Seorang petugas arsip yang profesional akan selalu berpegang pada aturan dan penggunaan
sistem yang telah ditentukan. Hal ini sangat penting karena sering terjadi seorang petugas
merasa kehilangan arsip karena tidak memperhatikan aturan yang ditetapkan. Sering terjadi
kesalahan karena hubungan baik atau karena sungkan terhadap pimpinan yang meminjam
arsip
diberikan
arsip tanpa

memperhatikan prosedur yang ada. Untuk menghindari hal tersebut di atas berikut ini akan
diuraikan tentang prosedur peminjaman arsip.

12
Lembar Formulir Peminjaman Arsip

Blanko bon peminjaman terdiri atas tiga rangkap sebagai berikut:

1. Lembar I (putih) disimpan oleh pemilik arsip dalam kotak peminjaman (folder file)
menurut tanggal pengembalian.
2. Lembar II (hijau) disimpan dalam sampul arsip (folder) sebagai pengganti arsip.
3. Lembar III (merah) dibawa oleh peminjam bersama arsipnya.

Cara peminjaman adalah sebagai berikut:

1) Peminjaman per lembar

Peminjam datang ke si pemilik arsip kemudian mencatat arsip yang dipinjam ke dalam tiga
lembar peminjaman arsip.

a) Lembar I disimpan di tikler file/kotak peminjaman menurut tanggal peminjaman.

b) Lembar II diletakkan pada folder/sampul arsip untuk mengetahui arsip yang dipinjam.

c) Lembar III diberikan kepada peminjam bersama arsipnya.

Cara pengembalian arsip adalah sebagai berikut:

a) Peminjam mengembalikan arsip dan lembar II ke pemilik, kemudian lembar III diparaf dan
diberikan lagi ke peminjam sebagai bukti arsip telah kembali.

b) Arsip dikembalikan dalam folder/sampul arsip, dengan lembar II diambil dan dapat
dimusnahkan.

c) Lembar I diambil dari tikler file (dari tempat tanggal pengembalian) dan dikumpulkan per
tahun untuk membuat penilaian arsip.

13
 BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi
tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah sistem
yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct
filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks. Sistem
ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang mempunyai kecenderungan lebih
mudah mengingat nama orang/badan organisasi dibandingan dengan nomor atau angka.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
4. Mudah diterapkan

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
4. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena
kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

14
 3.1.1 Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Abjad

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

1.  Memeriksa surat/berkas

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan.
Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum
selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah surat sudah boleh disimpan atau belum, dapat
dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak
(release mark), seperti tanda “file”, “simpan”, “dep” (deponeren atau simpan). Tetapi jika
tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu, maka sebaiknya menanyakan langsung
kepada pimpinan, atau orang yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Setelah yakin surat
sudah boleh disimpan, maka lakukan langkah berikutnya.

2. Mengindeks surat/berkas

Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah
nama pengirim surat.Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan
menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkanoleh
perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena itu, petugas kearsipan haruslah
menguasai benar tentang peraturan mengindeks demi kemudahan atau kecepatan dalam
bekerja.

Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan sistem abjad di filing cabinet.Berikut

contoh nama-nama pengirim surat yang masuk dan surat keluar dalam sebuah perusahaan
yang hendak diarsipkan.

1. Ayu Herawati
2. PT. Bina Sejahtera Indonesia
3. PT. Cipta Pesona
4. David Saputra, S.H
5. PT. Mustika Rini
6. PT. Paranada Prima
7. PT. Unggul Jaya

Setelah arsiparis mengindeks surat-surat tersebut diatas, maka hasil yang akan didapat adalah:

15
 Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode Urut
Ayu Herawati Herawati Ayu He 1
PT. Bina Sejahtera Indonesia Sejahtera Bina PT In 2
Indonesia
PT. Cipta Pesona Pesona Cipta PT Pe 4
David Saputra, S.H Saputra David (S.H) Sa 7
PT. Mustika Rini Rini Mustika PT Ri 6
PT. Paranada Prima Prima Paranada PT Pr 5
PT. Unggul Jaya Jaya Unggul PT Ja 3

Contoh penulisan di kartu indeks sebagai berikut

Ri

Judul Surat: Rini, Mustika, PT

No. Surat: 12/MR-pn/I/19
Tgl. Surat: 5 Januari 2019
Perihal: Penawaran
Kode Surat: R.Ri.01.K

Penjelasan: R.Ri.01.K = Guide R; Sub Guide Ri; 01 Urutan surat yang masuk; K Surat
Keluar

3. Mengkode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama
pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk
penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika
penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya
menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan
akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk kemudian ditulis lagi
jika akan disimpan kembali. Dengan adanya kode memudahkan petugas untuk menyimpan
surat dan mengembalikan surat pada tempat semula.

Contoh mengkode surat berdasarkan surat yang telah diindeks yang tercatat dalam contoh di
subbab sebelumnya.

16
 1. He
2. In
3. Ja
4. Pe
5. Pr
6. Ri
7. Sa

4. Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama
menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu
mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat
yang bersamaan dalam jumlah banyak. Jadi surat yang mempunyai kode sama/sejenis
dikelompokkan menjadi satu.

5. Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya.
Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.  Contoh: surat yang telah diberi
kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan memperhatikan antara kode
surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

3.1.2 Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1. Menentukan judul surat

Misalnya, saya akan mencari surat dari PT Mustika Rini untuk

2. Menentukan indeks

Indeks dari PT Mustika Rini adalah Rini, Mustika, PT

3. Menentukan kode/surat

17
 Kode surat yang dipakai dalam sistem abjad untuk PT Mustika Rini adalah R dengan
sub guidenya Ri.

4. Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

5. Mengambil arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar
dengan lembar pinjam arsip

6. Memberikan arsip kepada peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2)
untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan

7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip
terhadap arsip-arsip yang dipinjam.

http://fikania2.blogspot.com/2014/03/penyimpanan-arsip-dengan-sistem-abjad.html#:~:text=Sistem%20abjad
%20adalah%20sistem%20penyimpanan,dari%20sistem%20penyimpanan%20yang%20lain.

18
3.2 Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan atas isi surat
atau urusan yang termuat dalam tiap arsip. Masalah pada setiap arsip ditentukan
terlebih dahulu kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek, dan dibagi lagi menjadi sub-
sub subjek dengan membuat daftar indeks. Sistem subjek atau sistem pokok soal sangat
sesuai bila diterapkan disentral arsip yang merupakan penyimpanan arsip-arsip inaktif dari
berbagai bagian suatu instansi, yang menerapkan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi
arsip

a. Kelebihan sistem subjek

1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

b. Kelemahan sistem subjek

1. Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir

sama padahal berbeda satu sama lain.

2. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih
dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang
pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

1. Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan
seragam

2. Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan
arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

3. Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan
dikembalikan ke tempat semula. (https://www.anugerahdino.com/2014/01/penyimpanan-arsip-
sistem-subjek.html)

INDEK KODE MASALAH

S FOLDER SURAT

19
FN FN.a FINANCE
FN.a.1 Pengiriman Cek
 Bentuk/Jenis Surat
 Spesimen tanda tangan
 Alamat, Tanggal dan perubahan nomor surat
 Pengiriman cek nominal
FN.a.2 Persetujuan Kredit
 Bentuk/Jenis Surat
 Spesimen tanda tangan
 Tanggal dan perubahan nomor surat
 Persetujuan Kredit
FN.a.3
Pembayaran Faktur
 Bentuk/Jenis Surat
 Spesimen tanda tangan
 Nama, Tanggal dan perubahan nomor surat
 Pembayaran Faktur
GA GA.a GENERAL AFFAIR
GA.a.1 Pemberitahuan Pindah Alamat
 Bentuk/Jenis Surat
 Nama, tanggal dan perubahan nomor surat
 Perihal pemberitahuan pindah alamat
HD HD.a HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT
HD.a.1 Surat Perjalanan Dinas
 Bentuk/Jenis Surat
 Nama, tanggal dan perubahan nomor surat
 Surat Perjalanan Dinas
HD.a.2 Lamaran Pekerjaan
 Bentuk/Jenis Surat
 Nama, tanggal, dan perubahan nomor surat
 Surat Lamaran Pekerjaan
MK MK.a MARKETING
MK.a.1 Penawaran
 Bentuk/Jenis Surat
 Alamat dan Perubahan nomor surat
 Perihal Penawaran
MK.a.2 Pesanan
 Bentuk/Jenis Surat
 Nama, tanggal dan Perubahan nomor surat
 Perihal Pesanan
Contoh daftar klasifikasi sistem subjek:

3.2.1 Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Subjek

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-
sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

1. Memeriksa Berkas

20
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah
selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada
saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.

Contoh: Katifa akan menyimpan surat dari PT. Unggul Jaya dengan perihal
Pembayaran Faktur. Maka, subjek dari surat tersebut adalah Pembayaran Faktur.

2. Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan

mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

3.Mengkode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika
daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode
yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar
klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode
subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang
tingkatannya paling kecil.

Contoh: Terdapat surat masuk dari PT. Unggul Jaya, dengan perihal pembayaran
faktur. Dalam daftar klasifikasi, Pembayaran Faktur terdapat dalam kelompok Finance
dengan kode FN.a.3. Karena ini adalah surat keluar, maka berikan tanda SK sebelum
kode dari subjek tersebut.

4. Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila
surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

5. Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.

21
contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian,
dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.

Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan,

jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.

Contoh penulisan di kartu indeks sebagai berikut

MK.a.2

Judul Surat: 2, A, MK
No. Surat: 15 /UJ–pf/II/19
Tgl. Surat: 1 Maret 2019
Perihal: Pembayaran Faktur
Kode Surat: SM.MK.a.2

3.         Mengkode surat/berkas

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika
daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode
yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar
klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode
subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang
tingkatannya paling kecil.

4.     Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang

sama menjadi satu.

5.         Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada

tempatnya. Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.  Contoh: surat

22
 yang telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan
memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

Contoh: surat bersubjek Pembayaran Faktur di letakkan di Guide Primer FN, Guide
Sekunder a, dan Guide Tersier 3

3.1.2 Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Surat yang telah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan
kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal
penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini
sangat penting dilakukan karena sering kali kehilangan arsip disebabkan karena peminjaman
yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti kehilangan
informasi.

Prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1.         Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat
masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).

2.         Menentukan indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks

nama orang/badan/organisasi.

3.         Menentukan kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu
untuk mencari arsip.

4.         Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

5.         Mengambil arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan
lembar pinjam arsip

6.         Memberikan arsip kepada peminjam

23
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk
mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan

7.         Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip terhadap
arsip-arsip yang dipinjam.

24
3.3 Sistem Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Berdasarkan dengan kebutuhan sistem
geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama
pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan
berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam
hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang
sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu
dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

1. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut:

1) Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2) Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

2. Kelemahanya antara lain:

1) Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki

wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2) Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan
secara lengkap.
3) Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas
wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau
perwakilan.

Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

1.) Menurut Nama Negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan nama
negara. Berikut contohnya:

Asia (wilayah utama)

Asia Tenggara (sub wilayah)
Brunei (sub-sub wilayah)
Indonesia
Malaysia

25
2) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni daftar klasifikasi berdasarkan
pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi
menurut pembagian wilayah administrasi negara.

Jawa Barat (provinsi)

Bandung (kota/kab.)
Depok Jaya (kecamatan)
Pancoran Mas
Sukma Jaya

3) Menurut Wilayah Administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi
tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu
kepentingan suatu badan/instansi tertentu.

Wilayah 1
Sumatera
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa-Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya

Wilayah 2
Jabodetabek
Bekasi
Bogor
Depok
Jakarta
Tangerang

Contoh daftar klasifikasi sistem wilayah yang saya buat:

JAKARTA (JK)
JAKARTA PUSAT (JK.JK-P)
JAKARTA TIMUR (JK.JK-T)
JAKARTA UTARA (JK.JK-U)
JAKARTA BARAT (JK.JK-B)
JAKARTA SELATAN (JK.JK-S)
JAWA BARAT (JBR)
DEPOK (DPK)

26
 3.1.1 Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Wilayah

1. Melihat tanda pembebas/lembar disposisi dalam surat, yang merupakan tanda yang
menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan dapat disimpan.

2. Membaca surat
Membaca isi surat sembari mencari kata tangkap dari surat tersebut.

3. Memberi kode surat

Dengan menuliskan kode wilayah di ujung kanan atas. Untuk surat masuk, catat kode
surat dari wilayah si pengirim surat. Sedangkan untuk surat keluar, catat kode surat
dari wilayah yang akan kita tuju.
Contoh: Ada surat masuk dari PT. Unggul Jaya yang berasal dari Jakarta Selatan,
maka, kita tulis di ujung surat dengan kode JK-S
PT. Bina Sejahtera Indonesia akan mengirimkan surat ke PT. Paranada Prima yang
berlokasi di Jakarta Pusat, maka dari itu, kode surat tersebut adalah JK-P

4. Mencatat surat pada kartu indeks

Berikut contoh penulisan pada kartu indeks
Surat Masuk:

JK-S
Judul Surat: S, JK, 1, Ja
No. Surat: 17/UJ–pn/I/19
Tgl. Surat: 7 Januari 2019
Perihal: Penawaran
Kode Surat: SM.Ja.1.JK-S

27
 Surat Keluar:

JK-P
Judul Surat: P, JK, 1, Pr
No. Surat: 17/UJ–pn/I/19
Tgl. Surat: 24/SW/psn/II/19
Perihal: Pesanan
Kode Surat: SK.Pr.1.JK-P

5. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

Surat tersebut termasuk dalam golongan surat dari Jakarta.
6. Menyimpan surat
Simpan surat kedalam Map/Laci Jakarta, Guide Pusat.
7. Menyimpan kartu kendali

3.1.2 Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat
masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).

2. Menentukan indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama

orang/badan/organisasi.

3. Menentukan kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu
untuk mencari arsip.

4. Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

5. Mengambil arsip

28
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan
lembar pinjam arsip

6. Memberikan arsip kepada peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk
mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan

7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip terhadap
arsip-arsip yang dipinjam.

29
3.4 Sistem Tanggal/Kronologis

Filing sistem tanggal/kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal,
bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun
merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide,
sedangkan tanggal dijadikan kode folder.

Sistem penyimpanan tanggal ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam
perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen
yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan
pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

Pada filing sistem tanggal tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi, karena petugas arsip
terlah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan. Sistem
ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat
disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan.
Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan
lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih
beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya
sudah harus diganti dengan menggunakan sistem filing yang memadai dan sesuai dengan
kegiatannya.

Kelebihan Sistem Tanggal:

1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo

2. Sangat mudah diterapkan.

3. Sederhana

Kekurangan Sistem Tanggal:

1. Tidak cocok untuk organisasi besar

2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan
masalah / perihal arsip tersebut

3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkansystem ini
30
5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni
100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

3.4.1 Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan

langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut

1. Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan

menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:

Saya akan menyimpan arsip dari PT Cipta Pesona tertanggal 3 April 2019. Berarti
identitas surat tersebut adalah 3 April 2019.

2. Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:

Surat tanggal 3 April 2019 terdiri dari tanggal utama (2019), sub tanggal (April), sub-
sub tanggal (3).

3. Mengkode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan
kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan
agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

4. Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika
kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

5. Menempatkan

31
 Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan
kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 3 April 2019 disimpan pada
laci/map berkode 2019, dibelakang guide April, di dalam hanging folder berkode 3.
Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu
indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 3 April 2019 harus dibuat juga.

Judul Surat: 3, April, 2019

No. Surat: 11/pemb/CP/IV/19
Tgl. Surat: 3 April 2019
Perihal: Pemberitahuan Pindah Alamat
Kode Surat: SM.2019.April.3

3.4.2 Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Saya
ingin meminjam arsip dengan perihal Pemberitahuan Pindah Alamat dari PT Cipta
Pesona tertanggal 3 April 2019. Berarti identitas arsip tersebut adalah 3 April 2019
2. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2019, dibelakang guide April didalam hanging
folder 3.
3. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan
tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
4. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip
(lembar 2)
5. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

32
3.5 Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan
menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan
peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.

3.5.1 Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Nomor

Salah satu contoh penyimpanan arsip dengan sistem nomor yang sekarang digunakan adalah
Nomor Dewey. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal
dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita
perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala
persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat
permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap
satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-
sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti,
sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.

Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.

MASALAH UTAMA SUB MASALAH

00 FINANCE
00.1 Pengiriman Cek
00.2 Persetujuan Kredit
00.3 Pembayaran Faktur
01 GENERAL AFFAIR
01.1 Pemberitahuan Pindah Alamat
02 HUMAN RESOURCES
DEVELOPMENT 02.1 Surat Perjalanan Dinas
02.2 Lamaran Pekerjaan
03 MARKETING
03.1 Penawaran
03.2 Pesanan

33
1. Memeriksa berkas.

Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada
tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.

2. Mengindeks

Mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan
dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat
kartu indeksnya.

3. Mengkode

Memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah Penawaran
pada surat dari PT Mustika Rini berkode 03.1.

03.1

4. Menyortir

Kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.

5. Menempatkan

Tempatkanlah surat di dalam laci berkode 03, dibelakang guide berkode 03, di dalam hanging
folder berkode 1.

34
 3.5.2 Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Contohnya, kita akan mencari surat dari PT Mustika Rini dengan subjek Penawaran tanggal 5
Januari 2019.

1.) Carilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita
inginkan.

2.) Lihatlah kode surat pada kartu indeks tersebut.

3.) Dengan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, surat bernomor 03.1
disimpan pada laci nomor 03, di belakang guide 03 dalam folder 1 di urutan pertama

4.) Jika tempatnya sudah ditemukan, carilah dan ambilah surat yang kita perlukan.

35
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Sistem Pengarsipan sangat penting dilakukan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting

apabila suatu saat akan diperlukan. Dari setiap berbagai jenis sistem pengarsipan, kebanyakan
perusahaan lebih sering menggunakan sistem Abjad karena sistem ini dianggap sebagai
sistem yang sangat mudah diaplikasikan.

36