CONTOH LAPORAN TERKAIT DENGAN TEKNIK

PENYIMPANAN ARSIP

Dosen Pengampu:

Bd.Niasty Lasmi Zaen, SST., M.Kes.

Disusun Oleh : Kelompok I

 Ayu Andhila 231041002

 Bella Anggraini 231041003
 Ika Irmawan 231041004
 Khoiriatul Widda 231041005
 Siti Kharisma Nazwa S 231041011

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEBIDANAN

FAKULTAS ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS HAJI SUMATERA UTARA
2024-2025
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kita Rahmat
serta Hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah mata kuliah Dokumentasi
Kebidanan yang berjudul’’ Contoh Laporan Terkait Dengan Teknik Penyimpanan Arsip ‘’.
Sholawat serta salam kami tetap tercurahkan kepada nabi kita Muhammad SAW. Terima
kasih kepada anggota kelompok kami yang telah berkontribusi dalam bentuk pikiran maupun
materi dlam menyelesaikan makalah ini. Kami sangat berharap semoga makalah ini dapat
memberikan manfaat serta menambah pengetahuan bagi pembaca. Bahwa kami berharap lebih
jauh lagi agar makalah ini bisa dipraktikkan dalam kehidupan sehari hari khususnya bagi
penulis umumnya bagi pembaca.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam menyusun makalah ini karena
keterbatasan pengetahuan dan pengalaman bagi kami khususnya dan bagi para
pembaca umumnya. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih terhadap saya yang sudah
menyusun makalah ini.

Medan, Maret 2024

Penyusun

Kelompok I

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................ii
DAFTAR ISI..............................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................1
1.1.Latar Belakang...............................................................................................1
1.2.Rumusan Masalah..........................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN.............................................................................................2
2.1 Arsip dan Kearsipan.........................................................................................2
2.2 Fungsi Arsip....................................................................................................3
2.3 Sifat dan Karakter Arsip..................................................................................3
2.4 Sistem Sistem Arsip.........................................................................................3

BAB III PENUTUP.................................................................................................16

3.1. Kesimpulan..................................................................................................16
3.2 Saran.............................................................................................................16

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................17

iii
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Latar belakang dari penulisan makalah ini bertujuan pada keingintahuan pembaca
dan penulis mengenai arsip dan penyimpanan arsip, dalam konteks tersebut penulis
inginmenjabarkan apa itu arsip dan bagaimana pula penyimpana arsip tersebut. Arsip
adalahkumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai
suatukegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut
Wursanto(2001:28) yaitu: Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsungdalam kegiatan perkantoran sehari- hari, dan Arsip statis yaitu arsip yang sudah
tidakdipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Sistem penyimpana arsip sendiri adalah suatu proses kegiatan atau proses
pengaturanmulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan
sistem tertentu,menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan,
penyusutan danpemusnaan arsip. Dalam penyimpana arsip ada beberapa beberapa
prosedur, tempat dansistem penyimpanan.
Kegiatan penyimpana arsip ini sangatlah berguna untuk melindungi arsip itu
sendiri.Maka dari itu penyimpanan arsip membutuhkan suatu tempat khusus agar
arsip tetapterjagaa, aman dan memiliki nilai guna.

1.2Rumusan Masalah

a. Menjelaskan system kronologis

b. Menjelaskan system abjad

c. Menjelaskan system nomor

d. Menjelaskan system geografis

e. Menjelaskan system subyek

f. Menjelaskan system warna

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Arsip dan Kearsipan

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara
etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan
sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun
saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai
kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Sedangkan dalam bahasa Latin,
kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali
digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah
dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun
dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan
atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat
pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah,
foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi
kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di
dalamnya.

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file)
mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan
sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan
cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

2
 Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:

 penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip

 pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
 penyimpanan dan pemusnahan arsip

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan
lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro
film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya. Apalagi telah
hadir cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau
dokumen.
2.2 Fungsi Arsip
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat
pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi.
Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip
tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai,
baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada
arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk
pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta,
perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan
penginformasian.

2.3 Sifat Dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :

 Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan
tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan
organisasi penciptanya.
 Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai
bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

3
  Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi
(dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
 Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan

2.4 Sistem Sistem Arsip

A. Sistem Kronologis

Penyimpanan arsip berdasarkan sistem kronologis adalah sistem

penyimpananberdasarkan urutan tanggal yang tercantum pada surat.Prosedur
Penyimpanan berdasarkan sistem Kronologis, yaitu:

a. Membaca surat, (mengetahui tanggal surat dan mengetahui apakah surat

sudahdapat disimpan)
b. ·Memberikan kode (kode adalah tanggal yang tercantum pada baris tanggal)

c. Menyortir

d. Mencatat surat dalam Kartu Indeks

e. Menyimpan
Surat

Contoh:
Jika surat dengan kode/tanggal 22 Juni 2006, maka surat tersebut akan disimpan:

- Dalam laci yang berkode Juni

- Di belakang guide dengan judul 2006

- Dalam folder berkode 22

Apabila judul laci adalah tahun, maka surat dengan kode 22 Juni 2006, disimpan:

- Dalam laci yang berkode 2006

- Di belakang guide dengan judul Juni

- Dalam folder berkode 22

- Penemuan Kembali Arsip

Langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip berdasarkan sistem

kronologisadalah sebagai berikut:
·Membaca lembar/Kartu Pinjam Arsip

4
· Mencari Kartu Indeks

· Mengambil Arsip
Contoh :
Jika surat dengan kode/tanggal 1U April 2007, maka arsip tersebut dapat ditemukan

- Dalam laci yang berkode April

- Di belakang guide dengan judul 2007

- Dalam folder berkode 1U

Apabila judul laci adalah tahun, maka surat dengan kode 1U April 2007, disimpan :

- Dalam laci yang berkode 2007

- Di belakang guide dengan judul april

- Dalam folder berkode

Contoh penyimpanan arsip menurut sistem Kronologis

5
 B. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdassarkan susunan

abjad darikata tangkap atau nama yang bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen
disimpanberdasarkan urutan abjad, kataa demi kata demi kata, hurruf dengan huruf. Nama
dapattrdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang terdiri dari
namalengkapaa dan nama tunggal. Sedangkan untuk nama badan terdiri dari nama
badanpemerintah, naamaa badan swasta nama badan organisasi.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di
terimaoleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama
orang,namaorganisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut
taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah
abjad hurufpertama dari suatu nama setelahnama-nama itu di indeks menurut aturan atau
ketentuanyang berlaku untuk masing- masing nama. Setelah nama-nama tersebut di
indeks barulahdi susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan
standaitperaturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota
organisasiharus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpana ini ini biasanya dipilih sebagai sistem penyimpan arsip,
karena : Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen.
Sehinggadokumen- dokumen cendderung dicari atau diminta melaalui namaa orang
ataulembaga.
Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok di bawah satu nama dan
satu tempat.
· Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi.

· Unit kerja atau kesekertarriatan biasanya hanya menerima dan menyimpan

dokumenyang berhubungan dengan fungsi atau tugas masing-masing. Sehingga isi
dokumenlebih cenderung mengenai masalah yang sama. Untuk situasi tersebut
susunan naamalebih membantu.
Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:

1. Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah-istilah atau nama-nama yangterdiri
dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
- Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi

- Sinar harapan menjadi Sinarharapan.

6
2. Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama-
nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing -masing
kata berdiri sendiri. Misal :
- Jakarta Utara

- Banjar Negara

Keuntungngan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah sebagai berikut :

 Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana

 Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama
badan)yang sama akan berkelompok menjadi satu.
 Surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalm satu map.
Pencarian dokumen dapat dilakukan secara lansung melalui nama pengirim
yangdikirimi sura, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu disebut sistem
lansung.
 Susunan guide dan folder sederhana.

 Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

 Dapat juga mempunyai file campuran.

Kerugian pemakaaian sistem penyimpanan abjad adalah sebagai berikut:

 Pencarian dengan nama orang tidak bisa menggunakan nama depan atau panggilan
tetapi melalui nama belakang (last name)
 Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungannya satu sama
tetapiberbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan.
 Ejaan huruf sering berbeda, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan
kemauanejaan masing-masing.
 Harus mempergunakan Peraturan Mengindeks, sehingga diperlukan
pemahamantentang pengaturan mengindeks.

Contoh penyimpanan arsip dengan sistem abjad

7
C. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusundengan menggunakan Kode angka/nomor.Pada sitem nomor terdapat 3 uunsur
yaitu, file utama, indeks dan buku nomor. Untuk menyimpan surat yang memerlukan map
diperlukan dua macam map, map campurn danmap individu. Map campuara berisi surat-
surat dari dan kepada satu koresponden yangjumlahnya kurang dari lima. Jika sudah
mencapai lima, maka surat-surat tersebutdipindahkan ke maap individu dan disimpan pada
file nomor atau file utama.
Indeks disini adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan
kepadasesuatu koresponden bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Setiap
korespondenatau nama mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan
langsungdibuatkan indeksnya. Sedang untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 macam,
yaitu kartuindeks campuran dan kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang kurang dari
limamaka kartu indeksnya belum dikasih nomor tetapi baaru menggunakkan huruf C
yangmerupakan singkatan dari kata campuran. Dan jika surat sudah mencaapai lima
makakartu indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan
sebagainomor koresponden dalam file sistem nama. Jadi apabila memberlakukan map
individudan map campuran, koresponden yang jumlahnya sudah mencapai 5 berhak
mempunyainomor sendiri. Untuk memberikan nomor bagi koresponden yang berhak
maka diberikannomor sesudah urutan yang terakhir.
Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim
digunakan yakni
sistem penyimpanan nomor ini lebih tepat digunakan untuk ;

1 penyimpanan berkas atau dokumenn yang kata panggilnya menggunakan

nomor,misalnya perusahaan asuransi menyimpan polis asuransi sesuai urutan nomor-

nomorpolis dan bank menyimpan data nasabah berdasarkan nomor rekening.

8
 2 Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu
dikarenakan suratkeputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat
keputusan.
3 Pada lembaga pendidikan, yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan
nomorinduk siswa.

4 Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.

Keuntungan pemakaian sistem nomor:

 Teliti, karena penggnaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.

 Kode nomor dapat disamakan untuk semu unit kerja.

 Perluasann nomor tidak terbatas

 Penunjuk silang disusun berssama-sama dengan indeks

 Indeks memuat seluruh nama

koresponden.

Kerugian Pemakaian Sistem Nomor :

 Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan
alatbantu berupa indeks nomor.
 Untuk map campuran diperlukan file tersendiri

 Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuuan peraturan mengindeks.

Beberapa langkah teknis menyimpan surat dalam penggunaan sistem nomor
berdasarkankasus yang muncul, dengan menggunakan map individu dan campuran
adalah : Periksapada kartu indeks; apakah nama dokumen sudah terdapat pada kartu
indeks atau belum.Beberapa kemungkinan yang terjadi adalah apabila nama tersebut
belum terdapat dalamkartu indeks, berarti dokumen tersebut merupakan dokumen
baru. Dengan demikianlangsung dibuatkan kartu indeks dengan informasi campuran
kemudian letakkandokumen tersebut pada map campuran

Contoh penyimpanan dengan sistem Nomor

9
D. Sistem Geografis

Sistem geografis sering disebut sistem ilmu bumi/ sistem wilayah/tempat.

Sistemgeografis adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah.Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah
ataudaerah yang menjadi alamat surat, susunannya dapat diurutkan menurut urutan abjad.
1) Susunan dalam sistem wilayah:

Mengacu kepada sistem ketatanegaraan: propinsi, kabupaten/kotamadya,kecamatan.

Mengacu kepada lingkungan geografis: pulau, kepulauan, ibu kota propinsi.Nama Benua,
nama negara, ibu kota negara.
· Prosedur penyimpanan Arsip berdasarkan sistem geografis.

2) Tahapan penyimpanan dalam sistem geografis adalah sebagai berikut:

 Membaca surat:

·Mengetahui isi surat, nomor surat dan yang paling utama adalah untukmengetahui
asal/ tujuan surat.
· Mengetahui apakah surat sudah diberi tanda persetujuan untuk disimpan.

 Menetapkan Caption atau Judul.

Caption dalam sistem wilayah adalah nama wilayah, daerah, tempat, kota ataunegara
tergantung pada susunan wilayah yang telah ditentukan.
 Memberi Kode

Kode adalah nama wilayah atau nama daerah yang telah ditentukan. Kodemenunjukkan
10
tempat arsip itu akan disimpan. Contoh: PT. Union di Jakartamenerima surat dari kantor
cabang Jambi tanggal 15 Januari 200C Nomor5U7/15.1/Jam/0C, perihal penambahan
anggaran pemasaran.
 Membuat Tunjuk Silang

Apabila penyusunannya berdasarkan tanggal tidak perlu dibuatkan tunjuksilangnya,

tetapi apabila penyusunan arsip dalam folder berdasarkan susunanabjad dan dalam surat
tersebut terdapat lebih dari satu judul padahal masing-masing judul memiliki penekanan
yang sama maka perlu dibuatkan tunjuk silangagar penemuan kembali dapat dilakukan
lebih mudah.
Contoh surat di atasmemiliki dua judul masalah pertama anggaran dan masalah kedua
adalah pemasaran.

11
 Menyimpan Surat

Penyimpanan surat dalam laci dan folder sesuai dengan kode surat

3) Penemuan Kembali Arsip

Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem wilayah terdiri dari:

1. Memeriksa Lembar pinjam arsip

2. Menemukan Kartu Indeks

3. Mengambil Arsip

4) Sistem geografis dikelompokkan menjadi 3 tingkatan, yaitu :

 Menurut nama depan negara

Nama depan negara, surat atau dokumen yang diterima dari berbagai negaradidalam system geografis
akan dimasukkan dalam map yang dengan labelnegara yang bersangkutan.
 Nama pembagian wilayah administrasi negara

Wilayah administrasi negara, nama-nama tempat atau wilayah yang berdasarkankepada pembagian
wilayah yang umum dipergunakan sebagai bagian dariadministarsi suatu negara meliputi: propinsi atau
negara bagian(state), kabupatenatau kota (city), kecamatan, kelurahan, atau desa.

Nama pembagian wilayah administrasi khususWilayah administrasi khusus adalah pembagian wilayah
admistrasi yangberdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi instansi-instansi
tertentu, seperti pembagian wilayah aministrasi bank, angkatan udara,angkatanlaut,dan sebagainya.
5) Keuntungan dari sistem geografis :

 Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui

 Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara lansung, tanpa adanya rujukanatau bantuan
indeks.
6) Kerugianya menggunakan sistem geografis :

 Kemunkinannya terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yangcukup tentang

pembagian wilayah
 Diperlukan indeks yang tepat dan teliti, yaitu berkas berdasarkan geografi danberkas abjab
untuk indeks
 Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang

12
 Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan dengansistem alfabetis
atau numerik.

Contoh penyimpanan arsip dengan sistem geografis

13
E. Sistem Subyek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusunberdasarkan
pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya dirumah tagga.
Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsiptentang ijazah, akte kelahiran,
dan lain-lain.
1) Kelebihan sistem subjek

· Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

· Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

2) Kelemahan sistem subjek

·Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir samapadahal berbeda satu
sama lain.
· Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkanterlebih dahulu Daftar
Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftaryang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secarasistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda
khusus yangberfungsi sebagai kode.
3) Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetapdan seragam Semua
arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama,dan arsip yang subjeknya saling
berkaitan akan diletakkan berdekatan.

Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat
semula.

4) Prosedur penyimpanan arsip

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain,
yaitu sebagai berikut.
·Memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau
belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.Pada saat memeriksa petugas sekaligus
menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berartisurat tersebut
subjeknya adalah Cuti Sakit.

14
5) Prosedur penyimpanan arsip

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain,
yaitu sebagai berikut.
·Memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau
belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.Pada saat memeriksa petugas sekaligus
menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berartisurat tersebut
subjeknya adalah Cuti Sakit.
 Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan suratdengan mencocokan

dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
 Mengode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jikadaftar klasifikasi subjek
menggunakan kode beberapa huruf atau angka, makakode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau
angka tersebut. Tetapi jikadaftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah
namasubjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftarklasifikasi yang
tingkatannya paling kecil.
 Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu.Apabila surat hanya satu,
maka tidak perlu disortir.
 Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.Contoh: surat sakit
dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkodeKepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam
hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan,jangan lupa untuk
membuat kartu indeks terlebih dahulu.
6) Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembaliarsip
dengan sistem subjek ini.
Prosedurnya adalah sebagai berikut:

· Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks

15
· Lihat kode penyimpanan kartu indeks

Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci, guide, dan foldersesuai dengan
kodenya.

Contoh penyimpanan arsip sistem subyek

16
F. Sistem Warna

System warna dalam penyimpanan dokumen yaitu sebagai identitas atau ciri khastertentu. System
warna dapat dikombinasikan dengan system penyimpanan yang lain.Misalkan penggunaan warna untuk
guide-guide dalam folder, atau penggunaan warnadalam perlengkapan arsip yang dapat membantu
kegiatan kearsipan.

Contoh penyimpanan arsip sistem warna

17
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untukmenunjang
proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperang sebagaimanafungsinya perlu dikelola dengan
baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehinggajika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan.

3.2Saran

Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan penyimpananarsip dapat
berjalan lebih baik dan perlunya meningkatkan pemeliharaan terhadappenyimpanan arsip.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Wursanto, 1991, Kearsipan 1, Yogyakarta : Kanisius Yogyakarta.

Amsyah, Zulkifli, (2001) manajemen kearsipan, penerbit PT.Gramedia Pustaka

Utama Jakarta

Martono Boedi, 1997, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan,

Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Wursanto, (1991), Kearsipan 2, Cetakan ke-7, Penerbit Kanisus,

Yogyakarta

Liang Gie, (1992), Administrasi Perkantoran Modern, Cetakan ke-4, P

19