SARANA DAN PENATAAN ARSIP

Makalah ini dibuat dan diajukan untuk memenuhi tugas kelompok pada mata
kuliah “Manajemen Perkantoran”.

Dosen Pengampu:
Zahrotul Munawwaroh, M.Pd

Disusun oleh:
Siti Nur Cahya 11200182000057
Sri Adillah Wardiani 11200182000058
Naradhiva Oktaviani 11200182000062
M. Naufal Arkan 11200182000122

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT., karena atas rahmat,
karunia dan kasih sayang-Nya kami dapat menyelesaikan makalah mengenai
“Sarana dan Penataan Arsip”. Sholawat serta salam semoga tercurahkan kepada
Nabi Muhammad SAW. Tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Ibu Zahrotul
Munawwaroh, M.Pd selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen Perkantoran.

Dalam penulisan makalah ini, penyusun menyadari masih terdapat banyak

kesalahan dan kekeliruan, baik yang berkenaan dengan materi pembahasan maupun
teknik penulisan, inilah usaha maksimal yang dapat kami lakukan.

Semoga dengan membaca makalah ini, para pembaca dapat menambah

wawasan ilmu pengetahuan dan diharapkan kritik yang membangun dari para
pembaca guna memperbaiki kesalahan yang sebagaiman mestinya.

Jakarta, 12 November 2022

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
B. Rumusan Masalah...................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan Makalah ....................................................................... 2
D. Manfaat Penulisan Makalah ..................................................................... 2
E. Sistematika Penulisan Makalah ................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN ....................................................................................... 3
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan .............................................................. 3
B. Fungsi dan Tujuan Arsip .......................................................................... 4
C. Sarana dan Prasarana Arsip ..................................................................... 5
D. Jenis-Jenis Arsip ........................................................................................ 8
E. Peralatan dalam Penataan Arsip ............................................................ 10
F. Sistem Penataan Arsip ............................................................................. 11
G. Peminjaman Arsip ................................................................................... 13
H. Penyusutan, Pemindahan dan Pemusnahan Arsip ............................... 16
BAB III PENUTUP ............................................................................................. 20
A. Kesimpulan ............................................................................................... 20
B. Saran ......................................................................................................... 21
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 22

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Arsip merupakan sebuah catatan atau rekaman dari suatu kegiatan,

setiapa kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat maupun
untuk keperluan administrasi, hukum dan kepentingan pembuktian yang
otentik. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan menata arsip, baik dengan
peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang berteknologi canggih
seperti misalnya, computer.

Arsip juga merupakan bukti sebuah dokumen mengenai penyelesaian

persoalan, bukti transaksi dan perencanaan di suatu lembaga. Arsip diantaranya
adalah sebagai bahan pengingat bagi suatu lembaga atau perorangan,
memberikan keterangan yang dibutuhkan, memberikan nilai pembuktian dari
suatu hal, menggambarkan peristiwa masa lampau serta berfungsi sebagai
bahan ilmu pengetahuan untuk dipelajari oleh berbagai kalangan.

Makalah ini dibuat guna memberikan pemahaman mengenai penataan

arsip yang memeang sangat penting untuk sebuah pendidikan maupun ilmu
pengetahuan sebagai bahan pengambilan keputusan kedepannya menyangkut
pertanggungjawaban kepemimpinan dalam sebuah lingkup pendidikan dapat
diterima dengan baik.

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan beberapa

masalah sebagai berikut:

1. Apa itu pengertian Arsip dan Kearsipan?

2. Apa saja fungsi dan tujuan kearsipan?
3. Apa yang dimaksud sarana dan prasarana arsip?
4. Apa saja yang merupakan sarana dan prasarana arsip?

1
 5. Apa saja jenis-jenis arsip?
6. Apa saja penataan dan peralatan arsip?
7. Apa maksud peminjaman arsip?
8. Apa itu penyusunan, pemindahan dan penghapusan arsip?

C. Tujuan Penulisan Makalah

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah menjadi bahan diskusi pada
perkuliahan mata kuliah manajemen perkantoran serta memberikan
pengetahuan serta wawasan kepada pembaca mengenai komunikasi
perkantoran dan tata kerja.

D. Manfaat Penulisan Makalah

Penyusun berharap melalui makalah ini, pembaca dapat memahami dan
menambah wawasan ilmu pengetahuan mengenai sarana dan penataan arsip.

E. Sistematika Penulisan Makalah

Dalam menulis makalah ini, penyusun membuat makalah secara

sistematis supaya isi dalam makalah sapat dipahami dan tersampaikan dengan
baik. Makalah ini terdiri dari 3 bab, yaitu:

BAB I: Pendahuluan yang berisi latar belakang, rumusan masalah,

tujuan penulisan makalah, manfaat penelitian makalah,
metode penulisan makalah dan sistematika penulisan makalah.

BAB II: Pembahasan tentang penataan arsip

BAB III: Penutup yang berisi kesimpulan dan saran.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan, “archief” dalam

bahasa belanda sedangkan dalam bahasa Inggris disebut dengan, “archieve”.
Dalam bahasa latin, arsip disebut dengan “archivum” atau “archium”. dalam
bahasa Yunani disebut dengan “arche” yang berarti permulaan. Pada bahasa
Yunani berkembang berubah menjadi kata “archia” yang berarti catatan.
International Standarts Organization (ISO) menyatakan bahwa arsip adalah
informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam
computer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang
dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas. 1
Arsip yang dinyatakan dalam istilah bahasa Indonesia ada yang
menyebutkan sebagai “warkat”, yang berarti dapat diberikan pengertian
sebagai tiap-tiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang
memuat berbagai keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau objek
tertentu bahkan peristiwa yang dibuat dengan tujuan untuk membantu daya
ingatan orang tersebut.2
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab 1 Pasal 1
mengemukakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
masyarakat, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan kumpulan catatan baik itu secara tertulis, cetak, maupun hasil

1
Saiman, Manajemen Sekretaris, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002) hlm. 103
2
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2016) hlm.1

3
 ketikan yang tersusun dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang telah disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
Selain itu ada juga hal terkait arsip, yakni Kearsipan. Sedarmayanti
mengemukakan bahwasanya kearsipan merupakan kegiatan mengatur dan
menyimpan arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis 3. Dapat
disimpulkan, bahwa kearsipan ini lebih merujuk pada kegiatan pengelolaan
arsip tersebut sehingga nantinya jika sewaktu-waktu arsip diperlukan dapat
ditemukan dengan mudah.

B. Fungsi dan Tujuan Arsip

Kegiatan arsip dan kerasipan ini menjadi sebuah kegiatan penting dalam
pelaksanaan sebuah organisasi. Arsip ini berperan sebagai penujangg bagi
kelancaran kegiatan operasional suatu organisasi. Melalui arsip, berbagai
informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan mudah ketika
dibutuhkan. Dengan data arsip yang tersimpan dengan baik pun perjalanan
suatu organisasi dapat dilihat kembali. Nantinya data tersebut juga dapat
menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Berikut
fungsi-fungsi dari arsip, yaitu:
1. Arsip sebagai sumber ingatan
Arsip yang disimpan merupakan sebuah bank data yang dapat
dijadikan rujukan dalam pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan
demikian arsip dapat menjadi sarana pengingat serta penemuan kembali
iinformasi-informasi yang terekam dalam arsip.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan
Pihak manajemen dalam kegiatannya tentu akan memerlukan
berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan , data atau informasi dapat

3
Sedarmayanti, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran,
(Bandung: CV Mandar Maju, 2003) hlm. 55

4
 diperoleh melalui arsip yang disimpan melalui berbagai macam media
baik itu media elektronik maupun non-elektronik.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas
Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung
legalitaas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan mnenyediakan
informasi untuk masa mendatang, sehingga nantinya dapat digunakan
sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika
aktivitas organisasi dari masa ke masa.4

Berdasarkan pernyataan diatas dapat penulis simpulkan fungsi dan tujuan

arsip yaitu sebagai penunjang bagi kelancaran operasional kegiatan suatu
organisasi. Dengan adanya kegiata arsip, segala pendokumentasian seperti
surat – surat berharga akan tersusun secara rapih dan tersimpan dengan aman.
Sehingga ketika ada yang diperlukan, akan dengan mudah mencarinya.

C. Sarana dan Prasarana Arsip

Sarana dan Prasarana arsip adalah peralatan atau perlengkapan yang

dipergunakan dalam menata atau menyimpan arsip. Dalam penyimpanannya
arsip tersebut di kumpulkan dalam satu ruangan khusus untuk penyimpanan
arsip. Tujuannya agar arsip di satu lembaga atau sekolah tersebut tidak
tercampur dengan barang – barang lain. Hal ini juga dapat memudahkan
pekerja untuk mencari dokumen yang sedang dibutuhkan.
Berikut sarana dan prasarana arsip menurut Machmoed Effendhie, yaitu5:

4
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer, (Yogyakarta: Grava Media, 2005) hlm.8-9
5
Machmoed Effendhie, Panduan Ringkasan Tata Kelola Arsip, (Arsip UGM,
2011), hlm. 29

5
1. Ruangan
Menggunakan ruangan yang cukup luas, menggunakan bahan bangunan
yang tidak mudah rusak, berada di daerah yang aman, temperature suhu
dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan
2. Lemari Arsip
1) Penyimpanan secara vertikal :
a) Lateral Filing Cabinet
Lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk
menyimpan arsip
b) Rotary Filing Cabinet
Tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak
menghabiskan tenaga
c) Mobile File Mechanic
Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system yang
memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan
ruangan karena terletak di atas semacam rel yang memudahkan
gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat dibuat gang di
antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari
informasi.
d) Drawer Filing Cabinet
Lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar-masuk.
Terdiri dari 2-5 laci setiap laci memuat sekitar 20-40 guide, 40-
50 folder yang dapat memuat minimal 75 lembar surat.
e) Vertikal Plan File
Lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0.
Ukuran lemari sekitar 1.80 x 20 x 0.6 meter dapat menampung
bagan. peta sekitar 1000 lembar).
f) Card Cabinet
Lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu.
g) Rak

6
 Lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif.
Sebelum arsip inaktif tersebut dimasukan terlebih dahulu
dimasukan ke dalam box kardus yang berlubang sebagai ventilasi.
2) Penyimpanan secara horizontal :
a) Guide
Sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal / karton dengan
ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya
b) Folder
Map berupa lipatan karton / plastik yang dipergunakan untuk
menyimpan warkat seperti : Brief ordner ( map besar dari karton
tebal, di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam
dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya
disusun secara vertical di atas rak / di dalam lateral filing cabinet).
Kemudian ada Snelhecter ( map yang terbuat dari kertas tebal /
plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat
dari logam). Dan terakhir Hanging map ( map gantung) map
tanpa jepitan yang digantung pada gawang laci filing cabinet.
3) Rak Sortir
Rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan / disimpan ke dalam folder masing-
masing.
4) Kartu Indeks
kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang didalalmnya memuat data
tentang warkat yang akan disimpan.

Dari penyataan diatas dapat diambil kesimpulan. Sarana adalah alat yang
secara langsung digunakan oleh peng-arsipan, sedangkan prasarana adalah alat
penunjang dari sarana tersebut. Terdapat banyak sarana yang disebutkan diatas.
Hal ini karyawan bisa memilih ingin menyimpan dimana dokumen arsip
tersebut sesuai tempat yang diinginkan.

7
D. Jenis-Jenis Arsip

Arsip terbagi kedalam beberapa jenis yakni, menurut penggunaan dan

kepentingannya, menurut sudut pandang hukum, dan menurut fungsinya.
Berikut pembahasan lebih lanjut mengenai jenis-jenis arsip, yakni:
1. Jenis-jenis arsip menurut penggunaan dan kepentingannya
a. Arsip Dinamis
Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan
penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu yang
ditentukan. Contohnya: daftar absen karyawan, rapot, jadwal kerja,
dan jadwal pelajaran.
b. Arsip Vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
keberlangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Contohnya : ijazah, sertifikat tanah dan bangunan.
c. Arsip Aktif
Arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi untuk
keberlangsungan pekerjaan di lingkungan unit kerja dari suatu
organisasi. Contohnya: daftar hadir atau absensi karyawan
d. Arsip Inaktif
Sebaliknya, arsip ini ialah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun karena nilai informasi yang terdapat
dalam arsip tersebut telah selesai digunakan sehingga arsip hanya
digunakan sesekali sebagai referensi. Contohnya : laporan
keuangan 5 tahun sebelumnya
e. Arsip Statis
Arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip ini memiliki
nilai abadi. Contohnya : laporan tahunan, notulensi rapat, dan
dokumentasi

8
 f. Arsip Terjaga
Arsip kenegaraan yang berkaitan dengan keberdaan dan
keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan dan keselamatannya.6
2. Jenis-jenis arsip menurut sudut pandang hukum dan perundnag-
undangan
a. Arsip Otentik
Arsip yang isinya terjamin keabsahannya karena terdapat
tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi/film).
b. Arsip tidak Otentik
Arsip yang tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta,
berupa fotokopi, Salinan adan sebagainya.7
3. Jenis-jenis arsip menurut fungsinya
a. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi. Jenis ini terbagi lagi menjadi dua yaitu:
1) Arsip Aktif, yang dipergunakan secara terus menerus dalam
kegiatan kantor.
2) Arsip inaktif, yang sudah sangat jarang digunakan.
b. Arsip Statis
Arsip yang sudah tidak lagi dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan maupun penyelenggaraan kegiatan
administrasi.

Berdasarkan jenis – jenis arsip di atas, terdapat berbagai jenis arsip yang
dikelompokan. Yaitu ada arsip dinamis, arsip statis, arsip terjaga, arsip vital,
arsip otentik, dan arsip tidak otentik.

6
Undang-Undnag Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
7
Saiman, Manajemen Sekretaris, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002) hlm. 103

9
E. Peralatan dalam Penataan Arsip
Terdapat berbagai jenis peralatan yang digunakan dalam kegiatan
penataan arsip, diantaranya yakni:
1. Sampul Arsip (Folder)
Merupakan tempat atau wadah arsip. Folder ini dapat diperoleh
dalam berbagai macam model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen
yang ada dalam file, serta cara pemuatan di dalamnya hendaknya
dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan.8
2. Sekat (Guide)
Sekat ini merupakan petunjuk atau pemisah antara kelompok
masalah dengan masalah lainnya yang telah disesuaikan dengan
pengelompokkan masalah pada klasifkasi arsip. Umumnya dibuat dari
karton tebal, agar dapat tegak berdiri. Pada bagian sekat terdapat bagian
yang menonjol yang disebut “Tab”.
Tab ini gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah
dank ode klasifikasi dari pokok masalah sampai ke sub-sub masalah.
Peletakan tab ini bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok
masalahnya.
a. Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer (pokok masalah),
b. Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan digunakan
untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah),
c. Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub
masalah).
3. Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Lemari ini merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun
secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung.9

8
Teguh Wahyono dan Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Modern, (Jogja: Cava
Media, 2015), hlm. 69
9
Sedarmayantu, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran,
(Bandung: CV Mandar Maju, 2009) hlm 192

10
 Dapat penulis simpulkan, peralatan arsip adalah alat yang digunakan
dalam arsip tersebut. Tidak jauh beda dengan sarana. Peralatan ini digunakan
dalam arsip. Seperti sampul arsip, sekat, dan lemari arsip.

F. Sistem Penataan Arsip

Salah satu dari banyaknya fungsi arsip ialah sebagai alat pengingat, baik
itu bagi organisasi maupun bagi pimpinan organisasi. Hal tersebut
mengharuskan organisasi untuk mengatur serta memelihara arsip sebaik-
baiknya agar nantinya ketika dibutuhkan arsip dapat ditemukan kembali
dengan mudah.
Pada dasarnya, tiap-tiap pimpinan organisasi selalu mengidam-idamkan
keadaan arsip yang tersusun secara rapid dan tertib guna memudahkan
penyimpanan serta penemuan kembali secara cepat dan tepat, namun pimpinan
tidak mungkin mengurus arsipnya sendiri, maka diharapkan para stafnya dapat
benar-benar mengurus serta memelihara arsip yang ada untuk pimpinan
maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Hal ini menuntut
petugas arsip untuk memiliki keterampilan serta ketelitian yang mumpuni.
Dalam keberlangsungan organisasi, informasi memegang peranan
penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan organisasi dalam
pengambilan keputusan terkait penentuan kebijaksanaan. Maka dari itu, tiap-
tiap berkas yang memuat informasi yang bernilai guna harus mendapatkan
pengelolaan yang lebih baik. Penataan arsip perlu dilakukan guna
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip ketika diperlukan
ddengan cepat dan tepat, sehingga perlu diberlakukkannya penentuan metode
penyimpaan atau sistem penataan arsip yang sesuai kebutuhan (Filling
System).10
Filling System merupakan pengaturan dan penyusunan berkas secara
tertib dan sistematis dalam penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan
secara aman dan ekonomis. Saat ini ada 5 macam sistem penataan arsip yang
banyak digunakan yaitu:

10
Ibid, hlm. 195

11
1. Sistem Abjad
Salah satu sistem penataan berkas yang pengkodeannya
berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi
pengirim dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu subyek termasuk ke
dalam urutan A sampai Z. Dalam penyusunannya, pemberian nama dapat
dibagi menjadi 4 golongan, yaitu:
a. Nama orang,
b. Nama perusahaan swasta,
c. Nama instansi pemerintah,
d. Nama organisasi sosial.
Untuk menyusun nama-nama tersebut maka ada kesatuan bahasa
serta harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang telah
ditentukan dan dijadikam pedoman.
2. Sistem Masalah
Sistem penataan arsip ini berdasarkan pada kegiatan yang
berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang
akan amenggunakan sistem ini. Dalam melaksanakan sistem penataan
ini, harus terlebih dahulu ditentukan masalah-masalah yang terjadi secara
umum atau menjadi permasalahan dalam surat, untuk nantinya dibuakan
daftar indeks. Nantinya, masalah akan dikumpulkan menjadi satu subyek
atau masalah pokok.
3. Sistem Nomor
Salah satu sistem penataan arsip yang berdasarkan kelompok
permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibutakan daftar
klasifikasi arsipnya.
4. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu
Sistem penataan arsip ini berdasarkan pada urutan tanggal, bulan
dan tahun, yang umumnya diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau
berkas yang paling akhir ditempatkan dibagian akhir pula. Nantinya,
surat-surat tersebutu akan dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan
setiap tahunnya.

12
 5. Sistem Regional/Wilayah
Sistem penataan arsip yang terkahir ini berdasarkan pada daerah
wilayah tertentu, sesuai dengan pembagiannya. Guna melaksanakan
sistem ini, dapat mengggunakan nama daerha wilayah untuk pokok
permasalahan. Pokok permasalahan tersebut nantinya dapat
dikembangkan menjadi masalah-masalah ynag dalam hal ini terdiri dari
daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat
dikebangkan dengan nama-nama dari para nasabah yang ada di masing-
masing wilayah tersebut.11
G. Peminjaman Arsip
Pada dasarnya penyimpanan arsip atau dokumen dilakukan, karena arsip
atau dokumen tersebut nantinya akan digunakan kembali. Keluarnya arsip dari
tempat penyimpanan memiliki peluang untuk hilang atau tidak diketahui
keberadaannya. Untuk menghindari terjadinya kehilangan atau ketidaktahuan
keberadaan suatu arsip, petugas arsip harus melakukan pengendalian dengan
baik. Sehingga kemanapun perginya arsip, masih dalam kendali petugas.
Keluarnya arsip dari tempat penyimpanan disebabkan oleh kegiatan
peminjaman dan kegiatan pelayanan. Kegiatan peminjaman yaitu keluarnya
arsip karena dipinjam oleh pihak lain, baik sesama karyawan, pimpinan
ataupun yang lain. Dengan demikian terjadi perpindahan tangan dari pihak
yang bertanggungjawab atas arsip kepada pihak yang menggunakan arsip
tersebut. Karena terjadi perpindahan tangan secara otomatis terjadi
perpindahan tanggungjawab atas keberadaan suatu arsip maka pihak petugas
yang bertanggungjawab akan arsip harus melakukan pencatatan.
Pencatatan keluarnya arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan
dengan beberapa cara. Cara yang dapat digunakan dengan penggunaan buku
peminjaman, atau dengan formulir peminjaman. Dalam penggunaan buku
peminjaman, diperlukan format peminjaman buku yang mencakup data-data
tentang peminjaman arsip. Data yang diperlukan berupa: tanggal peminjaman,

11
Ibid, hlm. 199

13
identitas peminjam, data arsip yang dipinjam, lama peminjaman, tanda tangan
peminjam, tanggal kembali, tanda tangan penerima arsip. Berikut salah satu
conoth format yang terdapat dalam buku peminjaman arsip:
No. Tanggal Data Arsip Lama Ttd Tanggal Ttd
Pinjam Indeks Subyek Pinjam Peminjam Kembali Penerima

Tabel 2.1 Format Buku Peminjaman Arsip

Pencatatan yang dilakukan menggunakan buku peminjaman akan efektif

jika frekuensi peminjaman tidak terlalu tinggi, dan jumlah peminjam pun tidak
terlalu banyak. Tetapi apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah
peminjam sangat banyak, peran buku peminjaman kurang menjadi kurang
efektif dalam hal pelacakan suatu arsip yang dipinjam dan pengendalian
kegiatan peminjaman arsip. Karena urutan buku peminjaman didasarkan pada
urutan tanggal pinjam atau kronologis.
Apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah peminjam banyak,
pencatatan melalui formulir peminjaman lebih efektif, karena dengan formulir
peminjaman petugas arsip memiliki informasi yang lengkap baik dimeja
petugas maupun dalam tempat penyimpanan. Formulir peminjaman dibuat
dengan kertas berukuran 15 cm x 10 cm. Informasi atau data yang ada dalam
formulir peminjaman adalah indeks, subyek, identitas peminjam, tanggal
peminjaman, tanggal kembali, tanda tangan peminjam, tanda tangan penerima.
Berikut salah satu contoh format formulir peminjaman arsip yang biasa
digunakan:

14
 FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
PT ENHA JAYA

Indeks Tanggal Kembali

Subyek Tanggal Arsip

Nama Peminjam Paraf Petugas

Unit Kerja Keterangan

Tanggal Pinjam Catatan: Formulir dibuat rangkap 2, 1

untuk petugas dan 1 untuk tempat
Paraf Peminjam penyimpanan

Tabel 2. 2 Format Formulir Peminjaman

Formulir peminjaman yang terbagi menjadi dua rangkap dapat dibedakan

dengan warna. Rangkap pertama, untuk pengendali petugas arsip yang
nantinya berfungsi sebagai pengingat yang diletakkan pada suatu kotak dimeja
petugas arsip yang disebut sebagai tickler file. Petugas akan memeriksa jatuh
tempo pinjaman setiap harinya dan dapat menginformasikan kepada peminjam
arsip bahwa masa pinjamnya telah habis dan harus segera dikembalikan. Jika
peminjam masih membutuhkan, maka harus melakukan perpanjangan masa
pinjam. Rangkap kedua, digunakan sebagai pengganti arsip yang akan
dipinjam dan diletakkan pada tempat penyimpanan. Hal ini bertujuan agar
apabila terjadi peminjaman dokumen yang masih dipinjam (sedang keluar atau
tidak ditempat penyimpanan) petugas akan menemukan formulir tersebut dan
langsung memberikan informasi kepada calon peminjam.
Peminjaman arsip bisa dilakukan salah satu lembar arsip saja, atau
seluruh arsip dalam suatu map. Apabila peminjaman hanya satu lembar saja,
maka dibuatkan penyekat seukuran arsip dengan guide ”Out” atau ”keluar”,
dan diberikan kantong tempat meletakkan formulir peminjaman. Formulir
peminjaman dimasukkan pada kantong penyekat kemudian penyekat
diletakkan pada posisi arsip yang dipinjam.

15
 Dapat penulis simpulkan apabila peminjaman meliputi seluruh arsip
dalam satu map, maka formulir peminjaman diletakkan pada kantong yang
terdapat pada map penyimpanan. Sedangkan seluruh isi map dikeluarkan dan
dipindahkan ke dalam map yang lain, sebagai map pembawa. Sedangkan map
penyimpanan yang memiliki kantong tetap berada pada posisi semula pada
tempat penyimpanan.12

H. Penyusutan, Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

1. Penyusutan Arsip
Salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsio yang dilakukan
pengelola arsip adalah kegiatan penyusutan. Dalam pasal 49 UU Nomor
43 Tahun 2009, tentang kearsipan penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara13:
1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang- undangan.
3) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

dalam Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 ditegaskan bahwa

kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan merupakan
salah satu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan melestarikan
bahan bukti resmi yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional
dan untuk mengatur dokumen perusahaan yang tidak berguna, mengurangi
beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta memungkinkan
terkumpulnya dokumen perusahaan yang selektif.

Kegiatan penyusutan arsip diantaranya:

1) Penilaian Arsip

12
Teguh Wahyono dan Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Modern,
(Yogyakarta: Cava Media, 2015) hlm. 79-82
13
Agus Sugiarto & Teguh Wahyono,Ibid , hlm. 79-82

16
 2) Pemindahan Arsip
3) Jadwal Retensi
4) Penyerahan Arsip
5) Pemusnahan Arsip
2. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah salah satu kegiatan dalam kearsipan.
Pemindahan ini dilakukan dengan memindahkan arsio setelah
dikategorikan berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan. Pemindahan
adalah tindakan internal yang masih berlangsung di dalam lingkungan
sekolah. Pada kantor yang menggunakan asas pengelolaan arsip secara
kombinasi antara asa desentralisasi dan sentralisasi, maka pemindahan
arsip yang memasuki kateri aktif dilakukan oleh unit pengolah dan
dipindahkan ke pengelola pusat. Sedangkan bagi kantor yang
menggunakan asal desentralisasi atau sentralisasi, hanya dilakukan
perpindahan tempat penyimpanan.
Untuk proses pemindahan, terjadi perubahan pihak pengelola.
Seharusnya dalam proses pemindahan tersebut dilengkapi dokumen –
dokumen yang diperlukan. Hal ini untuk meghindari saling melempar
tanggungjawab apabila terjadi hal – hal yang tidak diinginkan. Dokumen
yang diperlukan adalah berita acara pemindahan arsip, yaitu surat
keterangan serah terima penyerahan arsip sebgai bagian dari prosedur
pemindahan. Surat tersebut harus dilengkapi dengan daftar jenis arsip yang
diserahkan dan harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak yang
menyerahkan dan pihak penerima.
3. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna.
Apabila sudah sampai waktunya arsip-arsip inaktif dimusnahkan, maka
pelaksanaan pemusnahan arsip harus segera dilaksanakan. Pemusnahan
arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang

17
 hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari lembaga-
lembaga/Badan-Badan Pemerintah yang bersangkutan.
Adapun pemusnahan arsip umumnya terdiri dari langkah – langkah
sebagai berikut:
a. Seleksi, untuk memastikan arsip – arsip yag akan dimusnahkan
b. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan
c. Pebuatan berita acara pemusnahan arsip
d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi.

Daftar pemusnahan berisikan jenis arsip yang dimusnahkan dan

jumlah lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan 2 (dua)
orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan,
maka Berita Acara dan daftar pertelaan ditandatangani oleh
penanggungjawab pemusnahan bersama saksi-saksi (2 orang).
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara14:

a. Pembakaran, pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untuk

memusnahkan arsip. Bahkan dahulu cara ini adalah cara yang sering
digunakan para petugas arsip. Akan tetapi dengan cara ini, dianggap
kurang aman, karena terkadang masih ada dokumen yang belum
terbakar, atau masih dapat dikenali. Selain itu, cara pembakan
dianggap kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin
dilakukan didalam gedung.
b. Pencacahan, cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat
pencacah, baik manual atau mesin penghancur kertas (paper
shredder). Dengan menggunakan mesin pencacah kertas, dokumen
akan terpotong-potong, sehingga tidak bisa dikenali lagi. Cara ini
banyak dilakukan oleh petugas arsip, karena lebih praktis. Mesin

14
Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran,
(Bandung:CV Mandar Maju), 2009, Hlm. 192

18
 pencacah kertas banyak tersedia di toko, dengan merk dan harga yang
bervariasi.
c. Proses kimiawi, merupakan pemusnahan dokumen dengan
menggunakan bahan kimia guna melunakan kertas dan melenyapkan
tulisan. Penghancur lumat berbantuan kimiawi tersedia berbagai jenis
tergantung pada volume yang akan dimusnahkan.
d. Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen
yang ekonomis, aman, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang
akan dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah, dan
disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan
menjadi bubur kertas maka, wujud asli dokumen dan isi dokumen
tidak akan dapat dikenali lagi.

Pemindahan dan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan: Jadwal

retensi, yaitu:

a. jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama

masing-masing jenis arsip yang disimpan pada file aktif, file in-aktif
dan kemudian dimusnahkan atau diabadikan.
b. Pemindahan Massal. Menurut jangka waktu atau periode. Jangka
waktu tersebut dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun, dan
sebagainya tergantung pada peraturan yang ada di kantor.
c. Pemindahan Individual. yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa
berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya sesuatu kegiatan.
Misalnya arsip perkara di pengadilan.

Berdasarkan pernyataan diatas penyusutan, pemindahan, dan

penghapusan arsip adalah kegiatan dalam sebuah kearsipan. Kegiatan ini sudah
diatur oleh undang – undang yang artinya kegiatan tersebut sah dan tidak boleh
terdapat kecurangan karena sudah diatur oleh hukum. Dalam pernyataan diatas,
yaitu kegiatan penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan. setiap kegiatan
harus dilihat oleh saksi, yang dimana menghindari hal – hal yang melenceng
dari hukum yang telah ditetapkan.

19
 BAB III

PENUTUP
A. Kesimpulan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. Arsip disini juga merupakan kegiatan mengatur dan menyimpan
dokumen – dokumen agar dokumen tersebut rapih dan tidak rusak.
Arsip ini bertujuan sebagai penunjang jalannya operasional kegiatan.
berbagai informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan mudah
ketika dibutuhkan. Fungsi arsip disini salah satunya sebagai bukti atau legalias.
Artinya jika terdapat keraguan dalam sesuatu seperti surat tanah atau surat
akreditasi sekolah. Maka sekolah memiliki bukti yang tersimpan dalam arsip
sekolah.
Arsip sekolah ini disimpan dalam satu ruangan khusus untuk arsip. Hal
ini bertujuan agar dokumen – dokumen tersebut tidak tercampur dengan
barang lain, dokumen tidak penting, atau bahkan sampah. Arsip disini
diletakkan dalam lemari. Di dalam lemari tersebut arsip di letakan dalam box
dan map yang telah dikempokkan. Seperti: dokumen inventaris dimasukkan
dalam map inventaris dan dimasukan lagi didalam box khsuus inventaris. Box
yang digunakan biasanya bermerek bintex.
Kemudian jika dokumen – dokumen tersebut sudah memiliki umur yang
lama sekitar 5 tahun keatas. Maka akan dilakukannya pemusnahan atau
penghapusan. Tujuannya agar tidak memakan tempat untuk pengarsipan baru.
Sebelum dilakukannya pemusnahan. Karyawan arsip melakukan pemilahan
terlebih dahulu antara arsip yang masih akan digunakan kedepannya, dan yang
tidak. Hal ini agar menghindari hal – hal yang tidak diinginkan jika tidak dipilih
terlebih dahulu. Setiap kegiatan yang seperti pendokumentasian akhirnya akan

20
 di simpan didalam arsip. Dan jika sudah tidak digunakan, akan dilakukan
penghapusan atau pemusnahan.

B. Saran

Pemakalah menyadari bahwa makalah ini belum sempurna dan masih

banyak kekurangan. Untuk kedepannya pemakalah akan menjelaskan makalah
secara detail dan dengan sumber yang lebih banyak juga dapat dipertanggung
jawabkan. Kritik dan saran yang membangun dari para pembaca sangat
pemakalah butuhkan.

21
 DAFTAR PUSTAKA

A.W., W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Grafindo

Persada.

Barthos, B. 2016. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Basuki, S. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Effendhie, M. 2011. Panduan Ringkasan Tata Kelola Arsip. Yogyakarta: Arsip

UGM.

Pedoman Arsip Dinamis. 2013 . Semarang: Universitas Negeri Semarang.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sedarmayantu. 2009. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.

Sugiarto, A., & Wahyono, T. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari

Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media.

Suparjati. 2004. Tata Usaha dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran.

Yogyakarta: Kanisius.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Wursanto. 2004. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

22