MAKALAH

PENGELOLAAN ARSIP
Tugas ini disusun untuk memenuhi Mata Kuliah Manajemen Perkantoran

Dosen Pengampu:

Achmad Krisbiyanto, M.Pd

Disusun Oleh:

Eneng Jamilah

Sofiana Fadani

Suci Durrotun Nafisah

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH

UNIVERSITAS PESANTREN K.H ABDUL CHALIM MOJOKERTO

2023
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dengan menyebut nama Allah yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang, serta yang
telah memberi taufiq dan hidayah kepada kita semua. Shalawat beserta salam semoga senantiasa
tercurahkan kepada baginda Nabi Muhammad s.a.w yang telah menunjukkan kita jalan yang
benar yang di ridhai Allah SWT, sehingga penulisan makalah yang berjudul Pengelolaan Arsip
ini dapat diselesaikan. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Perkantoran. Kami ucapkan terimakasih kepada penulis buku yang telah kami jadikan referensi.
semoga makalah ini bermanfaat bagi semua.

Wassalamu’alaikum Warrahmatullahi Wabarakaatuh

Mojokerto, 25 Mei 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................ii

DAFTAR ISI...............................................................................................iii

BAB I............................................................................................................1

PENDAHULUAN........................................................................................1

A. Latar Belakang....................................................................................1
B. Rumusan Masalah...............................................................................2
C. Tujuan.................................................................................................2

BAB II...........................................................................................................3

PEMBAHASAN...........................................................................................3

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan..........................................................3

B. Sistem penyimpanan dan peralatan arsip............................................9
C. Penemuan Kembali Arsip.................................................................13

BAB III.......................................................................................................14

PENUTUP..................................................................................................14

A. Kesimpulan.......................................................................................14

DAFTAR PUSTAKA................................................................................15

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era globalisasi saat ini ilmu pengetahuan dan teknologi semakin berkembang
pesat seiring dengan perkembangan zaman yang semakin cepat dan modern. Hal ini akan
berdampak pada kemajuan suatu intansi, baik instansi pemerintahan maupun swasta tentu
saja menginginkan administrasi yang baik dalam manjemen atau pengelolaan arsipnya.
Beraneka macam cara dilakukan untuk pengelolaan arsip yang baik dalam setiap instansi,
mengarsip dokumen penting dalam bentuk softfile maupun hardfile dilakukan tetapi tidak
seutuhnya tertata rapi, karena masih banyak dokumen penting yang sulit ditemukan
ketika diperlukan. Arsip harus dikelola dengan baik dengan tujuan untuk membantu
pekerjaan suatu instansi dalam pencapaian tujuan.1
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 menjelaskan bahwa pengertian
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi dan informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegaraa.2
Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena seseorang tidak mungkin
mengingat semua catatan dan dokumen yang penting, hal ini senada dengan pernyataan
Liang Gie yang menyebutkan bahwa “People Forget, Record Remember” (orang bisa
lupa, arsip selalu ingat).3
Proses kearsipan dalam suatu kegiatan manajemen kearsipan yaitu meliputi aspek
planning, organizing, actuating, controlling. Planning dalam bidang arsip meliputi
masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar perlu diciptakan, bagaimana memberi
pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi,
mengapa arsip perlu dimusnahkan dan juga dilestarikan. Organizing pengelolaan arsip
meliputi pegawai/staf yang cakap sesuai bidang yang dihadapi, keuangan yang
1
Recki Ari Wijaya, Bambang Budi Wiyono, and Ibrahim Bafada, “Pengelolaan Kearsipan,” Administrasi
Dan Manajemen Pendidikan 1 No 2 (2018).
2
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
3
Gie, Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta:Yayasan Studi Islam dan Tekhnologi)199
h 116

1
 mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan arsip, peralatan yang memadai,
sistem atau metode penyimpanan yang baik, dan pemilihan sistem penataan yang sesuai
dengan aktivitas manajemen. Actuating yaitu meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip
hingga pemusnahan atau pelestarian. Controlling yang meliputi pengawasan dari semua
komponen dari manajemen arsip, sehingga manajemen kearsipan benar-benar dapat
dilaksanakan sesuai dengan standar serta efektif dan efisien.4
B. Rumusan Masalah
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan?
2. Bagaimana Sistem Penyimpanan dan Peralatan Arsip?
3. Bagaimana Kegiatan Penyusunan Arsip?
C. Tujuan
1. Mengetahui Pengertian Arsip dan Kearsipan
2. Mengetahui Bagaimana Sistem Penyimpanan dan Peralatan Arsip
3. Mengetahui Bagaimana Kegiatan Penyusunan Arsip

4
Agus Sugiarto and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005). h
16-17

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip Dan Kearsipan

1. Pengertian Arsip

Menurut Dewi Anggrawati (2010: 1) arsip adalah segala bentuk dokumen

tertulis (lisan, gambar, film, dan sebagainya) yang dijadikan rujukan atau referensi
dalam penyelenggaraan keorganisasian, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi dan
dipelihara di tempat khusus. Istilah arsip diambil dari kata Archief dalam bahasa
Belanda atau Archives dalam bahasa inggris. Sebenarnya istilah tersebut berasal dari
bahasa Yunani (Greek). Ada beberapa istilah dalam bahasa Yunani yang berkaitan
dengan istilah arsip, yaitu:
a. Archea artinya catatan/dokumen mengenai pemerintah.
b. Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
c. Archeon/archeion, artinya balai kota yang sama artinya dengan Arrchium
dalam bahasa latin. Dalam bahasa Inggris dikenal istilah file yang berarti
berkas atau alat/tempat untuk menyimpan arsip. Kata file berasal dari kata
felum (Latin) yang berarti benang atau tali.
2. Fungsi Arsip
Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2
sebagai berikut:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiataan tugas pokok maupun dalam
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara (Dewi Anggrawati, 2010: 3).5

5
Karnati Neti, Manajemen Perkantoran (Aceh, Cv Bunda Ratu:2019) hal 170

3
 Dalam aktifitas sehari-hari administrasi maupun kegiatan lainnya suatu kantor
atau perusahaan, arsip dapat berfungsi sebagai berikut:
a. Sumber ingatan, bagi organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dokumen dan
permasalahan yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan
permasalahan baru.
b. Sumber informasi, keterangan bagi pejabat atau orang yang memerlukannya
dalam menghadapi permasalahan.
c. Bahan penelitian, merupakan data dan fakta otentik untuk dijadikan dasar
pemikiran atau penelitian.
d. Bahan pengembangan, yaitu sebagai dasar pertimbangan pengembangan
pembangunan.
e. Bukti tertulis, yaitu sebagai alat pembuktian suatu hal.
f. Gambaran peristiwa masa lampau, artinya dalam arsip tersimpan beberapa
keterangan peristiwa masa lampau sebagai bukti sejarah (Dewi Anggrawati, 2010:
3).
3. Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan sebagai berikut:
a. Sebagai pusat informasi.
b. Sebagai sumber dokumentasi.
c. Sebagai bukti resmi (Dewi Anggrawati, 2010: 2).
4. Jenis-Jenis Arsip
Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya
arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya menurut
esiklopedia administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:
a. Vital Record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat mempunyai nilai sangat
penting bagi suatu organisasi atau instansi. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu
disimpan secara terus menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
b. Important Record (warkat penting) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar
untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas). Oleh karena itu,
warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya surat perjanjian sewa
menyewa dan lain–lain.

4
 c. Useful Record (warkat yang berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan
biasa untuk jangka waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan
sesuai dengandaftar retensinya. Biasanya, diberbagai organisasi/instansi, warkat
jenis ini paling banyak jumlahnya.
d. Essential Record (warkat tidak penting) yaitu warkat yang kegunaanya menjadi
habis setelah selesai dibaca. Oleh karna itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan
dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/mencatat
dalam buku agenda harian (Dewi Anggrawati, 2010: 4).
e. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip atau/warkat dari wujud benda arsip itu
sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas:
1) Arsip Tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan atau tertulis.Misalnya: surat
dinas, akta, dan lain-lain.
2) Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan,
ukiran, pahatan seperti peta, relief, poster, dan sebagainya.
f. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip atau warkat dari segi isiyang terkandung
di dalamnya. Arsip ataun warkat jenis ini sapat berupa:
1) Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
2) Inventory Record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang
dagangan (goods).
3) Personnel Record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian.
4) Sales Record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai
penjualan.
5) Production Record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah
produksi (Dewi Anggrawati,2010: 4).
6) Ditinjau dari fungsinya, yaitu: (1) arsip aktif; (2) arsip inaktif; dan (3) arsip
statis.
1. Pengertian Kearsipan
Kamus administrasi: kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan
penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan
penyingkiran. R. Soebroto kearsipan adalah aktifitas penerimaan, pencatatan,

5
 penyampaian, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip. Martono
mengemukakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat atau record
atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila
sewaktuwaktu diperlukan maka dapat ditemukan kembali dalam waktu yang singkat.
Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu
kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem
tertentu, sehingga apabila diperlukan maka dapat ditemukan kembali secara cepat dalam
waktu yang singkat (cepat).
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
3. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan
warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapatdiciptakan dan penemuan warkat yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan (Agus Sugiarto, 2005: 51). Aktivitas pokok data bidang kearsipan berupa
penyimpanan warkat-warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem
yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukanSistem
penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama (sering disebut abjad),
sistem-geografis dan sistemsubjek.Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah
sistemnumerik, sistem kronologis dan sistem subjek numeric (sistem subjek dengan kode
nomor). Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem
penyimpanan yang standar adalah sistem abjad (sistem nama), sistem numerik, sistem
geografis dan sistem subjek (Agus Sugiarto, 2005: 52).
a. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan
abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini,
dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama
dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (nama
individu) terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal. Sedangkan nama badan terdiri

6
 dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi. Sistem abjad
umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:
1) Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen.
2) Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok di bawah satu nama
dan satu tempat.
3) Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi.
4) Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen
yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga isi dokumen
lebih cenderung mengenai masalah yang sama. Untuk hal itu susunan nama lebih
membantu.
5) Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
b. Sistem Geografis
Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini juga sering disebut sistem lokasi
atau sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena ladanya kenyataan bahwa
dokumen-dokumen terntu labih mudah di kelompokkan menurut tempat asal
pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama
individu, ataupun isi dokumen bersangkutan. Sistem ini akan lebih tepat digunakan
untuk:
1) Organisasi atau perusahaan yang memiliki cabang atau tempat usaha diberbagai
tempat.
2) Organisasi atau perusahaan memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi.
3) Instansi pemerintahan yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan.
4) Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atauhubungan dengan berbagai
negara.
c. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkamm kepada
isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut prihal, pokok
masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek. Dengan kata lain
sistem merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yag didasarkan kepada isi
dokumen dan kepentingan dokumen. Di Indonesia sistem ini lebih sering

7
 digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan yang besar dan luas. Sistem
penyimpanan subjek lebih tepat digunakan:
1) Pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi
(terpusat), sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen yang terdiri
beberapa pokok permasalahan.
2) Pada penyimpanan data pada toko serba ada, yang memiliki data tentang
berbagai jenis barang yang dijual.
d. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric filing
system). Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan berdasarkan nama,
hanya disini diganti dengan kode nomor. Sistem penyimpanan nomor tepat digunakan
untuk:
1) Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor,
misalnya perusahaan asuransi menyimpan polis asuransi sesuai urutan nomor-
nomor polis, bank menyimpan data nasabah berdasarkan nomor rekening.
2) Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan
surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.
3) Pada lembaga pendidikan, yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan
nomor induk siswa.
4) Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.
e. Sistem Kronologi
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang
didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal bulan
tahun dekade ataupun abad. Sitem penyimpanan kronologis ini cukup banyak
digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila
digunakaan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan
dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku
agenda.

8
B. Penyimpanan dan Peralatan Arsip
Setelah memutuskan apakah menggunakan sistem sentralisasi, desentralisasi, atau
kombinasi, tugas Manajer Dokumen adalah memilih alat penyimpanan. Ada beberapa hal
yang patut dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan,antara lain:
a. Jenis dokumen yang akan disimpan
b. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
c. Kebutuhan ruangan
d. Pertimbangan keamanan
e. Biaya peralatan
f. Biaya opersional penyimpanan
g. Jumlah pemakai yang mengakses dokumennsecara teratur.
Ada beberapa faktor yang patut dipertimbangkan sebelum membeli alat
penyimpanan dokumen di kantor, antara lain:
a. Kesetaraan (compatibility) peralatan. Peralatan simpan semacam folder harus setara
pemanfaatannya denag peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan
dating.
b. Efisiensi. Produsen sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan
pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Misalnya, folder pencetak tersedia
bagi sistem klasifikasi alfabetis, numeric dan alfa numeric. Folder inin banyak
membantu ketika organisasi menyusun sistem dokumen atau mengubah ke peralatan
simpan yang baru.
c. Kualitas. Kulaitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis materi yang
digunakan dalam pembuatannya.
d. Ekonomis. Meminimumkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam
mempertimbangkan pembelian peralatan simpan [ada berbagai organisasi, namun
patut diingat juga bahwa membeli peralatan yang murah tidak berarti merupakan
pilihan paling ekonomis.
Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis
dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk
dokumen, sehingga pengguna harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil
dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiridari:

9
a. Spindle file. Alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga ke atas yang
ditancapkan pada papan atau kertas tebal.
b. Vertical filling cabinet. Dokumen kertas pada mulanya disimpan mendatar, dan
apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan
bertambahnya volume dan jumlah dokumen yang disimpan, maka jumlah laci akan
ditambah yang mengakibatkan masalah penyimpanan dan pencarian makin besar.
Untuk memudahkan dan mempercepat penemuan dokumen, penjajaran vertical akan
digunakan.
c. Open-self file, berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama
dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan
pengenal folder.
d. Lateral files, adalah unit penyimpanan dimana dokumen diakses dari samping secara
horizontal. Lemari jenis ini relative sama dengan lemari jenis kedua, namun laci yang
digunakan tidak terlalu lebar dan dalam.
e. Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat
digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel.
f. Card file, menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga
pemakai dapat menggunakannya sebagai refrensi informasi yang dibutuhkan (hamper
mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatab kegiatan (seperti
bon dan tagihan).
g. Microrecord file, merupakan laci penyimpanan vertical yang terdiri dari kartu
berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yang dapat memuat mikrofile, kartu
legam (aperture card), atau microfilm.
h. Rotary (alat penyimpanan berputar) Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip
delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat
dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara
lateral.
i. Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di

10
 rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna
menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
j. Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
k. Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
l. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat
tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak
arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
m. Stapler menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:
1) stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel
maksimum 10 lembar kertas.
2) stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel
10-20 lembar kertas.
3) stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel
lebih dari 20 lembar kertas.
n. Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai
berikut:
1) Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan,
papan nama plastik, dan lain-lain.
2) Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
disimpan dalam map snelohecter atau ordner.
3) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk kertas yang akan dimasukan
ke dalam ordner.
o. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.
1) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6
digit.

11
 2) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri
dari lebih dari 6 digit.
p. Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in
aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih
dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip (lateral) berderet ke samping.
q. Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat
sortir mempunyai berbagai bentuk danbahan. Ada yang berbentuk rak, kotak,
bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya
logam, kayu, plastik atau karton.
r. Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa
diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
s. Tickler file adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file
dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickerfile berfungsi sebagai alat
pengingat bagi petugas arsip.
t. Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex
terdapat semacam kantung plastiktempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat
dari bahan besi baja.

C. Penemuan Kembali Arsip

Dalam penemuan arsip kembali atau retrival terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:
a. penemuan kembali secara fisik/manual
b. apabila ada pihak yang meminta /meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus
menemukan langkah langkah sebagai berikut
1) menanyakan jenis arsip yang disimpan
2) menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
3) melihat kartu indeks untuk melihat kode arsip

12
4) mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan
menggantinya dengan bon pinjam arsip
Adapun tahapan tahapan petugas arsip untuk penemuan kembali arsip yang
diminta yaitu:
1) mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat
disimpan
2) menemukan kode klasifikasi atas dasar masalah ynag diminta, kode di
perlukan untuk menentukan lokasi berkas
3) mencari indeks yang diminta (terdapat di dalam buku

13
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
arsip adalah segala bentuk dokumen tertulis (lisan, gambar, film, dan sebagainya)
yang dijadikan rujukan atau referensi dalam penyelenggaraan keorganisasian, biasanya
dikeluarkan oleh instansi resmi dan dipelihara di tempat khusus. Sedangkan kearsipan
adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat
dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkiran.
sistem penyimpanan arsip ada dua jenis yaitu berdasarkan urutan abjad dan urutan
angka, urutan abjad adalah sistem-nama (sering disebut abjad),.Sedangkan yang
berdasarkan urutan angka adalah sistemnumerik, sistem kronologis dan sistem subjek
numeric (sistem subjek dengan kode nomor). Ada beberapa hal yang patut
dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, salah satunya yaitu Jenis
dokumen yang akan disimpan. Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi
peralatan manual, mekanis dan otomatis.
Dalam penemuan arsip kembali atau retrival terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:
penemuan kembali secara fisik/manual dan penemuan arsip yang dipinjam atau diminta.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto and Teguh Wahyono,2005, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta:

Gava Media)

Gie, 1992, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta:Yayasan Studi Islam dan

Tekhnologi)
Karnati Neti,2019, Manajemen Perkantoran (Aceh, Cv Bunda Ratu)

Recki Ari Wijaya, 2018 Bambang Budi Wiyono, and Ibrahim Bafada, “Pengelolaan
Kearsipan,” Administrasi Dan Manajemen Pendidikan 1 No 2

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

15