MAKALAH

(ASPEK INFORMASI DALAM MANAJEMEN ARSIP)

“Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Perkantoran”
Dosen pengampu : Givan Muhammad Nur Islami,S.Pd.,M.Pd

Disusun oleh kelompok 9 :

Asy-syahidah Miftahunnur Kharisma (6320120108)
Fuziah (6320120122)
Hadi Gustiansyah (6320120125)
Marina Pirda Yanti (6320120130)
Mitha Margaretha (6320120131)

SEKOLAH TINGGI ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK WIDYAPURI

MANDIRI
2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat dan
karunianya penyusun dapat menyelesaikan tugas-tugas yang telah diberikan oleh dosen
pengampu mata kuliah manajemen perkantoran. Dimana tugasnya adalah menyusun makalah
dengan judul ” Aspek Informasi Dalam Manajemen Arsip”. Semoga makalah yang telah disusun
ini sesuai dengan apa yang diharapkan. Pada kesempatan ini penyusun mengucapkan terima
kasih terutama kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan karunia dan kesehatan sehingga makalah ini dapat
diselesaikan
2. Bapak Givan Muhammad Nur Islami,S.Pd.,M.Pd., selaku dosen mata kuliah manajemen
perkantoran.
3. Dan semua pihak terkait yang telah membantu menyelesaikan penyusunan makalah ini.
Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih terdapat beberapa
kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat
membangun untuk perbaikan penyusunan selanjutnya.

Palabuhanratu, 22 Mei 2022

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah....................................................................................... 2

1.3 Tujuan.......................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN............................................................................................... 3

2.1 Pengertian Arsip ........................................................................................ 3

2.2 Peranan arsip sebagai bahan pembuktian................................................ 5

2.3 Peranan arsip sebagai akuntabilitas......................................................... 6

2.3 Siklus hidup arsip ....................................................................................... 7

BAB III PENUTUP....................................................................................................... 9

3.1 Kesimpulan ................................................................................................. 9

3.2 Saran ........................................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... 10

ii
iii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip merupakan informasi yang disimpan dalam berbagai cara dan berbagai
media, agar suatu saat dibutuhkan dapat digunakan kembali. Menurut Barthos (2013:1)
”arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai suatu objek (pokok persoalan) ataupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang pula”. Terkait dengan
pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang RI Nomor 43 tahun
2009 tentang kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-
hal yang berkaitan dengan arsip. Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut untuk kegiatan pemerintah.
Setiap organisasi atau instansi pasti menghasilkan dokumen dan naskah-naskah
dalam menjalankan aktivitasnya. Dokumen dan naskah yang dihasilkan kemudian
disimpan dengan menggunakan sistem tertentu supaya menjadi teratur dan mudah dicari.
Dokumen penting yang sudah disimpan secara teratus tersebut juga dinamakan arsip.
Arsip mempunyai peran yang sangat penting sebagai bahan perencanaan dan bahan
penyelamatan aset karena arsip digunakan sebagai sumber informasi, sebagai sumber
ingatan dan juga sebagai bukti. Dalam Mulyono (2011:7-8) bahwa jenis asip yaitu arsip
dinamis dan arsip statis, arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan organisasi atau pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu,
sedangkan arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai sejarah, telah habis refrensinya
dan di simpan secara abadi. Arsip dinamis juga terbagi menjadi arsip dinamis aktif dan
arsip dinamis inaktif. Penyimpanan arsip dinamis aktif yaitu pada unit pengolah karena
arsip dinamis aktif ini sering digunakan sedangkan arsip dinamis inaktif sangat jarang
keluar dari tempat penyimpanan karena kadang-kadang saja diperlukan dalam proses
penyelenggaran kegiatan dan disimpan pada unit kearsipan.

1
 Kantor pemerintah sebagai salah satu instansi pada umumnya yang berfungsi
untuk melayani kepentingan publik, dimana kegiatan administrasinya dilakukan secara
rutin. Apabila bertambahnya arsip tidak di kelola dengan baik maka arsip pada kantor
pemerintah akan terus bertambah sehingga akan tidak adanya nilai guna arsip, sehingga
hanya akan menjadi tumpukan kertas yang tidak ada nilainya dan juga tidak akan dapat
memberikan informasi yag cepat dan tepat saat sewaktu-waktu diperlukan. Jadi pada
setiap instansi diperlukan pengelolaan arsip yang efektf dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut:
a. Apa pengertian dari Arsip?
b. Sebutkan peranan arsip sebagai bahan pembuktian?
c. Sebutkan peranan arsip sebagai akuntabilitas?
d. Bagaimanakah siklus hidup arsip?

1.3 Tujuan
a. Dapat menjelaskan pengertian dari aspek informasi dalam manajemen arsip
b. Mengetahui apa saja peranan arsip sebagai bahan pembuktian
c. Mengetahui peranan arsip sebagai akuntabilitas
d. Dapat menjelaskan siklus hidup arsip

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Arsip

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai
macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya,
yang dapat dijadikan bukti sah untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya
perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga,
organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang
lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola
arsip yang ada.

Arsip dan Kearsipan

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi
berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.
Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini
pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang
perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut
felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat
kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan. Dahulu
arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam
perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau
informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat
pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas,
naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam
segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang

3
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi
kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di
dalamnya.

Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil
keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu
memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip
tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik
itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer
meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta
arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga
kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder
meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sifat dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :

1. Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan
tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi
penciptanya.

2. Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan
bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

3. Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat
tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.

Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan.

4
Penggolongan Arsip berdasar tingkat dan golongan menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip Dinamis dan arsip Statis.

a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

b. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.

2.2 Peranan Arsip sebagai Bahan Pembuktian

Hal ini sejalan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan sendiri yaitu menjamin
perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya serta menjamin keselamatan dan keamanan arsip
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan

Definisi arsip berdasarkan UU 43 Tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan, menurut Barthos
(2000) Arsip merupakan bentuk informasi terekam yang memiliki nilai strategis. Keberadaan
arsip sendiri sangat penting bagi suatu bangsa untuk memperkuat jati diri bangsa tersebut,
disamping itu arsip sendiri dapat berperan sebagai alat bukti pertanggungjawaban baik secara
perorangan maupun organisasi dan arsip juga dapat berperan sebagai alat bukti yang sah di
pengadilan. Hal ini sejalan dengan misi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai
Lembaga Negara Non Kementerian yang dibentuk oleh pemerintah.

Fungsi dan peran arsip bagi suatu kegiatan merupakan alat bukti transaksi kegiatan. Arsip
mempunyai peranan sebagai ”pusat ingatan”, ”sumber informasi” dan ”alat pengawasan” yang
sangat diperlukan dalan setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisisan,

5
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Atas dasar itulah arsip
mempunyai nilai guna sekunder, yaitu Arsip sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat bukti
pertama. Selain itu, arsip sendiri mempunyai berbagai macam jenis, baik itu media elektronik
(rekaman suara, rekaman video, dll) maupun media cetak (kertas, Photo, dll).

Arsip sendiri dapat tercipta karena adanya kegiatan transaksi baik secara organisasi
maupun perorangan. Perorangan pun dapat menciptakan arsip sesuai dengan kegiatan yang
dilaksanakannya, sebagai contoh rekaman kegiatan, buku harian, dokumen-dokumen
keanggotaan dalam organisasi, dll. Sedangkan, organisasi berupa laporan kerja, daftar absensi,
kontrak kerja, dll. Arsip sebagai salah satu media informasi sangatlah diperlukan untuk menjaga
kredibilitas, harga diri, bukti hukum, dan sebagainya, sehingga seringkali terjadi kasus tidak
dapat mempertahankan diri di muka hukum dikarenakan tidak dapat ditunjukkan bukti-bukti
otentik. Semakin banyak dan akurat bukti yang dapat diberikan akan semakin menguatkan
kedudukannya sebagai bangsa yang bermartabat dan berjatidiri.

Banyaknya kasus-kasus yang berkaitan dengan arsip/dokumen sebagai alat bukti

hendaknya mengacu kepada Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Hal ini
sejalan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan sendiri yaitu menjamin perlindungan
kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya serta menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2.3 Peranan Arsip sebagai Akuntabilitas

Proses menata arsip atau mengelola arsip yang kondisinya tidak teratur sehingga kembali
tertata sesuai dengan penataan sesuai masa aktifnya. Berdasarkan sistem yang digunakan, harus
memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Dalam kegiatan tersebut akan
memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi yang berlebihan seperti amplop, map,
blangko/formulir kosong, sisa penggandaan yang tidak terpakai.

Diharapkan pemilahan dan penyusunan arsip dapat dilakukan secara baik dan tepat
dikarenakan pengelolaan arsip sangat berperan penting dalam penemuan kembali arsip tersebut.
Pengelolaan arsip yang tidak sesuai dengan kaidah kearsipan akan menyulitkan dalam penemuan

6
kembali arsip dengan cepat pada saat di butuhkan. Hindari untuk melakukan penumpukan arsip
di sembarangan tempat sehingga tertib administrasi tidak menjadi slogan semata.

2.4 Siklus Hidup Arsip

Siklus Hidup Pada Sebuah Arsip merupakan perjalanan yang dimulai dari penciptaan
arsip hingga arsip tersebut dimusnahkan, dalam hal ini sering dikenal dengan Life Cycle Of
Record, yang merupakan proses penggunaan arsip dari awal hingga akhir dimana tahapan
tersebut adalah sebagai berikut :

Tahap penciptaan dan penerimaan. tahap ini merupakan awal dari perjalanan sebuah
dokumen dimana biasanya dokumen atau arsip diciptakan atau dibuat berdasarkan peristiwa
yang terjadi dan dilakukan perekaman terhadap peristiwa tersebut kedalam sebuah dokumen,
bentuk dari dokumen ini sangat beragam seperti : surat, laporan, formulir, gambar, apapun yang
bentuknya sebuah dokumen yang mempunyai nilai informasi tertentu.

Tahap Distribusi, tahap ini merupakan proses penyebaran arsip dari pembuat ke
pengguna, bisa dari pengiriman email, pos dan lain sebagainya. pada tahap ini pencipta akan
memberikan user informasi melalui proses distribusi ini, sehingga informasi tersebut sampai
kepada divisi lain yang membutuhkannya.

Tahap penggunaan, tahap ini bisa dilakukan setelah proses pertama dan kedua dilakukan,
yaitu setelah arsip selesai pada tahap distribusi maka user yang menerima pendistribusian ini
akan mengakses informasi atau menggunakan informasi untuk keperluan yang disesuaikan
dengan tujuan si pengguna arsip tersebut ataupun menjadikan informasi tersebut sebagai bahan
pertimbangan dari keputusan yang akan dibuat oleh si user ini. penggunaan arsip ini juga bisa
dijadikan sebagai alat bukti yang sah ataupun konfirmasi persetujuan dari pembuat arsip ata
sebuah permasalahan tertentu.

Tahap pemeliharaan, tahap ini merupakan tahap pengelolaan sebuah arsip sehingga arsip
tersebut dapat digunakan kembali apabila diperlukan informasi yang ada didalamnya. pada tahap
ini semua hal yang dilakukan bertujuan untuk melestarikan dokumen yang ada didalamnya,
upaya – upaya yang dilakukan dalam pemeliharaan ini tidak terbatas pada pemeliharaannya saja
akan tetapi diperlukan juga aspek perlindungan dan pembatasan hak akses penggunaan sebuah
arsip itu sendiri.

7
 Tahap pemusnahan, biasanya sebuah arsip mempunyai masa hidup yang berbeda – beda
hal ini terkait dengan masa berlaku informasi yang ada didalamnya, jika pada umumnya dikenal
istilah retensi dokumen tahap ini juga hampir serupa dengan istilah tersebut, dimana sebuah
dokumen yang sudah tersimpan begtu lama didalam sebuah sistem pengelolaan maka dokumen
tersebut seiring waktu akan menjadi tidak bernilai lagi informasi yang ada didalamnya, hal ini
terkairt dengan batas waktu nilai informasi yang ada didalamnya.

8
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas, bisa kita simpulkan bahwa arsip adalah kumpulan
dokumen ataupun catatan sejarah yang menyajikan informasi terkait suatu tempat, organisasi,
atau lembaga.

Dalam hal organisasi atau perusahaan, arsip sering dijadikan sebagai alat untuk
menyimpan dan mengatur catatan catatan organisasi. Untuk hal ini, arsip memiliki fungsi yang
penting untuk memelihara dan mengorganisir, sehingga bisa dijadikan sebagai informasi yang
tepat untuk organisasi.

3.2 Saran

Saran Untuk mempermudah dalam proses kepengurusan arsip sebaiknya ada pegawai
khusus yang secara langsung menangani masalah kearsipan yaitu arsiparis. Sebagai arsiparis
harus menggunakan langkah-langkah prosedur kearsipan dengan baik, yaitu dalam prosedur
permulaan dan prosedur penyimpanan agar proses pengarsipan berjalan dengan baik dan benar.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, A. Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Penerbit
Djambatan Amsyah, Zulkifli. 2003
Manajemen Kearsipan. Jakarta : Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama Atmosudirjo Prajudi.
1990,
Administrasi dan Management Umum. Jakarta ;. Ghalia Indonesia. Gie, The Liang. 1983
Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur Cahaya. Martono, E. 1982.
Rekord Manajemen Dan Filling Dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta : Karya Utama.
Mulyono, Sularso dkk. 1985.
Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty. Saputra,I Nyoman. 2009.
Buku Ajar Manajemen Kearsipan. Malang: Universitas Negeri Malang, Fakultas Ekonomi,
Jurusan Manajemen Widjaja, A.W. 1986.
Administrasi Kearsipan. Jakarta : Penerbit CV. RajawaliEndang R, Sri, dkk . 2009.
Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta : Penerbit Erlangga 20.

10