MAKALAH

TUGAS DAN ASAS KEARSIPAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Administrasi Lembaga Pendidikan

Anggota Kelompok :

Ainul Kamalia (22108401011100)

Ratna Dwi Marthalia (22108401011126)

Ridlotul Maghfiroh (22108401011096)

Siti Sholihah (22108401011095)

Doses Pengampu :

Muhammad Hasyim. M.PdI

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH

INSTITUT AGAMA ISLAM AL-QOLAM MALANG

2023
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga
kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu, tanpa pertolongan-Nya
tentu kami tidak sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat dan
salam semoga tetap terlimpah curahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW
yang telah membimbing kita dari zaman jahiliyah menuju zaman yang terang
benderang ini yakni bidinil islam dan yang akan memberikan syafaatnya diyaumil akhir
nanti. Aamiin.

Kami mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat iman,
islam, ikhsan serta nikmat kesehatan yang diberikan kepada kami,sehingga kami
mampu menyelesaikan tugas makalah mata kuliah administrasi pendidikan islam yang
berjudul “tugas dan asas kearsipan".

Kami menyadari bahwa betapa kurangnya makalah kami dari kata sempurna
dan masih banyak kekurangan kami didalamnya. Oleh karena itu, kami mengharapkan
kritik dan saran dari pembaca makalah kami supaya makalah kami nantinya dapat
dikembangkan dan bermanfaat bagi pembaca semuanya. Jika ada baiknya maka itu
semata-mata karena dari Allah SWT, dan jika ada kesalahannya maka itulah dari kami.
Terimakasih

Malang, 14 november 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Latar belakang ................................................................................................... 1

B. Rumusan masalah .............................................................................................. 2
C. Tujuan penulisan................................................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................... 3

A. Pengertian kearsipan .......................................................................................... 3

B. Tugas dan fungsi asas kearsipan ......................................................................... 2
C. Jenis-jenis asas kearsipan serta keuntungan dan kerugian jenis-jenis asas kearsipan
.......................................................................................................................... 5

BAB III PENUTUP ........................................................................................................... 7

A. Penutup.............................................................................................................. 7
B. Saran ................................................................................................................. 7

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 8

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Salah satu masalah yang dihadapi dalam sebuah lembaga takni masalah
pengelolaan kearsipan. Dimana pengelolaan kearsipan ini sangat penting dilakukan,
karena arsip dalam sebuah lembaga mempunyai beberapa fungsi, yaitu : Pertama,
sebagai bahan bukti kepemilikan, seperti surat tanah. Kedua, mempunyai nilai
kegunaan administrasi, yaitu arsip yang dapat digunakan dalam proses
penyelenggaraan kerja dalam mencapai tujuan lembaga. Ketiga, mempunyai nilai
sejarah dimana menggambarkan kejadian dimasa lampau, seperti laporan tahunan.
Keempat, arsip mempunyai kegunaan ilmiah, arsip dapat digunakan unutk
pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian seperti, hasil karya ilmiah oleh para
ahli, laporan-laporan hasil suatu penelitian ilmiah yang dilakukan oleh para ahli.
Kelima, arsip mempumyai nilai keuangan, dimana arsip tersebut berhubungan atau
berisi tentang masalah keuangan. Keenam, arsip mempunyai nilai kegunaan
pendidikan, seperti program pengajaran, satuan pengajaran. Ketujuh, arsip mempunyai
nilai kegunaan dokumentasi. Masalah-masalah yang sering muncul dalam pengarsipan
adalah jumlah arsip yang selalu bertambah sedangkan tempat penyimpanannya terbatas
masalah tersebut seringkali terjadi dikantor, jika ruangan penyimpanan arsip tersebut
terbatas maka akan sulit mengurus arsip, jika salah dalam pengelolaan dokumen maka
akan berakibat dalam pemborosan biaya, waktu, dan tenaga yang dibutuhkan. 1
Kearsipan mempunyai peranan penting bagi keancaran jalannya suatu
organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan terhadap sutu organisasi
dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pengendalian dan pertanggung jawaban.
Asip juga berperan dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dalam merumuskan kebijakan. Sangat disayangkan pekerjaan kearsipan
kurang mendapatkan perhatian, yang mana masih banyak dijumapi arsip-arsip
ditumpuk begitu saja sehingga mengakibatkan arsip tersebut cepat rusan dan sulit
ditemukan bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Kenyataan bahwa kearsipan belum
mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut. Maka perlu

1
Lia windari nasutino, “manejemen kearsipan di MAN 1 deli serdang” skripsi, (medan : universitas islam negri
sumatera utara, 2020), hal. 1

1
 untuk segera meberikan petujuk kerja yang praktis, bagaimana arsip-arsip tersebut
seharusnya diterima dan dipergunakan kembali. 2
B. Rumusan masalah
1. Apa pengertian kearsipan
2. Bagaimana tugas dan fungsi asas kearsipan
3. Apa jenis-jenis asas kearsipan serta keuntungan dan kerugian jenis-jenis asas
kearsipan
C. Tujuan penulisan
1. Mengetahui pengertian kearsipan
2. Mengetahui tugas dan fungsi asas kearsipan
3. Mengetahui jenis-jenis asas kearsipan serta keuntungan dan kerugian jenis-jenis
asas kearsipan

2
Pondra pradana, “sistem kearsipan dinas pendidikan di kabupaten tulungagung”, skrpsi, (surakarta :
universitas sebelas maret, 2011), hal. 2

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian kearsipan
Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala
kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau
warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan
menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
Kearsipan adalah segenap kegiatan yang berhubungan dengan masalah arsip, yang
terdiri dari kegiatan penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. 3
Sedangkan asas kearsipan sendiri adalah pedoman yang digunakan untuk
menjalankan kegiatan, khususnya dalam hal pengurusan surat yang telah disesuasaikan
dengan unit kerja atau disesuaikan dengan aturan kebijakan organisasi. Secara umum,
asas kearsipan diartikan sebagai arsip yang merujuk pada suatu tempat yang akan
digunakan untuk menyimpan file, berkas atau data. Dimana data/file tersebut disusun
agar rapi, dan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu akan digunakan.4
B. Tugas dan fungsi asas kearsipan
Untuk memahami mengenai kagiatan kearsipan terhadap fungsi dan tugas sebagaimana
yang dimaksud dalam pasal 151 ayat (2) peraturan, pemerintah nomor 28 tahun 2012
tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Maka
perlu diketahui terlebih dahulu ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis dan
pengelolaan statis. Semua fungsi dan tugas kearsipan melekat dengan lingkup kegiatan
pengelolaam arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Berikut ini penjabaran fungsi
dan tugas arsiparis :
1. Memelihara pembuatan arsip kegiatan yang dilakukan oleh lembaga nasional,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan
organisasi masyarakat. Dalam hal ini tugas Arsiparis harus memahami dan

3
Lia windari nasutino, “manejemen kearsipan di MAN 1 deli serdang” skripsi, (medan : universitas islam negri
sumatera utara, 2020), hal. 32
4
Yusuf abdul aziz, “asas kearsipan : pengertian, tujuan dan jenis-jenis”
https://pengadaan.penerbitdeepublish.com/asaskerasipan/#:~:text=Apa%20Itu%20Asas%20Kearsipan%3F,dis
esuaikan%20dengan%20aturan%20kebijakan%20organisasi (diakses pada 13 novemver 2023)

3
 menguasai teori dan praktik pengelolaan naskah dinas sebagai titik tolak
“memelihara” arsip yang dibuat sesuai dengan standar kearsipan, baik dari
segi isi, latar belakang, maupun strukturnya.
2. Menjaga ketersediaan dokumen yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah. Arsiparis memiliki fungsi menyimpan dan memelihara arsip bagi
pengguna. Arsiparis pada tahap ini harus memahami dan menguasai teori dan
praktek pengelolaan arsip surat, sehingga dapat menyajikan arsip secara lengkap,
cepat dan lengkap pada saat dibutuhkan, sehingga arsip dapat menyajikan
informasi secara kredibel. Tanggung jawab arsiparis dalam peran dan tugas ini
adalah untuk memastikan bahwa file yang disajikan kepada pengguna
memenuhi validitas dan keandalan, karena telah diarsipkan atau direkam sesuai
dengan penggunaan alat klasifikasi file, sistem klasifikasi keamanan, dan akses
ke catatan.
3. Pengelolaan file dan penggunaan file yang andal sesuai dengan peraturan
perundang-undangan. tugas arsiparis adalah mengelola arsip dan menyediakan
arsip yang efisien untuk kepentingan pencipta arsip dan masyarakat. Di sini,
arsiparis harus menguasai teknik reduksi file dan prosedur pengarsipan penting.
Alat yang digunakan adalah rencana pelestarian arsip.
4. Menjaga keamanan dan perlindungan arsip, serta melindungi arsip yang
berkaitan dengan hak-hak sipil rakyat melalui pengelolaan dan penggunaan arsip
yang otentik dan kredibel. Dalam hal ini tugas arsiparis adalah mengumpulkan,
menyimpan, dan melestarikan arsip yang bernilai sekunder. Oleh karena itu,
arsiparis harus memiliki kemampuan untuk melakukan penilaian melalui
verifikasi langsung atau verifikasi tidak langsung.
5. Menjaga keamanann dan pelestarian arsip sebagai bukti tanggung jawab dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Di sini tugas arsiparis adalah
mengolah berkas-berkas tersebut agar dapat digunakan oleh publik. Arsiparis
harus menguasai teknik pengolahan menggunakan alat deskripsi arsip standar,
yang mengutamakan prinsip "menghormati orang lain".
6. Menjaga, keamanan aset negara sebagai identitas dan jati diri bangsa di bidang
ekonomi, sosial, politik, dan budaya pertahanan dan keamanan negara.
Kearsipan mempunyai fungsi merawat dan memelihara arsip statis secara turun
temurun, sehingga informasi dalam arsip statis dapat dikatakan sebagai aset
nasional dan dapat dijadikan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

4
 7. Memberikan informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang otentik dan terpercaya. Perumusan
peran dan tugas ini adalah domain dari aktivitas akses file statis. Arsiparis
berperan dalam mensosialisasikan kearsipan dan pelayanan informasi arsip
kepada masyarakat.5
C. Jenis-jenis asas kearsipan serta keuntungan dan kerugian jenis-jenis asas kearsipan
Dalam penyelenggaraan arsip dikenal dengan adanya beberapa penyimpanan arsip,
yaitu :
1. Asas sentralisasi
Asas sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja
khusus yang lazim disebut sentral arsip
Keuntungan dalam asas sentralisasi adalah :
a. Ruang dan peralatan dapat dihemat
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri
c. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan
d. Sistem penyimpanan dapat dari berbagai berbagai macam arsip dapat
diseragamkan.

Kerugian dalam asas sentralisasi adalah :

a. Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang keci;

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang
seragam
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu yang lebih lama untuk
memperoleh arsip yang perlukan
2. Asas desentralisasi
Asas desentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dilakukan pada masing-masing
unit kerja.
Keuntungan dalam asas desentralisasi tersebut adalah :
a. Pengelolaan arsip disesuaikan dengan sebuah kebutuhan kerja masing-masing
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit tersendiri.

5
Wiwin irpina, “implementasi tugas dan fungsi arsiparis sebagai pengelola arsip dilembaga arsip nasional
republik indonesia”. Iqra’: jurnal perpustakaan dan informasi, vol. 15 (oktober 2021), hal. 122

5
 c. Penangana arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal dengan
baik.

Kerugian dalam asas desentralisasi adalah :

a. Penyimpanan aesip tersebut tersebar diberbagai lokasi, sehingga dapat

menimbulkan duplikas arsip yang tersimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja,
sehingga pernghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar
dijalankan.
c. Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas
umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan
kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan
pemborosan6
3. Asas kombinasi
Asas pengarsipan kombinasi disebut juga asas gabungan. Dimana pengarsipan
dilakukan dengan menggabungkan keuntungan dua asas sentralisasi dan
desentralisasi. Penggabungan keuntungan dari kedua asas kearsipan tersebut,
diharapkan bisa meminimalisir terjadinya kelemahan dan kekurangan dari
keduanya.
Keuntungan dari asas kombinasi adalah :
a. memiliki proses kerja lancar
b. mudah dalam pengendalian maupun pengelolaan
c. terjadi keseragaman prosedur dan sistem kerja.Dari segi proses kerja pun jauh
lebih efektif dan efisien7

6
Pondra pradana, “sistem kearsipan dinas pendidikan di kabupaten tulungagung”, skrpsi, (surakarta :
universitas sebelas maret, 2011), hal. 11
7
Yusuf abdul aziz, “asas kearsipan : pengertian, tujuan dan jenis-jenis”
https://pengadaan.penerbitdeepublish.com/asaskerasipan/#:~:text=Apa%20Itu%20Asas%20Kearsipan%3F,dis
esuaikan%20dengan%20aturan%20kebijakan%20organisasi (diakses pada 13 novemver 2023)

6
 BAB III

PEUNUTUP

A. kesimpulan
Asas kearsipan dapat diartikan bahwa pedoman yang digunakan untuk
menjalankan kegiatan, khususnya dalam hal pengurusan surat yang telah disesuasaikan
dengan unit kerja atau disesuaikan dengan aturan kebijakan organisasi. Sedangkan
tugas asas kearsipan yakni, Pertama, Memelihara pembuatan arsip kegiatan. Kedua,
Menjaga, ketersediaan dokumen yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah. Ketiga, Pengelolaan file dan penggunaan file yang andal sesuai dengan
peraturan perundang-undangan. Keempat, Menjaga keamanan dan perlindungan
arsip. Kelima, Menjaga keamanann dan pelestarian arsip. Keenam, Menjaga,
keamanan aset negara sebagai identitas dan jati diri bangsa. Ketuju, Memberikan
informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Jenis-jenis asas kearsipan sendiri mempunyai tiga macam, yaitu asas
sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas kombinasi.
B. Saran
Kami memohon maaf apabila masih terdapat kekurangan dan kesalahan dalam
makalah ini. Kritik dan saran dari pembaca kami harapkan guna pembuatan di makalah
selanjutnya

7
 DAFTAR PUSTAKA

Lia windari nasutino, (2020) “manejemen kearsipan di MAN 1 deli serdang” skripsi, medan :
universitas islam negri sumatera utara.

Pondra pradana, (2011) “sistem kearsipan dinas pendidikan di kabupaten tulungagung”, skrpsi,
surakarta : universitas sebelas maret.

Wiwin irpina, (2021) “implementasi tugas dan fungsi arsiparis sebagai pengelola arsip
dilembaga arsip nasional republik indonesia”. Iqra’: jurnal perpustakaan dan
informasi. 2

Yusuf abdul aziz, “asas kearsipan : pengertian, tujuan dan jenis-jenis” (13 november 2023)
https://pengadaan.penerbitdeepublish.com/asaskerasipan/#:~:text=Apa%20Itu%20Asa
s%20Kearsipan%3F,disesuaikan%20dengan%20aturan%20kebijakan%20organisasi