PENYIMPANAN ARSIP SISTEM KRONOLOGIS

MAKALAH

Diajukan untuk memenuhi tugas matakuliah

Manajemen Kearsipan

Dosen Pengampu
Arista Dwi Saputri, M.Pd.I.

Disusun Oleh:
Kelompok 7 MPI 5A
1. Mochamad Miftachul Huda (12207173003)
2. Lailatul Fitria (12207173006)
3. Desy Ro’izatul Azizah (12207173059)

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
(IAIN) TULUNGAGUNG
OKTOBER 2019
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT, Tuhan semesta alam, Shalawat serta salam
semoga dilimpahkan pada Rasulullah SAW. Penulis bersyukur pada Illahi Rabbi
yang telah melimpahkan taufik serta hidayah-Nya kepada penulis sehingga
makalah yang berjudul “Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis” dapat
terselesaikan dengan lancar.
Selain itu kami ucapkan terima kasih kepada kepada pihak-pihak yang telah
membantu kami, yaitu sebagai berikut.
1. Bapak Prof. Dr. H. Maftukhin, M.Ag. Selaku Rektor IAIN Tulungagung.
2. Ibu Dr. Hj. Binti Maunah, M.Pd.I. Selaku Dekan Fakultas Tarbiyah dan
Ilmu Keguruan IAIN Tulungagung.
3. Bapak Dr. H. Masduki, M.Ag. Selaku Ketua Jurusan Manajemen
Pendidikan Islam.
4. Ibu Arista Dwi Saputri M.Pd.I., Selaku Dosen Pembimbing matakuliah
Manajemen Kearsipan.
5. Teman-teman S-1 MPI 5A khususnya dan teman-teman semua yang ikut
membantu terselesainya makalah ini.
Kami menyadari bahwa dalam makalah ini masih terdapat kekurangan-
kekurangan dan kesalahan baik isi maupun penulisan. Untuk itu kepada para
pembaca dan pakar kami mengharapkan kritik dan saran kontruktif demi
kesempurnaan makalah kami.

Tulungagung, Oktober 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR .................................................................................. i
DAFTAR ISI ................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................... 2
C. Tujuan Pembahasan ............................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis ............................. 3
B. Praktek Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis .................................. 8
C. Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis ................................ 10

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 13

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset
yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke
generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu
bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya
tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal
tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem
yang benar.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal
1 ayat 2 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi
organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui
surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah
organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat
merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman
informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan
pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu,
proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi
informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan
korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam
pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus
benar dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan
arsip pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip

1
 sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting
untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul
nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara
tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu
dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga
jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap
disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya
memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan
memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.
Dalam sistem kearsipan, salah satunya yaitu Sistem kronologis
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
tanggal, bulan dan tahun arsip dibuat. sistem penyimpanan ini sangat
cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal
jatuh tempo. Filling sistem kronologi didasarkan pada urutan waktu surat
atau dokumen diterima atau waktu dikirim keluar organisasi. Untuk surat
masuk, penyimpanannya berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal
diterima surat tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan
tanggal yang tertera pada surat.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis?
2. Bagaimana Praktek Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis?
3. Bagaimana Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis?

C. Tujuan Pembahasan
1. Untuk Mengetahui Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis.
2. Untuk Mengetahui Praktek Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis.
3. Untuk Mengetahui Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis
Sistem tanggal/ urutan waktu (chronological filling system) adalah
salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun
yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud
diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada
cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir
ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah
surat atau berkas tersebut.1
Penyimpanan secara kronologis berarti arsip disimpan menurut
urutan tanggal yang tercantum dalam surat. Untuk mempermudah
pencarian kembali, laci filling cabinet diberi nama bulan, didalam tiap laci
ditaruh guide ”tahun”, dan dibelakang tiap guide disimpan folder-folder
menurut urutan tanggal.2
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang
didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar.
Penyimpanan warkat sistem ini biasanya mempergunakan map ordner.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena
susunanya sama-sama kronologis. Karena itu pencarian warkat sering
harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat
diterima melalui buku agenda. Tetapi pencarian informasi ini dapat
memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu
warkat diterima atau dikirim, sehingga informasi terpaksa dicari dengan
membalik halaman buku agenda satu demi satu. Sesudah informasi ini
ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map ordner.
Untuk mempercepat penemuan informasi pada buku agenda, maka
dicari dengan jalan lain yaitu dengan pembuatan agenda bentuk
kartu.Riwayat pencatatan dengan buku, baik buku agenda, buku induk,
buku besar maupun lain-lain nama, memang sudah cukup lama. Pekerjaan
registrasi atau pencatatan apapun dilakukan dengan buku, dan yang paling
1
Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, (Malang: UB Press, 2017), hal. 181
2
Suparjati dkk, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 2000), hal.16

3
 mudah dan kemudian menjadi kebiasaan adalah mencatat secara berurutan
(kronologis). Akibatnya kalau buku ini sudah banyak karena menampung
catatan selama bertahun-tahun, catatan-catatan yang disimpan tersebut
sudah susah dicari. Model pencatatan ini sudah biasa dilakukan dimana-
mana, mulai dari RT, kelurahan, bank, kantor polisi, kantor-kantor
pemerintah dan swasta. Dan pencatatan itu tidak hanya dilakukan untuk
surat atau kertas-kertas informasi, tetapi juga untuk mencatat orang dan
barang-barang.3
Adapun beberapa contoh mengenai sistem penyimpanan
kronologis diantaranya ialah
1. Kuitansi
Contoh paling jelas dari sistem penyimpanan kronologis yang
masih banyak dilakukan di Indonesia adalah penyimpanan kuitansi.
Banyak alasan diberikan sehubungan dengan penyimpanan kuitansi
secara kronologis ini. Pertama adalah karena susunan pembukuan
umumnya kronologis. Kedua adalah dengan susunan waktu yang sama
(kronologis) akan memudahkan pencarian bukti-bukti keuangan yang
tercatat pada pembukuan.
Lepas dari apapun pertimbangan kuitansi disimpan yang paling
penting adalah dapatnya kuitansi ditemukan dengan cepat bila
sewaktu-waktu diperlukan. Dengan penyimpanan kronologis biasanya
kuitansi hanya mudah ditemukan bila melalui petunjuk tanggal dari
catatan pembukuan. Untuk kepentingan pemeriksaan, pengawasan,
pembukuan, ataupun kepetingan lainnya, kuitansi dapat ditemukan
dengan cepat bila diperlukan. Untuk itu keperluan sistem penyimpanan
yang tepat yang dapat dipilih dari salah satu sistem berikut ini, yaitu
sistem-abjad, sistem-numerik, sistem-geografis, atau sistem-subjek.
Sedangkan pemakaian sistem kronologis tidak akan membantu
percepatan penemuan kuitansi, karena untuk dapat mencari kuitansi
petugas harus terlebih dahulu mengetahui tanggal kuitansi diterima,
baru dapat mencari kuitansi di map ordner yang diperlukan. Tanggal
3
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,
2005), hal. 76

4
 kuitansi diterima dapat dilihat dari pembukuan. Mencari tanggal
kuitansi dari pembukuan akan memakan waktu lama terutama bila
kuitansi sudah banyak atau diterimanya sudah banyak. Sistem
penyimpanan kronologis cendrung mengundang pemakaian map
ordner sebagai tempat penyimapanan, dan untuk kuitansi biasanya
dipergunakan map ordner ukuran setengah folio. Disini kuitansi-
kuitansi dari satu nama atau satu perusahaan akan terletak terpisah-
pisah sesuai tanggal untuk masing-masing kuitansi.4

2. Cek (Cheque)
Cek disimpan menurut sistem-nomor, yaitu berdasarkan nomor
rekening nasabah. Cek-cek dari satu nasabah akan berkumpul menjadi
satu sesuai nomor rekening masing-masing dan mudah mengirimkanya
kepada nasabah bila waktunya sudah tiba. Cek-cek disimpan pada
almari khusus dengan laci-laci yang sesuai dengan ukuran cek diberi
kunci yang menjadi tanggung jawab dari petugas file cek.
Di Indonesia cek-cek yang sudah diuangkan dibank tidak
dikembalikan kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan didalam
buku yang disebut kasstukken. Buku ini ukuranya cukup besar, hampir
sebesar ukuran halaman koran. Sistem penyimpanan cek ini adalah
sistem kronologis, yaitu berdasarkan tanggal cek diuangkan. Dengan
demikian cek yang diuangkan pada tanggal yang sama akan
berkelompok berdekatan. Cek-cek ditempel pada halaman kasstukken,
berderet satu per satu. Satu tanggal dapat meliputi beberapa halaman
kasstukken, tergantung kepada banyak cek yang diuangkan pada
tanggal bersangkutan. Cek-cek yang sudah ditempel ini kemudian oleh
4
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan..., hal. 77-78

5
 pejabat yang berwenang diberi tanda, biasanya garis merah dan paraf,
agar cek tersebut tidak disalahgunakan.
Kasstukken ini berkembang jumlahnya dari hari ke hari, dari bulan
ke bulan, dan seterusnya. Dengan demikian makin lama cek-cek ini
makin sukar ditemukan bila diperlukan karena tidak saja jumlahnya
yang makin banyak tetapi kesukaran mengetahui tanggal cek
diuangkan menjadi masalah utama dalam sistem kronologis. Pada
penyimpanan sistem kronologis cek-cek dari satu orang atau satu
perusahaan akan terpencar-pencar letaknya didalam kasstukken-
kasstukken, sehingga menambah kesukaran penemuan kembali.
Seperti disebutkan diatas bahwa untuk dapat mencari cek di
kasstukken, petugas harus mengetahui tanggal cek bersangkutan
diuangkan. Kalau tanggal ini sudah diketahui petugas dengan terlebih
dahulu melihat rekening koran, maka pencarian cek di kasstukken akan
gampang walaupun masih tetap memakan waktu untuk memilih-milih
kasstukken yang memuat cek bersangkutan dan kemudian membilak-
balik halaman-halamanya. Apalagi bila cek yang dicari sudah berumur
lama, penemuanya akan memakan waktu lama dan membutuhkan
kesabaran. Dengan cara ini penemuan kembali akan lebih mudah
dilakukan, karena:
a. Petugas dapat mencari melalui nomor rekening tanpa perlu
mengetahui tanggal cek diuangkan, sebab permintaan cek niscaya
akan meminta melalui nama. Dengan bantuan indeks nama tersebut
diketahui nomor rekeningnya.
b. Letak cek dari satu nama, baik nama orang (individual) maupun
nama badan (korporasi), berada pada satu kelompok dibawah
nomor rekening masing-masing
c. Nomor rekening dapat diketahui melalui alat bantu informasi
seperti rkening koran, buku-buku pembukuan, kartu contoh tanda
tangan, slip-slip, buku besar, indeks dan lain-lain. 5

5
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan..., hal. 78-80

6
3. File Tindak Lanjut (Follow Up File)
Follow-up file adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu
dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan,
bahkan dapat juga pertahun sesuai keperluan. Jadi misalnya kalau yang
disimpan pada follow-up file adalah surat-surat, maka yang
dipergunakan adalah laci almari arsip dengan susunan map-map
menurut tanggal, mingguan atau bulanan. Kalau yang disimpan adalah
formulir (misalnya kuitansi), maka yang dipergunakan adalah kotak
atau map ordner dengan penyekat (guide) tanggal, mingguan atau
bulanan yang diperlukan.6
4. File (Penyimpanan) Arsip Inaktif
Sistem kronologis sering dipergunakan pada penyimpanan arsip
inaktif. Sebagaimana kita ketahui, arsip dinamis adalah terdiri dari
arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang
frekuensi pemakainnya masih tinggi, sedangkan arsip inaktif adalah
arsip yang frekuensi pemakainya sudah mulai rendah. Arsip inaktif
(tadinya adalah arsip aktif) biasanya sudah disimpan pada suatu pusat

6
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan..., hal. 81

7
 arsip yang umunya dikelola olrh suatu sekretariat dan tata usaha.
Arsip-arsip inaktif dapat disimpan dengan mempergunakn sistem
kronologis, karena
a. Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga peenemuan yang cepat
masih dapat ditawar.
b. Jumlah arsip sangat banyak, sehingga pengelolaanya memerlukan
sistem yang mudah.
c. Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem
kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.
Arsip-arsip pada file inaktif biasanya dikelompokkan menurut
jenis, misalnya kuitansi, cek dan sebagainya. Selanjutnya arsip sejenis
dari bulan yang sama dimasukkan ke dalam books-books yang disusun
menurut bulan. Books-books bulan dikumpulkan dalam rak (shelf)
menurut kelompok tahun yang sama. Demikian seterusnya sehingga
almari-almari disusun menurut urutan tahun.7

B. Praktek Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal (chronological
filling system) adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pada tanggal
surat yang diterima(surat masuk) dan juga tanggal surat dikirim (surat
keluar).8
Perlengkapan yang dipersiapkan dalam mengarsip memakai sistem
penyimpanan berdasarkan tanggal adalah:

7
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan..., hal. 81-82
8
Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, (Malang: UB Press, 2017), hal. 190

8
1. Mempersiapkan alat dan bahan
Alat dan bahan yang perlu dipersiapkan adalah:
a) Surat
b) Guide
c) Perforator
d) Ordner
e) Folder
f) Filling cabinet
2. Membuat guide
Guide adalah petunjuk dan pemisah diantara folder-folder untuk
membedakan jenis surat. Bentuk dari guide adalah segi empat dan
berukuran sama dengan folder yang terbuat dari karton.
Contoh:
Surat berasal dari PT MAKMUR JAYA, tertanggal 20 November
2011, maka dibuatlah dua guide yang memuat: guide 1 memuat tahun
surat, dan guide 2 memuat bulan surat.
3. Menyusun guide menjadi satu
Guide yang telah selesai tersebut, kemudian dilubangi menggunakan
perforator dan dapat disusun menjadi satu.
4. Menyusun surat sesuai tanggal
Susun surat-surat masuk yang telah diterima sesuai dengan tanggal
yang tertera pada surat-surat tersebut. Perlu diketahui bahwa urutan
penyimpanan menggunakan sistem tanggal adalah tanggal yang tertua
berada pada bagian paling atas yang kemudian disusul dengan tanggal
termuda yang berada di bagian bawah. Surat yang telah diurutkan
sesuai sistem tanggal, kemudian dilubangi menggunakan perforator.
Hal ini bertujuan untuk memudahkan petugas untuk menyimpan surat
ke dalam ordner atau folder
5. Memasukkan surat dalam ordner
Surat yang telah disusun kemudian dimasukkan ke dalam ordner
sesuai dengan penyusunan guide yang sebelumnya telah dibuat.9

9
Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, (Malang: UB Press, 2017), hal.190-192

9
 Adapun susunan pada filling cabinet dapat dibedakan menjadi dua
cara, yaitu
1. Susunan laci yang dipergunakan untuk beberapa tahun/ periode

2. Susunan laci yang dipergunakan dalam satu tahun saja

C. Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis

Prosedur atau langkah-langkah penyimpanan arsip sistem kronologis
yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menyimpan.
1. Memeriksa
Pemeriksaan dokumen harus dipastikan terlebih dahulu apakah
dokumen sudah siap disimpan, pemeriksaan meliputi kelengkapan
surat dan juga identitas surat.

10
 Contoh: Agus akan menyimpan arsip PT Kencana tertanggal 14
februaru 2019, maka identitas surat adalah 14 februari 2019.
2. Mengindeks
Apabila surat sudah jelas boleh disimpan, maka surat-surat perlu
diindeks. Mengindeks adalah memilih kata-tangkap untuk penunjuk
(guide) pada label. Pada penyimpanan arsip sistem kronologis,
pengindeksan yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub
tanggal, dan sub-sub tanggal.
Contoh: Surat tanggal 14 februari 2019. Sehingga tanggal utama:
2019, sub tanggal: Februari, sub-sub tanggal: 14.
3. Mengkode
Kode diperlukan untuk penyimpanan dan diperlukan juga untuk
penyimpanan kembali surat-surat yang telah selesai dipinjam.
Mengkode pada penyimpanan arsip sistem kronologis yaitu memberi
kode pada surat dengan kode tanggal.
Contoh: Surat pada tanggal 14 Februari 2019, maka kodenya adalah
14/2/2019 atau 14-2-2019.
4. Menyortir
Menyortir yaitu memisahkan surat berdasarkan kode yang telah
ditetapkan.
5. Menyimpan
Menyimpan adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode klasifikasi
surat.10

10
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan..., hal. 64

11
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem tanggal/ urutan waktu (chronological filling system)
adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan,
dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman
termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila
berpedoman pada cap datangnya surat.
Adapun beberapa contoh mengenai sistem penyimpanan
kronologis diantaranya ialah
1. Kuitansi
2. Cek (Cheque)
3. File Tindak Lanjut (Follow Up File)
4. File (Penyimpanan) Arsip Inaktif.
Perlengkapan yang dipersiapkan dalam mengarsip memakai sistem
penyimpanan berdasarkan tanggal adalah:
1. Mempersiapkan alat dan bahan
2. Membuat guide
3. Menyusun guide menjadi satu
4. Menyusun surat sesuai tanggal
5. Memasukkan surat dalam ordner.
Adapun susunan pada filling cabinet dapat dibedakan menjadi dua
cara, yaitu
1. Susunan laci yang dipergunakan untuk beberapa tahun/ periode
2. Susunan laci yang dipergunakan dalam satu tahun saja.
Prosedur atau langkah-langkah penyimpanan arsip sistem
kronologis yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan
menyimpan.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama
Rosalin Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press
Suparjati dkk. 2000. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius

13