Menerapkan prosedur kegiatan

rapat (teleconference)

Anindita Kusumawardani
Pengertian rapat
Menurut Agus M. Hardjana menyatakan bahwa
“rapat adalah pertemuan sejumlah orang di
suatu tempat dalam jangka waktu tertentu,
untuk membahas sesuatu hal secara bersama.
Webster’s New World Dictionary, rapat
diartikan pertemuan orang-orang,suatu sidang
yakni kumpulan orang-orang terutama untuk
membahas atau memutuskan persoalan-
persoalan.
The Liang Gie merumuskan rapat ialah
pertemuan antara para anggota di lingkungan
organisasi sendiri untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.

Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara,

rapat merupakan bentuk komunikasi yang
dihadiri beberapa orang untuk membicarakan
dan memecahkan masalah tertentu.
Rapat (conference atau meeting) merupakan
bentuk komunikasi yang dihadiri oleh
beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu, dimana
melalui rapat berbagai permasalahan dapat
dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan
organisasi dapat dirumuskan.
Jenis-jenis rapat
a. Menurut tujuannya
1. Rapat penjelasan yaitu rapat yang bertujuan untuk
memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang
kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi,
tentang prosedur kerja dan tata cara kerja baru, untuk
mendapatkan keseragaman kerja
2. Rapat pemecahan masalah (problem solving), yaitu
rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang
suatu masalah yang dihadapi.
3. Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari
jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah
pihak.
b. Menurut sifatnya
1. Rapat formal : rapat yang diadakan dengan
sutau perencanaan terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku, dan pesertanya
secara resmi mendapat undangan
2. Rapat informal : rapat yang diadakan tidak
didasarkan suatu perencanaan formal.
Dapat terjadi setiap saat, kapan saja,
dimana saja dengan siapa saja
c. Menurut jangka waktunya
1. Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan
sekali seminggu, yang membahas masalah-
masalah yang bersifat rutin yang dihadapi
oleh masing-masing manajer
2. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan
sekali, setiap terjadi pada bulan
lalu.misalnya membahas rugi bulan yang
lalu
3. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan
sekali setahun. Misalnya rapat Dewan
Komisaris
d. Menurut frekuensinya
1. Rapat rutin: rapat yang sudah ditentukan
waktunya, mingguan, bulanan, tahunan
2. Rapat insidental : rapat yang tidak
berdasarkan jadwal, tergantung masalah
yang dihadapi, yaitu merupakan masalah
yang darurat dan perlu dipecahkan bersama
Manfaat dan tujuan rapat
a. Manfaat rapat
1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebagai alat koordinasi yang baik
5. Sebagai sarana bernegosiasi
6. Sebagai sarana pembentukan peraturan
Tujuan rapat
Tujuan rapat menurut Sedarmayanti
1. Untuk memecahkan permasalahan
2. Untuk menyampaikan satu atau beberapa
informasi
3. Membuat karyawan ikut berpartisipasi
dalam urusan/masalah perusahaan
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara
karyawan dengan perusahaan
Pengertian Teleconference
Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih yang dilakukan
melewati telepon atau koneksi jaringan.
Teleconference merupakan komunikasi langsung
di antara beberapa orang yang biasanya dalam
jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan
dihubungkan oleh sutau sistem telekomunikasi.
Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara
(audio conference) atau menggunakan audio-
video (video conference) yang memungkinkan
peserta konferensi saling melihat dan mendengar
apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan
biasa.
Jenis-jenis conference

1. Audio Conference
2. Web Conference
3. Video Conference
 1. Audio Conference
Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya melalui
suara dengan medium panggilan telepon yang
menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu
bersamaan. Audio Conference mempunyai kelebihan
dibandingkan web conference dan video conference karena
biaya yang relatif lebih murah. Biaya yang perlu dianggarkan
untuk mengadakan audio conference hanya mencakup biaya
pembelian unit telepon dan biaya percakapan jarak jauh yang
dilakukan melalui telepon. Namun, kelemahan audio
conference adalah hilangnya koneksi personal dalam bisnis
ketika hanya suara kolega yang bisa terdengar. Lelucon dan
ucapan dapat ditangkap bermakna beda saat pembicaraan
dilakukan tanpa bisa melihat wajah dan ekspresi pembicara.
Kelemahan lain yakni kualitas panggilan menjadi menurun
saat pihak dari lokasi lain ditambahkan ke dalam percakapan
telepon tersebut.
 2. Web Conference
Conference call kini bisa digunakan tergabung
dengan web conference sebagai pelengkap,
dimana presentasi atau dokumen dapat dibagi
dan disebarluaskan melalui internet.
Penggabungan ini memungkinkan penelepon
yang terhubung dalam satu panggilan secara
bersamaan dapat melihat isi dari dokumen
tersebut, yakni laporan perusahaan, bagan
penjualan, dan data perusahaan yang
dipresentasikan oleh salah satu partisipan web
conference.
 3. Video Conference
Saat menggunakan teknologi video conference,
peserta dapat saling melihat visual masing-
masing melalui layar televisi dan mendengar satu
sama lain melalui sistem pengeras suara. Ekspresi
wajah juga terlihat dengan jelas sehingga lelucon
dan komentar dapat dimengerti dengan makna
yang sesungguhnya. Namun, secara finansial
biaya untuk menyelenggarakan video conference
memang tergolong lebih mahal karena peralatan
yang digunakan. Jika peralatan tidak berkualitas
tinggi, maka kelancaran video streaming menjadi
tersendat-sendat bahkan tertunda.
Alat-alat yang digunakan untuk
melakukan teleconference
1. Koneksi internet
Raingkaian sistem komputer yang terhubung secara
global dan menggunakan IP sebagai protokol pertukaran
paket. Alat yang digunakan untuk koneksi internet :
a. Kabel LAN (Local Area Network), yaitu kabel yang
menghubungkan antara komputer dan server internet.
b. Modem (modulator demodulator): alat komunikasi dua
arah
c. WiFi (Wireless Fidelity)/hotspot : sekumpulan peralatan
standar yang digunakan untuk jaringan lokal nirkabel
(Wireless Local Area Networks-WLAN)
2. Peralatan Audio
a. PC (Personal Computer)
b. Notebook/laptop
c. Speaker internal/eksternal
d. mic
e. Headset

3. Peralatan Video
f. Webcam eksternal untuk PC
g. Hendycam / camcorder
h. USB DVD maker
Aplikasi Teleconference
Salah satu media yang dapat memberikan
layanan teleconference dan banyak digunakan
oleh masyarakat umum baik untuk urusan
pribadi maupun bisnis adalah Skype.

*skype adalah sebuah program komunikasi

dengan teknologi P2P (peer to peer). Pengguna
Skype dapat berbicara dengan pengguna Skype
lainnya dengan gratis.
Keunggulan program skype
1. Komunikasi global dan lokal yang lebih
ekonomis melalui suara atau konferensi
video
2. Penggunaannya yang mudah
3. Kualitas suara yang lebih baik dibandingkan
VoIP pendahulunya.
Langkah-langkah menjalankan Skype
1. Pastikan bahwa komputer PC/laptop maupun notebook
sudah terkoneksi dengan internet
2. Kemudian buka program Skype yang telah terinstal
3. Klik 2x dengan mouse atau klik kanan pada logo huruf S
dan pilih/klik open
4. Selanjutnya masukkan ID Skpe dan Password yang sudah
dibuat sebelumnya pada kolom Skype Name dan Password.
apabila belum memiliki ID atau account di Skype,program
Skype memberikan fasilitas kemudahan untuk memiliki ID
tersebut dengan cara klik “Create a new account” yang ada di
tampilan awal Skype.
5. Selanjutnya akan muncul form isian yang harus diisi dengan
lengkap data-data pengguna
6. Selanjutnya mengisi data-data pribadi
pengguna, antara lain :
1. First name : diisi nama awal pengguna
2. Last name : diisi nama kedua pengguna
3. Your email address : diisi alamat email
pengguna yang aktif
4. Repeat email : isikan sekali lagi alamat
email pengguna.
7. Kalau sudah punya ID dan password
langsung isikan pada kolom Skype Name dan
masukkan Password, lalu klik Sign me in
 langkah-langkah menggunakan
teleconference
1. Pilih software Microsoft Visual C# 2005
2. User harus memilih jenis IP yang akan
digunakan (IPv4 atau IPv6) dengan memilih
radio button
3. Untuk memilih IP address, user dapat
mengklik combo box dan memilih IP yang
terdapat pada komputer.
4. Setelah itu, user menekan tombol centang yang ada
di kanan bawah.
5. Jika user diperbolehkan untuk bergabung ke dalam
konferensi, akan muncul form set destination IP and
port. Setelah user mengisi alamat IP dan nomor port,
user akan tergabung ke dalam konferensi