MAKALAH SISTEM KRONOLOGIS

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Filling Management

Dosen Pembimbing : Ria Estiana, S.Pt,MM

Disusun Oleh:
KELOMPOK 8
1. Jihad Rifandy Abrar
(2207810070050)
2. Laraswati
(2207810070053)
3. Mifta Khusnul Khotimah
(2207810070074)

PROGRAM STUDI OFFICE ADMINISTRATION AUTOMATIZATION

LP3I College Karawang
TAHUN AJARAN 2022/2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat

dan hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang
berjudul “Sistem Kronologis Arsip” dengan tepat waktu. Makalah ini
disusun untuk memenuhi tugas Mrs Ria Estiana, S.Pt,MM, kami berharap
makalah ini dapat menambha wawasan bagi pembaca.
Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
selaku dosen mata kuliah Filling Management yang telah memberikan
tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan terkait
dengan bidang studi yang kami tekuni.
Kami menyadari, makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami terima demi
kesempurnaan makalah ini.

Karawang, 10 Januari 2023

Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................2
DAFTAR ISI......................................................................................................................i
BAB I................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.............................................................................................................1
1.1 Latar Belakang...............................................................................................1
1.2 Tujuan..............................................................................................................1
1.3 Manfaat.............................................................................................................2
BAB II...............................................................................................................................3
PEMBAHASAN...............................................................................................................3
2.1 Definisi Penyimpanan Sistem Kronologis...............................................3
2.2 Prosedur Penanganan Sistem Kronologis..............................................4
2.3 Pencatatan Ke Buku Agenda...................................................................5
2.4 Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali..................................6
KESIMPULAN.................................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................10

i
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan
administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu
hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor
adalah surat, formular dan laporan. Pengelolaan surat, formular dan
laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya
akan berhubungan dengan kearsipan.
Didalam perusahaan ataupun kantor memiliki sistem pengarsipan
yang berbeda-beda, dikarenakan arsip merupakan hal yang memiliki
peran penting sebagai sumber informasi yang memiliki fungsi untuk
menunjang kegiatan administrasi. Oleh karena itu setiap kantor
memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi sebagai kegiatan dalam
mengklasikasi surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara
secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan
surat yang sudah tidak dipergunakan lagi.
Salah satu metode yang dapat digunakan dalam pengarsipan
yaitu dengan sistem kronologis (sistem tunggal). Menyimpan sistem
kronologis merupakan sistem yang sederhana dan praktis
dipergunakan warkat yang volumenya tidak terlalu besar dan
permasalahannya tidak pelik. System didalam menyimpan arsip
dengan system kronolgis berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun arsip
itu dibuat.

1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui definisi sistem kronologis.
2. Untuk mengetahui prosedur penanganan.
3. Untuk mengetahui pencatatan ke buku agenda.

1
 4. Untuk mengetahui penyimpanan dan penemuan Kembali.
5. Untuk mengetahui Demonstrasi sistem kronologis.

1.3 Manfaat
1. Dapat megetahui definisi sistem kronologis.
2. Dapat megetahui prosedur penanganan.
3. Dapat megetahui pencatatn ke buku agenda.
4. Dapat megetahui penyimpanan dan penemuan kembali.
5. Dapat megetahui demonstrasi dan kronologis.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Penyimpanan Sistem Kronologis

Sistem penyimpanan kronologis merupakan sistem penyimpanan
dan penemuan kembali warkat yang didasarkan pada urutan waktu
surat diterima atau surat dikirim yang meliputi tahun, bulan, dan
tanggal. Sistem kronologi sering di pergunakan pada penyimpanan
arsip inaktif. Sebagaimana yang kita ketahui, Arsip Dinamis adalah
arsip-arsip yang masih di pergunakan di perkantoran. Arsip Dinamis
terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip-arsip
yang frekuensi pemakaiannya masih tinggi, sedangkan arsip inaktif
adalah arsip-arsip yang frekuensi pemakaiannya mulai rendah. Arsip
aktif biasanya masih disimpan pada unit-unit kerja pengolah dan arsip
inaktif (tadinya arsip aktif) biasanya sudah di simpan pada suatu
sekretariat atau tata usaha.

Sistem kronologis menurut ahli adalah sebagai berikut:

Menurut Anhar, system Kronologis adalah suatu system kearsipan
dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau
tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat
atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. Filling
sistem tanggal juga sering disebut sebagai sistem waktu.

Arsip-arsip inaktif dapat disimpan dengan mempergunakan

sistem kronologis, karena:
a. Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga penemuan yang
cepat masih dapat ditawar
b. Jumlah arsip sangat banyak, sehingga pengolahannya
memerlukan sistem yang mudah
c. Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem
kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.

3
2.2 Prosedur Penanganan Sistem Kronologis
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam menyusun arsip
menggunakan sistem kronologi atau sistem tanggal.
1. Memeriksa surat/ berkas
Memeriksa identitas surat dan kelengkapan surat. Contohnya:
Agus akan menyimpan arsip PT Kencana tanggal 14 februari 2012
maka identitas surat tersebut adalah 12 februari 2012.
2. Mengindeks
Indeks berisi nama orang atau nama orang koresponden yang
bersangkutan, kode kronoogi yang dapat dari tanggal/surat yang
disimpan adalah perihal dan nomor/tanggal surat dari tanggal
surat tersebut.
3. Memberi tanda/ mengode
Memberi kode pada tanggal contohnya : 14 februari 2012 maka
kodenya adalah 14-02-2012 Kode di isi di pojok kanan atas sesuai
dengan guide yang bersangkutan.
4. Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan dokumen untuk persiapan ke
tahap penyimpanan. Penyortiran surat dilakukan ketika surat yang
ada sangat banyak.
5. Penyimpanan
Menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klarifikasi surat.
Sistem kronologis, yang menggunakan kalender sebagai patokan
pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat
menunjukan:
 Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau
arsip
 Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen
atau arsip
 Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar
dari organisasi

4
  Saat yang menunjukkan hari, bulan,dan tahun
berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau
dokumen atau arsip.
Kelebihan Sistem Kronologis yaitu:
1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan
dengan tanggal jatuh tempo.
2. Sangat mudah diterapkan.
3. Sederhana Kekurangan Sistem Kronologis.
Kekurangan Sistem Kronologis :
1. Tidak cocok untuk organisasi besar
2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila
peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal
penyimpanan
4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok
menetapkansystem ini
5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka
pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus
ditambahkan dengan kode abjad.

2.3 Pencatatan Ke Buku Agenda

A. Sistem Agenda
Sistem agenda adalah sistem pengurusan surat yang
menggunakan buku agenda sebagai sarana pencatatan surat
masuk dan surat keluar secara kronologis sesuai dengan
kedatangan surat masuk dan dikirimnya surat keluar. Buku
agenda digunakan sebagai alat untuk penemuan kembali surat.
Ciri – Ciri Sistem Agenda:

1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara

terpisah.

2. Penyimpanan surat masuk dan keluar yang saling terkait

(jawab menjawab) tidak dalam satu berkas.

5
 3. Surat masuk disimpan secara terpisah dengan copy (tindasan)
surat keluarnya.

4. Hal terpenting untuk dimasukkan ke dalam buku agenda

adalah nomor urut (bukan berdasarkan pokok masalah atau
klasifikasi arsip).

5. Nomor urut dalam 1 tahun dimulai dg nomor 1, tahun

berikutnya dimulai lagi dengan nomor 1 kembali, dst.

6. Bila buku agenda, baik untuk surat masuk maupun keluar,

sudah terisi penuh maka diganti dengan buku yang baru.

7. Penulisan nomor berlanjut dari buku yg lama kepada buku

yang baru dalam 1 tahun.

2.4 Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali

A. Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di
kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus
arsip.
2. Memeriksa tanda-tanda Pelepas
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda
pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata
seperti ; simpan, arsian, file, deeponer/disingkat dep =
simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh
pimpian sebagai bukti tanda pelepas.
3. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks
berdasarkan peraturan yang berlaku.
4. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam
laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat
akan di simpan.

6
 5. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat
berdasarkan kode yang telah di tetapkan.
6. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing
berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya
sesuai ketentuan yang berlaku.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip
menurut peraturan yang berlaku.

Dalam menetapkan judul surat harus di sesuaikan dengan filling

system yang di pakai, misalnya:
 Jika memakai filing system abjad maka caption/kata
tangkap/judul surat dapat di ambil dari:
1. Jika surat masuk maka kata tangkapnya adalah nama
pengirim.
2. Jika surat keluar maka kata tangkapnya adalah nama yang
dituju.
3. Jika memakai filing system masalah dan nomor maka kata
tangkap suratnya adalah inti/isi/perihal surat tersebut.
4. Jika memakai filing syste wilayah maka kata tangkapnya
adalah asal/wilayah surat tersebut.
5. Jika memakai filing system tanggal aka yang dijadikan
capption surat adalah tanggal, bulan dan tahun yang
tercantum dalam surat.

B. Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan.
2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di
indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya
dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar

7
 arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di
buatkan out foldernya.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

8
 KESIMPULAN

1. Pengertian surat dengan sistem kronologis yaitu suatu sistem kearsipan

dengan cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini
menggunakan alat bantu lain seperti kartu indeks unutk menemukan
arsip yang dicari.
2. Dalam sistem tanggal (sistem kronologis) pengelompokkan tetap
dilaksanakan atas sistem subjek, subjek, dan satuan subjek. Yang
dijadikan pengelompokkan itu adalah tanggal, bulan, dan tahun yang
dicantumkan pada barisan tanggal surat yang ditetapkan sebagai
subjek. Tahun ditetapkan sebagai judul laci. Bulan ditetapkan sebagai
judul guide. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
3. Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan,
dan tahun yang ada pada surat(tanggal surat ) sebagai kode
penyimpanan.
4. Prosedur penyimpanan arsip adalah :
1) Penampungan
2) Penelitian
3) Pengindeksan
4) Pengodean
5) Penyortiran
6) Penyimpanan

9
 DAFTAR PUSTAKA

R U S. 2020. “Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip”,

https://primadoc.id/macam-macam-sistem-penyimpanan-arsip/
Yusuf Abdhul. 2022. “Sistem Penyimpanan Arsip: Definisi, Jenis,
dan Tujuan”,
https://pengadaan.penerbitdeepublish.com/pengadaan/sistem-
manajemen-arsip/
Kanaka. 2022. “Klasifikasi dan Sistem Indeks Dalam Pengelolaan
Arsip” https://www.pelatihan-sdm.net/klasifikasi-dan-sistem-indeks-dalam-
pengelolaan-arsip/
Agus JP. 2016. “Fasilitas dan Alat Kearsipan",
http://www.agusjp.com/2013/09/fasilitas-dan-alat-kearsipan.html
Rina Rinnbi. 2012. “Prosedur Penyimpanan dan Penemuan
Kembali”, Arsiphttp://rinarinnbi.blogspot.com/2012/09/prosedur-
penyimpanan-dan-penemuan.html

10