BAB III

URAIAN KHUSUS

3.1 Landasan Teori

Secara rinci pengetahuan yang di terima di bangku sekolah tidak jauh berbeda dengan
pekerjaan kantor. Di sekolah yang harus di pahami Peserta Praktek adalah Teori dalam bidang
keahlian Bisnis dan Manajemen hanya pada Jurusan Administrasi Perkantoran saja, sedangkan
dalam pelaksanaannya kita memegang kegiatan lain walaupun tidak terlalu jauh dari jurusan, karena
dalam kegiatannya masih bergandengan dengan administrasi, yaitu masalah bantuan.
Dan dari hal itu, Peserta khususnya kami harus dapat memahami bahkan mendalami bidang
yang lainnya, dan akhirnya kami juga mampu memahami dan menambah sedikit keahlian selain
yang diterapkan pada bangku sekolah.
Dalam hal ini, penyusun berusaha menguraikan yang kami peroleh dari pelajaran dibangku
sekolah dan pelaksanaannya di dunia kerja selama lebih dari 2 bulan di KUA Kecamatan
Nanggung.

A. Kompetensi Peserta PRAKERIN

Kompetensi Pesrta PRAKERIN dalam Praktek juga masih terdapat dalam jurusan khususnya
Administrasi Perkantoran, seperti halnya pencatatan dalam jurnal dan posting, dan dalam dunia
kantor dikaitkan dengan pencatatan biodata calon suami isteri berikut persyaratan dan data-data
nya.
Untuk menghindari kesalahan kami terlebih dahulu bertanya kepada staf dan karyawan yang
sudah berpengalaman, dan untuk mengantisipasi kesalahan pihak instansi selain mencatat dalam
buku besar yang di pegang oleh Sekertaris , juga dibuat oleh setiap masing-masing bidang,sesuai
dengan urutan tanggal.

B. Jenis Pekerjaan
Dalam pelaksanaan Praktek penyusun ditempatkan diberbagai bidang,sehingga pekerjaan
yang diberikan kepada penulis beragam yaitu:
Sekertaris
Pengelola adminidtrasi Nikah dan Rujuk
Petugas Kebersihan
Membundel dan mengarsipkan berkas-berkas nikah

3.2 Persiapan Kerja

Sebelum melaksanakan Praktik Keja Industri (PRAKERIN) di Kantor Urusan Agama (KUA)
penyusun terlebih dahulu mempersiapkan langkah-langkah yang akan dilaksanakan. Adapun uraian
persiapan kerja tersebut sebagai berikut :
1. Persiapan mental dalam upaya melaksanakan Orientasi, Observasi dan Adaptasi di lingkungan
Kerja KUA.
2. Persiapan fisik selama Praktik Kerja Industri penyusun sensntiasa menjaga kesehatan dengan
sebaik-baiknya
3. Mengetahui Tata tertib dan ketentuan-ketentuan yang berlaku di lingkungan kerja KUA dan
mempersiapkan diri untuk mematuhi peraturan tersebut. Dengan adanya persiapan di atas maka
diharapkan dalam pelaksanaan kerja penyusun tidak terlalu banyak mengalami kesulitan.

3.3 Pelaksanaan
Kami yang mengikuti praktik kerja industri (PRAKERIN) harus melaksanakan segala kegiatan
kantor yang dalam pelaksanaannya dibutuhkan ketelitian, keterampilan dan kerajinan dari kami
sendiri tanpa harus ada instruksi, agar pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKEIN) dapat
terselesaikan dengan lancer dan baik. Selain melaksanakan tugas kegiatan kesekertarisan kami
harus melaksanakan tata tertib yang ada di instansi tempat pelaksanaan Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN).
Pelaksanaan kesekertarisan dilaksanakan seluruh peserta Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)
harus betul-betul dipertanggung jawabkan, karna seorang sekertaris selain harus bisa
mempertanggung jawabkan yang telah di laksanakan, juga harus cekatan dalam memperbaiki jika
ada suatu kesalahan. Agar segala sesuatu yang telah kami laksanakan dapat di terima oleh seluruh
karyawan instansi.
Dalam pelaksanaan Kegiatan Praktik Kerja Industri yang telah kami laksanakan selama jangka
waktu 2 bulan di KUA Kecamatan Nanggung adalah sebagai berikut :
1. Merapihkan dan menyortir berkas-berkas
2. Mencatat atau mengisi dokumen model NB dan NC dengan Biodata pasangan suami isteri
yang akan menikah.
3. Menerima dan melayani tamu sebagai resepsionis
4. Menggarisi dokumen model NB dan akta nikah lalu merapihkan dan menyimpannya ke
dalam map arsip
5. Menempelkan foto pasangan suami isteri di buku nikah dan menyetempel buku nikah.
6. Memindahkan data-data orang nikah ke buku ekspedisi 2014
7. Membuat surat numpang nikah, lalu di print amplop yang di berikan nomor sesuai dengan
surat keluarnya , dan di berikan kepada pimpinan untuk di tanda tangan lalu di stempel, dan di
berikan kepada KUA yang di tuju, lalu memasukan nomor dan perihal surat ke dalam buku
agenda suratkeluar.
8. Melegalisir buku nikah
9. Membuat absensi pegawai KUA Kecamatan Nanggung lalu di print.
10. Menarsipkan dokumen dokumen yang sudah di sortir dan layak untuk diarsipkan.
11. Menemukan kembali arsip akta nikah

Selain melaksanakan kegiatan kantor, kami juga senantiasa melaksanakan kedisiplinan

kantor yang di tetapkan di KUA tempat kami melaksanakan PRAKERIN, karna dalam suatu
organisasi displin merupakan hal yang sangat penting bagi tercapainya tujuan kantor tersebut.

3.4 Pembahasan
Dalam menangani surat, instansi pemerintah maupun swasta selalu mempunyai sistem cara
menangani surat, baik itu cara penyimpanan maupun sampai cara penemuan kembali atau
arsip.Seperti halnya dengan instansi Kantor Urusan Agama KUA Kec. Nanggung.
 Untuk memperoses dokumen dokumen kantor dengan baik diperlukan beberapa
pengetahuan atas jenis jenis surat/ dokumen atau naskah dan bagian- bagian surat/naskah.
Sehingga siswa akan lebih terampil dalam mengidentifikasi bagian surat/naskah sampai cara
penyimpanannya dan menemukan kembali.

Pada umunya pengurusan surat, terutama surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi
pemerintahan maupun swasta belum dikelola dan ditata dengan baik. Sehingga saat surat atau
dokumen diperlukan kembali sulit didapat.
Sehingga kondisi seperti itu dapat menghambat proses pekerjaan. Oleh karena itu perlu mencari
jalan keluar dengan menggunakan berbagai sistem kearsipan surat.

A. Pengertian Arsip

Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercatat, tergambar, terekam, yang disimpan menurut
suatu aturan sehingga apabila di butuhkan / diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya
peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau
gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung
menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai
kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

B. Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem
tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak
bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

C. Fungsi Kearsipan

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu

sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya
pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti
dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap
organisasi, yaitu:

1. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6. Sebagai alat pengingat
7. Sebagai alat penyimpanan warkat
8. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan
organisasi.

D. Sistem pengelolaan Kearsipan

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuaiDalam perkembangan dan kemajuan

manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai
tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat
dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan
masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

* Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu
ruangan bukan dalam kantor terpisah.
* Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada
satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Adapun sistem pengelolaan arsip yang di gunakan di KUA Kec. Nanggung adalah sistem
sentralisasi dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor
terpisah.

E. Peralatan Kearsipan

Peralatan Kearsipan Yang ada di KUA Kec. Nanggung adalah sebagai berikut:
1. Filling Cabinet (lemari yang bersusun terdiri dari 5 laci )
Yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci antara lain 1-6 laci kurang lebih
dapat menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus
(vertical) berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas
yang masih bersifat arsip.

2. Lemari Arsip
Yaitu lemari penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip yang ada di KUA
Nanggung adalah lemari arsip yang terbuat dari kayu, dan daun penutup pintunya terbuat dari kaca.
3. Rak arsip
Yaitu lemari tanpa pintu, dengan penyimpanan arsip secara menyamping (lateral).
Arsip-arsip yang akan disimpan dirak terlebih dahulu di masukan ke dalam ordner, yang
berguna untuk menempatkan judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip tersebut
terbuat dari kayu.
4. Map arsip
Yaitu lipatan yang terbuat dari karton yang di gunakan untuk menyimpan arsip/surat.
Arsip yang disimpan dalam map arsip tidak terlalu banyak, hanya berkisar 1-50 lembar.

Map Arsip yang ada di KUA Nanggung :

a. Stopmap Folio
Yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuh. Stopmap
folio ini digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, dan ada yang
digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah tidak aktif (inaktif )
b. Map Snelhecter
Yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map arsip yang di tempatkan
didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan perporator

5. Ordner
Yaitu map besar dengan ukuran sekitar 5cm yang didalamnya terdapat besi penjepit
arsip, yang akan disimpan dalam ordner terlebih dahulu harus dilubangi dengan perporator

6. Staples
Yaitu alat yang di gunakan untuk meenyatukan kertas secara manual, staples
memiliki beragam ukuran.

7. Perporator
Yaitu alat yang berfungsi untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam Map
Snelhecter/ ordner, perpoeator juga memiliki beragam jenis.

F. Sistem Penyimpanan Arsip / Filling

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan
setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.
Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat
penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat
diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan,
penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan
mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
 Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok
atau perihal surat
Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal
dijadikan kode surat.
Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Adapun sistem penyimpanan arsip yang di gunakan di KUA Kec. Nanggung adalah sebagai
berikut :

1. Sistem Penyimpanan Abjad

2. Sistem Penyimpanan Tanggal
3. Sistem Penyimpanan Nomor

Filling system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak
istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan,
manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam
susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk
pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

G. Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan
( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk
menyimpanan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan
surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan
menggunakan rak/ kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief
ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet
atau alat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
 H. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan
jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula
dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu
kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan
dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti
memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa
arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk
fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu,
penemuan kembali ini sangat berhubungan dengankeakuratan sistem pemberkasan atau
penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.

Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus
penempatankembali (filing cyclus) merupakanprosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Dalam penemuan arsip kembali atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian, yaitu
1. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional
Artinya bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa
menggunakan tenaga mesin
2. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional
Artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi
dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ) . fisik arsip diambil dengan cara manual, jika
hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih. Cara penyimpanannya
misalnya melalui optical disk, flash disk dan memory card.

Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus
menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menanyakan jenis arsip yang disimpan

2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks

3. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip

4. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode

dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip

Lalu adapun tahapan-tahapan petugas arsip untuk Penemuan kembali arsip yang diminta yaitu :

1. Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat
2. disimpan.

3. Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar masalah yang diminta, kode
4. diperlukan untuk menentukan lokasi berkas (label boks).

5. Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapatdidalam boks)

3.5 Kendala-kendala

Selama kami melaksanakan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di KUA Kecamatan

Nanggung kami tidak terlalu banyak mendapatkan kendala-kendala, dikarenakan semua staf
pegawai di KUA Nanggung selalu membimbing dan mengarahkan kami ketika kami diberi tugas
atau pekerjaan, sehingga setiap kesulitan apapun dapat teratasi.
Selain itu juga kami merasa nyaman karena semua staf pegawai di KUA Nanggung sangat
dekat dengan kami seperti satu keluarga, maka dari itu kami yang melaksanakan Praktik Kerja
Industri (PRAKERIN) tidak malu untuk bertanya dan berbicara.

3.6 Hasil-hasil yang di peroleh

Dalam melaksanakan PRAKERIN selama jangka waktu kurang lebih 2 bulan banyak hal yang
kami peroleh baik dalam suka maupun duka, dan kami dapat pelajaran semua yang telah kami
laksanakan sehingga pelaksanaan PRAKERIN tidak sia-sia, bahkan sebaliknya kami mendapatkan
ilmu pengetahuan tentang tata cara kegiatan kantor yang baik. Selain mendapat ilmu pengetahuan
dari kegiatan PRAKERIN kami dapat mengenal lebih dekat dengan karyawan di lingkungan KUA
Kecamatn Nanggung yang telah memberikan pengetahuannya
kepada kami yang dapat dijadikan pengalaman jika sudah memasuki dunia kerja nanti.

Melalui kegiatan PRAKERIN kami dapat memperaktekan apa yang telah dipelajari di sekolah.
Kegiatan PRAKERIN merupakan sarana untuk menyalurkan dan mengukur tingkat kemampuan
kita sebagai seorang sekretaris. Dengan kegiatan PRAKERIN kami bisa menambah wawasan
tentang apa saja yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris selain melayani pimpinan kami dapat
mengetahui bahwa seorang sekretaris juga harus simple dalam bergaul dan harus ramah tamah
terhadap tamu baik itu baik itu tamu pimpinan maupun karyawan lain .kami juga dapat mengetahui
tata cara menelepon efesien yang sangat berpengaruh terhadap nilai seorang sekretaris.

Kegiatan PRAKERIN sangat menunjang sekali terhadap pendidikan di sekolah kejuruan, sebab
dengan melaksanakan kegiatan PRAKERIN kami dapat lebih mematangkan ilmu pengetahuan
sehingga kami dapat mengetahui hal-hal yang bersangkutan dengan ilmu-ilmu kesekretarisan yang
dapat kami ambil sebagai pengalaman untuk persiapan kami menuju dunia usaha atau dunia kerja
yang baik lagi dan untuk menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang bekualitas.