Modul Melaksanakan Administrasi Perkantoran Di Tempat Kerja

Deskripsi Umum
PENDAHULUAN
I
Deskripsi Umum
Prasyarat
Petunjuk Penggunaan Modul
Tujuan Akhir Pemelajaran
A
2

Prasyarat
Petunjuk Penggunaan Modul

Dalam kompetensi Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat
Kerja peserta didik akan mempelajari tentang prosedur administrasi perkantoran di
tempat kerja, seperti tata persuratan/kearsipan, administrasi kepegawaian, administrasi
keuangan dan administrasi sarana dan prasarana.
Kompetensi ini sangat perlu untuk dipelajari oleh peserta didik pada program
keahlian Administrasi Perkantoran, bahkan kompetensi ini merupakan urat nadi dalam
kegiatan administrasi kantor. Alasannya adalah karena tanpa adanya kegiatan
administrasi perkantoran di tempat kerja, maka suatu kantor akan lumpuh.
Setelah mempelajari kompetensi Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di
Tempat Kerja diharapkan peserta didik menguasai dengan baik tentang Administrasi
Perkantoran di Tempat Kerja dan mampu menerapkannya atau mempraktikannya
dengan baik pula dalam kegiatan di kantor yang sesungguhnya.

Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus sudah menguasai
kompetensi Melakukan Prosedur Administrasi, karena jika belum menguasai
modul/buku sebelunya, peserta didik akan kesulitan mempelajari administrasi
perkantoran di tempat kerja.

1. Peserta didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik.
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang telah Anda cermati
untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang rujukan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan
pada guru/instruktur sampai paham.
c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan
dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
B
C
3

Tujuan Akhir Pembelajaran
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan
teliti serta bertanggungjawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari,
maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.
2. Guru/instruktur
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pemelajaran,
cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.
c. Monitor dan catatat kemajuan peserta didik dan berikan feed back atas
pencapaian belajar peserta.
d. Selama KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
3. Perlengkapan yang harus disediakan
Alat:
a. Kompuer
b. Internet
c. Printer
d. Kertas dan amplop
e. Stempel
Bahan:
a. Buku-buku yang berkaitan dengan administrasi perkantoran di tempat kerja
b. Buku-buku kearsipan
c. Buku-buku tentang keungan

Kompetensi dasar 1: melaksanakan tata persuratan dan kearsipan
1. Dapat menangani surat masuk dan surat keluar dengan benar.
2. Dapat memahami kearsipan.
D
4

Kompetensi dasar 2: melaksanakan administrasi kepegawaian/ketenagaan
1. Dapat menyebutkan pengertian pegawai.
2. Dapat menjelaskan macam-macam pegawai.
3. Dapat menjelaskan tugas dan tanggung jawab pegawai.
4. Dapat menjelaskan tahapan-tahapan pengadaan pegawai.
5. Dapat mnyebutkan syarat-syarat personil kantor.
6. Dapat menjelaskan mutasi, promosi, demosi, dan pemberhentian personil kantor.

Kompetensi dasar 3: melaksanakan administrasi keuangan
1. Dapat melakukan administrasi keuangan di tempat kerja

Kompetensi dasar 4: melaksanakan administrasi sarana dan prasarana
1. Dapat mengidentifikasi jenis-jenis sarana dan prasarana admoinistrasi
perkantoran.
2. Dapat menjelaskan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran.
3. Mempraktikan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran dengan
baik dan benar.

5

PEMBELAJARAN
II
Melaksanakan Tata Persuratan dan Kearsipan
Melaksanakan administrasi kepegawaian/
ketenagaan
Melaksanakan Administrasi Keuangan
Melaksanakan Administrasi Sarana dan
Prasarana
6

Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Pola Kegiatan Administrasi

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima
oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.
Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk
dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:
1. Pola Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu
ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani
administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat
masuk dan surat keluar.
2. Pola Disentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit
yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang
sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi pada unit masing-masing.

KEGIATAN
BELAJAR
1

MELAKSANAKAN TATA
PERSURATAN DAN KEARSIPAN
A
B
7

Perlengkapan dalam Penanganan Surat

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, yaitu:
1. Baki surat (tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat
berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki surat
keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan di meja
sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem
buku agenda. Buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau
keluar.
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu
kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun
keluar.
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok
berkas yang ditangani.

5. Alat tulis
Contoh alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler,
dan penjepit kertas.

C
8

6. Kertas dan amplop
Kertas surat (dengan kop surat atau polos) dan amplop dengan berbagai ukuran.

7. Alat pembuka surat
Dapat berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan
mesin pembuka surat.

8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

9. Formulir tanda terima/Buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi
digunakan pada pola sentralisasi.

10. Lembar disposisi
Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses
tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada
pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.
9

Sistem Pengurusan Surat

Pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar) dapat dilakukan dengan dua cara,
yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
A. Pengurusan Surat Masuk
1. Sistem Buku Agenda (sistem tradisional)
Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
1) Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan resepsionis
(receptionist). Kegiatannya mulai dari menerima sampai menyimpan arsip.
Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka
apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas maupun
seorang kurir, merekalah yang seringkali menerima surat. Tugas penerima
surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan
alamat dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
2) Penyortiran surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada
alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus
diproses lebih lanjut.
3) Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia,
petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh
pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan
dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah
D
10

dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda
bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut
kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat
instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari
surat tersebut.
4) Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat
dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya
pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat
tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari
pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat
yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan
tersebut.
5) Penyampaian surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar oposisi, maka
surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang
ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang
yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak
sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.
Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :
Buku ekspedisi intern
Buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

11

Buku ekspedisi ekstern
Buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
6) Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan
kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah,
sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Sistem kartu kendali
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:
Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
Sebagai alat pelacak surat.
Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut:
Lebih efisien
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) karena lembarannya
berbeda.
Menghilangkan pencatatan yang berulang.
Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
Memudahkan penyusunan arsip.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

12

Kategori sifat-sifat surat adalah sebagai berikut:
1. Kategori surat penting
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam
surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau
unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
2. Kategori surat biasa
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam
surat lain.
3. Kategori surat rahasia
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Pengurusan Surat Masuk
I. Prosedur pengurusan surat masuk penting
1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa
semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu pintu
kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan
pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan
kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan
penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat
dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan,
sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
13

Tugas penerima surat adalah sebagai berikut:
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada
sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah
alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos
atau kurir.
2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori,
yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran
yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan
harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali
rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat
biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas
pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat.
Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode,
sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk
mengisi kolom surat tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan
volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat
dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut:
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan
lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskan ke pengarah surat.

14

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan
(misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sebagai
berikut:
Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali
yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun
dijilid.
Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai
bukti bahwa surat sudah diterima.
b. Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk
diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap
melekat surat.
c. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut
lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengolah.
d. Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2
yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e. Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan
lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di
disposisi.
f. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika
surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan
beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-
15

aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata
arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat
disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
a. Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari
tata usaha unit pengolah.
b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1
dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
a. Menerima surat berikut lembar disposisi satu pimpinan dari tata
usaha unit pengolah.
b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit
pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut:
a. Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah
dan disimpan di kotak kartu sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di
unit pengolah.
b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
c. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

I. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam
kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya
juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa
tidak perlu cepat sampai ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari
16

sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus
untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika
menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu
kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu unit
kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup
disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip.
Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut:
1. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru
dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut di tersebut disampaikan ke unit
pengolah bersama lembar pengantarnya.
3. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya
lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

II. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan
yang boleh membaca surat, kalaupun ada yang boleh mengetahui itu pun
hanya ada pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh
pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau
masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut:
1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada
pencatat surat.
2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar
pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah
surat.
3. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan
kepada pimpinan unit pengolah.
4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
17

5. Pimpinan unit pengolah penyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar
pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan
kepada penata arsip.

B. Pengurusan Surat Keluar
1. Sistem Buku Agenda
a. Pembuatan konsep
Konsep surat sering disebut dengan draft. Saat pengetikan belum
menggunakan komputer, untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya
secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal
ini karena jika langsung diketik terjadi banyak kesalahan. Saat ini mesin tik
sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh
komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah
mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer.
Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama
dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan
menggunakan komputer.
b. Persetujan konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep
tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah
memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki
atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan,
maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
c. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau
didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris
sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
d. Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk
18

diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang
akan digunakan.
e. Pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint
atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun,
walaupun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka,
harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor
harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai
dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil
pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.
f. Penandatanganan surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang
berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pemberian cap dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya
diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat. Surat yang tidak ada cap
dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas
dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari
tanda tangan tersebut.
h. Melipat surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar
Ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam
map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan
dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat
surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
i. Menyampul surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul
yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
19

1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap
dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.
4. Perangko secukupnya.

j. Pengiriman surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan
dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk/surat keluar. Oleh
karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatkan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:
1. jenis surat;
2. informasi yang tercantum dalam surat;
3. tujuan/alamat surat;
4. volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar
langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat
kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si
penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku
Ekspedisi Ekstern.
2. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke
petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk
meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos.
3. Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan
sebagainya).
4. Melalui internet.

20

k. Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan
tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan
dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya: sistem abjad, sistem
subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat
yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran,
maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah ditandatangani
kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin
fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat
yang dituju.

2. Sistem Kartu Kendali
a. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting
Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting dimana pencatatan
dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat
keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya
tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaitu unit kersipan.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.
1. Unit pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang
berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali
dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah,
asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan,
sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit
pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu
surat asli beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke
unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan
21

yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit
pengolah.
2. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
a. Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari
unit pengolah.
b. Memberikan stempel pada surat.
c. Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan
berfungsi sebagai kartu kontrol.
d. Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan
kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.
e. Memberikan surat kepada tugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada
alamat instansi.
3. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah
menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke
dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat
yang dikirimkan.
4. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2
dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai
pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit
pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan
kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.
5. Pengiriman surat
Umumnya mengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir.
Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan
mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di
suatu kantor.

22

b. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat
masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar srat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.
1. Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lembar
pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar pengantar (lembar 1
dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan.
Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap
stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat biasa
(lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat
sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.
2. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat
biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada
tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar
2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima
dan dikirimkan. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui
ekspeditor.

c. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia
Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat
keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai berikut.
1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang
yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini
dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan
disimpan.
2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2)
diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada
23

Pengertian Arsip
Jenis-jenis Arsip
ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1 diserahkan kepada
penata arsip dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.

Secara etomologi (asal usul kata), kata arsip berasal dari:
1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,
2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang,
3. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; record artinya
catatan; dan file artinya sekumpulan informasi/warkat,
4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat,
5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.
Dari pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan
(record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau
gambar yang mempunyai tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut
suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Contohnya surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil faksimile, faktur, daftar,
grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.
Surat/warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut.
1. Mempunyai arti.
2. Mempunyai kegunaan.
3. Disimpan dengan teratur

1. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur, dan foto.
E
F
24

b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, mikro film, dan
rekaman pada pita kaset.
2. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya
Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai
masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.
b. Invevtori record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.
c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan masalah kepegawaian.
Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat
keputusan.
d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.
e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang
digunakan, dan jenis dan kualitas barang.
3. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)
2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)
b. Instansi pemerintahan/swasta
1) Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya,
sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon
kopi.
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada
pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah
arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.
25

a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi.
Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.
b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi
pada saat arsip yang diinformasikan itu berlaku. Contoh: surat lamaran kerja
dan surat tagihan.
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa
yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh:
surat perjanjian dan surat kontrak.
d. Arsip penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan pengingat selama-
lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat
keputusan hasil penelitian ilmiah.
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan
stategi pemasaran.

5. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.
1) Arsip aktif, arsip yang diperguakan secara terus menerus dalam kegiatan
kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun,
tetapi kadang-kadang masih dipergunakan.
3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip
inaktif hanya digunakan sebagai refrensi atau pemberi keterangan semata.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun
untuk penyelenggaraan administrasi negara.

26

Perlengkapan Arsip
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga
saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut.
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan
tepat.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang
dibutuhkan.
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan.
Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan
bukti pertanggungajawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-
arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang
memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan
tersebut membutuhkan penyelenggaraan dan peralatan yang cukup dari segi jumlah
dengan kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindung dari
bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir,
kebakaran, pencurian, dan sebagainya.
Di setiap kantor tertentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan
bermacam-macam semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak
dan beragam pula peralatan yang dipergunakan.

Penyelenggaraan kearsipan yang baik, perlu didukung adanya perlengkapan yang
lengkap dan tepat. Secara gars besar perlengkapan kearsipan ada tiga macam, yaitu:
G
27

1. Map
Tergolong dalam jenis map yang diperlukan dalam kearsipan adalah:
a. Stofmap, terbuat dari kertas tebal berukuran folio, digunakan untuk menyimpan
warkat hanya untuk sementara waktu saja.
b. Snelhechter, map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk menempatkan
warkat yang masih sedang diproses.
c. Brieforner, terbuat dari karton tebal dan diberi jepitan kawat besar. Biasanya
digunakan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang cukup banyak, yang
disusun per masalah. Ditaruh di rak, berdiri dan berjajar.
d. Folder, seperti stopmap tetapi tidak memakai penutup. Dibuat dari kertas tebal
(sejenis kertas manila), berukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm. Pada sisi atas
terdapat bagian yang menonjol berukuran 8-9 cm lebar 2 cm, yang disebut tab
berguna untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Folder untuk
menempatkan warkat yang telah diklarifikasikan hingga bagian yang terkecil
dalam klasifikasi warkat.
e. Guide (petunjuk), terbuat dari kertas karton tebal, berukuran panjang 33-35 cm,
lebar/tinggi 23-24 cm. Bagian sisi diberi tab berukuran sama dengan folder
(8-9 x 2 cm), berguna untuk menempatkan titel/kode klasifikasi permasalan.
Guide merupakan petunjuk dari fungsi sebagai pemisah sebagai pemisah antara
folder-folder tempat penyimpanan warkat.

2. Lembaran kertas/kartu, yang digunakan dalam kearsipan antara lain:
a. Kartu kendali, terdapat kolom-kolom yang menunjukkan: index/subyek, kode
klasifikasi, tanggal terima, nomor surat, kolom M/K, hal, isi ringkas, lampiran,
dari, kepada, tanggal, nomor surat, nama pengolah, paraf, dan catatan.
b. Lembar pengantar surat rahasia dan rutin, yaitu untuk mengantarkan surat-surat
rahasia dan biasa yang prosesnya tidak memakai kartu kendali.
c. Lembar disposisi, berguna untuk mencatat pendapat singkat, yang merupakan
petunjuk, dari pimpinan mengenai sesuatu surat yang sedang diproses.
d. Kartu pinjam arsip; sebagai bukti pinjam arsip.
28

Sistem Kearsipan
e. Kartu tunjuk silang; berguna untuk mencatatn warkat yang ada kaitannya dengan
warkat yang disimpan pada tempat lain, atau warkat yang isinya lebih dari satu
masalah.
f. Daftar index; daftar yang berisi klasifikasi masalah/subyek, sub masalah/sub
subyek, dan perincian yang lebih kecil lagi.

3. Tempat penyimpanan, yang biasa digunakan dalam kearsipan antara lain:
a. Tickler-file (berkas pengingat); terbuat dalam kotak, dipergunakan untuk
menyimpan kartu kendali dan pinjam arsip.
b. Filing cabinet (lemari arsip); dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah
berisi warkat sesuai dengan klasifikasinya, bersama guide. Folder digunakan
pada gawang yang ada di sebelah kiri dan kanan laci filing cabinet.
c. Rotary (alat penyimpanan berputar); adalah semacam filing cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara
berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak
memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau basi.
Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
d. Rak arsip; digunakan untuk menempatkan folder secara lateral (menyamping),
atau untuk menempatkan kotak-kotak karton yang berisi folder.
e. Box (kotak); dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip in aktif.

Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metoda, atau cara yang
dipergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan dari sistem kearsipan
adalah efisiensi. Berarti pengelolaan warkat dengan menggunakan metoda yang tepat
sehingga dapat menghemat biaya, waktu, tempat, dan tenaga; selanjutnya bisa
menentukan kembali warkat yang diperlukan dengan tepat, cepat, dan mudah.

H
29

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan yaitu:
1. Fleksibel/luas, sistem filing yang digunakan dapat diterapkan di setiap unit
organisasi, dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
2. Mudah, sistem filing yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai
sehingga mudah diterapkan di setiap unit organisasi.
3. Murah, untuk menyimpan dan menentukan kembali suatu warkat, memerlukan
biaya yang serendah-rendahnya.
4. Tepat, disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan.
5. Cepat, dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengembilnya
kembali, karena prosedur yang tidak berbelit-belit.
Ada berbagai macam sistem kearsipan, namun yang sering dipakai lima macam
sistem yaitu:
1. Sistem abjad (alphabetic filing system)
2. Sistem subyek/pokok soal/perihal (subyek filing system)
3. Sistem nomor (numeric filing system)
4. Sistem ilmu bumi/wilayah (goegraphic filing system)
5. Sistem kronologis/tanggal (chronological filing system)

TES FORMATIF
a. PILIHAN GANDA
1. Berikut ini yang merupakan arsip adalah . . . .
a. artifak
b. kayu
c. flash disk
d. fosil
e. lemari besi
2. Arsip yang digunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor dan masih sering
dikeluarkan untuk keperluan tertentu disebut . . . .
a. arsip aktif
b. arsip pasif
c. arsip inaktif
d. arsip vital e. arsip primer
30

3. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah . . . .
a. agar tenteram
b. agar arsip terus bertambah
c. untuk menjaga kelestarian kantor
d. agar mudah mendapat kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan
tepat
e. untuk menjaga kerahasiaan Negara

4. Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit di tengah
disebut . . . .
a. hanging folder
b. ordner
c. stopmap
d. folder
e. snelhecte

5. Informasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. Ini
merupakan satu kriteria dari .
a. surat penting
b. surat biasa
c. surat rahasia
d. surat resmi
e. surat sangat rahasia

6. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK
rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada .
a. pengarah surat
b. penata arsip
c. pengolah surat
d. sekretaris
e. pimpinan

7. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK
rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada .
a. pengarah surat
b. penata arsip
c. pengolah surat
d. sekretaris
e. pimpinan
31

8. Prosedur pengurusan surat masuk dalam system buku agenda adalah .
a. Penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyimpanan-penyampaian
b. Penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan
c. Penerimaan-pencatatan-penyortiran- pengarahan-penyampaian-penyimpanan
d. Penerimaan-penyortiran-pencatatan-penyampaian-pengarahan-penyimpanan
e. Penerimaan- penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyampaian-penyimpanan

9. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar
.
a. agenda
b. ekspedisi
c. kartu kendali
d. disposisi
e. instruksi

10. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar
.
a. agenda
b. ekspedisi
c. kartu kendali
d. disposisi
e. instruksi
32

b. ISIAN
1. Untuk menyelamatkan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan, adalah tujuan dari
....................
2. Bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode yang terdapat di guide
disebut ..................
3. Kotak arsip ditempatkan pada rak arsip, disimpan dengan cara ..................
4. Pencatatan surat rutin (biasa) menurut pola baru menggunakan ................
5. Tanda sahnya sebuah surat yang telah dibuat adalah adanya ................
b. ESAI
1. Sebutkan pengertian dari:
a. arsip
b. kearsipan

2. Sebut dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya!

3. Bagaimana prosedur pengursan surat masuk sistem buku agenda? Jelaskan
secara singkat dan tepat!

33

4. Sebutkan beberapa alasan pembuatan surat!

5. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar system buku agenda, dan jelaskan
dengan singkat dan tepat!

34

Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

Untuk mendapatkan karyawan atau
personil kantor yang handal, cakap, berdaya
guna dan berhasil guna, diperlukan beberapa
proses dan tahapan-tahapan:
1. Analisis jabatan
Analisis adalah penyelidikan terhadap
suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan
yang sebenarnya. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk
memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus
dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis
jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang
diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tertentu. Manfaat analisa jabatan adalah
untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian
pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan evaluasi
pekerjaan (job evalution). Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk :
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatihan (training)
f. Promosi dan pemindahan karyawan
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan

A
KEGIATAN
BELAJAR
2

MELAKSANAKAN administrasi
kepegawaian/ketenagaan
35

i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan

2. Rekrutmen
Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga
kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan
atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan
dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan
untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya tingkat pendidikan, batas usia,
jenis kelamin, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
Sumber Internal
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja
diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau
pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu
yang kososng atau untuk mengisi tugas baru.
Keunggulan sumber internal :
Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat
peluang untuk promosi.
Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.
Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.
Waktu perekrutan relatif singkat.
Kelemahan sumber internal:
Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di
luar perusahaan.
Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

36

Sumber eksternal
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja
yang diambil dari luar perusahaan, antara lain :
Pelamar datang sendiri.
Kantor Dinas Tenaga Kerja.
Lembaga-lembaga pendidikan.
Pemuatan iklan/advertising.
Refrensi seseorang/rekanan karyawan.
Mengambil dari perusahaan lain.
Nepotisme.
Keunggulan sumber eksternal :
Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik.
Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.
Kelemahan sumber eksternal :
Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.
Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya
tahapan seleksi.
Waktu perekrutan akan lama.
Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

c. Metode-metode rekrutmen
Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk
karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk
tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang
baik.
Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di
media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran,
sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan handal
menjadi lebih besar.

37

d. Kendala-kendala rekrutmen
Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar kecilnya kompensasi
gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar.
Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi
pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan
sedikit, minat pelamar akan banyak.
Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan
mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam
melaksanakan rekrutmen, akan mempengaruhi besar kecilnya minat
pelamar.
Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga
kerja, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing
banyak, maka pelamar akan sedikit. Tetapi jika tingkat pertumbuhan
ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.
3. Seleksi
Seleksi adalah pemilihan untuk mendapatkan orang-orang terbaik yang tepat
pada tempatnya. Seleksi merupakan tahapan yang sangat penting yang harus
dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang berkualitas, sehingga
pengembangan, pembinaan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik. Dalam
melaksanakan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Seleksi harus efisien dan efektif.
Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.
Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.
Pengertian orang yang tepat pada tempat yang tepat harus diperhatikan dan
diartikan secara dinamis.
a. Proses seleksi
Penyaringan pelamar
Tes
Wawancara awal
Evaluasi latar belakang dan referensi
38

Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil kantor
Seleksi administratif
Yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan.
Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran, biodata/daftar
riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi, surat keterangan dari instansi
kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, dan lampiran-lampiran lainnya.
Penarikan tenaga kerja
Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai
dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu memonitor bursa
tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga
kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi perusahaan tidak memperoleh
tenaga kerja yang diinginkan padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
cukup besar tersedia di bursa tenaga kerja.
Klasifikasi jabatan
Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga
kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang
suatu jabatan tertentu.
Tes dan wawancara
Tes
Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan
tersebut telah memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes
adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian
pelamar/calon karyawan. Tes dapat digolongkan menjadi beberapa
macam, yaitu :
Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara
perorangan.
Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama.
Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan.
Tes minat, yaitu tes untuk mengetahui minat pelamar.
39

Tes kepribadian, yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar.
Tes bakat, yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.
Tes kesehatan, yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.
Wawancara
Tujuan wawancara pada umumnya antara lain :
Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja.
Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir
lamaran.
Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat
sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.
Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang
jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu :
Wawancara subjektif
Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang
dalam wawancara masih terjadi unsur subjektivitas. Walau
bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang
pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar,
sehingga wawancara tidak berjalan dengan objektif.
Wawancara objektif.
Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus
memperhatikan hal-hal berikut :
1. Pewawancara bersikap netral.
2. Pewawancara adalah seorang ahli yang mempunyai pengetahuan
luas tentang perusahaan.
3. Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban
pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh.
4. Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara
singkat, jelas dan sistematis.
40

5. Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan
diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga
pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
Penempatan personil kantor
Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan pelamar telah
diterima, maka ia memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian
ditempatkan di suatu bagian tertentu. Penempatan tidak hanya berlaku bagi
karyawan baru, tetapi juga bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi
Tujan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang :
Berkualitas dan profesional.
Jujur dan disiplin.
Inovatif dan bertanggung jawab.
Cakap dengan penempatan yang tepat.
Kreatif dan dinamis.
Berdedikasi tinggi.
Memenuhi syarat undang-undang perburuhan.
Dapat bekerja sama.
Dapat bekerja mandiri.
Mudah berkembang.
Mempunyai budaya dan perilaku malu.
d. Cara-cara seleksi
Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu :
Non ilmiah
Seleksi non ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan
kepada standar-standar criteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan
atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan
pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi secara non ilmiah, yaitu
sebagai berikut :
Surat lamaran bermaterai atau tidak.
Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus.
Surat keterangan pengalaman pekerjaan.
41

Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan
pertimbangan.
Wawancara tatap muka.
Penampilan fisik pelamar.
Garis keturunan pelamar.
Bentuk tulisan pelamar.
Seleksi ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan
kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan
kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai
berikut :
Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.
Berorientasi kepada prestasi kerja.
Berpedoman kepada metode kerja yang jelas dan sistematis.
Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya.
Berpedoman pada undang-undang perburuhan.
e. Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi :
1. Umur
Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan
kerja, dan tanggung jawab seseorang.
2. Keahlian
Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan
pekerjaan yang diberikan kepadanya.
3. Pendidikan
Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk
menyelesaikan pekerjaan.
4. Kesehatan fisik
Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya.
5. Jenis kelamin
Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat
pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan.
42

6. Bakat
Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri.
7. Karakter
Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat diubah oleh
lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan.
8. Pengalaman kerja
Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena telah siap
kerja.
9. Kejujuran
Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian tugas dan
wewenang kepada seseorang.
10. Kerja sama
Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci keberhasilan
perusahaan dalam menjalankan usahanya.
11. Kedisiplinan
Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih keberhasilan usaha.
12. Inisiatif dan kreatif
Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena karyawan akan
percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.
4. Penentuan calon-calon utama
Setelah diadakan tes dan penilaian, maka disusun daftar calon-calon berdasarkan
ketinggian (rangking) nilai tes. Dari daftar rangking nilai tes, dapat diketahui calon-
calon mana yang memenuhi kriteria atau standar kelulusan tes.
5. Penentuan calon yang diterima
Calon utama yang diterima masih bersifat fleksibel, dalam arti mereka tidak
pasti dapat diterima semua. Pimpinan instalasi atau organisasi berkewenangan untuk
menentukan mana yang dapat diterima.
6. Pengusulan
Setelah diputuskan nama-nama yang diterima atas dasar kebutuhan, maka
dengan memperhatikan sepenuhnya daftar calon-calon utama, maka diadakan
pengusulan untuk diangkatnya yang bersangkutan kepada pejabat yang berwenang
untuk mengangkat.
43

7. Pengangkatan
Pengangkatan berupa penerbitan Surat Keputusan dari pejabat yang
berwenang.dalam surat keputusan tersebut tercantum nama yang diangkat, tempat
dan tanggal lahir, golongan dan ruang gaji, pangkat, jabatan, besarnya gaji pokok,
dan tanggal pengangkatan.
8. Orientasi
Orientasi menyangkut dua hal :
a. Pelantikan dan perkenalan kepada teman-teman sekerja.
b. Pengenalan terhadap pekerjaan, yaitu mengangkat instansi, tugas, hubungan
dengan bagian lain. Pegawai baru menjadi tahu tempat dan fungsi kerjanya
dalam organisasi, memahami perincian pekerjaan (job description) dan
daftar tugas (task list) bagi dirinya.
9. Disiplin pegawai
Disiplin adalah menjalankan, mentaati, tunduk dan patuh kepada aturan, instruksi,
dan perintah oleh atasannya secara sukarela. Kriteria untuk mengukur adanya
disiplin pegawai adalah sebagai berikut :
a. Apabila pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada waktunya.
b. Apabila mereka berpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya.
c. Apabila mereka menggunakan bahan-bahan dan perlengkapan dengan hati-hati.
d. Apabila mereka menghasilkan jumlah dan mutu pekerjaan yang memuaskan
dan mengikuti cara-cara kerja yang ditentukan oleh kantor.
e. Apabila mereka menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.

Pelanggaran disiplin pegawai yang sering terjadi adalah tidak hadirnya seorang
pegawai di tempat kerja (absen) dan datang terlambat. Absennya seorang pegawai
akan berakibat suatu pekerjaan berhenti dan pegawai lain ditugasi tugas ekstra.
Untuk menciptakan disiplin pegawai, cara yang paling tepat adalah dengan jalan
selalu memenuhi kebutuhan atau keinginan pegawai, seperti :
a. Kepastian pekerjaan yang tetap.
b. Kesempatan untuk mengutarakan fikirannya.
c. Keterangan-keterangan mengenai apa yang sedang terjadi.
d. Pembayaran yang adil.
44

Mutasi Pegawai
e. Penghargaan.
f. Perlakuan yang baik.
g. Supervisi yang efektif.

Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang
karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi
dan demosi) dalam suatu organisasi.
a. Mutasi atas keinginan perusahaan
Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara lain sebagai
berikut:
Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan
pekerjaan karyawan tersebut.
Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tersebut tidak akan
diberhentikan apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.
Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, menghindari rasa
jenuh karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang itu-itu saja.
b. Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
Alasan mutasi atas keinginan karyawan sendiri antara lain :
Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan
jabatannya.
Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak sesuai dengan
keinginan dan kondisi fisiknya.
Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerjasama lagi dengan
teman sekerjanya atau bahkan atasannya.
Cara mutasi ada dua, yaitu :
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan
kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi antara lain :
B
45

Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak
perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat,
keahlian dan bidang tugas dan kemampuannya.
Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan,
jabatan dan suasana tempat kerja.
Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan
kemampuannya.
b. Vertikal (promosi dan demosi)
Promosi
Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke
jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung
jawab yang lebih besar.
Manfaat promosi adalah sebagai berikut :
Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan.
Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam
melaksanakan tugas pekerjaan.
Untuk membina jenjang karir karyawan.
Untuk mengembangkan kemampuan karyawan.
Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan
sumberdaya manusia dari dalam/internal perusahaan.
Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi
kesempatan untuk maju.
Syarat-syarat promosi adalah sebagai berikut :
Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang
mengundurkan diri, pindah, pensiun atau meninggal dunia.
Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah
ditetapkan dalam analisis jabatan.
Karyawan tersebut telah lulus seleksi.
Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi
posisi/jabatan tersebut.
46

Promosi harus dilakukan sesuai program yang telah disusun dan sesuai
dengan kebijakan urusan kepegawaian.
Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif.
Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan
disampaikan kepada seluruh karyawan.
Demosi
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan
lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang,
tanggung jawab, pendapatan dan statusnyapun lebih rendah. Hal ini
biasanya terjadi karena karyawan tersebut tidak mampu melaksanakan
pekerjaannya.
Pada dasarnya penurunan jabatan terjadi karena beberapa hal, antara lain:
Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga
perlu diberikan hukuman.
Membangkang, contohnya : karyawan menolak jabatan baru, ingin
tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak
cocok (misal : secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu
besar, atau gaji tidak sesuai ).
Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan
melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk
penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan yang rendah.
Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran)
melebihi demand (permintaan).
Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut :
a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan
Mutasi antar urusan
Mutasi antar seksi
Mutasi antar bagian
Mutasi antar biro
Mutasi antar instansi
47

Pemberhentian Pegawai
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena
produksi di tempat yang lama menurun.
Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama
dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan
karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan.
Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan yang
lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan.
Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A
(malam) pindah ke shift B (pagi).
Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk
memupuk dan memperbaiki kerjasama antar karyawan.
c. Ditinjau dari masa kerja karyawan
Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk
mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan.
Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara
karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajiban
antara kedua belah pihak, kecuali kalau organisasi/perusahaan menerapkan
kebijakan pensiun dan dana hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas
karyawannya.
a. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
Ada beberapa penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), yaitu
karena hal berikut.
Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang
bersangkutan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan (misalnya:
melakukan korupsi/tindak pidana penipuan).
Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan
perampingan/pengurangan karyawan, karena perusahaan mengalami
kerugian secara terus-menerus.
C
48

Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri.
Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.
Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas
lagi.
Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.
Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin
karyawan.
Pemberhentian karena meninggal dunia.
Pemberhentian karena terkena wajib militer.
Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.
Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat permohonan
tertulis yang mencantumkan alasan-alasan mengapa karyawan mengajukan
berhenti. Surat permohonan mengundurkan diri tersebut ditujukan kepada
organisasi melalui unit kepegawaian.
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam, yaitu
sebagai berikut :
Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan mencapai usia
pensiun.
Pemberhentian tidak hormat. Misalnya karena karyawan melakukan
kesalahan fatal dalam melakukan tugas. Pemberhentian ini disebut juga
pemecatan.
Dampak dari pemutusan hubungan kerja biasanya membawa akibat
beban kewajiban pada perusahaan, karena perusahaan diwajibkan
memberikan pesangon sesuai peraturan pemerintah, terkecuali pemutusan
hubungan tersebut terjadi karena karyawan dipecat secara tidak hormat ,
pihak perusahaan bisa saja tidak diwajibkan memberikan pesangon kepada
karyawan yang dipecat tersebut. Ini artinya tidak semua PHK memberikan
beban kewajiban kepada perusahaan.
b. Hak dan Kewajiban Pegawai yang Diberhentikan
Pemberhentian karyawan akan menimbulkan hak bagi karyawan dan
kewajiban, bagi perusahaan/ instansi. Hak dan kewajiban tersebut biasanya
berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta
49

dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada juga pemberhentian
yang dapat membatalkan hak dan kewajiban tersebut, misalnya karyawan yang
diberhentikan dengan tidak hormat karena melakukan pelanggaran atau
kesalahan fatal.
1. Uang pesangon
Besarnya uang pesangon ditetapkan sebagai berikut :
Masa kerja kurang dari 1 tahun adalah 1 bulan upah bruto/kotor.
Masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun adalah 2 bulan
upah bruto.
upah bruto.
upah bruto.
Masa kerja 4 tahun atau lebih adalah 5 bulan upah bruto.
Untuk pensiun pegawai negeri, ditetapkan sebagai berikut :
Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari
gaji pokok.
Untuk istri atau suami yang ditinggal, sebesar 40% x 75% dari gaji pokok.
Untuk anak yang ditinggal, sebesar 25% x 75% dari gaji pokok.
2. Uang jasa
Besarnya uang jasa ditetapkan sebagai berikut :
upah bruto.
upah bruto.
upah bruto.
upah bruto.
Masa kerja 25 tahun lebih adalah 6 bulan upah bruto.

50

3. Uang ganti rugi
Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahu 1969, ketentuan pemberian uang
ganti rugi adalah Kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan
atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan
dan rehabilitasi.
Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau
penyakit akibat pekerjaan, ahli warisnya berhak menerima ganti rugi dan
besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undand-undang.
Menurut UU Kecelakaan tahun 1951, sebagai berikut :
Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjungan besarnya sama
dengan upah tiap-tiap hari, terhitung mulai pada hari buruh tidak
menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling
lambat 120 hari. Jikalau sudah lewat 120 hari buruh itu belum mampu
bekerja, maka uang tunjangan itu menjadi 50% dari upah sehari untuk
tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja.
Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tujangan karena
itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari.

Tes formatif
A.PILIHAN GANDA
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapan-tahapan
rekrutmen sebagai berikut . . . .
a. membuka lamaran dan melakukan testing
b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi
c. testing, wawancara, dan tes kesehatan
d. iklan lowongan kerja, surat panggilan
e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan
2. Suatu proses mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk
lowongan yang ada dalam perusahaan, disebut . . . .
a. seleksi
b. rekrutmen
c. lowongan pekerjaan
d. bursa kerja
33

e. tenaga kerja
3. Secara umum persyaratan personil kantor adalah . . . .
a. mempunyai persyaratan keterampilan
b. mempunyai motivasi tinggi
c. berpartisipasi aktif
d. bersikap optimis
e. mempunyai semangat yang tinggi
4. Suatu kegiatan untuk memberikan analisis atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan
apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjan
tersebut harus dilaksanakan, disebut . . . .
a. analisis pekerjaan
b. analisis jabatan
c. analisis tugas
d. analisis karyawan
e. analisis pelatihan
5. Salah satu manfaat pelatihan personil kantor adalah . . . .
a. untuk promosi kenaikan pangkat
b. untuk meningakatkan gairah kerja
c. agar karyawan dapat berkembang lebih cepat dan lebih baik
d. untuk memperoleh sertifikat
e. untuk menambah jumlah relasi kerja
6. Tujuan pelatihan dan pengembangan personil kantor adalah . . . .
a. untuk meningkatkan penghayatan ideologi karyawan
b. untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan
c. untuk meningkatkan sumber penghasilan karyawan
d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja
e. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan
7. Manfaat mutasi karyawan adalah . . . .
a. untuk pengurangan karyawan
b. untuk efisiensi biaya kantor
c. untuk memenuhi keinginan karyawan yang sesuai dengan minat, keahlian,
dan bidang tugas masing-masing
d. untuk memenuhi keinginan pimpinan perusahaan
e. untuk meningkatkan motivasi
33

8. Keunggulan perekrutan dari sumber eksternal adalah . . . .
a. waktu relatif singkat
b. biaya lebih murah
c. kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik
d. kurang ada kesempatan untuk promosi
e. loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui
9. Seleksi administratif adalah kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa
kebenaran informasi yang diberikan pelamar salah satunya, yaitu . . . .
a. pengetahuan
b. wawancara
c. fotocopi ijazah
d. umur dan foto
e. tes kesehatan
10. Salah satu manfaat promosi karyawan adalah . . . .
a. untuk memotivasi karyawan agar lebih maju dalam berkarir
b. untuk memenuhi kebutuhan karyawan di bagian yang memerlukan
karyawan
c. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan
d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja
e. untuk meningkatkan penghayatan ideologi

B. ISIAN
1. Orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus
dijalankan kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut ................
2. Seleksi karyawan baru yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar
kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya
didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja, merupakan
seleksi .................
3. Mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun,
disebut ................
4. Pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasitentang
pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya adalah ................
5. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang lebih
tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar, disebut .

C. ESAI
1. Jelaskan pengertian personil kantor beserta tugas dan tanggung jawabnya!

2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen!

3. Jelaskan pengertian seleksi dan tujuan karyawan!

4. Sebut dan uraikan proses seleksi karyawan!

5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan apabila mengambil karyawan baru dari
dalam perusahaan!
54

55

Pengertian Transaksi
Alat Bukti Transaksi

Transaksi keuangan adalah segala kegiatan
yang dapat mempengaruhi posisi keuangan
perusahaan. Misalnya karena ada penjualan
tunai barang atau dagangan maka harta
perusahaan berupa barang dagangan
akan berubah menjadi kas dan kerugian/keuntungan
dari penjualan tersebut akan mempengaruhi jumlah modal. Semua kegiatan keuangan
(transaksi keuangan) tersebut harus mempunyai dokumen yang jelas
(terdokumenntasikan) berupa bukti transaksi. Bukti transaksi berguna sebagai bukti
tertulis atas transaksi yang dilakukan sehingga apabila terjadi persengketaan di masa
yang akan datang, bukti tertulis ini dapat dijadikan dasar hukum untuk menyelesaikan
persengketaan tersebut. Untuk itu, bukti transaksi yang kuat harus memuat tanda
tangan dan cap perusahaan kedua belah pihak yang bertransaksi.

Bukti transaksi keuangan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi 2, yaitu Bukti
Transaksi Intern dan Bukti Transaksi Ekstern
1. Bukti Transaksi Intern
Bukti trasaksi intern adalah bukti pencatatan perubahan posisi keuangan
yang terjadi dalam kegiatan intern perusahaan itu sendiri, biasanya berupa
memo dari pinjaman atau orang yang ditunjuk. Misalnya, memo perubahan
harta kekayaan karena adanya penyusutan nilai aktiva tetap, bukti pemakaian
perlengkapan toko, dan sebagainya.

KEGIATAN
BELAJAR

3

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI
KEUANGAN
A
B
56

2. Bukti Transaksi Ekstern
Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi keuangan yang
terjadi dengan pihak luar perusahaan, seperti penjualan, pembelian,
pembayaran gaji pegawai, penerimaan invetasi dari pemilik perusahaan, dan
lain-lain. Bukti ekstern ini antara lain berupa faktur, kuitansi, nota kredit,
nota debet, cek, bilyet giro, rekening Koran, dan bukti setoran bank.
a. Faktur (Invoice)
Faktur adalah perhitngan penjualan barang dan bukti penyerahan
barang dagangan yang diperjualbelikan, dibuat oleh pihak penjualan
disampaikan kepada pihak pembeli bersamaan dengan barang yang
bibelinya. Faktur ini biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan kepada
pembeli sebagai bukti perhitungan pembelian dan sebagai perhitungan
berapa jumlah yang harus di bayar, sedangkan tinndakannya (tembusan/
copy) dipegang oleh penjual sebagai bukti bahwa barang telah
diserahkan denan perhitungan berapa jumlah uang yang harus ditagihkan
kepada pembeli.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur adalah sebagai berikut:
1) Nama dan alamat perusahaan penjualan berikut cap sebagai
tanda keabsahannya;
2) Kepada siapa dia menjual barang dagangannya, dan nama
pemerima barang yang dijualnya (berikut nama, cap, dan
tanda tangan penerima);
3) tanggal terjadinya transaksi;
4) nomor faktur;
5) banyaknya barang yang dijual;
6) nama barang yang dijual;
7) harga satuan;
8) jumlah harga;
9) syarat penjualan (jatuh tempo pembayaran).

57

b. Kuitansi (official receive)
Kuitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak
pemerimaan uang. Umumnya terdiri dari 2 (dua) bagian, bagian
pertama diberikan kepada pihak pembayaran sebagai bukti pencatatn
pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/Bonggol
Kuittansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan
uang. Kuitansi sebagai bukti penerimaan, pada batas jumlah uang
tertentu, harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan dalam UU
Perpajakan tentang Bea Materai.
Informasi yang termuat dalam kuitansi adalah sebagai berikut:
1) Nama yang menyerahkan uang;
2) Jumlah uang yang dibayarkan;
3) Tanggal penyerahan uang;
4) Nama dan tanda tangan serta cap yang menerima uang;
5) Materai.
c. Nota kredit (Credit Memo)
Nota kredit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim
oleh suatu perusahaan/badan usaha (penjualan) kepada langganannya
(pembeli) bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu akibat
penerimaan kembali barang yang terjual karena cacat atau tidak sesuai
dengan pesanan. Pelanggan yang menerima nota kredit ini akan tercatat
pada akun pihak pengiriman nota pada sisi yang berlawanan, yaitu di
sebelah debet.
Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai beikut:
1) Informasi bahwa rekening langganan telah dikredit;
2) Penjelasan penerimaan kembali barang karena sebab yang
menjadikan barang tersebut dapat dikembalikan sesuai
kesepakatan jual beli;
3) Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang
yang diterima kembali;
4) Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.

58

Mengenal dan Menghitung Uang Kertas
d. Nota Debet (Debit Memo)
Nota Debet adalah perhitungan dan pemberitahuan yang dikirim
oleh suatu perusahaaan (pembeli)/badan usaha kepada langganannya
(penjual), bahwa akunnya telah didebetkan dengan jumlah tertentu
karena barang yang dibelinya rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
Langganan (penjual) yang menerima nota debet ini akan mencatat pada
akun pihak pengiriman nota pada sisi yang berlawanan, yaitu sebelah
kredit.
Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai berikut:
1) Informasi bahwa rekening penjual telah di debet;
2) Penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang
menjadikan barang tersebut dapat dikembalian sesuai
kesepakatan jual beli;
3) Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang yang
dikembalikan;
4) Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.

e. Cek (Check)
f. Bilyet Giro
g. Rekening Koran
h. Bukti Setoran Bank

1. Mengenal uang
Uang dikenal sebagai alat tukar yang berlaku di suatu Negara. Nilai uang
ditentukan oleh nilai nomonalnya. Seorang pemegang kas harus memperhatikan
uang yang ia terima atau pegang, jangan sampai uang yang ada pada dia
merupakan uang palsu yang dapat merugikan. Berikut ini cirri-ciri uang Rp
10.000,00 dan Rp 50.000,00.

C
59

Uang nominal Rp 10.000,00 keluaran tahun 2005
Apabila kita menerima uang maka ingat 3D, dilihat, diraba, dan
ditrawang.
Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat. Tinta berubah warna
optical variable ink pada logo BI dalam bidang segi 8 yang akan berubah
warna dari hijau menjadi biru apabila dilihat dari sudut pandang berbeda.
Diraba; terasa angka nominal tulisan BANK INDONESIA dan SEPULUH
RIBU RUPIAH ketika diraba, gambar utama dan gambar Burung Garuda
terasa kasar. Kode tertentu berbentuk lingkaran untuk mengenali jenis
pecahan bagi tunanetra.
Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan nasional
Sultan Badarudin dan electrotype berupa logo BI dan ornammen daerah
Palembang. Terlihat tulisan BI yang akan terlihat BI10000 berulang-ulang
pada benang pengaman. Terlihat gambar saling isi rectoverso berupa logo BI
yang akan terlihat apabila diterawang ke arah cahaya.

Uang nominal Rp 50.000,00 keluaran tahun 2005
Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat, benang pengaman
berbentuk anyaman tulisan BI50000 berulang-ulang serta akan berubah
warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat dari sudut pandang yang
berbeda. Tinta berubah warna optically variable ink pada logo BI pada segi
empat yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat
dari sudut pandang yang berbeda.
Diraba; angka nominal tulisan BANK INDONESIA dan LIMA
PULUH RIBU RUPIAH jelas terasa, gambar utama dan gambar Burung
Garuda terasa kasar. Terdapat kode tertentu berbentuk segitiga untuk
mengenali jenis pecahan bagi tunanetra.

60

Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan nasional
I Gusti Ngurah Raid an electrotypeberlogo BI dan ornamen daerah Bali.
Terlihat tulisan BI yang akan terlihhat BI50000 berulang-ulang pada benang
pengaman yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila
dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Terlihat gambar saling isi
rectovvrso berupa logo BI yang akan terlihat apabila diterawang ke arah
cahaya.

2. Teknik Menghitung Uang
Untuk menghindari kesalahan dalam menghintung uang maka perhitungan
uang dilakukan secara cermat, teliti, dan disiplin. Sebelum diadakan
perhitungan, uang dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu dikategorikan
nilai nominal uang. Dengan demikian, perhitungan uang dapat dilakukan secara
tepat. Adapun teknik perhitungan uang dapat secara manual atau elektrik. Secara
manual, seorang kasir menghitung uang dengan menggunakan jari tangan kiri
mengapit sejumlah uang kemudian tangan kanan menghitungnya satu-persatu
dengan cepat dan akurat. Secara elektrik, uang dihitung dengan menggunakan
alat (mesin) perhitungan uang, yaitu dengan cara memasukkan uang yang telah
diikat kedalam mesin, uang tersebut akan terhitung dengan sendirinya sesuai
dengan nilai sebenarnya. Perhitungan dengan mesin ini digunakan untuk
mengecek keakuratan perhitungan secara manual.
A. Mengoperasikan Alat Penyimpanan Uang/Berkas (Cast Box)
Alat penyimpanan uang yang biasa terdapat di perusahaan digunakan
untuk menyimpan uang sementara sebelum uang tersebut disetorkan ke bank
karena tempat paling aman tentu saja di bank, tanpa resiko kehilangan, baik
karena pencurian maupun kejadian-kejadian lain seperti bencana alam,
kebakaran, dan lain-lain.

61

Ada beberapa hal penting dalam mengoperasikan alat tersebut.
1. Keamanan dari gangguan baik intern maupun ekstern
Uang merupakan benda yang tidak ada tanda hak pemiliknya
sehingga uang mudah utuk digelapkan. Penggelapan uang bisa timbul
dari orang dalam perusahaan itu sendiri maupun dari luar perusahaan.
Sebagai contoh, kasir yang tidak hati-hati menyimpan uang dalam alat
penyimpanan uang yang ditentukan akan mengundang orang lain (baik
intern maupun ekstern) untuk menyalagunakan kesempatan yang ada
sehingga merugikan perusahaan.
2. Kunci
Gunakanlah alat penyimpanan yang menggunakan kunci yang
kokoh dan aman, baik kunci yang menggunakan kode ataupun kunci
biasa. Kotak penyimpan uang yang baik tak akan mudah dibobol oleh
orang jahat.
3. Akses yang terbatas
Batasi akses ke tempat penyimpanan uang sehingga orang-orang
tertentu saja (yang mempunyai kewenangan) yang mempunyai akses ke
tempat tersebut.
4. Rahasia
Jagalah rahasia kode atau password untuk membuka tempat
penyimpanan uang.

Sementara itu, alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat
menyimpan uang sementara antara lain adalah sebagai berikut.
1. Brankas (Cast Box)
Brankas biasa digunakan untuk menyimpan uang karena mempunyai
standar kekuatan dan pengaman yang bagus. Brankas selain mempunyai
kunci biasa juga mempunyai kode kunci yang dapat diatur berdasarkan
keinginan pemakai sehingga apabila brankas ini akan dibuka oleh
seseorang ia harus mempunyai kunci fisik dan mempunyai kode akses
untuk membukanya.
62

Selain mempunyai kunci yang sangat aman, brankas juga bisa
ditempatkan secara permanen dengan cara menyatukan brankas tersebut
dengan tembok (beton) sehingga akan sangat sulit untukk
mengembalikannya.
2. Cast Register
Selain berfungsi sebagai mesin pembayaran, cast register juga
berfungsi sebagai alat penyimpanan uang sementara. Keunggulan cash
register sebagai alat penyimpanan uang sementara adalah adanya tombol-
tombol kunci sebagai kode sehingga orang yang berwenang saja yang
dapat membukanya.
Kunci mesin ini terdiri dari beberapa dan mempunyai fungsi masing-
masing sebagai berikut.
- OP (Operator), hanya dappat membuka dari OFF sampai dengan X,
biasanya kunci ini dipegang oleh kasir untuk bekerja
(registration).
- SM (Semi Master), dapat dipakai dari PGM sampai dengan XI/ZI,
biasanya kunci ini dipegang oleh supervisor toko.
- MA (Master), dapat membuka dari PGM sampai dengan X2/Z2,
biasanya kunci ini dipegang oleh owner.
Arti posisi kunci dapat dijelaskan sebagai berikut.
- PGM (program) dipakai untuk membuat program.
- Off dipakai untuk mematikan mesin.
- X dipakai untuk mengetahui total sementara.
- XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku).
- X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan.

3. Lemari Besi
Lemari besi juga biasa dipakai untuk menyimpan uang sementara di
perusahaan. Namun, pemakaian lemari ini selain memakan tempat yang
lumayan besar juga biasanya belum mempunyai kunci kode sehingga
keamanan dari penggunaan alat ini belum maksimal.

63

TES FORMATIF
a. PILIHAN GANDA
1. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu .
a. intern dan ekstern
b. palsu dan asli
c. baru dan lama
d. barang dan uang
e. uang dan jasa

2. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya adalah
.
a. dilihat, diraba, dimakan
b. dilihat, diraba, disentuh
c. dilihat, diraba, diterawang
d. dilihat, disentuh, diterawang
e. diraba, dilihat, disentuh

3. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah .
a. uang
b. kuitansi
c. kertas
d. logam
e. hadiah

4. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu.
a. manual dan elektrik
b. tradisional dan modern
c. baru dan kuno
d. cepat dan lambat
e. susah dan mudah

5. Alat yang biasa digunakan untuk menyimpan uang dalam jumlah besar disebut
.
a. brankas
b. dompet
c. saku
d. lemari
e. buku

64

6. Arti posisi kunci adalah sebagai berikut, kecuali .
a. PGM untuk membuat program
b. X dipakai untuk mengetahui total keseluruhan
c. XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku).
d. X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan.
e. Off dipakai untuk mematikan mesin

7. Hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan alat penyimpanan uang adalah
.
a. Kunci
b. Tempat
c. Barang
d. Letak
e. Posisi

8. Apakah ciri uang asli apabila diterawang?
a. terdapat tanda air
b. terdapat air
c. terdapat nominal uang
d. terdapat jumlah uang
e. terdapat warna merah

9. Informasi yang tidak termuat dalam nota kredit adalah .
a. informasi bahwa rekening penjual telah di debet
b. penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang
menjadikan barang tersebut dapat dikembalian sesuai kesepakatan
jual beli
c. nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang
yang dikembalikan
d. nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.
e. tanggal pembelian

65

10. Bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan
disebut .
a. bukti transaksi intern
b. bukti transaksi ekstern
c. kuitansi
d. saldo
e. kas

b. ISIAN
1. Bukti transaksi intern adalah .
2. Bukti pembayaran uang yang
3. Teknik perhitungan uang dapat dilakukan dengan cara .
4. Brankas sering digunakan menyimpan uang karena .
5. Transaksi keuangan adalah .

c. ESAI
1. Apakah keunggulan dari cast register ?

2. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam faktur !

3. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam kuitansi !

4. Jelaskan ciri-ciri uang Rp. 10.000,00 keluaran tahun 2005 bila diterawang !

66

5. Sebutkan dan jelaskan alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat
menyimpan uang sementara !

67

KEGIATAN
BELAJAR
4

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI
SARANA DAN PRASARANA

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia
sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu
yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses ( usaha,
pembangunan, proyek).
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan
akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang
berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan
prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat
administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka
pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan,
yaitu pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan
prasarana.
1. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi
berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama
antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan
sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-
hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain :
68

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang
memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun
mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan
kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor
prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh
untuk mengusahakan standarisasi ialah :
Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi
sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam
jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
c. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam
pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-
benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi
atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang
seksama diantara produsen dengan baik.
Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan
pasar dan harga.
69

Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas
barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara
pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut
sampai siap digunakan.
d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas
pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

2. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik
berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Agar barang tidak cepat rusak.
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari.
Memudahkan dalam analisis barang.
b. Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya
memperhatikan hal-hal berikut ini :
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
Sifat barang yang disimpan.
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
Prosedur dan tata kerja.
Biaya yang disediakan.
Tenaga yang diperlukan.
Jangka waktu penyimpanan.
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan
barang).
Barang disimpan dalam keadaan bersih.
70

Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
Barang disimpan di tempat yang memadai.
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
dicari.
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman
air.
Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan.
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di
bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan
lebih dalam.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
Agar barang tidak mudah hilang.
Agar barang tidak kadaluarsa.
Agar barang tidak mudah susut.
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya
dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan
bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang
kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang
tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan
menghindari kerusakan yang lebih besar.
Pemeliharaan berkala
71

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya
seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali.
Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan
prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani
pemeliharaan barang.

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara
berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau
secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang
tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang
menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu
terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik
dan air dapat dilakukan secara berkala.
4. Inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi,
termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu
diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor
adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat
diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang
dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana
antara lain :
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga
dapat dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan dalam pengecekan barang.

72

d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

TES FORMATIF
a. Pilihan Ganda
PILIHAN GANDA
1. Perlengkapan kantor yang bentuknya lembaran adalah . . . .
a. formulir
b. stapler
c. perforator
d. letter opener
e. hectmachine

2. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain . . . .
a. agar barang tidak mudah hilang
b. agar barang tersusun rapi
c. memudahkan dalam pengawasan
d. memudahkan dalam analisis barang
e. agar barang mudah dicari

3. Berikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah . . . .
a. laptop
b. perforator
c. faksimile
d. ordner
e. filling cabinet
73

4. Yang termasuk contoh kegiatan pemeliharaan barang tidak bergerak adalah
. . . .
a. Pemeliharaan kendaraan bermotor
b. Pemeliharaan mesin kantor
c. Pemeliharaan komputer
d. Membersihkan debu-debu yang menempel pada alat
e. Pemeliharaan mesin fotokopi

5. Cara penyimpanan barang/bahan kantor adalah . . . .
a. Disimpan di ruangan tertutup
b. Disimpan di tempat yang memadai
c. menghemat penggunaan penerangan
d. mudah dalam pengawasan
e. mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

6. Penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di
langit-langit ruang kantor, disebut pencahayaan . . . .
a. ambient lighting
b. accent lighting
c. task lighting
d. natural lighting
e. direct lighting

7. Barang-barang kantor berdasarkan spesifikasinya dibagi menadi . . . .
a. barang habis pakai dan barang tak habis pakai
b. barang bagus dan barang jelek
c. barang mahal dan barang murah
d. barang baru dan barang lama
e. barang using dan barang baik

74

8. Berikut ini yang bukan termasuk tujuan inventaris adalah. . . .
a. Agar peralatan tidak mudah hilang
b. Memudahkan dalam pengecekan barang
c. Memudahkan dalam pengawasan
d. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi
e. Menghemat barang

9. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang yang habis pakai adalah . . .
a. buku catatan barang noninventaris
b. buku golongan barang inventaris
c. buku induk
d. buku laporan sarana dan prasarana
e. buku inventaris

10. Benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana yang menyenangkan
sehingga memberi semangat dan kenyamana dalam menyelesaikan pekerajan,
disebut .
a. Perabot kantor
b. Interior kantor
c. Pesawat kantor
d. Mesin kantor
e. Perlengkapan kantor

b. ISIAN
1. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah .
2. Bukti atau catatan yang mendukung dalam menyampaikan laporan secara tertulis
kepada pimpinan adalah .
3. Buku catatan barang inventaris adalah .
4. Kegiatan yang perlu dilakukan dalam mengelola sarana prasarana adalah
5. Inventaris adalah ..

75

c.ESAI
1. Jelaskan pengertian sarana dan prasarana kantor!

2. Sebutkan 5 tujuan adanya penyimpanan sarana dan prasarana kantor!

3. Sebutkan tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor!

4. Sebutkan dan jelaskan macam-macam buku inventaris barang!

5. Sebutkan tujuan inventaris sarana dan prasarana kantor!

76

EVALUASI
III
Uji Kompetensi Teori
77

Uji Kompetensi Teori
a. PILIHAN GANDA
1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapan-tahapan
rekrutmen sebagai berikut . . . .
a. membuka lamaran dan melakukan testing
b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi
c. testing, wawancara, dan tes kesehatan
d. iklan lowongan kerja, surat panggilan
e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan
a. uang
b. kuitansi
c. kertas
d. logam
e. lembaran
3. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan kantor di bengkel adalah
a. mengganti oli
b. tune up
c. mencatat transaksi penjualan
d. pasang ban
e. cuci mobil
4. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan administrasi kantor adalah .
a. mendata sensus penduduk
b. pemasangan ban mobil
c. memeriksa pasien
menggunakan stetoskop
d. pencucian motor
e. mengganti oli
5. Berikut ini yang merupakan perlengkapan kantor yang tergolong barang habis pakai
adalah .
a. amplop
b. perforator
c. stapler
d. desk tray
e. rak buku
6. Penyimpanan barang dapat dilakukan dengan cara .
a. barang disimpan sesuai klasifikasi
b. barang disimpan bersih
c. barang disimpan di ruangan yang terbuka
78

d. barang disimpan di ruangan yang sangat luas
e. barang disimpan di ruangan tanpa jendela
7. Orang yang memimpin pelaksana kerja, menggerakkan orang lain/para staf,
mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut .
a. administrator
b. manajer
c. staf
d. pembantu ahli
e. worker
8. Berikut ini yang bertanggungjawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja
pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat-surat keluar
adalah .
a. administrator
b. tata usaha
c. sekretaris
d. penerima tamu
e. bagian administrasi
9. Berikut ini yang bukan merupakan keuntungan dalam menggunakan kartu kendali
adalah .
a. lebih efisien
b. memudahkan dalam
penyusunan arsip
c. membuat pencatatan yang
berulang
d. mudah melacak lokasi surat
e. Mudah hilang
10. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah .
a. sistem buku agenda
b. sistem kartu kendali
c. sistem buku ekspedisi
d. sistem lembar pengantar
e. sistem lembar disposisi
11. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah .
a. stempel
b. amplop
c. alat pembuka surat
d. baki surat (tray)
e. secretaries desk file
12. Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpangan surat sehingga bila
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah adalah .
a. kartu kendali
b. agenda
c. lembar disposisi
d. buku ekspedisi
e. lembar pengantar
79

13. Menerima surat masuk, menandatangani surat pengantarnya, dan membubuhi cap
tanggal pada sampul surat merupakan tugas dari .
a. penerima surat
b. pengarah surat
c. kurir
d. satpam
e. pelaksana
14. Orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yang
dituju adalah
a. penerima surat
b. pengarah surat
c. kurir
d. satpam
e. pelaksana
15. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu .
a. intern dan ekstern
b. palsu dan asli
c. baru dan lama
d. barang dan uang
e. uang dan jasa
16. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya adalah .
a. dilihat, diraba, dimakan
b. dilihat, diraba, disentuh
c. dilihat, diraba, diterawang
d. dilihat, disentuh, diterawang
e. diraba, dilihat, disentuh
a. Uang
b. Kuitansi
c. Kertas
d. Logam
e. hadiah
18. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu.
a. manual dan elektrik
b. tradisional dan modern
c. baru dan kuno
d. cepat dan lambat
e. susah dan mudah
19. Metode perekrutan calon karyawan baru yang dilakukan di kalangan terbatas disebut
metode.
a. Terkendali
b. Positif
c. Terbuka
d. Netral
e. tertutup
80

20. Mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau
berhalangan, yaitu .
a. permanent transfer
b. temporary transfer
c. versatility
d. shift transfer
e. remedial transfer.

d. ESAI
1. Sebutkan 5 contoh kegiatan penggandaan !

2. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya !

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen !

4. Jelaskan tentang demosi dan promosi !

5. Jelaskan penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja !

81

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: ERLANGGA
R, Sri Endang., Mulyani, Sri., Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran untuk SMK dan MAK. Jakarta:
ERLANGGA
S, Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran.Malang: UM
R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar
(Mail Handing) untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA
R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem
Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA
Tim Administrasi Perkantoran. 2007. Modul Memproses Transaksi Keuangan dan Bisnis
Manajemen. Jakarta: YUDHISTIRA

Modul Melaksanakan Administrasi Perkantoran Di Tempat Kerja

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Melaksanakan Administrasi Perkantoran Di Tempat Kerja

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Deskripsi Umum

Anda mungkin juga menyukai