MAKALAH

PENATAAN SURAT/DOKUMEN
Di susun untuk memenuhi tugas ADMINISTRASI UMUM

Disusun oleh:

1.Anis Alfia Yana

2.Holifa Tur Rosyidah

3.Nadzifa Rhabiatul Iza

4.Yessy Salfa Aminanti

SMK Islam An-Nuuru Tirtoyudo

Jl. Pesantren 21.Tirtoyudo

1
 KATA PENGANTAR
Ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas rahmat dan

hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas

makalah yang berjudul "Penataan Surat/Dokumen"

dengan tepat waktu.

Makalah disusun untuk memenuhi tugas Mata Pelajaran

Administrasi Umum. Selain itu, makalah ini bertujuan

menambah wawasan tentang orang-orang yang menata

surat ataupun dokumen bagi para pembaca dan juga

bagi penulis.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Mareta

selaku guru Mata Pelajaran Administrasi Umum. Ucapan

terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang

telah membantu diselesaikannya makalah ini.

Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna.

Oleh sebab itu, saran dan kritik yang membangun

diharapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Tirtoyudo,28 September 2022

Penulis

2
 DAFTAR ISI

Bab 1 Pendahuluan

1.1 Latar belakang.............................................................. 4

1.2 Rumusan masalah.........................................................5

1.3 Tujuan pembahasan ..................................................... 5

Bab 2 Pembahasan

2.1 Pengertian penataan surat/dokumen..............................6

2.2 Fungsi dan kegunaan surat/dokumen.............................7

2.3 Prosedur pengelolaan surat masuk/keluar......................7

2.4 Bahan dan alat penataan surat/dokumen.........................10

2.5 Sistem dan prosedur penataan dokumen.........................14

Bab 3 Penutupan

3.1 Kesimpulan.................................................................... 16

3.2 Saran............................................................................. 16

3
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat/Dokumen merupakan media yang utama,dalam berkomunikasi di

lingkungan perusahaan.Di dalam lingkungan perusahaan pengirimansurat
membutuhkan banyak waktu, sehingga informasi yang diterima kadang
mengalami keterlambatan.Serta sulit untuk melacak keberadaan surat dan
status surat yang telah dikirimkan tersebut.Arsip inaktif adalah arsip yang tidak
secara langsung dan tidak terus menerusdiperlukan dan digunakan dalam
penyelamatan administrasi sehari hari serta dikelola oleh pusat arsip.(Menurut
Bartos:2007).Arsip inaktif sebaga arsip yang tidak lagi dipergunakan
secaraterus menerus/frekuensi penggunaannya sudah jarang/hanya
dipergunakan sebagai referensi.(Widjaya:1990).Peraturan pemerintah nomor
34 tahun 2009 menyebutkan bahwa arsip inaktif adalah arsip dinamis yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah
menurun.Menurut kamus administrasi perkantoran arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.PT Kereta
Api Indonesia (PERSERO) menjalin hubungan dengan Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) untuk bersinergi dalam mengelolah arsip dokumen aktif
maupun inaktif.PT Kereta Api Indonesia (PERSERO) berupaya menyelaraskan di
seluruh Daerah Operasi di Pulau Jawa untuk mendesain serapi mungkin tempat
dokumen kearsipan aktif maupun inaktif dan mengandalkan penilaian
tujuannya untuk termotivasi lebih baik dalam tata cara mengatur,merapikan
dan menata dokumen agar mudah dalam pencarian dokumen kembali.

4
1.2 Rumusan Masalah

Sesuai dengan judul tugas akhir maka makalah yang penulis rumuskan yaitu:

 Apa yang dimaksud penataan surat/dokumen?

 Apa fungsi surat/dokumen?

 Apa saja tatacara penyimpanan surat/dokumen?

 Apa tujuan penataan surat/dokumen?

 Apa saja langkah-langka dari prosedur pengelolahan surasurat/dokumen

masuk?

1.3 Tujuan Pembahasan

Pengarsipan merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu

organisasi masih menjalankan kegiatan opersionalnya,baik kegiatan rutin
maupun pengembangan. Arsip mempunyai fungsi dan peranan penting dalam
proses penyajian informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan dan merumuskan sebuah kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat
menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslahada sistem
danprosedur kerja yang baik dalam bidang manajemen pengarsipan.

5
 BAB 2

PEMBAHASAN
Penyataan surat merupakan prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah
pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan
kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar
dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.Adapun pengertian dan fungsi dari
penataan surat/dokumen

2.1 Pengertian Penataan Surat/Dokumen

Pengertian Prosesur, Pengelolaan, Surat Masuk dan Surat Keluar

Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan

prosedur urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan
yang harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap
bagian perusahaan.

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan

organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
terlibat dalampelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansilain dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima
melalui kurir (pengiriman surat).

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan
usaha dari intansi lain.

6
2.2 Fungsi dan Kegunaan Surat/Dokumen

Surat berfungsi sebagai berikut:

1. Wakil dari pengiriman/penulisan

2. Bahan pembuktian

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

4. Alat pengukur kegiatan organisasi

5. Bahan pengingat,surat mengingatkan seseorang dalam aaakegiatan atau

aktivitasnya di masa lalu yang bisa di pergunakannya untuk melakukan
kegiatan selanjutnya baginya.

2.3 Prosedur Pengelolahan Surat Masuk dan Keluar

Prosedur Pengelolan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah

sebagai berikut:

 Penerimaan

Tugas penerimaan adalah:

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2. Meneliti ketepatan alamat sipengirim suratsurat

3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian

4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat

telah diterima

 Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin

dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah misahkan surat untuk
pengelolahan lebih lanjut.

7
 Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis

ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya
adalah melakukan pencatatan.

 Mengadakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat

keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut
BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record).Petugasnya dinamakan
agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor
agenda suratmasuk.

 Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan

diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

 Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang

dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku

Ekspedisi Intern.

2. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada

pejabat yang bersangkutan.

3. Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada

urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

 Penyimpanan berkas atau arsip surat keluar

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit
pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk
kantor tersebut.

8
Prosedur Pengelolahan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan

langkah-langkah sebagai berikut:

 Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

 Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode

atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit
pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat
hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui
koreksi kesalahan.

 Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat atau kop surat

 Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berwenang untuk menandatangani

9
2.4 Bahan dan Alat Penataan Surat/Dokumen

1. Filling Cabinet

Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan
berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari plastik, logam, atau kayu.
Di bagian laci, biasanya menggunakan semacam slide untuk mempermudah
ketika membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laciketarik
keluar hingga lepas. Mekanisme sederhana ini sangat membantu untuk buka
tutup laci. Di depan laci bisa ditempelkan label untuk memudahkan
mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya. Beberapa Filling Cabinet memiliki
kunci khusus untuk menghindari pembobolan berkas yang disimpan.

2. Rotary

Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara
berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa
menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di
atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah
dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan
penggunaan lantai di ruang kantor.

3. Lemari arsip

Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet tadi,namun bentuknya
lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan
seperti Filling Cabinet.Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara
memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping.
Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti
Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang
dilengkapi dengan daun pintu.

4. Rak arsip

Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau
menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke
ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa
ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya

10
5. Map arsir/map folder

Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen lain

yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika
menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena
memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat
dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni Stopmap Folio, Map
Snelhecter, Map Folder, Hanging Folder.

6. Ordner

Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan
dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder
untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam
ordner perlu melubanginya menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari materi
yang tebal dan cukup kuat untuk diletakkan secara lateral

7. Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan

mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan
dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk mengikat
sejumlah lembaran kertas. Stepler mudah ditemukan di toko buku yang tersedia
di berbagai mall di Jakarta.

Jenis Jenis Stapler menurut fungsi dan kebutuhan;

Stapler Ukuran Kecil – Max 10 lbr kertas

Stapler Ukuran Sedang – Max 20 lbr Kertas

Stapler Ukuran Besar – Max >20 lbr kertas

11
8. Porferator

Perforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang di tepi
kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting
dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan
berkas ke dalam order. Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki
diameter 5 milimeter. Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang
yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5 lubang. lebih
dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang biasanya dimiliki oleh
percetakan offset dan percetakan digital untuk melubangi pekerjaan Kalender
dan Agenda.

9. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada pengelompokan
kertas, lalu dapat ditempelkan pada bagian folder. Anda bisa mencetak stiker
label sendiri sehingga label terlihat menarik dan bagus. Namun untuk
menghemat biaya, anda bisa menggunakan sticky note untuk di tempelkan
sebagai pengingat.

10. Alat sortir

Alat sortir biasanya digunakan untuk memisahkan surat surat untuk disimpan
ke folder masing-masing. Di industri percetakan,alat ini sering digunakan untuk
menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.

11. Guide

Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah
bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai
dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas
tebal atau karton. Guide sendri memiliki dua bagian penting yang perlu
dipahami;Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label tulisan
yang menandakan pengelompokan dokumen.Badan guide, bagian dimana
dokumen anda diposisikan sehingga rapih dan mudah dicari.Guide digunakan
pada bagian depan tumpukan dokumen Anda yang berada di filling cabinet.
Atau jika anda menggunakan ordner anda bisa menyisipkannya diantara ordner
sehingga pengelompokan mudah dicari. Guide tersedia dalam berbagai ukuran

12
 (A4 atau Folio) dan bisa dibuat custom sesuai dengan kebutuhan sesuai
dengan besarnya dokumen yang dimiliki.

12. Numeratur

Dalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan untuk membubuhkan

nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus mencetaknya dengan mesin
printer. Pada bentuknya, terdapat numorator bisa memiliki angka kecil atau
besar, dan dengan jumlah digit tertentu.

13. Stopmap folio

Jarang orang mengetahui namanya, Stopmap adalah alat kearsipan seperti

map folder berbahan dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan
dokumen yang sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat
penjanjian dan lainnya.Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4
(21,6 cm x 33 cm).Jenis kertas yang digunakan untuk membuat Stopmap
adalah jenis kertas karton, Akan tetapi banyak sekali perusahaan yang
mencetak secara custom dengan jenis kertas lainnya seperti Concorde, Manila,
BW (Black White), kertas Ivory, kertas Buffalo dan lainnya.Untuk membuat
Stopmap secara custom banyak sekali pilihan teknik cetak yang tersedia mulai
cari teknik cetak offset, sablon, atau digital offset.

14. Map snelhecter

Ada 2 jenis map Snelhecter yang tersedia di banyak toko stationery yaitu jenis
kertas dan jenis plastik. Akan tetapi yang paling populer dan banyak digunakan
adalah yang berbahan plastik. map Snelhecter memiliki banyak varian warna
(Hijau, Kuning, Merah dan Biru). Fungsi dari warna yang bervariasi adalah untuk
membedakan dokumen yang disusun sehingga tidak membingungkan.Untuk
menggunakannya, kertas di lubangi dengan alat arsip perforator 2 lubang
terlebih dahulu. Pada saat membuka map Snelhecter akan terlihat besi putih
ditengahnya dengan posisi vertikal. bukalah sisi atas dan bawahnya besi
tersebut sehingga besi mengacung ke atas, lalu posisikanlah lubang yang ada
di kertas kedalam besi tersebut dan kunci kembali.

13
 15. Hanging map

Hanging map adalah sebuah map yang memiliki kaitan diatasnya. kaitan ini
berfungsi untuk menggantungkan map pada filling tray yang nantinya
dimasukan kedala filling cabinet. Map ini cukup populer digunakan untuk
membantu perusahaan menyimpan dokumennya. Hanging map tersedia di
toko toko ATK dan bisa dibeli secara offline ataupun online Itulah jenis
peralatan kearsipan yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk
mendokumentasi pekerjaan seperti invoice, surat jalan,nota penjualan,
purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang
rapi akan membantu kelancaran usaha dan bisnis anda. Semoga web yang
menyediakan informasi percetakan dan desain grafis ini bisa membawa
manfaat untuk pengusaha dalam mengatur dokumen dokumen yang penting

2.5 Sistem dan Prosedur Penataan Surat/Dokumen

1. Penataan dokumen dengan sistem nomor

Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang
dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait.
Penataan dokumen dengan sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi,
yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex
numerical filling.Penataan dokumen sistem nomor merupakan sautu cara
penyimpanan arsip berdasarkan urut-urutan nomor dari warkat yang
bersangkutan. Dalam penataan dokumen sistem nomor, terdapat beberapa
pengembangan.

Pengembangan sistem nomor:

 Sistem nomor urut

Dalam sistem nomor urut, arsip disimpan menurut urut-urutan nomor 1

sampai nomor nomor berikutnya secara urut

 Terminal digit filing

Dalam penataan dokumen dengan sistem terminal digit filling, arsip

disimpan dengan memperhatikan dua nomor terakhir,dimana dua nomor
terakhir yang sama dihimpun/disimpan pada tempat atau laci yang sama.

14
  Middle digit filling

Penataan dokumen dengan Middle digit filing, menggunakan sistem

penyimpanan arsip dengan memperhatikan dua nomor di tengah yang
sama dari nomor arsip yang ada. Ini dihimpun dan ditempatkan pada
tempat atau laci yang sama. Dua nomor tengah dijadikan indeks nomor.

 Duplex numerial filing

Dalam duplex numerical filling, sistem penataan berkas menggunakan

dua atau lebih kelompok nomor kode, setiap bagian kelompok
dipisahkan dengan garis atau koma, atau titik, atau diberi jarak. Sistem
duplex digunakan untuk sistem-sistem subjek atau wilayah yang
memakai pembagian sub-sub divisi pada setiap kelompoknya.

2. Penataan dokumen dengan sistem subjek/pokok soal/pokok masalah

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek/pokok

soal/pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek
atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat.

3. Penataan dokumen dengan sistem abjad

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan

yang menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang,
badan/perusahaan/organisasi, sesuai yang tertera pada warkat.

4. Penataan dokumen dengan sistem tanggal/kronologis

Penataan dokumen dengan sistem tanggal/kronologis merupakan cara

menyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut-urutan tanggal yang
tertera di dalam warkat.

5. Penataan dokumen dengan sistem wilayah

Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip

yang dimiliki disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang
tertera pada asal surat.Dalam sistem penataan dokumen, dikenal beberapa
cara penataan sistem dokumen diantaranya yang paling populer adalan
penataan dokumen dengan sistem nomor.

15
 BAB 3

PENUTUPAN

3.1 Kesimpulan

Tujuan dari penataan atau pengelolaan arsip antara lain sebagai berikut : Agar
arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, bisa dengan mudah ditemukan
kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat, terhidari dari
pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan.

3.2 Saran

1. Agar menimbang lagi dalam hal sistem penangaan dalam penataan arsip
kearsipan yang ada agar masalah yang dihadapi tidak berlarutlarut, selain itu
juga jika ingin bisa berahli ke sistem kearsipan elektronik agar sistem yang
dijalankan bisa lebih terkoordinir dan menghemat ruang,biaya,serta tenaga

2. Sistem penyimpananya haruslah lebih diperhatikan lagi, teknik

penyimpanannya juga harus disesuaikan dengan ruangan yang digunakan dan
juga peralatan serta perlengkapan selain itu juga harus memperhatikan dalam
sistem penyusutan hingga semua arsip tidak bertumpuk dan bercampur
dengan arsip yang baru. Bisa juga dibuatkan jadwal retensi dalam sistem
penyusutannya.Untuk penemuan kembali arsip yang harus lebih
memperhatikan efektif tidaknya suatu teknik penyimpanan arsip yang
digunakan.Karena jika teknik penyimpanannya sudah baik maka arsip tersebut
dapat ditemukan dengan cepat dan cepat.

16
 DAFTAR PUSTAKA
https://smki-annuuru.sch.id/

https://brainly.co.id/tugas/21359325#:~:text=Penataan
%20surat%20merupakan%20prosedur%20pengolahan,dapat%20memperlancar%20ad
ministrasi%20intansi%20tersebut.

https://www.kajianpustaka.com/2019/10/pengertianfungsi-syarat-dan-jenis

surat.html?m=1#:~:text=Fungsi%20Surat,citra%20atau%20wibawa%20pihak%20pengiri
m.&text=Surat%20sebagai %20alat%20komunikasi%20(tulis,tanda%20bukti%2C%20hit
am%20diatas%20putih.

https://bakri.uma.ac.id/15-jenis-peralatan-kearsipanuntuk-perkantoran/

https://ramadhandikablog.wordpress.com/2017/11/24/234/

17