KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Puji
syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada
kami, sehingga kami dapat menyelesaikan Makalah ini tepat pada waktunya.
Penulis menyadari pula bahwa dalam penyusunan Makalah tidak terlepas dari
dukungan, bimbingan dan bantuan dari semua pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima
kasih dan penghargaan kepada yang terhormat :
1. Guru Pembimbing yang telah membantu dalam penyusunan tema makalah ini.
2. Orang tua kami yang senantiasa memberi dukungan moral maupun materi kepada kami.
3. Teman-teman yang telah banyak memberikan masukan dalam menyusun Makalah ini,
dan
4. Semua pihak yang bersedia kami wawancarai guna meminta pendapat dan sarannya
dalam menyusun karya ilmiah ini.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik
dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami
menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki Makalah ini.
Dan akhirnya kepada Allah jualah penulis memohon balasan yang berlipat ganda,
semoga Makalah ini dapat berguna dalam perkembangangan kreativitas dan peningkatan
aktivitas bagi kita semua.

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 1
A. Latar Belakang ................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .............................................................................................. 2
C. Tujuan Penulisan ................................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN ............................................................................................... 3
A. Pengelolaan Surat ................................................................................................ 3
B. Pengelolaan Arsip ............................................................................................... 8
BAB III PENUTUP ....................................................................................................... 10
A. Kesimpulan ........................................................................................................ 10
B. Saran .................................................................................................................. 10
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam
segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh
seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan , baik
pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami,
menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele.
Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa
untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud
dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan
penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari
itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah
pengertian pada pihak penerima.
Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada
aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak
sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan
merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik
akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan
melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang
keluar.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam
kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke
instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus
oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.
Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan
dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu
bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-
surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat
keluar adalah dianggap lebih baik.

1
 Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah
dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk
maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi
haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis yang memilki
pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu diarsipkan dan mana yang
tidak.

B. Rumusan Masalah
1. Masalah yang akan kita teliti dalam penelitian ini adalah: “Menguasai substansi
dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan”.
2. Dari apa yang telah di uraikan di atas maka dapat di tarik kesimpulan rumusan
permaslahan masalah sebagai berikut:
3. Bagaimana pelaksanaan penguasaan substansi dan teknis administrasi tata
persuratan dan kearsipan ?

C. Tujuan Penulisan
Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Surat
1. Pengurusan surat masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat
oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap
harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat,
puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak
ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya
bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat masuk
ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat
semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai
berikut :
1) Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima
dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah
ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan:
a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan
dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas,
wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
c. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas
dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam
waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa
(maksimal 5 hari harus diterima).
d. Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat
rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/
konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode
B ).
3
 e. Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram,
surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk
memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat
diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui
surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
1. Pembukaan sampul (amplop) surat.
2. Pengeluaran surat dari dalam sampul
3. Pembacaan isi surat
4. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat
dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing
surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah
pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku
agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor
terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.
Pencatatan surat masuk selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan
penyimpanan.

2) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu
dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk
pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk
pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada
petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman,
dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku
ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus
membubuhkan

4
2. Pengurusan surat keluar
Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat
oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat
Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan
konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan
baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus
diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk
membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat
diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.
Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat
dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan
dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan
mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.
Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu
dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam
surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus
diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang
sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang
baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak
yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah
orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut
lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep
tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-
departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat

5
 yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada
konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik.
Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari
segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas
diteliti, barulah mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini
perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai
Dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu
sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam
jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan
surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini
adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak
menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat
tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan
parafnya pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat
Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor
surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat
pada Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

6
 8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
a. dikirim oleh petugas pengiriman surat
b. dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan
terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan
dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman
perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan
kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti
misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis
kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat
menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat
yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat
dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta

3. Tata Persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya.
Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata
persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi
kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung
bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan
penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata persuratan tersebut
apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas
dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna
dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
7
 Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan
menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut.
Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera masing-
masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum
maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat
korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat
(logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat
yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat
(jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini penting dalam
menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi
sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai contoh
penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus ditandatangani
pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian wewenang
penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien.

B. Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.Arsip harus
dikelola dengan cara:
1. Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a. Sistem masalah,
b. Sistem abjad
c. Sistem tanggal
d. Sistem wilayah
2. Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agarterjamin
keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akta tanah,
akta pendirian gedung, akte statussekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7
Tahun 1971 tentangketentuan pokok kearsipan).
3. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna,dilakukan penyusustan/
pemusnahan arsip yang tidak bergunadengan mengikuti prosedur yang berlaku
sesuai dengan PP No. 34Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip.

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat dalam segala
bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan erat dengan
kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat
merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat
merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan
penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh
berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang
professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta
system yang baku, aplikatif dan efisien.
Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana
surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh
organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang
dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang
bersifat kedinasan.
Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri dari :
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat
9
B. Saran
Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan
tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu
instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan
benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata
persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari
tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal
menangani surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang
bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan
pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja
yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian dapat tercipta suatu lembaga/ instansi
yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan
dalam hal mengambil sebuah keputusan.

10
 DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir – Edisi revisi. Jakarta: Pusat
Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia
Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung
Tugas-tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis
Tingkat Keahlian Brata, W Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT.
Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin. 1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan
Notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita
Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia
Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta:
Rajawali Press

11