PENYELENGGARAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI MENURUT UNDANGUNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009

Yohannes Suraja

Salah satu penyelenggaraan kearsipan yang disebut di dalam Undang-undang

Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (yang selanjutnya disebut
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) ialah penyelenggaraan kearsipan perguruan
tinggi, di samping penyelenggaraan kearsipan nasional, provinsi dan kabupaten/kota.
Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi
dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi. Di setiap tingkatan
pemerintahan kabupaten/kota dan provinsi, penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan oleh
lembaga kearsipan masing-masing. Sedangkan penyelenggaraan kearsipan nasional
dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (paal 6).
Berkenaan dengan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi ada beberapa
pertanyaan yang muncul untuk kepentingan implementasi peraturan itu. Apakah setiap
perguruan tinggi harus memiliki lembaga arsip tersebut? Apa tujuannya? Kegiatan apa
saja yang dilakukan oleh lembaga arsip dan unit kearsipan? Faktor-faktor apa saja yang
harus diperhatikan agar penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien? Tulisan berikut menguraikan dan menjelaskan tentang
penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009
tersebut.
A. Pengertian Arsip Perguruan Tinggi
Di dalam UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip dapat dibedakan menjadi 2
yaitu arsip sebagai lembaga dan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh organisasi, perusahaan atau perorangan.
Demikian pula pengertian arsip perguruan tinggi dapat dilihat dari kedua aspek
tersebut.
Pertama, arsip sebagai lembaga (organisasi, unit) kearsipan. Pada pasal 1 ayat
16 dinyatakan bahwa yang dimaksud arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta, yang
melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan
tinggi. Pada pasal 16 ayat 3 tersurat bahwa yang dimaksud lembaga kearsipan di
dalam UU No. 43 Tahun 2009 terdiri atas: Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI), arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota; arsip perguruan tinggi,
dan unit kearsipan pada pencipta arsip. Jadi arsip perguruan tinggi dan unit kearsipan
yang ada di setiap unit kerja perguruan tinggi merupakan salah satu wujud dari
pengertian arsip sebagai lembaga.
Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang

berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang

melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi
perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian
masyarakat (penjelasan pasal 16 ayat 3 d).
Secara tegas dinyatakan hanya Perguruan tinggi negeri wajib membentuk
arsip perguruan tinggi (Pasal 27 ayat 2). Jadi Yang diwajibkan membentuk arsip
perguruan tinggi adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh pemerintah,
sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi
swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan.
(Penjelasan Pasal 27 ayat 2). Dengan demikian jelas bagi pihak perguruan tinggi
swasta bahwa pembentukan arsip di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan
kepada kebijakan internal masing-masing. Namun pasal 57 ayat 2 menyatakan bahwa
Kewajiban pengelolaan arsip dinamis berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan
tinggi swasta terhadap arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan
anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Meskipun demikian pendirian
lembaga kearsipan di perguruan tinggi swasta merupakan sesuatu yang sangat penting
berkenaan dengan tujuan untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan
bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan
karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi
sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat
(penjelasan pasal 16 ayat 3 d) seperti tersebut di atas. Di samping alasan demi tertib
administrasi perguruan tinggi yang mencerminkan tertib kinerjanya.
Implikasi dari ketentuan-ketentuan dan pemikiran di atas bagi perguruan
tinggi yaitu bahwa setiap perguruan tinggi negeri dan swasta (harus atau seharusnya)
membentuk dan memiliki lembaga kearsipan di tingkat perguruan tinggi, dan di
tingkat setiap unit kerja yang ada di perguruan tinggi yang bersangkutan. Di tingkat
perguruan tinggi sebutan untuk lembaga kearsipan (nomen klatur) misalnya : Arsip
Universitas Gadjah Mada, Arsip Institut Pertanian Yogyakarta, Arsip Sekolah
Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Arsip ASMI Santa Maria Yogyakarta. Di setiap unit
kerja perguruan tinggi pencipta arsip seperti di fakultas, jurusan, program studi, biro,
dan bagian administrasi juga dibentuk unit kearsipan masing-masing. Sebutan unit
kearsipan pencipta arsip ini misalnya Arsip Fakultas, Arsip Jurusan, Arsip
Prodi, Arsip BAAK, Arsip Kepegawaian, Arsip Keuangan, Arsip Sarana
Prasarana, Arsip Perpustakaan dan sebagainya.
Kedua, arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh organisasi, perusahaan atau perorangan (bandingkan dengan
pasal 1 ayat 1). Rekaman dapat berbentuk tulisan, gambar, suara. Media rekaman
dapat berupa kertas, film, disk, kaset. Pengertian arsip ini berkenaan juga dengan
berbagai jenis arsip. Pada pasal 1 UU No. 43 Tahun 2009 disebut tujuh (7) jenis arsip
yaitu arsip dinamis, arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, arsip terjaga, dan
arsip umum. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip vital adalah

arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip terjaga
adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup
bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Arsip
umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Dalam arti ini,
arsip adalah satu atau lebih warkat (catatan, rekaman, dokumen, naskah) yang
memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin keselamatan dan persediaannya
kembali bilamana dibutuhkan.
B. Fungsi/Tugas Arsip Perguruan Tinggi dan Unit Kearsipan Pencipta Arsip
Berkenaan dengan daur hidup arsip : lahir, hidup berguna dan mati maka di
setiap organisasi termasuk di perguruan tinggi dapat dikatakan bahwa keberadaan
arsip dimulai dari saat/masa penciptaan atau kelahiran, kemudian berlanjut selama
masa hidup atau masa penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan termasuk di
dalamnya masa kematian sebagai saat suatu arsip sudah tidak digunakan atau tidak
memiliki nilai guna lagi dan oleh karena itu dimusnahkan. Arsip sebagai rekaman
kegiatan mulai lahir/ada ketika diciptakan oleh unit pencipta arsip di unit kerja (unit
pengolah). Dari masa kehidupan-bergunanya sampai saat kematiannya, arsip dikelola
oleh unit kearsipan yang ada pada pencipta arsip. Sedangkan lembaga arsip perguruan
tinggi mengelola arsip statis, yang masa kehidupan-bergunanya abadi atau tidak
terbatas. Seperti dinyatakan pada pasal 17 ayat 1 UU No. 43 Tahun 2009 bahwa unit
kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:
1.
2.
3.
4.

Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
dan
5. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.
Sedangkan pada pasal 27 ayat 4 dinyatakan bahwa arsip perguruan tinggi
wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
1. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
2. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 27 ayat (4), arsip
perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:
1. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)

tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan
perguruan tinggi; dan
2. pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan (pasal
28).
C. Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi
Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi
perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas
penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tingginya masing-masing. Arsip
perguruan tinggi perlu diselenggarakan oleh setiap perguruan tinggi baik negeri
maupun swasta.
Penyelenggaraan arsip perguruan tinggi merupakan serangkaian fungsi dan
tugas yang meliputi : penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan
arsip (Pasal 6 ayat 5).
1. Penetapan Kebijakan Arsip Perguruan Tinggi
Kebijakan dapat berupa : pernyataan-pernyataan tentang tujuan yang
dikehendaki, usulan-usulan yang dilontarkan, keputusan dari berbagai alternatifalternatif, undang-undang, peraturan, program, keluaran yang berbentuk
pemberian manfaat langsung berupa uang, pemberian pelayanan berupa barangbarang/jasa-jasa,
pemberlakuan
peraturan,
himbauan-himbauan
untuk
dilaksanakan atau ditempuh (bandingkan Wahab, 1990, 14-18). Penetapan
kebijakan di bidang kearsipan dapat berupa berbagai rupa kebijakan tersebut yang
harus atau seharusnya dilaksanakan untuk membangun, memelihara, dan
mengembangkan kegiatan kearsipan di lingkungan internal perguruan tinggi.
Kebijakan kearsipan perguruan tinggi ditetapkan oleh ketua yayasan, rektor, ketua
atau direktur lembaga pendidikan tinggi masing-masing, yang dalam
perumusannya dapat dibantu oleh arsiparis, kepala arsip perguruan tinggi, dan ahli
kearsipan lain. Kebijakan kearsipan digunakan sebagai dasar pembinaan,
pengelolaan, pelaksanaan, dan pengembangan kearsipan di setiap unit kerja yang
ada di perguruan tinggi.
2. Pembinaan Arsip Perguruan Tinggi
Pembinaan dimaksudkan untuk pengembangan sumber daya manusia
dalam hal ini arsiparis dan petugas kearsipan lainnya sehingga memiliki
kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan. Pembinaan kearsipan secara
nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional yaitu ANRI terhadap
pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi,
lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, termasuk kepada lembaga kearsipan
perguruan tinggi (Pasal 8 ayat 1). Di perguruan tinggi, pembinaan kearsipan
dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan
civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi (Pasal 8 ayat 4). Jadi lembaga
kearsipan perguruan tinggi mempunyai fungsi pembinaan bagi setiap unit

kearsipan yang ada di satuan kerja, dosen, karyawan dan mahasiswa sebagai
anggota civitas akademika perguruan tinggi. Pembinaan dapat dilakukan melalui
pendidikan, pelatihan, pengarahan yang berkenaan dengan pelaksanaan kearsipan
bagi pejabat dan pegawai atau sumber daya manusia sehingga mereka mempunyai
kompetensi atau profesionalitas kearsipan, tanggungjawab terhadap pelaksanaan
kearsipan di setiap unit kerja lingkungan perguruan tinggi.
3. Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi
Ketentuan pengelolaan arsip perguruan tinggi secara jelas tersurat pada
pasal 9, 27, 28, 40, dan 41. Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis
dan arsip statis (pasal 9 ayat 1). Pengelolaan arsip dinamis terdiri arsip vital, arsip
aktif; dan arsip inaktif (ayat 2). Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung
jawab pencipta arsip (ayat 3). Dan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung
jawab lembaga kearsipan (ayat 4).
3.1. Pengelolaan Arsip Dinamis
Seperti tersurat di atas bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan
terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun (pasal 1 ayat 3,4 dan 5).
Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma,
standar, prosedur, dan kriteria (pasal 40 ayat 1). Selain itu juga untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip (pasal 40 ayat 5).
Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan
melalui kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip (pasal 40 ayat 2).
3.1.1. Penciptaan Arsip Dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan
rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan
membuat surat atau dokumen lain yang diperlukan dalam rangka pengelolaan
dan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuan (Suraja, 2006, 99).
Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi. Beberapa ketentuan yang harus
diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :

(a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin
rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga
menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya (pasal 41 ayat 1).
(b) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam
berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik
dan/atau media lain (pasal 68).
(c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas
organisasi (pasal 41 ayat 2)
(d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks
arsip (pasal 41 ayat 3)
Dari ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap
pejabat dan pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus
memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu :
baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih media
meliputi media elektronik dan/atau media lain, penciptaan arsip dilaksanakan
dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen
struktur, isi dan konteks arsip. Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip
mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip
secara akurat (pasal 41 ayat 4). Dalam hal ini, pencipta arsip harus/seharusnya
melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan
pendistribusian dokumen baik pengiriman maupun penerimaannya.
Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya berupa notulensi rapat,
proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan
dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian dokumen dilakukan dengan
melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian
dokumen dengan menggunakan lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi
(model lama), lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali,
lembar kartu tunjuk silang, lembar pengantar surat (model baru), atau
pencatatan secara elektronik dengan menggunakan komputer.
3.1.2. Penggunaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih
selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk
kepentingan manajerial dan operasional organisasi. Tentang penggunaan dan
pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa :
(a) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan
pengguna arsip yang berhak.
(b) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori,
yaitu arsip terjaga dan arsip umum (pasal 42). Arsip terjaga adalah arsip
negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa
dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga
(pasal 1 ayat 7 dan 8).
Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, UU Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 44 ayat 1 menentukan bahwa pencipta
arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk
umum dapat:
(a) menghambat proses penegakan hukum;
(b) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan
pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
(c) membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
(d) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori
dilindungi kerahasiaannya;
(e) merugikan ketahanan ekonomi nasional;
(f) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
(g) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum;
(h) mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
(i) mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu
dirahasiakan.
Di samping ketentuan kemungkinan penutupan akses atas arsip seperti
tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip wajib menjaga
kerahasiaan arsip tertutup (pasal 44 ayat 2), dan pencipta arsip wajib
menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta
menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip (pasal 44 ayat 3).
Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu memiliki
ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan
prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip.
3.1.3. Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip (pasal 45 ayat 1). Pemeliharaan
arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip (ayat 2).
Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat
terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam
menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor
ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang
terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga,
rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang
arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar
matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring
kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan

lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara berkisar antara
65-75 derajad Fahrenheid, kelembaban udara antara 50-65%, dan untuk
mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC
selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam,
dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat,
dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat
dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip (Wursanto, 1991 : 118119).
3.1.4. Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip (pasal 47 ayat 1).
Penyusutan arsip yang dilaksanakan perguruan tinggi negeri dilaksanakan
berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta
arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara (ayat 2). Jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip (pasal 1 ayat 21).
Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :
(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
(b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai
guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
(c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
(pasal 49).
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh
pimpinan pencipta arsip (pasal 50). Pada pasal 51 dinyatakan tentang
pemusnahan arsip sebagai berikut :
(a) Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:
(1) tidak memiliki nilai guna;
(2) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA (Jadwal Retensi Arsip);
(3) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
(4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(b) Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
(1) mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan dimusnahkan (unit
kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip, tanggal, bulan
dan tahun berkas, serta jumlah berkas)
(2) melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau
mencacahnya, dan dengan membuat berita acara.
(c) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda
tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui.

Sedangkan tentang penyerahan arsip diatur pada pasal 53, dan untuk
perguruan tinggi dinyatakan bahwa satuan kerja di lingkungan perguruan
tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di
lingkungannya (ayat 5). Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan, dan telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan
sesuai dengan JRA (ayat 7). Berdasarkan sudut pandang JRA dapat dikatakan
bahwa suatu arsip menjadi arsip statis harus melalui masa sebagai arsip aktif,
arsip inaktif, dan setelah habis masa retensinya dan menurut penilaian arsip
yang bersangkutan mempunyai nilai abadi atau berketerangan dipermanenkan,
maka arsip tersebut tergolong sebagai arsip statis. Arsip yang tidak dikenali
penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan dinyatakan dalam Daftar
Pertelaan Arsip (DPA) oleh lembaga kearsipan dinyatakan sebagai arsip statis
(ayat 8). Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan
keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan (pasal 54).
3.2. Pengelolaan Arsip Statis
Seperti dikemukakan di atas arsip statis adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis
yang diterima dari : satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan civitas
akademika di lingkungan perguruan tinggi (pasal 27 ayat 4), dan memiliki tugas
melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas
akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan pembinaan kearsipan di
lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan (pasal 28).
Pada pasal 59 dinyatakan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan
untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (ayat 1). Pengelolaan arsip
statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip
statis; dan akses arsip statis (ayat 2).
3.2.1. Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis
pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Tentang akuisisi diatur pada pasal 60 yaitu bahwa lembaga kearsipan
melaksanakan akuisisi arsip statis. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib
membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang diakuisisi dan mengumumkannya
kepada publik. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang
hendak diakusisi wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan

berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.

Pada pasal 61 ditetapkan bahwa Lembaga kearsipan melaksanakan
akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang
memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis
oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab
pengelolaannya.
3.2.2. Pengolahan Arsip Statis
Mengenai pengolahan arsip statis diatur pada pasal 62 sebagai berikut.
Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan
asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis.
Ini berarti bahwa pegawai lembaga arsip perguruan tinggi dalam melakukan
pencatatan dan penyimpanan arsip statis memperhatikan unit kerja asal arsip
dan pokok masalah, masalah dan perincian arsip tersebut. Cara ini akan dapat
menjamin sistematika, pengendalian, dan kemudahan akses arsip.
3.2.3. Preservasi Arsip Statis
Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin
keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara
preventif dan kuratif (pasal 63). Preservasi arsip merupakan upaya memelihara
dan menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha
pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan untuk
melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip dari
kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan membersihkan ruangan secara
berkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untuk memastikan aman dari
serangga, rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan kapur barus,
pengawasan serangga anai-anai, larangan makan dan merokok di ruang arsip,
tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan, secara rutin mengganti klip
sebelum berkarat, mempergunakan rak dari logam, menjaga kebersihan arsip,
mengeringkan arsip yang basah, dan melakukan perbaikan terhadap arsip yang
rusak.
3.2.4. Akses Arsip Statis
Tentang akses arsip statis diatur pada pasal 64. Akses arsip adalah
ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal
serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan
arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi
kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan
prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat
keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma,
standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk
kepentingan akses.
Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap
arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses

dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip
tersebut (pasal 65).
Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan
akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup
kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati
masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun. Arsip statis dapat
dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam
ketentuan peraturan perundang-undangan
Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan
arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang
dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
a. tidak menghambat proses penegakan hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual
dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori
dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya
perlu dirahasiakan.
Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan,
kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan
kewenangan kepala lembaga kearsipan.
Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga
kearsipan dan dilaporkan kepada pimpinan perguruan tinggi. Penetapan
dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai
sebelumnya.
Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan (pasal
66). Oleh karena itu kepala lembaga kearsipan harus merumuskan dan
menetapkan kebijakan tentang keterbukaan arsip statis dan kebijakan lainnya
yang relevan dengan penyelenggaraan arsip perguruan tinggi untuk menjamin
penyelenggaraan arsip perguruan tinggi yang efektif dan efisien.
D. Tujuan Penyelenggaraan Arsip di Perguruan Tinggi
Seperti diungkapkan di atas penyelenggaraan arsip di perguruan tinggi
dilaksanakan melalui penetapan kebijaksanaan, pembinaan unit kearsipan terutama
pejabat dan pegawainya, dan pengelolaan arsip dinamis dan statis. Kegiatan
penyelenggaran arsip tersebut diarahkan ke pencapaian tujuan yang seoptimal
mungkin. Tujuan penyelenggaraan arsip di perguruan tinggi adalah :

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan setiap unit kerja di
perguruan tinggi.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip yang
optimal.
d. Menjamin pelindungan kepentingan perguruan tinggi, negara dan hak-hak
keperdataan masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan perguruan tinggi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset perguruan tinggi sebagai bagian dari aset nasional
dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan
sebagai identitas dan jati diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya (bandingkan dengan pasal 3 UU No. 43 Tahun
2009).
E. Faktor-Faktor yang Berkaitan dengan Pencapaian Tujuan Penyelenggaraan
Arsip di Perguruan Tinggi
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan
penyelenggaraan arsip di perguruan tinggi adalah kepemimpinan unit kearsipan dan
lembaga kearsipan, kompetensi dan profesionalitas arsiparis dan sumber daya
manusia lainnya, dan kondisi sarana prasarana unit dan lembaga kearsipan.
1. Faktor Kepemimpinan Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin
oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
(pasal 29). Kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :
a. Ketrampilan teknis yaitu kemampuan menggunakan bahan, peralatan,
komputer, almari arsip untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan mengatasi
persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan pekerjaan kearsipan.
Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan lini
pertama/bawah.
b. Ketrampilan manusiawi, yaitu kemampuan untuk bekerjasama, memahami,
mempengaruhi dan memotivasi orang lain terutama para pegawai sebagai
individu dan anggota kelompok. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan
oleh manajer/pimpinan menengah.
c. Ketrampilan konseptual, yaitu kemampuan menguraikan dan menjelaskan

masalah atau kejadian organisasi, ketergantungan antar satuan dan komponen

organisasi, serta mengantisipasi berbagai perubahan yang mungkin terjadi.
Termasuk kemampuan untuk melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan,
pengorganisasian, dan pengawasan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan
oleh manajer/pimpinan atas (bandingkan Oetomo, 2002 : 6).
Setiap manajer atau pimpinan unit perlu memiliki berbagai kemampuan tersebut,
meskipun sesuai tingkatannya manajer atau pimpinan lebih membutuhkan
kemampuan yang berbeda karena fungsi pokoknya yang berbeda. Pimpinan yang
memiliki kemampuan tersebut akan dapat efektif dalam melaksanakan fungsi dan
peran kepemimpinan atau manajerialnya.
2. Faktor Kompetensi Arsiparis dan Sumber Daya Manusia
Kompetensi atau profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia
lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan meliputi kemampuan pengetahuan
kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan ketrampilan atau teknis
pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan alat-alat kearsipan;
pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap kerja yang baik
seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi. Kompetensi seperti itu sangat
dibutuhkan dalam penyelenggaraan kearsipan, karena dengan kemampuan
tersebut pegawai dapat bekerja dengan baik dan dengan demikian
penyelenggaraan kearsipan dapat efektif mencapai tujuannya. Oleh karena itu
penting pula bagi setiap perguruan tinggi untuk melakukan pengembangan dan
pembinaan sumber daya manusia sehingga semakin memiliki kompetensi dan
profesionalitas di bidang kearsipan. Lembaga kearsipan dapat melaksanakan
pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
a. pengadaan arsiparis;
b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan
kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya
kearsipan (pasal 30).
3. Faktor Kondisi Sarana Kearsipan
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan
kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit kerja/lembaga
kearsipan perguruan tinggi agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung
efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan
proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan
pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki

standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi. Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu
mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar
kearsipan untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai
dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan
spesifikasi prasarana dan sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang
kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau
pedoman dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan.
(bandingkan pasal 31, 32 dan penjelasannya).
F. Kesimpulan
Menurut UURI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, setiap perguruan
tinggi harus/seharusnya memiliki arsip perguruan tinggi, yaitu suatu unit kerja yang
mempunyai fungsi menyelenggarakan kearsipan perguruan tinggi yang meliputi
menentukan kebijakan, pembinaan, dan manajemen arsip. Arsip perguruan tinggi ini
mengurusi arsip statis seluruh perguruan tinggi, sedangkan arsip dinamis dikelola
oleh unit kearsipan yang ada di setiap unit kerja seperti unit kerja pimpinan, fakultas,
jurusan, prodi, lembaga, pusat, biro, dan bagian tempat arsip atau dokumen dibuat.
Unit kearsipan di setiap unit kerja ini beserta sumberdaya manusianya melaksanakan
tugas penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis dibawah
pembinaan (pusat) arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi di samping
melakukan fungsi pembinaan, juga mengurusi arsip statis dengan melakukan akuisisi,
pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis. Agar fungsi penyelenggaraan arsip
perguruan tinggi dapat efektif dan efisien, maka faktor kepemimpinan di setiap unit
kearsipan perguruan tinggi, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya
manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang
dibutuhkan harus diperhatikan untuk menjamin terciptanya penyelenggaraan arsip
perguruan tinggi yang efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta 2009
Oetomo, Budi Sutejo Dharmo, Perencanaan dan Pengendalian Sistem Informasi
Manajemen, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2002
Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, PT. Dioma, Malang, 2006
Wahab, Solichin Abdul, Pengantar Analisis Kebijaksanaan Negara, Rineka Cipta,
Jakarta, 1990
Wursanto, Ig., Himpunan Peraturan tentang Kearsipan, Kanisius, Yogyakarta, 1991
......................., Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta, 1991

......................., Kearsipan 2, Kanisius, Yogyakarta, 1991