sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan.

Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Jadi sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan.Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan mudah.Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal..Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor.Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya.Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan.Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat.Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu 1.Sekretaris Pribadi(SEKPRI), yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah. Contoh: Sekretaris Direktur.Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris Menteri. 2.Sekretaris Eksekutif/Sekretaris Umum, yaitu sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah. Contoh:Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral. Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan tugas-tugas kantor,misalnya,surat menyurat, menelpon, mengetik,mengoperasikan computer,kearsipan,korespondensi,dsg. Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu: 1.Tugas Rutin Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi. 2.Tugas Khusus Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg. 3.Tugas Kreatif Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan. Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat. Tugas untuk kerjasama A.Kerjasama dengan dunia luar. sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan. B.Kerjasama di bidang Organisasi. Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan. Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain: 1.Dictation.Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte meskipun dapat menggunakan peralatan canggih. 2.Kalender Atasan.Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca.

Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu. 3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan. 4.Penampilan Kantor. Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien.sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. 5.Menjaga Pintu.Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar. 6.Pekerjaan Rutin.Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan. 7.Laporan.dalam membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi. 8.Rapat. Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat. 9.Pengarsipan.Yaitu penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat. Diposkan oleh Meyland di 17:11 0 komentar Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook Berbagi ke Google Buzz

Menjadi Sekretaris Profesional

Posted on March 30, 2008 by jadul Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi. Workshop ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif. Objectives: 1. Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris 2. Memahami proses komunikasi dalam organisasi 3. Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis 4. Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan

1. TOTAL IMAGE FOR SECRETARY * Pentingnya Kepercayaan Diri * Berfikir dan bersikap Positif * Membangun Citra Diri 2. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI * Fungsi Komunikasi dalam Organisasi * Peran sekretaris dalam komunikasi Organisasi * Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi * Komunikasi antara pribadi 3. TEKNIK MENGELOLA WAKTU SECARA EFFEKTIF * Stress Waktu * Analisis Kegiatan Kerja dan permasalahan yang dihadapi * Meningkatkan Efektivitas penggunaan waktu kerja 4. TEKNIK MENGELOLA PERTEMUAN BISNIS * Macam-macam Pertemuan Bisnis * Mempersiapkan Pertemuan Bisnis * Pelaksanaan dan Tindak Lanjut dan Pertemuan Bisnis Beberapa artikel yang mungkin bisa dijadikan bahan silahkan di download dibawah: 1. Hakikat Sekretari 2. Komunikasi Menggunakan Telepon 3. Presentasi 4. Mengelola Kas Kecil (Petty Cash) 5. Mengatur Kegiatan Pimpinan 6. Mengelola Peralatan Kantor 7. Mengelola Pertemuan (Rapat) 8. Menyalin Dikte Dari Tulisan Steno 9. Mengatur Perjalanan Bisnis Pimpinan Untuk yang ingin melatih komputer sekretaris bahan dibawah mungkin cukup bermanfaat. Silahkan di download. Pelatihan Komputer Untuk Sekretaris : 1. Mengetik Cepat Dengan 10 Jari 2. Mengolah Kata Dengan MS Word Bagian 1 3. Mengolah Kata Dengan MS Word Bagian 2 4. Mengolah Kata Dengan MS Word Bagian 3 5. Mengolah Kata Dengan MS Word Bagian 4 6. Mengolah Data Dengan MS Excel Bagian 1 7. Mengolah Data Dengan MS Excel Bagian 2 8. Presentasi Dengan MS PowerPoint Bagian 1 9. Presentasi Dengan MS PowerPoint Bagian 2 10. Presentasi Dengan MS PowerPoint Bagian 3 11. Mengetik Karya Ilmiah Bagian 1 12. Mengetik Karya Ilmiah Bagian 2 13. Mengetik Karya Ilmiah Bagian 3 14. Mengetik Proposal Bagian 1 15. Mengetik Proposal Bagian 2 16. Mencari Informasi Melalui Internet

17. Membuat Email 18. Menerima dan mengirim Email