Cara Sederhana Membuat SOP

Korespondensi Bisnis (Surat

Bisnis)
18 April 2019 Oleh Wadiyo, SE

Daftar isi [Tutup]

 01. Cara Membuat SOP Korespondensi Bisnis
o Dan berikut langkah-langkah membuat SOP korespondensi bisnis, bagian per bagian:
o Jenis, kode dan Administrasi Penomoran Surat /Memorandum
 02. Kesimpulan
Korespondensi bisnis adalah bagian penting perusahaan.

Penting saat mengelola bisnis yang sedang berjalan dan menjajaki peluang
bisnis baru.

Oleh karena itu perusahaan perlu membuat prosedur standar untuk

mengelolanya

Dan berikut ini saya tunjukkan bagaimana contoh standar operasional

prosedurkorespondensi bisnis beserta cara membuatnya, step-by-step….
01. Cara Membuat SOP Korespondensi Bisnis

Apa pengertian SOP Korespondensi Bisnis?

SOP Korespondensi bisnis adalah prosedur-prosedur yang dibuat oleh

perusahaan untuk mengelola aktivitas korespondensi bisnis, misalnya
membuat surat bisnis.

Langkah-langkah membuat standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan

surat bisnis adalah memilih format yang akan digunakan.

Setelah menentukan format SOP selanjutnya menguraikan dan memberi

penjelasan untuk tiap bagian dalam format tersebut.

Dan berikut langkah-langkah membuat SOP korespondensi

bisnis, bagian per bagian:
A. Tujuan
Standarisasi pembuatan dan penggunaan surat yang mencerminkan identitas
perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

B. Ruang Lingkup
Kebijakan manajemen dalam sistem surat menyurat mencakup:

1. Pembuatan surat dan memorandum.

2. Bentuk surat dan memorandum.
3. Jenis dan kode surat.
4. Kewenangan penandatanganan.
5. ldentifikasi kode surat.
6. Penomoran dan inisial pembuatan surat.
7. Pengarsipan surat.
8. Alur surat dan memorandum (ditekankan dipergunakan oleh cabang
perusahaan).
C. Definisi
1. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pemyataan, atau pesan kepada pihak Iain yang terkait
 kegiatan dengan bentuk tertentu dengan harapan infomasi bisa sampai
kepada pihak yang dituju.
2. Memorandum adalah surat tanpa “kop” yang digunakan di Iingkungan
intemal perusahaan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.
3. Surat ber”kop“ adalah surat yang menggunakan kertas berlogo dengan
identitas perusahaan.
4. Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat umum dan bukan rahasia
sehingga dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju , dan
menggunakan kop surat.
5. Lembar pertama menggunakan kertas benogo dengan identitas
perusahaan, lembar berikutnya menggunakan kertas berogo tanpa
identitas perusahaan.
6. Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya untuk kalangan terbatas
sesuai dengan maksud dan tujuannya.
D. Referensi
ISO 9001 Quality Management System.
E. Deskripsi Prosedur

Deskripsi prosedur 01:

Surat keluar Kantor Pusat kepada pihak eksternal (pihak Ill) di tandatangani
oleh Direksi, kecuali yang didelegasi oleh Direksi kepada General Manager!
Manager, dengan surat kuasa.

Deskripsi prosedur 02:

Surat keluar Kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha yang berupa kebijakan
perusahaan ditandatangi oleh Direksi.

Deskripsi prosedur 03:

Surat keluar Kantor Pusat ke Cabang / Unit Usaha yang bersifat rutin di
tandatangani oleh General Manager Manager terkait sesuai kewenangannya.

Deskripsi prosedur 04:

Surat keluar cabang atau Unit Usaha diatur sebagai berikut :

 Surat keluar cabang atau unit usaha kepada Direksi atau pihak
eksternal (pihak Ill) yang terkait oprasional cabang atau Unit Usaha
ditandatangani oleh kepala Cabang atau pimpinan tertinggi.
 Dalam hal kepala Cabang /pimpinan tertinggi berhalangan maka surat
keluar dapat ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan
tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan Kepala Cabang /
pimpinan tertinggi.
 Surat keluar cabang /unit usaha kepada Kantor Pusat yang berkaitan
dengan kebijakan atau persetujuan disampaikan kepada Direksi,
sedangkan yang bersifat rutin disampaikan kepada General Manager
terkait.
 Surat-surat yang berkaitan dengan ketentuan hukum antara lain :
 Surat Perjanjian, Surat Pemyataan,
 Surat kuasa,
 Surat keputusan dan lain-lain dibuat dan diterbitkan oleh Bagian
Yuridis serta ditandatangani oleh Direksi.
 Memorandum hanya dapat dipergunakan secara intemal di lingkungan
perusahaan baik Kantor Pusat maupun kantor cabang atau Unit Usaha.
 Memorandum tidak dapat digunakan untuk surat-menyurat antar
Cabang / Unit Usaha termasuk kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha.
 Memorandum ditandatangani oleh pejabat berwenang, dalam hal
berhalangan dapat di tandatangani oleh pejabat yang mendapat
pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan pejabat
yang berwenang.
Deskripsi prosedur 05:

Pengaturan stempel surat sebagai berikut :

 Kantor Pusat : Stempel Perusahaan hanya ada dan tersimpan di

Sekretaris Direksi dan masing masing sekretaris General Manager
/Bagian.
 Kantor Cabang /Unit Usaha : Stempel perusahaan di cabang / Unit
Usaha dikelola oleh dan menjadi tanggung jawab Kepala Cabang /
Kepala Unit Usaha.
  Standarisasi stempel dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan
pengadaannya dapat dilakukan oleh Cabang / Unit Usaha.
Deskripsi prosedur 06:

Ketentuan bentuk Surat atau Memorandum:

Bentuk Surat dan Memorandum

 Tata letak surat / Memorandum adalah bentuk lurus berlekuk (indented
style)
 Standarisasi jenis huruf (font) adalah Arial ukuran (size) 11 (sebelas)
 Jarak Spasi (space line) 1 (satu)
 Ukuran kertas yang digunakan A4
 Ukuran batas / margin :
 Surat :
 Batas / margin alas : 3.5 Cm (menyesuaikan kop surat)
 Batas / margin bawah :2.5 Cm
 Batas / margin kanan 12.5 Cm
 Batas / margin kiri : 2.5 Cm
 Memorandum :
 Batas / margin atas 1 3.0 Cm
 Batas / margin bawah : 2.5 Cm
 Batas / margin kanan : 2.5 Cm
 Batas / margin kiri : 2_5 Cm
Standarisasi kop surat dan amplop akan di lakukan di Kantor Pusat,
sedangkan pengadaanya dapat di lakukan oleh cabang /Unit Usaha.

Sifat Surat:
Surat Biasa

 lsinya bersifat umum (bukan rahasia) dan dapat diketahui oleh orang
lain seiain yang dituju.
 Menggunakan kertas kop surat wama putih.
Surat Rahasia (Confidential)
 Isinya bersifat rahasia dan hanya beredar dikalangan komisaris, Direksi,
General Manager, Manager dan kepaia cabang / unit usaha.
 Kata-kata “kepada Yth” . cukup ditulis “kepada “ saja.
 Tidak perlu menggukan Kata-kata “Dengan hormat”.
 Pada bagian penutup surat tidak periu dituliskan:
 “Hormat kami”, namun pada Kolom tersebut diganti dengan penulisan “
tempat dan tanggal surat”.
Jenis, kode dan Administrasi Penomoran Surat /Memorandum

Masing-masing jenis surat tersebut di atas mempunyai nomor urut tersendiri

dan pada awal tahun nomor surat (penomoran) kembali dari awal.
Masing-masing jenis surat tersebut diatas penomorannya urut berkelanjutan
(tidak dibedakan jenis suratnnya)

Dan pada awai tahun nomor surat (penomorannya) kembali dari awal.

ldentifikasi Kode Surat:

Penomoran dan lnisial Pembuat Sural / Memorandum:
 Penomoran surat mengacu pada identifikasi dan Kode jenis surat,
ditetapkan dengan susunan sebagai berikut:
 No : Nomor Surat / Kode jenis surat / Identifikasi Kode surat / Bulan
Pemb. / Tahun Pembuatan
 Contoh :
 Nomor : 127/S.Pmb/MK_02/VI/17
 Nomor: 123/Memo/MK.02.2/VI/17
 Khusus untuk surat susunan paling belakang diberi kode C
(Confidential)
 Contoh : Nomor: 127/Mk.01.1/IV/17/C
 Guna mengelahui konseptor, pengetik, Ietak file di komputer, maka
pada halaman akhir pojok kiri bawah surat dengan Size Font, dicantum
footnote sebagai berikut :
  Inisial Pembuat / Kode inisial / Nama InisiaI
Arsip Surat:
 Surat di buat minimal rangkap 2 asli atau sesuai kebutuhan.
 Lembar asli terakhir disimpan sebagai arsip diparaf oleh pejabat yang
terkait
Lay Out Surat dan Memorandum:
Secara garis besar layout surat dan memorandum sebagai berikut :

Layout Surat Resmi:

Layout Khusus Surat Direksi Ke Cabang /Unit Usaha:

Layout Memorandum:
Alur Surat Cabang / Unit Ke Kantor Pusat:

 Surat Persetujuan

02. Kesimpulan
Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai contoh SOP Korespondensi
Bisnis (Surat Bisnis) beserta langkah-langkah untuk membuatnya.

Pembahasan dimulai dari tujuan, ruang lingkup, refernsi, ketentuan-ketentuan

teknis, jenis surat bisnis, contoh SOP Surat Bisnis dan cara membuat Standar
Operasional Prosedur manajemen korespondensi BISNIS.