PEDOMAN MANAJEMEN STANDARISASI

ADMINISTRASI
KESEKRETARIATAN
HIMPUNAN PENGUSAHA MUDA INDONESIA
Manajemen dan standarisasi administrasi
kesekretariatan organisasi adalah suatu sistem
tata kelola yang distandarisasikan untuk mencapai
tujuan organisasi.

Dilakukan secara terencana dan sistematis dengan

mengedepankan kaidah-kaidah demokratis dan
visible.
Prinsip Pokok Pembuatan Surat
• Menentukan tujuan dan maksud surat
• Merencanakan bentuk surat, artinya menetapkan ide yang menjadi isi
surat, dengan urutan dan kronologi yang baik
• Menggunakan tata Bahasa yang baik dan benar
• Singkat dan jelas, tanpa mengurangi kesopanan dan kelengkapan
makna surat
Jenis-Jenis Surat
1. Surat berdasarkan alamat
penerimanya:
a. Surat Internal
b. Surat Eksternal

2. Surat berdasarkan sifatnya:

a. Surat Resmi/Biasa/Rutin/
b. Surat Intruksi
c. Surat Mandat
d. Surat Tugas
e. Surat Kuasa
f. Surat Keterangan
g. Surat Keputusan
h. Surat Ketetapan
i. Surat Rekomendasi
 Standar Format Surat
Kode Surat
1. Kertas Kop Surat HIPMI menggunakan kertas HVS warna Resmi/Biasa/Rutin/Intruksi:
putih ukurang A4 (kuarto) dengan tulisan dan logo HIPMI
2. Nomor surat terdiri atas 7 bagian: Nomor Urut/Kode Jenis 1 Internal HIPMI
Surat/Kode Surat Resmi/Rutin/Biasa-Pembuat/Pengirim 2 Pejabat/Instansi Pemerintah
BPP/bulan Masehi (angka romawi)/Tahun Masehi
Contoh: 001/A/1-Sek/BPP/X/15 atau 001/A/1-Sek/BPD/X/15 3 BUMN & Perbankan Nasional
001/B/2-Sek/BPP/X/15 atau 001/B/2-Sek/BPD/X/15 4 Perusahaan Swasta Nasional
1. Nomor Urut: Penomoran dimulai ketika awal masa bakti
(dimulai dari 1) dan diakhiri pada akhir masa bakti 5 Kadin/Asosiasi/Himpunan
2. Kode jenis surat terdiri atas 4 bagian: 6 Organisasi Sosial Kemasyarakatan
a. A untuk jenis Surat
Resmi/Biasa/Rutin/Mandat/Tugas/Kuasa/Keterangan/Intruksi 7 Organisasi Sosial Politik
Internal Organisasi
b. B untuk jenis Surat 8 Perwakilan Negara Asing
Resmi/Biasa/Rutin/Mandat/Tugas/Kuasa/Keterangan/Intruksi
Eksternal Organisasi 9 Perusahaan Swasta Asing
c. TAP untuk jenis Surat Ketetapan
d. KPTS untuk jenis Surat Keputusan 10 Perguruan Tinggi
11 Senior HIPMI
12 Kalangan Lain-lain
 Pembuat/Pengirim:
KPTS Surat Keputusan
Sek Sekretaris Jenderal/Sekretariat
UND Undangan
KGR Forum Kongres
Suket Surat Keterangan
MN Forum Munas
Mandat Surat Mandat
MNS Munassus
Ratgas Surat Tugas
Musd Musyawarah Daerah
Untuk surat-surat SKU Surat Kuasa
Musc Musyawarah Cabang
lain diberlakukan SI Surat Intruksi
kode surat sebagai Rak Forum Rapat-Rapat Kerja
REK Surat Rekomendasi
berikut: Ftum Forum Ketua Umum
REF Surat Referensi
SP Surat Pengantar
Bulan ditulis dengan angka
SPK Surat Perintah Kerja romawi:
SPJ Surat Perintah Jalan
Januari I Juli VII
PKS Surat Perjanjian
Kerjasama Februari II Agustus VIII
MI Memo Intern Maret III September IX
ME Memo Eksternal April IV Oktober X
PAN- Surat Kepanitiaan Mei V November XI
…(Kegiatan)
Juni VI Desember XII
3. Tanggal Surat terletak di kanan atas surat sejajar dengan nomor
surat. Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat,
kemudian disambung tanggal/bulan/tahun.
4. Lampiran Surat menyebutkan jumlah, dan bila perlu dengan macam
dan nama lampiran.
5. Pokok Surat (Perihal/Hal) ringkas tapi jelas, pendek tapi padat dan
dapat diterka maksud dan isi surat.
Contoh: Hal: PERMOHONAN PEMBICARA
6. Alamat Penerima Surat terletak dibawah Perihal, segaris lurus
dibawah isi nomor surat.
Contoh:

Kepada Yang Terhormat:

Bapak Direktur Utama PT. Menara Bidakara
U.p. Direktur Pemasaran
Jl. Gatot Subroto
Jakarta
7. Kata permulaan surat berfungsi sebagai pembuka surat, dengan alinea baru dan
berjarak 2 spasi. Dipakai kalimat “Dengan hormat” atau “Assalamualaikum Wr. Wb”.
Kemudian bila perlu disambung dengan puji syukur atau doa atau kalimat pembuka
lainnya.
8. Isi surat harus jelas, singkat dan padat.
9. Penutup surat: Dengan hormat-Hormat kami, Assalamu’alaikum Wr. Wb-
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
10. Penandatanganan surat wewenangnya sudah diatur sebagai berikut:
a. Untuk surat-surat resmi yang ditujukan pada eksternal organisasi harus ditandatangani Ketua
Umum dan Sekretaris Jenderal di tingkat Pusat, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal di tingkat
Daerah, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal di tingkat di tingkat Cabang, setelah mendapat
tanda paraf dari Ketua Bidang, Wakil Sekretaris Jenderal pada bidang yang berhubungan dengan
instansinya.
b. Dalam keadaan tertentu (Ketum dan Sekjen tidak berada di tempat), maka penandatanganan
dapat dilakukan oleh unsur Ketua Bidang dan Wakil Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Umum
Bidang yang ditugaskan dapat menandatangani surat dimaksud di masing-masing tingkatan.
c. Sedangkan untuk internal organisasi, dapat ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Sekretaris
Jenderal Bidang yang bersangkutan, dengan sepengetahuan tembusan kepada Ketua Umum
atau antara Ketua Umum dengan Wakil Sekretaris Jenderal, atau antar Ketua Bidang dengan
Sekretaris Jenderal.
d. Tanda tangan Ketua Umum/Ketua berada di sebelah kiri, sedangkan tanda tangan Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Umum dan wakilnya berada di sebelah kanan.
11. Tembusan (bila perlu)
Tata Cara Penggunaan Cap/Stempel
Organisasi
Tata cara penggunaan Cap/Stempel organisasi adalah semua tingkatan yang
diberi wewenang dan hanya dipergunakan untuk kepentingan organisasi.
Adapun Cap Organisasi ukuran standar hanya untuk surat menyurat, sedang
Cap ukuran kecil hanya untuk kartu anggota, dokumen bank (cek, giro,
bilyet).

Pada bagian akhir surat wajib dibubuhi stempel organisasi yang ditempatkan
di tengah-tengah kedua tanda tangan dan menyentuh tanda tangan sebelah
kanan.

Ukuran Cap/Stempel BPP HIPMI adalah 3,5 x 1,2 cm dan warna tinta Violet.
Surat Menyurat Kepanitiaan

1. Surat Menyurat Kepanitiaan/pelaksana program diatur dengan ketentuan

sebagai berikut:
a. Pada dasarnya surat menyurat kepanitiaan/pelaksana program mengikuti tata cara
surat menyurat Badan Pengurus Pusat HIPMI
b. Panitia Pelaksana Program hanya mengeluarkan surat intern kepanitiaan dalam
rangka koordinasi dan dinamisasi kerja panitia
c. Sedangkan untuk surat ekstern harus dikeluarkan oleh Badan Pengurus
Pusat/Daerah/Cabang atau diterbitkan oleh Panitia dengan tambahan mengetahui
Ketua Umum
d. Bentuk Kop Surat, Stempel kepanitiaan diserahkan sepenuhnya kepada Badan
Pengurus HIPMI sesuai dengan tingkatannya.

2. Surat menyurat Lembaga/Badan di lingkungan HIPMI, mengikuti tata cara

kerja administrasi Badan Pengurus HIPMI yang telah ditetapkan
Pengelolaan Sistem Administrasi dan
Kesekretariatan
1. Agenda Surat Masuk
Setiap surat yang masuk harus dicatat dalam agenda surat masuk kemudian
diberi lembar disposisi dan disampaikan kepada Sekretaris Jenderal untuk
mendapatkan arahan. Unsur-unsur penting yang dicatat dalam surat masuk
yaitu:
a. Nomor Surat
b. Nomor kode arsip
c. Nomor Surat
d. Tanggal diterima
e. Tanggal diterima
f. Isi Surat
g. Asal Surat
h. Keterangan
2. Agenda Surat Keluar
a. Agenda surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut:
b. Konsep surat harus terlebih dahulu dikonfirmasikan kepada pimpinan yang
bersangkutan agar tidak terjadi kekeliruan atau perbedaan-perbedaan antara
muatan, isi dan redaksi surat
c. Konsep surat yang telah mendapat konfirmasi dan persetujuan, baru kemudian
diberi nomor verbal
d. Buku verbal agenda untuk surat keluar memuat antara lain:
1. Nomor urut surat
2. Nomor kode arsip
3. Nomor surat
4. Tanggal surat
5. Isi surat perihal
6. Tujuan surat
Contoh Agenda Buku Verbal:

No. Urut Surat No. Kode Surat No. Surat Isi Surat Perihal Tujuan Surat
3. Agenda Surat Keputusan/Ketetapan
Buku agenda Surat Keputusan/Ketetapan memuat antara lain:
a. Nomor urut surat
b. Nomor kode arsip
c. Nomor surat
d. Buku Ekspedisi
e. Tanggal surat
f. Isi surat
g. Keterangan

Contoh Buku Agenda Surat Keputusan:

No. Kode Arsip Tanggal Isi Surat Tujuan Surat Keterangan

4. Buku Ekspedisi memuat antara lain:
a. Tanggal Pengiriman Surat
b. Tujuan Surat
c. Tanggal/Nomor Surat
d. Lampiran
e. Keterangan

Contoh Buku Ekspedisi:

Jumlah Tujuan Surat Tanggal dan Lampiran Penerima Keterangan

Pengiriman No. Surat
5 BPD ACEH 101/A/1- 1 (satu) Via Pos/Tiki
Sek/BPP/X/17

Contoh Pengiriman Elektronik:

Jumlah Tujuan Surat Tanggal dan Lampiran Penerima Keterangan
Pengiriman No. Surat Feedback
1 BPD PAPUA 101/A/1- 1 (satu) Email BPD, SE
Sek/BPP/X/17 dan KSB
Kode Folder Arsip

• Kode Folder Arsip diatur sebagai berikut:

• Surat Masuk: SM kemudian diikuti klasifikasinya.
• Surat Keluar: SK
• Surat Ketetapan/Keputusan: TAP/KPTS
KEPROTOKOLERAN

• Tugas kesekretariatan tidak saja terbatas pada pengelolaan atau pengaturan surat
menyurat organisasi, administrasi dan kearsipan dan penyelenggaraan
dokumentasi serta perpustakaan organisasi, melainkan juga meliputi penataan
suatu acara dan pelaksanaannya, yang disebut sebagai protokoler.
• Keprotokoleran HIPMI adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan
penyelenggaraan suatu prosedur kelancaran (acara/upacara) dan memegang
peranan penting bagi sukses dan sempurnanya suatu acara/upacara.
• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu acara/upacara
adalah:
• Penjemputan Ketua Umum BPP HIPMI
• Tempat/Gedung (layout, dekorasi dan pengaturan kursi)
• Posisi tamu/undangan dan pengurus
• Jenis dan pengantar acara
TERIMA KASIH