Pelatihan Administrasi

Kesekretariatan
Sekretaris?
Surat-menyurat

Proposal

LPJ
 Mau bikin surat, yang penting ingat...

Arial Narrow 12, spasi 1.0

Surat ada 2 jenis..
UMUM

KHUSUS
Bagian Surat Umum

Kop Surat
Bagian Surat Umum

Alamat Sekretariat
Bagian Surat Umum
Nomor surat. Rada panjang nih
jelasinnya.

No. : A.1-XII/PD IPM-106/2019 7 Sya’ban 1440 H

Lamp. : Satu berkas 12 April 2019 M
Hal : Undangan

Tanggal pembuatan surat

Kalau memang tidak ada lampiran, dihapus aja.
Kalau ada, lampirannya tanpa kop, ya!

Garis besar isi surat, ditulis singkat

 A.1-XII/PD IPM-106/2019

Kode klasifikasi jenis kepentingan surat

A : urusan Organisasi
B : urusan Personalia, pimpinan dan
penghargaan
C : urusan keuangan
 A.1-XII/PD IPM-106/2019

Kode klasifikasi tujuan surat :

1: institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah

dari pihak Intern IPM dan Persyarikatan.

2: individu atau institusi di luar IPM dan Persyarikatan.

 A.1-XII/PD IPM-106/2019

XII
Kode Indeks Wilayah untuk Daerah Istimewa Yogyakarta

PD IPM
tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat adalah PD IPM
 A.1-XII/PD IPM-106/2019

106
Nomor urut surat yang dikeluarkan. Nomor ini hitungannya per tahun
ya, bukan per periode. Tiap 1 Januari mulai dari 001, terus
menghitung sampai 31 Desember. Kalau ganti pimpinan periode baru
di tengah tahun, tidak berpengaruh, nomor surat tetap lanjut.

2019
tahun dikeluarkannya surat
Bagian Surat Umum

Cukup “Yth.” ya!

Tidak perlu ditambah “Kepada”.

Alamat Tujuan Surat

 Bagian Surat Umum
Salam

Pembuka

Isi

Penutup
Semboyan

Salam
Bagian Surat Umum
Tanda Tangan
Jabatan,

Tanda Tangan

Nama Lengkap (tanpa gelar)

Nomor Baku Anggota

Ditandatangani Ketum-Sekum.
Kalau Ketum berhalangan, bisa digantikan Ketua Bidang. Ditulisnya “Ketua”.
Kalau Sekum berhalangan, bisa digantikan Sekretaris Bidang. Ditulisnya
“Sekretaris”.

Untuk kode kepentingan surat : C (kecuali permohonan dana)

Ditandatangani Ketum-Bendum
Plus-plus

• Penulisan Tembusan ditempatkan pada bagian bawah kiri.

• Catatan untuk tambahan dan atau nomor personal untuk konfirmasi surat,
penulisan ditempatkan pada bagian paling bawah, jenis huruf dibedakan
dengan isi surat.
• Kertas untuk surat resmi berwarna putih (HVS) ukuran A4 80 gram.
• Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua dan
seterusnya merupakan lanjutan surat tanpa disertai kop.
Surat ada 2 jenis..
UMUM

KHUSUS
KEPUTUSAN

KETERANGAN

MANDAT

INSTRUKSI
Dari isinya, sudah terlihat perbedaannya dengan surat umum, kan?

Selain itu, surat khusus :

 Tidak menulis jumlah lampiran
 Tanpa salam
 Tanggal dicantumkan di akhir isi surat, sebelah kanan
sebelum tanda tangan, dengan memuat nama kota dan
waktu
 Aturan penomoran dan penandatanganannya juga sedikit
berbeda
Nomor ini menghitung semua surat keluar, baik umum maupun khusus. Pokoknya jalan teroooos~

03-INS/A.1-XII/PW IPM-121/2009

INS
Surat ini adalah surat instruksi.

03
Ini adalah surat instruksi ketiga yang dikeluarkan.

*Belakangnya tetap mengikuti penomoran surat umum.

Penandatanganan Surat Khusus

 Surat Instruksi dan Mandat, sama dengan surat umum

 Surat Keputusan dan Keterangan, wajib Ketum-Sekum
 Tapi, Surat Keterangan yang bersifat syahadah pelatihan ditandatangani
Ketum/Ketua yang membidangi di kiri dan Master of Training (MoT) di
kanan.
Syarat Sah-nya Surat (Umum-Khusus)

Surat Khusus :
Kop dan cap harus asli.

Surat Umum :
Yang penting cap-nya asli. Kop fotokopi tidak masalah.

Tandatangan scan/fotokopi asal Ketum mengizinkan juga tidak masalah.

Legalisasi Surat
 Stempel pada surat umum dan khusus IPM diletakkan pada sekretaris
jenderal/umum/sekretaris.
 Stempel pada syahadah pelatihan diletakkan pada ketua umum/ketua
yang membidangi.
 Stempel pada surat panitia terdiri dari stempel panitia dan stempel institusi;
stempel panitia diletakkan pada sekretaris panitia dan stempel institusi
diletakkan pada ketua umum.
Bagaimana dengan

Surat Panitia?
Panitia dapat mengeluarkan surat untuk kepentingan kegiatan
yang dimandatkan, kecuali:
• Surat Khusus seperti keputusan dan lainnya
• Surat yang ditujukan untuk struktur Persyarikatan dan Instansi
Pemerintahan
Ketentuan Surat Panitia
• Kop : logo panitia harus bernuansa/mencirikan IPM, tulisan jenis
kepanitiaan dan tingkat organisasi, desain dan tata letak sesuai kreativitas
• Mencantumkan alamat sekretariat.
• Tetap memakai kalimat Basmallah yang ditulis rata tengah. Kalimat
Basmalah dapat ditulis dengan huruf Arab berada di bawah kop/kepala
surat.
• Ditandatangani Ketupat-Sekpat, dengan turut mengetahui Ketum.
 A.1-XII/PD IPM-PANLIHDA-010/2019

Kode surat panitia hampir sama dengan surat umum.

Bedanya :
• Terdapat jenis kepanitiaan yang berisi singkatan kepanitiaan.
• Nomor suratnya mandiri dan independen. Tidak mengikuti nomor surat
yang jalan terooos~ di atas tadi.
 SURAT SUDAH BERES!
...
Proposal?
Formatnya bebas. Sama seperti proposal pada umumnya.

LPJ?
Jalannya kegiatan, evaluasi kegiatan, dan realisasi anggaran (beserta nota)
Administrasi Perbekalan
Selain bikin surat, …

 Data Induk Organisasi

 Agenda Organisasi
 Agenda Surat Masuk & Keluar
 Daftar Hadir Rapat
 Notulensi Rapat
 Inventaris Organisasi
 Buku Tamu
 Basis Data Cabang, Ranting
Ada yang bikin pusing? :v