BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1
Pengertian
1. Kesekretariatan = Suatau kegiatan atau aktivitas organisasi yang berkaitan dengan
ketatausahaan dan surat - menyurat dalam organisasi tersebut.
2. Surat khusus = surat yang mememiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada
pencantuman nomor, lampiran dan hal dibagian kiri surat, melainkan pencantuman
jenis surat dibagian tengah dan digunakan untuk kepentingan tertentu, meliputi
surat keputusan, surat intruksi, surat mandat dan surat keterangan.
3. Surat Umum = surat yang memiliki bentuk surat yang hampir sama dengan surat
khusus namun surat umum memiliki pencantuman nomor, lampiran dan prihal
ternentu.
4. Administrasi pembekalan = kegiatan atau aktifitas organisasi yang menyangkut
pengadaan barang - barang organisasi / kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan
termasuk kearsipan.

Pasal 2
Tujuan
Untuk memberikan petunjuk demi kesamaan dan keseragaman pengelolaan
administrasi IPM dalam rangka menuju tertib berorganisasi
 BAB II
ADMINISTRASI PERSURATAN

Pasal 3
Surat
Surat terdiri dari :
1. Surat Umum.
2. Surat Khusus.
Pasal 4
Keabsahan Surat
1. Surat Umum dianggap sah apabila :
a. Kop/Kepala surat asli, tanda tangan asli, dan stemple asli.
b. Kop/Kepala surat fotocopy, tanda tangan asli, dan stempel asli.
2. Surat Khusus diangkap sahaabila :
a. Kop/Kepala surat asli, tandatangan asli, dan stempel asli.
b. Kop/Kepala surat asli, tandatangan fotocopy, dan stempel asli.

Pasal 5
Surat Umum
Bagan surat umum terdiri dari :
1. Kop/kepala surat berisi logo, tingkat dan nama organiasi dengan perincian
sebagai berikutt :
a. Logo bendera rata tengah dengan posisi paling atas.
b. Warna logo sebagaimana terdapat dalam anggaran daras dan anggaran
rumah tangga.
 c. Tulisan tingkat dan nama organisasi rata tengah, menggunakan basaha
Indonesia dengan jenis huruf “arial”dengan ukuran font 12 dipartable di
bawah logo.
d. Warna tulisan tingkat dan nama organisasi hijau.
2. Alamat secretariat di tulis dengan nama jalan, nomor telepon, electronic mail
(e-mail) kota kedudukan dan kode pos dengan perincian sebagai berikut :
a. Ditulis dengan warna hijau
b. Berada di paling bawah kertas surat
c. Ditulis rata tengah.
3. Kalimat Basmalla ditulis rata tengah, berada di bawah kop/kepala surat.
4. Nomor surat :
a. Setiap nomor surat berlaku hanya untuk satu perihal (satu pokok surat) dan
satu tujuan
b. Nomor surat yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang berifat kolektif,
misalnya :
Yth. PW IPM se-Indonesia
Yth. PD IPM se-Kalimantan Tengah
Yth. PR IPM se-Kabupaten Cirebon
5. Lampiran Surat :
a. Lampiran = dokumen tambahan yang di tambahka ke dokumen utama.
Lampiran dapat di temukan dalam surat maupun proposal.
b. Lampiran tidak disertai kop surat
c. Lampiran tidak dicantumkan apabila di dalam surat tersebut tidak ada
lampiran.
6. Perihal berisi maksud surat, ditulis pendek menyebutkn isi surat.
7. Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam ;
a. Hijriah : di tempatka pada bagian atas dan,
b. Miladiyah : di tempatkan di bagian bawah.
 Kota tempat pembuatan surat dicantumkan apabila mempunyai kantor lebih
dari satu.
8. Tujuan
a. Ditulis mulai dari pingir kiri disesuikan dengan panjangnya rangkaian tujuan
surat.
b. Sapaan dalam tujuan adalah “Yth”
9. Salam pembuka
Assalamu’alaikum.Wr.Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.
10. Isi surat singakat, padat, menunjukan perihal surat ditulis dengn mengacu
pada bentuk lurus.
11. Semboyan IPM “Nuun Walqolami Wamma Yasthurun” digunakan pada tiap
surat IPM dan ditulis dengan huruf latin.
12. Salam penutup
Wassalamu’alaikum.Wr. Wb. Ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.
13. Penandatangan surat :
a. Penandatangan surat umum ; Ketua Umum dan Sekretaris Umum
b. Jika salah satu dari keduanya berhalanngan, maka penandatanganan
dilakukan oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum atau Ketua dan Sekretris
Jendral/Sekretaris Umum.
c. Jika Ketua Umum dan Sekretaris Jendral/Sekretaris Umum sama - sama
berhalangan maka penendatangan dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris
d. Khusus untuk urusan keuangan kecuali permohonan dana,
penandatanganan dilakukan oleh Ketu Umum dan Bendahara Umum
e. Penulisan “Ketua Umum”, “Sekretaris Umum”, dan “Bendahara Umum”
diikuti dengan tanda koma.
f. Nama Ketua Umum/Ketua, Sekretaris Umum/Sekretaris dan Bendahara
Umum ditulis di bagian bawah
g. Penulisan nama diikuti dengan NBA (Nomor Baku Anggota) ditulis tebal
tanpa garis bawah.
 h. Penulisan nama dillarang menggunakan gelar akademik, agama, profesi,
dan kebangsawanan.
14. Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua dan seterusnya
merupakan lanjutan surat tanpa disertai kop surat.

Pasal 6
Kode Surat Umum
1. Kode Surat Umum terdiri atas :
a. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat,
b. Kode klasifikasi tujian surat,
c. Kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat,
d. Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat,
e. Nomer urut surat dalam satuan tahunan,
f. Tahun surat di keluarkan.
2. Penjelasan sebagaimana point satu adalah :
a. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat berisi huruf dari huruf A
sampai C
 A : Urusan Organisasi
Urusan organisasi yang di maksud adalah suatu kegiatan/acara
yang di selenggarakan secara formal. Misalnya :
Permusyawaratan, acara/kegiatan, laporan aktivitas,
perlengkapan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusab
keorganisasian.
 B : urusan personalia, pimpinan dan pengarahan.
Urusan personalia yang dimaksud meliputi : pendaftaran,
skorsing, keterangan individu, mutasi, pemberhentian,
pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian
 mandate, penghargaan, piagam penghargaan, serta hal yang
berkaitan dengan usuran personalia atau pimpinan.
 C : Urusan Keuangan
Urusan keuangan yang di maksud meliput : sumbangan, iuran,
infaq aggota/pimpinan, ungan pangkal, permohonan dana,
utang/tagihan piutang, rekening bank/giro pos.
tabungan/simpanan, laporan keungnan dan hal lain yang
berkaitan dengan keunganan.
b. Kode klasifikasi tujuan berisi angka 1 dan angka 2
Kode klasifikasi tujuan surat :
 Angka 1 : ditunjukan kedapa institusi atau individu yang dilihat dari
jabatannya adalah dari pihak Intern IPM dan Persyarikatan.
 Angka 2 : ditunjukan kepada individu atau institusi di luar IPM dan
Persyarikatan
c. Kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat berisi angka romawi.
Seperti contoh di bawah ini :
1. I : Nangroe Aceh Darusallam
2. II : Sumatra Utara
3. III : Sumatra Barat
4. IV : Jambi
5. V : Riau
6. VI : Bengkulu
7. VII : Sumatra Selatan
8. VIII : Lampung
9. IX : DKI Jakarta
10. X : Jawa Barat
11. XI : Jawa Tengah
12. XII : Daerah Istimewa Yogyakarta
13. XIII : Jawa Timur
 14. XIV : Bali
15. XV : Nusa Tenggara Barat
d. Tingkat pimpinan berisi singkatan pimpinan IPM
e. Nomor urut berisi angka yang berurutan dari satu surat ke surat yang
lainnya.
f. Tahun surat berisi angka tahun yang menunjukan tahun miladiyah surat
itu dibuat.
3. Contoh kode surat umum terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian
tak terpisahkan.

Pasal 7
Surat Khusus
Surat Khusus terdiri dari :
1. Surat Keputusan
2. Surat Keterangan/Syhadah/Penghargaan
3. Surat Mandat
4. Surat Intruksi

Pasal 8
Kode Surat Khusus
1. Kode surat khusus terdiri dari :
a. Nomor urut surat masing - masing jenis khusus,
b. Kode jenis surat khusus,
c. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat,
d. Kode klasifikasi tujuan surat
e. Kode wilayah,
f. Tingkat pimpinan,
 g. Nomor urut surat keluar dalam setahun (gabungan surat umum dan surat
khusus),
h. Tahun keluaran surat..
2. Contoh kode surat khusus terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak
terpisah.

Pasal 9
Kode Jenis Surat
Kode jenis surat khusus adalah sebagai berikut :
1. Surat Keputusan : KEP.
2. Surat Keterangan/Syhadah/Penghargaan : KET.
3. Surat Mandat : MAN.
4. Surat Intruksi : INS.
 PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH
SMK MUHAMMADIYAH CILEDUG

SURAT MANDAT
No 004/MAN/B.1-X/PR IPM–017/2015

Pimpinan Ranting Ikatan Pelajar Muhammadiyah Ciledug memeberikan mandat kepada :

NO. NAMA JABATAN

1. Riyan Adi Sutanto Ketua Umum
2. Tuti Wibowo Ketua Bidang ADVOKASI
3. Wulan Sekretaris Bidang KDI
4. Anis Novianti Sekretaris Bidang Perkaderan

Untuk mengikuti acara ”Pelatihan Fasilitator Pendampingan Daerah” Yang diselenggarakan oleh
Pimpinan Daerah Ikatan Pelajar Muhammmadiyah Kabupaten Cirebon. Yang akan dilaksanakan pada
tanggal 20 – 23 Juni 2015 bertempat di SMK Budi Tresna Muhammadiyah Kabupaten Cirebon.

Demikian surat mandat ini kami buat sebagai bukti pendelegasian terhadap nama tersebut di atas
dalam tugas yang dimaksud.

Nuun Wal Qolami Wamma Yasthurun

Pabedilan, 23 Sya’ban 1436 H

10 Juni 2015 M

Ketua Umum, Sekretaris Umum,

Riyan Adi Sutanto Kohid Hidayat

NIS.13141031 NIS.13141020
 PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH
SMK MUHAMMADIYAH CILEDUG

Nomor: A.1-X/PR.IPM/SMKM/2015 Ciledug, 21 Rabi’ul Awal 1436 H

Lampiran :- 23 Januari 2015 M
Hal : Permohonan Pemateri

Kepada Yth,
Bapak / Ibu Guru Pemateri
Di
Tempat

Assalamu’alaikum Wr.Wb
Ba’dasalam, semoga Allah SWT senantiasa memberi kelapangan, kemudahan dan
ridho dalam setiap langkah perjuangan kita, Amin.

Sehubungan akan di laksanakannya UP-GRADING yang akan diadakan oleh

Pimpinan Ranting Ikatan Pelajar Muhammadiyah SMK Muhammadiyah Ciledug Kab.
Cirebon yang Inysa Allah akan di laksanakan pada :
Hari : Minggu
Tanggal : 22 Februari 2015
Waktu : 08.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Kampus SMK Muhammadiyah Ciledug

Sehubung dengan hal tersebut di atas kami mohon kepada Bapak/Ibu untuk dapat
berkenan memberikan materi “AL-ISLAM dan KEMUHAMMADIYAHAN” dalam acara
tersebut.

Demikian surat permohonan kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan

Terimakasih.
Nuun Walqalami Wamma Yasthurun
Wassalamu’alaikum Wr.Wb

Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana,

Heryana Leha
NIS.14151010 NIS.13141187
Mengetahui :

Kepala SMK M Ciledug, Pembina IPM,

Drs.Heru Sulistio Uus Yulius Usman,S.Pd

NBM.920 931 NBM. 103 0965