Undang-Undang No. 1 Tahun 2022 Tentang: Standar Prosedur

DEWAN LEGISLATIF MAHASISWA
POLITEKNIK NEGERI BATAM
UNDANG-UNDANG NO. 1 TAHUN 2022
TENTANG
PERUBAHAN ATAS UNDANG-UNDANG NO. 1 TAHUN 2021
TENTANG
STANDAR PROSEDUR KESEKRETARIATAN

ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BATAM
UNDANG-UNDANG NOMOR 1 TAHUN 2022
TENTANG
STANDAR PROSEDUR KESEKRETARIATAN ORGANISASI
MAHASISWAPOLITEKNIK NEGERI BATAM
BAB I
DEFINISI UMUM
Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni

menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat yang bersifat aktif
dan dinamis dalam proses administrasi.
2. Format Umum ialah format yang wajib dipenuhi oleh semua organisasi
dalam pembuatan administrasi dalam bentuk apapun dan merupakan
standar yang baku yang berarti tidak boleh diubah kecuali dianggap perlu
dan telah melakukan konfirmasi ke DLM.
3. Format Khusus ialah format yang wajib dipenuhi oleh semua organisasi
dalam pembuatan administrasi dalam bentuk apapun dan merupakan
standar yang tidak baku yang berarti boleh disesuaikan berdasarkan
kebijakan Organisasi Mahasiswa.
4. Proposal RAK (Rancangan Anggaran Kerja) merupakan dokumen
perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan
Organisasi Mahasiswa dalam satu tahun kepengurusan, serta anggaran
yang diperlukan untuk melaksanakannya.
5. Proposal kegiatan merupakan rencana pelaksanaan kegiatan Organisasi
Mahasiswa yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja.
6. LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kepengurusan adalah laporan tertulis
berisi penjelasan kegiatan Organisasi Mahasiswa selama 1 (satu) tahun
kepengurusan yang terbit di akhir masa jabatan.
7. LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan adalah laporan tertulis berisi
penjelasan pelaksanaan kegiatan program kerja Organisasi Mahasiswa
selama satu termin kepengurusan yang terbit disetiap akhir termin sebagai
bentuk tanggung jawab kepada unit organisasi yang menaunginya.
8. Sertifikat adalah tanda bukti hak yang berlaku sebagai pembuktian resmi
mengenai data fisik dan data yuridis yang termuat di dalamnya.
2
9. Surat internal adalah surat yang dibuat oleh salah satu pihak di dalam
instansi. Kemudian ditujukan kepada pihak lain yang juga berada di dalam
instansi tersebut.
10. Surat eksternal adalah surat yang dibuat oleh salah satu pihak dari suatu
instansi dan ditujukan kepada pihak di instansi lainnya. Biasanya surat
eksternal berisi permintaan hubungan kerja sama ataupun interaksi lainnya
antar instansi.
11. Surat Undangan adalah surat yang digunakan untuk mengundang pihak
lain ke dalam kegiatan yang akan dilaksanakan.
12. Surat Permohonan adalah surat digunakan seseorang untuk mengajukan
kepentingan tertentu. Surat permohonan berisi permintaan tentang sesuatu
hal kepada pihak yang bersangkutan, perorangan, badan atau lembaga,
organisasi, hingga perusahaan atau instansi.
13. Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai
suatu hal yang ditujukan kepada para mahasiswa, pegawai atau masyarakat
umum.
14. Surat Peminjaman adalah surat yang digunakan untuk meminjam suatu
barang atau ruangan dengan memberi detail peminjaman, umumnya
mencakup jumlah barang atau alat yang akan dipinjamkan, ruangan, kuota
peserta kegiatan, dan tertera kesepakatan waktu peminjaman dan
pengembalian.
15. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal
disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
16. Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan informasi mengenai
suatu hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan tertentu
agar tidak menimbulkan keraguan.
17. Surat Rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh ketua organisasi yang
menyatakan rekomendasi delegasi untuk mengikuti suatu kegiatan.
18. Surat Balasan adalah surat yang dibuat guna membalas atau menanggapi
dari surat yang telah masuk dari sebuah individu atau instansi.
19. Surat Pengantar Kegiatan adalah surat yang diperuntukkan untuk
memberitahu kepada pihak yang dituju terkait kegiatan yang ingin
dilakukan dengan izin perwakilan yang bertanggung jawab.
20. Surat Keputusan adalah surat yang dikeluarkan untuk menentukan status
resmi dan hukum yang dikeluarkan Organisasi Mahasiswa.
3
BAB II
ADMINISTRASI-ADMINISTRASI YANG DISTANDARKAN
Administrasi-administrasi yang distandarkan meliputi, Proposal RAK

(Rencana Anggaran Kegiatan), Proposal Kegiatan, LPJ (Laporan
Pertanggungjawaban) Kepengurusan, LPJ (Laporan Pertanggungjawaban)
Kegiatan, Sertifikat, dan Surat-menyurat.
BAB III
FORMAT ADMINISTRASI
1. Surat Menyurat
1.1 Format Umum
1.1.1 KOP surat tiap organisasi
- Logo organisasi/logo kepanitian berada di sebelah kiri
- Nama organisasi/nama kepanitiaan
- Alamat kesekretariatan
- Contact person
- Email dan website
1.1.2 Penomoran surat
Nomor Surat/Tujuan/Jenis Surat/Bidang/Lembaga/Bulan/Tahun
digunakan untuk surat yang mengatasnamakan lembaga atau
bidang dalam lembaga.
- Nomor Surat mulai dari angka satu (1) dan ditulis dalam tiga
digit
- Tujuan INT ( Internal ) dan EKS ( Eksternal )
- Jenis surat dan sistem penomoran surat yang digunakan
antara lain:
a. Surat Undangan : SU
b. Surat Permohonan : SPm
c. Surat Pemberitahuan : SPb
d. Surat Peminjaman : SPp
e. Surat Pernyataan : SPn
f. Surat Keterangan : Sket
g. Surat Rekomendasi : SR
h. Surat Balasan : SB
i. Surat Pengantar Kegiatan : SPK
4
j. Surat Keputusan : SK
- Bidang dalam organisasi yang mengeluarkan surat.

- Lembaga-lembaga yang mengeluarkan surat
- Bulan ditulis dengan huruf romawi
- Tahun ditulis dengan empat digit angka
Contoh :
No : 001/EKS/SU/SEKUM/DLM/II/2021
001 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
EKS : Eksternal
SU : Surat Undangan
SEKUM : Bidang yang mengeluarkan surat (Sekretaris Umum)
DLM : Nama Organisasi Mahasiswa yang mengeluarkan
surat
II : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2021 : Tahun berjalan (ditulis dengan empat digit tahun
Masehi)
Dengan perihal yang sama, menggunakan satu nomor surat saja.

Untuk setiap surat keluar, penggunaan tujuan surat dan atau
bidang yang mengeluarkan dan atau kepanitiaan, nomor urut
dimulai dengan nomor urut satu (001). Dimulai dengan angka
001 lagi apabila sudah berganti kepengurusan, setiap bulan tidak
perlu dimulai dengan angka 001 lagi.
1.1.3 Perihal
Perihal pengiriman surat.
1.1.4 Lampiran
Penulisan lampiran diperlukan untuk menjelaskan berapa
banyak surat atau dokumen lain yang dikirimkan bersama surat
tersebut. Lampiran ditulis di sebelah kiri atas di bawah tanggal
surat berjarak satu baris. Jumlah lampiran ditulis dengan angka
atau huruf. Tidak dibenarkan u n t u k menulis angka dan huruf
sekaligus.
5
Nama satuan bisa menggunakan ‘lembar’ atau ‘eksemplar’, atau
dapat juga menggunakan ‘berkas’ apabila semua dokumen
dibendel menjadi satu. Kata lampiran tidak disingkat dengan
‘lmp’. Jika tidak ada lampiran, tidak perlu dicantumkan kata
lampiran.
Berikut ini contoh penulisan lampiran yang BENAR:
- Lampiran : 5 lembar
- Lampiran : 5 eksemplar
- Lampiran : 1 berkas
- Lampiran : 1 berkas proposal
Berikut ini contoh penulisan lampiran yang SALAH:
- Lamp. : 5 lembar
- Lampiran : 6 (enam) lembar
- Lampiran : 1 proposal
1.1.5 Tanggal
Tanggal pembuatan surat diletakkan di pojok kanan atas sebaris
dengan nomor surat dan menyertakan tempat. Penulisannya
tanpa menggunakan singkatan baik dengan angka maupun
akronim. Contoh: Batam, 11 Februari 2022.
1.1.6 Pengesahan
a. Untuk surat yang tidak berasal dari bidang tetapi dari lembaga
langsung.
Nama Nama
Ketua Umum Sekretaris Umum
b. Untuk surat yang berasal dari bidang langsung.
Nama Nama
Ketua Umum Ketua Bidang
6
c. Untuk surat yang dari kepanitiaan.
Nama Nama
Ketua Panitia Sekretaris
Mengetahui,
Nama
Ketua Umum
1.1.7 Keterangan
a. Setiap surat yang dikeluarkan harus memiliki kop surat, cap
Organisasi Mahasiswa, dan tanda tangan. Untuk pelanggaran
maka surat yang dikeluarkan dinyatakan tidak sah. Surat yang
tidak sah agar statusnya menjadi sah harus dibuat ulang.
b. Batas akhir pemberian surat undangan adalah satu hari
sebelum acara.
c. Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua yang terdiri dari
satu rangkap surat kopian dan satu rangkap surat asli. Surat
kopian disimpan dalam arsip kesekretariatan lembaga.
d. Ketentuan Khusus
- Isi surat boleh disesuaikan dengan maksud dan tujuan
masing-masing.
- Penulisan surat tidak ditentukan jadi boleh disesuaikan
masing-masing.
2. Proposal RAK (Rencana Anggaran Kegiatan)

2.1 Ketentuan Umum
a. KOP surat sesuai ketentuan di atas.
b. Surat pengantar proposal RAK.
c. Proposal RAK terdiri dari 4 (empat) bab yaitu :
- Bab 1 Pendahuluan
- Bab 2 Rencana Kegiatan
- Bab 3 Rencana Pendanaan
- Bab 4 Penutup
7
d. Sub bab yang telah ditentukan dalam lampiran.
e. Pengesahan
 DLM
Nama Nama
Ketua Umum DLM Sekretaris Umum
Mengetahui,
Nama
Pembina DLM
Menyetujui,
Nama
Pudir III Bidang Kemahasiswaan, Kerjasama dan Alumni
 BEM
Nama Nama
Presiden Mahasiswa Sekretaris Jenderal
Mengetahui,
Nama Nama
Pembina BEM Ketua Umum DLM
Menyetujui,
Nama
8
 HMJ
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Pembina (nama HMJ) Ketua Umum DLM
Menyetujui,
Nama
 UKM
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Pembina (nama UKM) Presiden Mahasiswa
Menyetujui,
Nama
9
2.2 Ketentuan khusus
Penulisan isi dari setiap bab dan isi dari setiap sub bab ialah format
khusus.
3. Proposal Kegiatan
3.1 Ketentuan Umum
b. Surat Pengantar Proposal Kegiatan.
c. Proposal Kegiatan terdiri dari 4 (empat) bab yaitu :
 Bab 1 Pendahuluan
 Bab 2 Rencana Kegiatan
 Bab 3 Rencana Pendanaan
 Bab 4 Penutup

e. Pengesahan.
 DLM
- Proposal yang langsung dari DLM
Nama Nama
Mengetahui,
Nama
Pembina DLM
Menyetujui,
Nama
10
- Proposal yang dikeluarkan dari bidang
Nama Nama
Ketua Umum DLM Ketua Bidang
Mengetahui,
Nama
Pembina DLM
Menyetujui,
Nama
- Proposal yang dikeluarkan dari panitia yang dibentuk
Nama Nama
Ketua Pelaksana Sekretaris
Mengetahui,
Nama Nama
Pembina DLM Ketua Umum DLM
Menyetujui,
Nama
 BEM
- Proposal yang langsung dari BEM
Nama Nama
11
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
Nama Nama
Presiden Mahasiswa Menteri
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
Nama Nama
12
Mengetahui,
Nama Nama Nama

Ketua Umum DLM Pembina BEM Presiden Mahasiswa
Menyetujui,
Nama
 HMJ
- Proposal yang langsung dari HMJ
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
Nama Nama
13
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
 UKM
- Proposal yang langsung dari UKM
Nama Nama
Ketua UKM Sekretaris Umum
Mengetahui,
Nama Nama
14
Menyetujui,
Nama
Nama Nama
Ketua UKM Ketua Bidang
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
15
- Proposal Sponsorship
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Pembina (nama UKM) Ketua Umum
Menyetujui,
Nama

Penulisan isi dari setiap bab dan isi dari setiap sub bab ialah
format khusus.
4. LPJ Kepengurusan
4.1 Ketentuan Umum
b. Surat Pengantar LPJ kepengurusan.
c. LPJ Kepengurusan terdiri dari 5 (lima) bab yaitu :
 Bab 2 Evaluasi Kepengurusan
 Bab 3 Evaluasi Program Kerja
 Bab 4 Evaluasi Pendanaan
 Bab 5 Penutup
d. Sub bab yang telah ditentukan dalam lampiran
e. Pengesahan
 DLM
Nama Nama
16
Mengetahui,
Nama
Pembina DLM
Menyetujui,
Nama
 BEM
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
 HMJ
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
17
Menyetujui,
Nama
 UKM
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
4.2 Ketentuan Khusus

Penulisan isi dari setiap bab dan isi dari setiap sub bab ialah
format khusus.
5. LPJ Kegiatan
5.1 Ketentuan Umum
b. Surat Pengantar LPJ Kegiatan.
c. LPJ Kegiatan terdiri dari 5 (lima) bab yaitu:
 Bab 2 Acara
 Bab 3 Pendanaan
 Bab 4 Evaluasi
 Bab 5 Penutup
18
e. Pengesahan.
 DLM
- LPJ Kegiatan yang langsung dari DLM
Nama Nama
Mengetahui,
Nama
Pembina DLM
Menyetujui,
Nama
- LPJ Kegiatan yang dikeluarkan dari bidang
Nama Nama
Ketua Umum DLM Ketua Bidang
Mengetahui,
Nama
Pembina DLM
Menyetujui,
Nama
19
- LPJ Kegiatan yang dikeluarkan dari panitia yang dibentuk
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Pembina DLM Ketua Umum DLM
Menyetujui,
Nama
 BEM
- LPJ Kegiatan yang langsung dari BEM
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
20
Nama Nama
Presiden Mahasiswa Menteri
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
- LPJ Kegiatan yang dikeluarkan dari panitia yang

dibentuk
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Ketua Umum DLM Presiden Mahasiswa
Menyetujui,
Nama
21
 HMJ
- LPJ Kegiatan yang langsung dari HMJ
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
22
dibentuk
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
 UKM
- LPJ Kegiatan yang langsung dari UKM
Nama Nama
Ketua UKM Sekretaris Umum
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
23
Nama Nama
Ketua UKM Ketua Bidang
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama

dibentuk
Nama Nama
Mengetahui,
Nama Nama
Menyetujui,
Nama
f. Lampiran.
 Bukti Pendanaan
 Dokumentasi
 Absensi
24
Penulisan isi dari setiap bab dan isi dari setiap sub bab ialah format
khusus.
6. Sertifikat
6.1 Ketentuan Umum
a. Logo kegiatan Organisasi Mahasiswa yang terkait atau yang
mengeluarkan.
b. Judul sertifikat berdasarkan acara yang dilaksanakan.
c. Nomor dengan format:
Nomor/Sert-(Nama Organisasi Mahasiswa)/Kepanitian atau
Bidang/Bulan(romawi)/Tahun (ditulis dengan empat digit tahun
masehi)
Contoh: 001/Sert-DLM/BP-MOM/III/2022
Nomor sertifikat dicatat di borang tersendiri, dan dibedakan

dengan nomor surat. Hal-hal yang dicatat adalah: No, No
Sertifikat, Bidang/Kepanitiaan, Tanggal dikeluarkan, dan
Acara/event.
Catatan: pemberian nomor sertifikat untuk satu kegiatan

berurut
 Nama lengkap penerima sertifikat
 Peranan penerima sertifikat: sebagai peserta atau panitia
 Nama kegiatan serta pemateri utama jika ada
 Tanggal dikeluarkannya sertifikat
 Pengesahan yang wajib ditanda tangani
- Pengesahan untuk sertifikat peserta acara Organisasi

Mahasiswa (berurut dari kiri) Ketua Panitia; Ketua
Organisasi Mahasiswa; Pudir III Bidang Kemahasiswaan,
Kerjasama dan Alumni. (Stampel Organisasi Mahasiswa
dibubuhkan pada sisi kiri tanda tangan Ketua Organisasi
Mahasiswa. )
- Pengesahan untuk sertifikat panitia acara Organisasi
Mahasiswa (berurut dari kiri) Ketua Organisasi Mahasiswa
25
dan Pudir III Bidang Kemahasiswaan, Kerjasama dan
Alumni Stampel Organisasi Mahasiswa pada sisi kiri tanda
tangan Ketua Organisasi Mahasiswa. (Stampel Organisasi
Mahasiswa dibubuhkan pada sisi kiri tanda tangan Ketua
Organisasi Mahasiswa.)
Catatan: pengecualian jika terdapat tambahan untuk

melakukan pengesahan sertifikat maka disesuaikan
dengan ketentuan masing-masing Organisasi Mahasiswa.
26

Undang-Undang No. 1 Tahun 2022 Tentang: Standar Prosedur

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Undang-Undang No. 1 Tahun 2022 Tentang: Standar Prosedur

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DEWAN LEGISLATIF MAHASISWA

POLITEKNIK NEGERI BATAM

UNDANG-UNDANG NO. 1 TAHUN 2022

STANDAR PROSEDUR KESEKRETARIATAN

Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni

Administrasi-administrasi yang distandarkan meliputi, Proposal RAK

- Bidang dalam organisasi yang mengeluarkan surat.

Dengan perihal yang sama, menggunakan satu nomor surat saja.

b. Untuk surat yang berasal dari bidang langsung.

2. Proposal RAK (Rencana Anggaran Kegiatan)

d. Sub bab yang telah ditentukan dalam lampiran.

- Proposal yang dikeluarkan dari panitia yang dibentuk

- Proposal yang langsung dari BEM

- Proposal yang dikeluarkan dari bidang

- Proposal yang dikeluarkan dari panitia yang dibentuk

Nama Nama Nama

- Proposal yang langsung dari HMJ

- Proposal yang dikeluarkan dari bidang

- Proposal yang dikeluarkan dari panitia yang dibentuk

- Proposal yang langsung dari UKM

- Proposal yang dikeluarkan dari bidang

- Proposal yang dikeluarkan dari panitia yang dibentuk

3.2 Ketentuan khusus

4.2 Ketentuan Khusus

- LPJ Kegiatan yang langsung dari DLM

- LPJ Kegiatan yang dikeluarkan dari bidang

- LPJ Kegiatan yang langsung dari BEM

- LPJ Kegiatan yang dikeluarkan dari panitia yang

- LPJ Kegiatan yang langsung dari HMJ

- LPJ Kegiatan yang dikeluarkan dari bidang

- LPJ Kegiatan yang langsung dari UKM

- LPJ Kegiatan yang dikeluarkan dari panitia yang

Nomor sertifikat dicatat di borang tersendiri, dan dibedakan

Catatan: pemberian nomor sertifikat untuk satu kegiatan

 Peranan penerima sertifikat: sebagai peserta atau panitia

 Nama kegiatan serta pemateri utama jika ada

 Tanggal dikeluarkannya sertifikat

 Pengesahan yang wajib ditanda tangani

- Pengesahan untuk sertifikat peserta acara Organisasi

Catatan: pengecualian jika terdapat tambahan untuk

Anda mungkin juga menyukai