Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

PENULISAN SURAT

TIM MKWU BAHASA INDONESIA

Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

PENGERTIAN SURAT
Surat pada hakikatnya adalah suatu bentuk komunikasi tulisantara seseorang dengan orang lain,
seseorang dengan instansiatau lembaga atau organisasi atau antara suatu instansi ataulembaga
atau organisasi dengan instansi atau lembaga atauorganisasi.

Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya,
yaitu:
1. Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atauperasaan pengirimnya.
3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebutdiformulasikan dalamragam bahasa tulis dan
disajikan dalam format yang sesuaidengan keperluan.
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Menurut isinya:
Surat dapat dikelompokkan menjadi pemberitahuan,keputusan, pemerintah, panggilan,
perjanjian, laporan,pengantar, peringatan,penawaran,pesanan,undangandanlamaran pekerjaan.

Menurut sifatnya:
1. Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selainyang dituju.
2. Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya bolehdiketahui oleh kalangan tertentu yang terkait
saja.
3. Rahasia yaituisinya hanya boleh diketahui olehorang yang dituju.

Berdasarkan banyaknya sasaran:

Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran, dan pengumuman
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya:

Surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat khusus.

Berdasarkan wujudnya:
Surat terbagi atas bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram, teleks, faksimile, memo dan nota.

Berdasarkan ruang lingkup sasarannya:

Surat terbagi atas intern dan ekstern

Surat Intern yaitu surat yang Surat Ekstern yaitu surat

berasal dari dan ke sesamA yang berasal dari dan untuk
bagian dalam lingkup instansi instansi lain di luar
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

FUNGSI SURAT

Fungsi surat mencakup 7 hal yaitu: (1) Sarana pemberitahuan, (2) permintaan, (3) buah pikiran dan gagasan,
(4) alat bukti tertulis, (5) alat pengingat, (6) bukti historis, dan (7) pedoman kerja.

Pendapat lain, Semi (1989:204) menggemukan 5 fungsi surat:

1. Surat sebagai pengganti diri atau sebagai duta organisasi atau jawatan, yang dipandang sebagai
pencerminan watak, kepribadian, kebijaksanaan, serta kondisi intern suatu organisasi.
2. Surat sebagai bukti tertulis, yang dapat dipergunakan sebagai pegangan, misalnya surat surat
perjanjian, surat kuasa.
3. Surat sebagai pedoman kerja, misalnya surat keputusan, instruksi, surat perjanjian kerja.
4. Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berfikir, seperti surat resmi yang diarsipkan.
5. Surat sebagai bukti sejarah, missalnya surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber untuk mengetahui
perkembangan organisasi atau jawatan masa lampau.
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Secara lebih khusus dapat pula dijelaskan fungsi surat resmi menyatakan bahwa surat
mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat sebagai alat pengikat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika
diperlukan.
3. Surat sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu instansi.
4. Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat dalam surat dapat
berbentuk pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan,
permohonan, laporan, dan lain-lain
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

JENIS-JENIS SURAT
Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya,
yaitu:

1. SURAT PRIBADI
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima).
Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan
komunikasi pribadi yang lain Surat Pribadi. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Contoh surat
pribadi dan
keterangan
bagian-
bagiannya
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

2. SURAT DINAS

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal sepertiinstansi dinas dan tugas kantor.
Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yangbersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

CONTOH
SURAT DINAS
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

1. Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
a. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan hurufkapital/huruf besar.
b. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
c. Logo instansi/Lembaga
2. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengannomor surat)
3. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
4. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
5. Hal, berupa garis besar isi surat
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat (terdiri dari paragraf pembuka, isi, penutup)
9. Penutup surat (salam penutup, penanda tangan surat, tembusan)
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

3. SURAT LAMARAN PEKERJAAN

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor,
perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena
itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-
bagian seperti berikut ini:
1. Kepala surat
2. Tempat dan tanggal pembuatan surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :paragraf pembuka,isi surat,paragraf penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan dan nama terang
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

CONTOH
SURAT
LAMARAN
PEKERJAAN
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

4. SURAT NIAGA/ DAGANG

Surat Niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang
atau jasa. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat yang dibuat seseorang atau badan usaha
untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis

CIRI-CIRI SURAT NIAGA/ DAGANG

1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga,
dan biaya.
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Beberapa fungsi surat niaga, yakni sebagai berikut:

1. Berfungsi sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
2. Berfungsi sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
3. Berfungsi sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
4. Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
5. Berfungsi sebagai alat promosi.
6. Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
7. Berfungsi sebagai bukti dari sejarah

Macam-macam surat niaga

Beberapa macam surat niaga, di antaranya sebagai berikut:
1. Surat penawaran barang atau jasa 7. Surat keberatan
2. Surat permintaan barang atau jasa 8. Surat aduan
3. Surat pesanan barang atau jasa 9. Surat edaran
4. Surat penerimaan pembayaran 10. Surat tagihan
5. Surat telegram dan penegasan
6. Surat penangguhan pembayaran suatu barang atau jasa
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Contoh surat
NIAGA
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

5. SURAT KUASA
Surat kuasa adalah surat yang berisi tentang pernyataan pemberian kuasa atau wewenang yang
diberikan oleh pemegang kuasa kepada pihak lain yang dipercayakan. Dengan kata lain fungsi surat
kuasa merupakan bukti sah pihak yang diberikan kuasa memiliki hak dan kewajiban yang sama
dengan pemilik kuasa sebelumnya, sehingga dapat melakukan tugas atau kewajibannya sesuai
dengan isi dari surat kuasa tersebut.

Bagian-bagian surat kuasa: (1) Judul surat, (2) Kalimat pembuka, (3) Data diri pemberi kuasa, (4)
Data diri penerima kuasa, (5) Tujuan diberikannya kuasa kepada si penerima kuasa, (6) Jenis
pemberian kuasa, (7) Klausul hak retensi, (8) Klausul hak subtitusi, (9) Tempat diikuti tanggal
pembuatan surat kuasa, (10) Tanda tangan pemberi serta penerima kuasa yang dibubuhkan di atas
materai
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Contoh surat
KUASA
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

Kemajuan teknologi saat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui

internet seperti email maupun gawai lewat SMS. Namun surat konvensional tetap
mempunyai arti penting sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga
jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan), surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada
surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat
diarsipkan untuk kepentingan lain kelak di kemudian hari.
Mata Kuliah Wajib Universitas (MKWU)

ADA PERTANYAAN?