1.

FUNGSI SURAT, PENGGOLONGAN SURAT, DAN BENTUK SURAT

Fungsi Surat
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan bukti "hitam di atas putih" dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat
perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
2. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang
rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat
pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai
kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.
4. Pedoman Kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu.
Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
5. Jaminan Keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanin kepada seseorang. Misalnya, surat
keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu
perjalanan.
6. Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan citra,
mentalitas, jiwa,dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
7. Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan. Surat
merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat
rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan
demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
 Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun, melalui surat
pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat dihindari.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pilak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat
menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai
tujuan organisasi.

Penggolongan Surat
Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:
1. Menurut isi dan pengirimnya
a. Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
b. Surat Niaga atau Surat Bisnis
c. Surat Pribadi
2. Menurut maksud dan tujuannya
a. Surat Pemberitahuan
b. Surat Keputusan
c. Surat Perintah
d. Surat Edaran
e. Surat Peringatan
f. Surat Panggilan
g. Surat Permintaan atau Permohonan
h. Surat Perjanjian
i. Surat Penawaran
j. Surat Pesanan
k. Surat Laporan
l. Surat Pengantar
m. Surat Lamaran Pekerjaan
n. Surat Penegasan
o. Surat Penuntutan (klaim)
3. Menurut wujud/bentuknya
a. Surat bersampul
 b. Memorandum atau nota
c. Telegram
d. Telex
e. Radiogram
f. Faksimili
g. Kartu pos
h. Wesel/Warkat Pos
4. Menurut jaminan keamanan
a. Surat Sangat Rahasia
b. Surat Rahasi
c. Confidential (terbatas)
d. Surat Biasa
5. Menurut urgensinya
a. Surat Kilat Khusus
b. Surat Kilat (amat segera)
c. Surat Biasa
6. Menurut alirannya
a. Surat Keluar
b. Surat Masuk
7. Menurut Kegunaanya
a. Surat Konsep
b. Surat Asli
c. Surat Tembusan
d. Surat Petikan
8. Menurut Nilai Isinya
a. Surat Rutin
b. Surat tidak Rutin
9. Menurut Sifatnya
a. Surat yang bersifat mengatur
b. Surat yang bersifat tidak mengatur
Bentuk Surat
Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Setiap bagian surat
memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.
Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua di mulai
dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai lampiran yang
ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri

2. Bentuk lurus (block style)

Bentuk lurus (block style) pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama
instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat.
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus,
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok ke dalam. Pada
praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan perusahaan
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti
tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam

5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus,
perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri,
sedang baris berikutnya menjorok kedalam
2. KARAKTERISTIK E-MAIL DAN MEMO YANG EFEKTIF
Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komumikasi standar dalam kebanyakan
organisasi, email dan memo mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum.
Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta
data, memberi respons, menginformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan e-mail dan memo
yang baik umumnya mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek)
E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca segera
mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Pesan email yang dikirim
tidak perlu disertai waktu kirim karena hal itu diselipkan secara otomatis oleh computer.
2. Satu Topik
Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik. Membatasi topik
membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat. Misalnya,
seorang penulis memo yang menjelaskan sebuah masalah printer.