Bab V

Korepondensi

a. Pengertian, ciri, fungsi dan jenis surat

Korespondensi merupakan penyampaian informasi atau maksud secara
tertulis (surat) dari satu pihak kepada pihak lain. Berbicara tentang
korespondensi tentu tidak lepas dari yang namanya surat. Surat merupakan
alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada
pihak lain. Surat memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1) Penyampaian pesan dalam surat adalah bentuk tulisan
2) Isi pesan dari surat merupakan persuasi (ajakan) atau informasi
3) Surat memiliki bagian-bagian dan bentuk yang standar
4) Surat memiliki pesan utam
5) Gaya bahasa surat bisa formal atau informal

Surat memiliki fungsi sebagai berikut :

1) Surat sebagai alat untuk menyampaikan pesan

2) Surat merupakan wakil/duta
3) Surat dapat dijadikan sebagai alat bukti yang otentik
4) Surat dapat dijadikan sebagai alat atau dasar pengambilan keputusan
5) Surat dapat dijadikan sebagai alat untuk mengikat
6) Surat dapat dijadikan dasar penelusuran sejarah organisasi atau kegiatan

Adapun jenis-jenis surat dilihat dari isinya adalah sebagai berikut :

a) Surat dinas pemerintahan

Merupakan surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya
berkaitan dengan pesan pemerintahan atau kenegaraan. Contoh surat
keputusan, nota dinas dan lain sebagainya.
 b) Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan
kegiatan bisnis. Contoh surat penawaran, pesanan dan sebagainya.
c) Surat sosial
Surat sosial adalah surat yagn lahir dalam aktivitas bisnis maupun
kedinasan yang isinya tidak berkaitan langsung dengan kegiatan bisnis.
Contoh surat ucapan terimakasih, surat ucapan duka cita dan sebagainya.
d) Surat legal
Surat legal adalah surat yang memiliki kekuatan hukum yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis, dinas maupun pribadi. Contoh surat kuasa, surat
perjanjian dan sebagainya.
e) Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain
yang isinya merupakan pesan pribadi yang tidak bersifat resmi.

b. Bagian-bagian surat
Surat resmi mimiliki bagian-bagian surat yang baku atau standar. Adapun
bagian-bagian surat resmi adalah sebagai berikut :
1) Kop surat
Surat resmi memiliki kop atau kepala surat yang biasanya sudah tercetak
pada kertas yang akan digunakan untuk mencetak surat. Isi dari kop surat
sekurang-kurangnya adalah logo dan nama perusahan.
2) Tanggal surat
Dalam pembuatan surat resmi tanggal kapan surat dibuat harus
dicantumkan. Untuk penulisan tanggal harus dibuat secara lengkap dan
tidak boleh disingkat. Contoh 24 September 2019. Untuk posisi tanggal
bisa ditempatkan di atas setelah kop surat atau di bawah surat setelah
paragraph penutup surat, hal ini tergantung jenis surat yang dibuat.
3) Nomor surat
 Surat resmi sebaiknya memiliki nomor surat, hal ini untuk mempermudah
melacak surat dan menyimpan surat, atau dapat membantu ketika terjadi
masalah terhadap surat. Nomor surat terdiri dari 6 komponen yaitu nomor
surat, kode surat, kode jabatan penanggung jawab surat, kode organisasi,
bulan pembuatan surat (angka romawi) dan tahun pembuatan surat.
4) Lampiran (optional)
Lampiran merupakan dokumen pendukung yang menyertai surat.
Lampiran ini tidak di temui pada semua jenis surat, hanya surat yang
memiliki dokumen pendukung yang memiliki lampiran. Jika surat tidak
memiliki lampiran maka lampiran tidak perlu dituliskan. Lampiran bisanya
berisi jumlah dan bentuk dokumen pendukung surat.
5) Hal atau perihal surat
Hal atau perihal surat merupakan inti dari isi surat yang dikirimkan. Posisi
hal atau perihal dapat ditempatkan di atas alamat dalam atau di bawah
alamat dalam tergantung panjang atau pendeknya hal atau perihal.
6) Alamat dalam
Alamat dalam merupakan alamat yang dituliskan didalam surat yang
biasanya berisi nama orang, jabatan, dan nama organisasi yang dituju.
7) Salam pembuka
Salam pembuka merupakan salam yang disampaikan untuk membuka
surat. Salam pembuka dapat dituliskan sesuai dengan jenis
organisasinya. Misal jika suratnya merupakan surat dari organisasi agama
islam maka dapat menggunakan salam pembuka Assalamualaikum Wr.
Wb. Tetapi jika organisasi bersifat umum maka dapat menggunakan
salam pada umumnya, misal dengan hormat, salam hormat dan
sejenisnya.
8) Badan surat
Badan surat yang lengkap terdiri dari tiga bagian yaitu paragrap pembuka,
paragrap isi dan paragrap penutup, akan tetapi untuk surat bisnis yang
lebih efisien cukup paragrap isi dan paragrap penutup untuk pembuatan
badan surat.
 9) Salam penutup
Salam penutup adalah salam yang dibuat untuk menutup surat, seperti
harmat kami, sincerely yours, dan sejenisnya.
10) Nama Oraganisasi
Nama organisasi dibuat setelah salam penutup, dan sebaiknya
penulisannya di bold atau ditebalkan.
11) Tanda Tangan, nama dan jabatan penanggung jawab surat
12) Inisial
Inisial merupakan kode nama orang-orang yang terlibat dalam pembuatan
surat tersebut, dimana kode nama penanggung jawab surat ditulis pakai
huruf kapital semua, kode pengkonsep surat dituliskan huruf kapital dan
huruf kecil dan pengetik surat dituliskan menggunakan huruf kecil semua.
Contoh :
Penanggung jawab surat : Dora Amelya
Pengkonsep surat : Alwaisyah Richika
Pengetik surat : Waldan Syahmi
Maka inisial nya adalah DA/Ar/ws
Jika pengkonsep dan pengetik surat adalah orang yang sama maka
inisialnya DA/Ar
13) Tembusan (Optional)
Tembusan ini bersifat optional bisa ada atau tidak tergantung surat
tersebut akan disampaikan kepada pihak lain atau tidak. Surat yang
memiliki tembusan adalah surat yang dibuat rangkap minimal 3 kemudian
surat tersebut akan ditembuskan kepada pihak lain. Contoh
Tembusan kepada yth.
1. Kepala HRD
2. Arsip

c. Format atau bentuk-bentuk surat

Format atau bentuk surat resmi di bagi menjadi beberapa bagian yaitu :
 a) Bentuk lurus penuh (Full Block Style)
Format atau bentuk ini surat diketik atau di tulis semuanya dimulai dari
rata kiri.
b) Bentuk lurus (Block style)
Bentuk block style ini beberapa bagian surat mulai menjorok ke sebelah
kanan seperti tanggal surat, salam penutut, nama organisasi, tanda
tangan, nama dan jabatan penanggung jawab surat.
c) Bentuk setengah lurus (semi Block Style)
Bentuk setengah lurus mirip dengan bentuk lurus, tetapi pada badan surat
setiap awal paragraph menjorok kedalam.
d) Intended style
Intended style mirip dengan bentuk semi block style, hanya saja alamat
dalam surat di tulis bertingkat atau berbentuk jajaran genjang.
e) Hanging style
Bentuk hanging style merupakan paragraph menggantung, dimana baris
kedua dan seterusnya dari setiap paragraph menjorok kedalam.
f) Indonesian style
Indonesian style dibagi menjadi dua yaitu indonesia lama dan indonesia
baru, perbedaan bentuk ini terletak dari posisi alamat dalam, dimana
indonesia lama dituliskan di sebelah kanan, dan indonesia baru alamat
dalam nya dituliskan di sebelah kiri.

d. Bahasa surat
Bahasa surat merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan ide atau
gagasan dalam bentuk tertulis. Dalam pembuatan surat bahasa surat harus
memenuhi kriteria sebagia berikut : bahasa yang baku, jelas dan tidak
bermakna ganda, lugas (tidak banyak basa basi), efektif dan efisien, bahasa
yang digunakan padu, bernalar, menarik dan mengandung kosa kata yang
tepat serta sesuai asas yang telah ditentukan yaitu EYD.

e. Langkah-langkah penyusunan surat

 Untuk menyusun surat yang baik, maka penulis surat harus memperhatikan
langkah-langkah berikut :
1) Menetapkan terlebih dahulu maksut atau pokok dari isi surat yang akan
disampaikan kepada penerima surat.
2) Menetapkan urutan masalah yang akan ditulis, sehingga mudah dipahami
oleh pembaca surat.
3) Merumuskan pokok pembicaraan secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan dan
mudah ditangkap oleh pembaca.
4) Menghindari singkatan atau akronim yang tidak biasa
5) Memeperhatiakn dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-
bagiannya.
6) Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana
digariskan dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang
Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa
Indonesia.

f. Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan keluar

1) Mengurus dan mengendalikan surat masuk
Mengurus dan mengendalaikan surat masuk ada beberapa hal yang
harus dilakukan yaitu :
a) Mensortir dan Mengelompokkan surat
Surat di sortir atau dipisahkan menjadi surat bisnis dan surat pribadi,
kemudian surat bisnis dan surat pribadi ini dikelompokkan lagi menjadi
surat penting, surat rahasia, surat biasa dan bahan iklan.
b) Membuka surat
Setelah surat disortir dan dikelompokkan kemudian surat di buka dengan
menggunakan alat pembuka surat. Sewaktu membuka surat perlu
dipersiapkan selotip, pensil, paper clip, dan buku pencatatan surat.
c) Mengeluarkan isi surat
Setelah dibuka kemuadian isi yang ada di amplop surat dikeluarkan.
 d) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu menerima surat
Setelah dikeluarkan isi amplop surat kemudian surat di bubuhi stempel
tanggal dan waktu menerima atau menangani surat masuk.
e) Membaca, menggaris bawahi dan memberi catatan
Setelah dibubuhi tanggal dan waktu menerima surat kemudian surat
dibaca, diberi tanda mana-mana dari bagian isi surat yang penting,
dengan memberi garis pakai pensil kemudian membuat catatan untuk
surat yang telah dibaca.
f) Menyampaikan surat kepada pimpinan
Semua surat bisnis yang masuk harus diketahui oleh pimpinan, untuk itu
semua surat bisnis yang masuk harus diletakkan dimeja pimpinan dengan
urutan surat penting yang beritanya bagus, surat penting yang beritanya
kurang bagus, surat bisa kemudian bahan iklan.
g) Mengirimkan surat kepada yang berkepentingan
Setelah surat diketahui oleh pimpinan, kemudian surat didistribusikan
kepada pihak yang berkepentingan, misal surat pesanan diberikan kepada
divisi marketing, surat tagihan diberikan kepada divisi keuangan dan
sebagainya.
h) Menangani paket
Setelah surat masuk selesai diurus maka hal berikutnya yang diurus
adalah selain surat seperti paket.

2) Mengendalikan dan mengurus surat keluar

Dalam mengurus dan mengendalikan surat keluar ada beberapa hal yang
harus diperhatikan yaitu :
a) Melakukan pemeriksaan terhadap surat
Pemeriksaan terhadap surat dilakukan sebelum surat diprint out,
dimana penulis surat harus memastikan bahwa bagian-bagian surat
lengkap, nama dan alamt orang yang dituju lengkap, isi surat benar
dan penggunaan bahasa serta tanda baca yang sesuai asas. Jika
 semua hal tersebut telah sesuai kemudian surat di print out dan di
bubuhi tandatangan serta stempel perusahaan.
b) Melipat surat
Ada 8 cara melipat surat resmi yaitu :
a. Lipatan tunggal
b. Lipatan ganda sejajar
c. Lipatan baku
d. Lipatan baku rendah
e. Lipatan akordion
f. Lipatan akordion rendah
g. Lipatan gaya baronial
h. Lipatan gaya prancis

Setelah surat dilipat dengan memilih salah satu bentuk di atas

kemudian surat dimasukkan kedalam amplop yang sudah terdapat
nama orang, jabatan dan alamat lengkap dari penerima surat. Pastikan
amplop surat terlem rapat.

c) Mengirimkan surat
Ada beberapa cara mengirim surat yaitu :
1) Menggunakan jasa pengiriman surat atau dokumen seperti pos,
JNE, Tiki dan sejenisnya.
2) Menggunakan media elektronik seperti email, telex, dan Faximail
3) Menggunakan jasa pengantar surat perusahaan