BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan
seseorang, surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Melalui surat isi atau
percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya.
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan
oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak
kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu
makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan
informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting
diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas
yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apakah pengertian surat dinas?
1.2.2 Apa saja Syarat surat dinas?
1.2.3 Apa bagian-bagian surat dinas?
1.2.4 Apa saja jenis-jenis surat dinas?
1.2.5 Apa bahasa penulisan surat dinas?
1.2.6 Bagaimana ejaan, diksi dan kalimat ?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Menerangkan pengertian surat dinas
1.3.2 Menerangkan syarat penulisan surat dinas
1.3.3 Menerangkan bagian-bagian surat dinas.
1.3.4 Menerangkan jenis-jenis surat dinas.
1.3.5 Menerangkan bahasa penulisan surat dinas.
1.3.6 Menerangkan ejaan, diksi dan kalimat.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas adalah sebagai salah satu alat komunikasi yang tertulis
yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh
penjabat organisasi atau instansi pemerintah. Karena surat dinas itu dibuat
oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi pemerintah,
maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Disamping itu, dikenal pula
sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini karena surat dinas
dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu
organisasi swasta. Surat dinas memiliki bentuk yang berbeda dengan surat
pribadi atau dagang. Dibandingkan dengan surat pribadi, perbedaannya
terletak pada kedudukan penulis. Surat dinas merupakan bagian dari surat
resmi (Kuntarto, 2013).

2.2 Syarat-syarat Surat Dinas

Surat dinas mempunyai beberapa syarat sebagai berikut :
1. Surat dinas sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu
panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim.
2. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat
teratur sesuai dengan ketentuan, bagian-bagian surat dinas tidak di
tempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
3. Surat dinas di usahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang
dan bertele-tele akan menjemukan.
4. Bahasa surat dinas harus jelas maksudnya mudah di tangkap dan unsur-
unsur dramatikal, seperti subjek dan predikat di nyatakan secara tegas,
serta tanda-tanda baca di gunakan dengan tepat.
5. Bahasa surat dinas harus padat maksudnya langsung mengungkapkan
pokok pikiran yang ingin di sampaikan.
6. Bahasa surat dinas harus adab maksudnya pernyataan yang di
kemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si
penerima.

2
 Surat dinas merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi.
Informasi yang di sampaikan secara tertulis dalam surat dapat berebntuk
pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan
dan lain-lain.
Informasi akan mencapai sasarannya jika bahasa yang di gunakan
dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan
penulis dan pembaca surat dinas.

2.3 Format Surat Dinas

Salah satu yang menentukan baik atau kurang baiknya surat dinas
formatnya. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau
adalah posisi bagian-bagian surat dinas. Termasuk di dalamnya penempatan
tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan dan lain-lain.
Format surat dinas yang di pakai oleh berbagai instansi di Indonesia,
antara lain format lurus penuh, format lurus, format setengah lurus a, format
setengah lurusb,format takuk atau format bergerigi dan format paragraph
menggantung.
Format surat dinas yang sering di jumpai dan digunakan oleh berbagai
instansi, baik pemerintahan maupun swasta, adalah format lurus penuh,
format lurus dan format setengah lurus, baik format setengah lurus a maupun
format setengah lurus b, sedangkan format tekuk atau bergerigi dan format
paragraf menggantung agak langka pemakainnya.

2.4 Bagian-bagian Surat Dinas

Menurut Zainal Arifin (2008), sistematika penulisan surat dinas yang
baik dan benar diantaranya meliputi:
1. Kepala surat
Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) :
 Nama istansi atau badan
 Alamat lengkap
 Nomor telpon
 Nomor kotak pos
 Alamat kawat,dan

3
  Lambing istansi atau logo
 Alamat kantor
 Nama bank dan
 Jenis usaha
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada
penerima surat tentang nama,alamat,serta keterangan lainyang berkaitan
dengan istansi atau badan pengirim surat.
2. Tangal surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima
surat kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. Seperti di ketahui,
pengirim surat kadang-kadang cepat jika menggunakan prangko kilat
atau kilat khusus, tapi kadang-kadang lambat jika menggunakan prangko
biasa. Adakalanya pengirim surat lambat sekali jika mengalami
hambatan di perjalanan,seperti sulitnya transportasi atau alamat yang di
tuju terletak di daerah yang terpencil. Dengan tercantumnya tanggal
surat, si penerima akaan mengetahui berapa lama surat itu di perjalanan.
3. Nomor Surat
Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan
kode surat berguna untuk memudahkan mengatur menyimpan surat,
memudahkan mencari surat itu kembali jika di perlukan, dan
mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima
surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang di
lampirkan. Yang di lampirkan itu baik berupa buku, fotokopy surat
keterangan yang di perlukan, brosur, kuitansi,dan sebagainya.
5. Hal surat
Penulisan hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan
cepat mengetahui hal yang di bicarakan dalam surat tersebut sebelum
membaca isi surat lengkapnya. Seperti kata nomor dan lampiran, kata
halpun harus diikuti tanda titik tanda titik dua. Hal surat harus di
tuliskan dengan singkat, tidak perlu di tulis panjang-panjang dan tidak di
akhiri tanda baca apapaun.

4
6. Alamat surat
Alamat (bagian dalam) surat di gunakan sebagai petunjuk langsung
siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya
tercantum pula dalam sampul surat.atau alamat dalam sekaligus dapat
berfungsi sebagai alat luar jika di gunakan sampul berjendela
7. Salam pembuka
Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan permisi, punten,
atau ketukan pintu ketika anda bertamu kerumah orang lain. Salam
pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi. Salam pembuka dari surat-surat resmi perlu
dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat
yang sopan dan adab.
Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka
di cantumkan disebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal
dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf
capital,sedangkan kata yang lain di tuliskan kecil semua kemudian
salam pembuka itu di ikuti tanda koma.
8. Isi surat
Isi surat di sebut juga tubuh surat. Bagian inimerupakan bagian yang
paling menentukan tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai
dengan keinginan penulis surat,tergantung pada jelas atau tidaknya
bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian yaitu:
 paragraf pembuka
 paragraph isi surat yang sesungguhnya
 paragraph penutup
9. Salam penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis
surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam
penutup di cantumkan di antara paragrn tandatangan penutup dan tanda
tangan pengirim. Salam penutup yang lazim di gunakan dalam surat-
surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhdp
penerima surat. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf
capital, sedangkan kata-kata lainya ditulis kecil. Sesudah salam penutup
dibubuhkan tanda koma.
5
 10. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
Surat dinas dianggap sah jika di tandatangani oleh pejabat yang
berwewenang, yaitu pemegang pimpinan atau instansi ,lembaga,
atau organisasi. nama jelas penanda tangan jelas dicantumkan di bawah
tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata di tulis capital, tanpa
diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapaun. Dibawah nama
penanda tangan di cantumkan nama jabatan sebagi identitas penanda
tangan tersebut. Juka akan di cantumkan pula nomor induk pegawai
pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan
jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan
suatu keharusan.

2.5 Jenis-jenis Surat Dinas

Menurut P.Ritonga (2010), jenis-jenis surat dinas dibedakan menjadi:
2.5.1 Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu
kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi
pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk
meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu
informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan
permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara
structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang
lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan
Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:
a. Identitas pemohon.
b. Isi permohonan.
c. Tujuan dan alasan memohon.
d. Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e. Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
2.5.2 Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi
informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini
sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk

6
 ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat
pemberitahuan adalah sebagai berikut:
a. Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari
masalah pokok yang akan diberitahukan.
c. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju
memaklumi hal yang disampaikan.
2.5.3 Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi
seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari
narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman
kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam
suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi
keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a. data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b. data pribadi pihak vang diterangkan;
c. isi keterangan;
d. keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e. pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
2.5.4 Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal
dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note
yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai
antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut
berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada
siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo
pribadi itu.

2.6 Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Dalam pembahasan ini akan dibicakan bagaimana penggunaan bahasa
yang benar dalam bagian isi surat.

7
 Seperti kita sadari, dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin
disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang terdapat di dalam surat itu
komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya, surat, sabagai salah satu jenis
karangan tertulis, hendaknya menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah
komposisi atau kaidah karang-mengarang. Pembicaraan kaidah komposisi yang
bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata, pemakaian ejaan yang
disempurnakan, penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Berikut akan dibahas
satu persatu.
2.6.1 Diksi
Untuk surat-surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi
syatat baik atau baku, lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian
ungkapan idiomatik, ungkapan penghubung, atau ungkapan yang
bersinonim harus dituliskan dengan benar.
a. Kata yang Baik atau Baku
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak
dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar,
kasih, bikin betulin, kagak dancuman termasuk tidak baik. Padanan
kata-kata tersebut yang dianggap baku adalahbagaimana, mengapa,
nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya.
b. Kata yang Lazim
Untuk surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim dalam
masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hindarilah perasaan
ingin memperlihatkan keintelekan atau kesarjanaan Anda dengan
menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya Anda harus
menggunakan kata atau istilah dalam bahasa indonesia. Gunakanlah
kata-kata masukan bukan input, suku cadang, bukan sparepart; usaha
patungan bukan joint venture, pendekatan bukan approach;
lentur bukan flexible; pantau bukan monitor,
peringkat bukan rangking; dampak bukan impact;
kendala bukanconstraint; loka karya bukan work shop, dan
sebagainya.
c. Kata yang Cermat
Kata-kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan,
menganjurkan danmenyarankan merupakan kata-kata yang

8
 mempunyai arti yang sama. Dalam hal ini, penulis surat dinas
hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan
pesan yang ingin disampaikan dalam surat. Pengunaan sapaan Bapak,
Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya tepat pula sesuai dengan
kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surai
itu lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah penerima surat itu
sederajat kedudukannya dengan pengirim surat.
d. Ungkapan Idiomatik
Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh
karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau
dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara lain;
 Sesuai dengan,
 Bertemu dengan,
 Berhubung dengan,
 Sehubungan dengan,
 Bertalian dengan,
 Bersamaan dengan,
 Sejalan dengan.
 Seirama dengan.
 Tidak ubahnya seperti,
 Berbicara tentang.
 Berdiskusi tentang
 Bermustawarah tentang
 Berkenaan dengan,
 Disediakan untuk
e. Ungkapan Penghubung
Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu
ungkapan penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung
antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi
menghubungkan unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk
ungkapan penghubung intrakalimat adalah, antara lain, baik . . . .
maupun, antara . . .dan, seperti dan misalnya, serta demikian dan
sebagai berikut.

9
2.6.2 Ejaan
Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang
terdapat dalam Buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang
Disempurnakan. Harus diakui, selam ini masih ada penulis surat dinas
yang kurang memperhatikan kaidah ejaan. Dalam surat-surat resmi
masih terdapat penulisan yang serangkai, padahal seharusnya terpisah,
atau sebaliknya.
2.6.3 Penyusunan Kalimat
Kalimat-kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa
kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa,
singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa
adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku.
Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat.
Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-
tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsur-
unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan.
Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah sopan dan simpatik, tidak
bernada menghina atau meremehkan pembaca.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Z. (2008). Dasar-dasar Penulisan Karya Ilmiah. Jakarta: Grasindo.

Indriati, E. (2001). Menulis Karya Ilmiah. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Jonathan, S. (2010). Pintar Menulis Karangan Ilmiah - Kunci Sukses Menulis Ilmiah.
Yogyakarta: ANDI.
Kuntarto. (2013). Cermat dalam Berbahasa Teliti dalam Berpikir. Jakarta: Mitra
Wacana Media.
Kuntarto, N. M. (2013). Cermat dalam Berbahasa Teliti dalam Berpikir. Jakarta:
Mitra Wacana Media.
P.Ritonga. (2010). Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.

11