BAB III

MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa mampu:

1.Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis.
2.Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dan
membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut.
3.Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiens
4.Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan
media yang paling tepat untuk mengirim pesan
 PROSES MENULIS PESAN
BISNIS
 Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan,
pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak
lainnya yang langsung maupun tidak langsung
berhubungan dengan organisasi kita
 Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah
dalam proses menulis yaitu:
1. Merencanakan pesan bisnis,
2. Menulis pesan bisnis,
3. Menyelesaikan pesan
 Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai
macam pesan
PROSES PERENCANAAN PESAN
BISNIS

 Perencanaan pesan bisnis adalah proses pe-

netapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan
sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan.
 Purwanto (2006:69) proses perencanaan
meliputi kegiatan;
1. Menentukan tujuan
2. Menganalisis audiens
3. Menentukan ide pokok
4. Menyeleksi saluran dan media
 1. Menetapkan Tujuan Komunikasi

 Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu;

1. Memberikan informasi (memberi tahu) tentang
segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis
kepada pihak lain.
2. Melakukan persuasi (membujuk) kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan
direspon sebagimana dikehendaki.
3. Melakukan kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara
seseorang dengan pihak lain
 Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu
apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa yang
seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah mereka
menerima pesan.
 Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis
dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali
Komunikator
Kolaborasi
Partisipasi Komunikan

Tinggi

Persuasi
Sedang

Rendah
Informasi
Rendah Sedang Tinggi
Kendali Komunikator
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)
 Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis
dikatakan jelas dan bermakna dapat menjawab
lima pertanyaan;
1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat
dari pesan yang akan dikirimkan?
2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?
5. Apakah tujuan penyampaian pesan mengacu pada
tujuan organisasi?
(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan
untuk mengirimkannya)
 2.MENGANALISIS AUDIENS

 Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan

seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn
komunikan. audiens bisa individu atau organisasi.
 Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan
memprediksi reaksinya terhadap pesan
 Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;
 Mengembangkan profil audiens
 Memenuhi kebutuhan informasi audiens
 Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
 Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens
adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei
 Cara Mengembangkan Profil
audiens
 Menentukan ukuran dan komposisi audiens
 besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan
menentukan bentuk dan format penulisan pesan
 Mengenali audiens utama
 Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
 Menentukan tingkat pemahaman audiens
 Memprediksi kemampuan serap audiens
 Memperkirakan reaksi audiens
 Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis
perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg
memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.
 Memenuhi Kebutuhan Informasi

 Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu

memenuhi kebutuhan Informasi audiens:
1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan
segera penuhi
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan
informasi tambahan yang relevan perlu diberikan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan
4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya
5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
dan berikan perhatian khusus.
 Memenuhi Kebutuhan Motivasional
Audiens
 Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-
sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens.
 Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka
cara yang dapat dilakukan.
1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat
diterima oleh audiens.
 Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia
sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-
nya pada pertimbangan logika.
2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.
 Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih
diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga,
suka, benci, dan lain-lain
3. MENENTUKAN IDE POKOK

 Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik

yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga
dapat diterima oleh audiens.
 Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan
komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok
persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan
diperoleh bila kegiatan dilakukan.
 Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:
 Menggali Ilham (brainstorming),
 Petunjuk atasan
 Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi
berulang-ulang
4. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA
 Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu
saluran lisan dan tertulis.
 Saluran mana yang digunakan tergantung pada
tujuan pesan, waktu, formalitas dan harapan
audiensnya
 Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis
media yang dapat dipilh seperti; surat, surat
elektronik, telepon, faximile, buletin.
 Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:
 Diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima
 Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
 Tidak membutuhkan catatan permanen
 Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
dan ekonomis
 Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
 Kelebihan dan Kelemahan
Komunikasi Lisan
Kelebihan Kelemahan
 Menyediakan umpan balik  Tidak menyediakan
dengan segera rekam-an komunikasi yg
 Memungkinkan terjadinya dapat dibuktikan tanpa
kenyamanan berinteraksi alat perekam
 Meliputi berbagai isyarat  Mengurangi kendali
nonverbal komunikator pada pesan
 Memungkinkan mengeks-  Seringkali mengabai kan
presikan emosi dibalik kemungkinan
pesan memperbaiki atau
mengedit pesan
 SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS

Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:

 Tidak diperlukan umpan balik secara langsung
 Pesan terperinci dan kompleks
 Memerlukan perencanaan yang seksama
 Memerlukan catatan yg permanen
 Penerima dalam jumlah yang banyak
 Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis
 Ingin meminimalkan distorsi.
 KELEBIHAN DAN KELEMAHAN
KOMUNIKASI TERTULIS
Kelebihan Kelemahan
 Memungkinkan membuat
 Membutuhkan waktu untuk
umpan balik
rencana dan mengendali-
kan pesan.  Kekurangan isyarat non-
verbal
 Meningggalkan bukti yg
 Membutuhkan keterampilan
dapat diverifikasi
khusus dlam menyiapkan,
 Meminimalkan distorsi dan memproduksinya
pesan  Membutuhkan banyak
 Dapat menjangkau pene- sumberdaya utk membuat
rima yang secara dan mendistribusikannya
geogra-fis jauh.
 MEDIA
SALURAN LISAN SALURAN TERTULIS
 Percakapan tatap  Surat, memo, laporan
muka (pidato,rapat , selebaran, proposal
dll)  E-mail
 Telepon  Telepon (SMS)
 Audio, TV, komputer  Komputer
 Teleconference  Faks
 Video conference  Telegram
 Pos biasa dan khusus
 Pertimbangan dalam Pemilihan Media

 Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan

media untuk; menyampaikan pesan,
menfasilitasi umpan balik.
 Formalitas sebuah pesan
 Keterbatasn media
 Tujuan pengirim
 Urgensi dan biaya
 Preferensi /harapan penerima
 Gambar : Kekayaan media

Termasuk: catatan, Termasuk:

memo, surat, e-mail percakapan,
dan IM rapat,presentasi,
videoconference

Lebih Dokumen Dokumen Telepon Bertatap

“kurus” tidak yang dan e-mail muka Lebih
beralamat beralamat kaya

Termasuk: pamflet, Termasuk: voice mail

buletin, dan laporan dan teleconference
standar
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)
 Apa beda komunikasi bisnis dan
komunikasi pada umumnya.
 Contoh dokumen bisnis,