PERENCANAAN DAN
PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
PROSES MENULIS PESAN
BISNIS
Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan,
pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak
lainnya yang langsung maupun tidak langsung
berhubungan dengan organisasi kita
Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah
dalam proses menulis yaitu:
1. Merencanakan pesan bisnis,
2. Menulis pesan bisnis,
3. Menyelesaikan pesan
Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai
macam pesan
PROSES PERENCANAAN PESAN
BISNIS
Tinggi
Persuasi
Sedang
Rendah
Informasi
Rendah Sedang Tinggi
Kendali Komunikator
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)
Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis
dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat
menjawab lima pertanyaan;
1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat
dari pesan yang akan dikirimkan?
2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?
5. Apakah tujuan penyampaian pesan mengacu pada
tujuan organisasi?
(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan
untuk mengirimkannya)
Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan
seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn
komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi.
Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan
memprediksi reaksinya terhadap pesan
Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;
Mengembangkan profil audiens
Memenuhi kebutuhan informasi audiens
Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens
adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei
Cara Mengembangkan Profil
audiens
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan
menentukan bentuk dan format penulisan pesan
Mengenali audiens utama
Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Menentukan tingkat pemahaman audiens
Memprediksi kemampuan serap audiens
Memperkirakan reaksi audiens
Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis
perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg
memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.
Memenuhi Kebutuhan Informasi