Program Studi S1 Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Outline :
1 Menjelaskan tiga tahapan dalam proses komposisi

2 Mengetahui tujuan pesan-pesan bisnis

3 Menjelaskan pentingnya analisis audiens

Menjelaskan bagaimana memenuhi kebutuhan

4 informasi audiens

5 Melakukan seleksi saluran dan media komunikasi

1. Proses Komposisi / Penyusunan pesan bisnis

1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Revisi

Membuat draft dimulai dengan

Mendefinisikan tujuan, Pengecekan dan perbaikan
merangkai kata, kalimat, paragraph yang
menganalisis audiens dan seperlunya.
sederhana, mudah difahami, dimengerti
memilih saluran / media
dan bisa dilaksanakan oleh penerima
komunikasi yang akan digunakan
pesan.
Penentuan Tujuan
Keputusan untuk meneruskan pesan
Perlu memperhatikan, penting atau tidak
pesan tersebut bagi audiens dan
perusahaan
Tiga pertanyaan peting
sebelum menentukan
tujuan : apakah realistis? Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Waktunya tepat?
Pastikan informasi hanya yang penting
Tujuan dapat diterima? dan relevan

Tujuan harus jelas

Keptusan untuk menanggapi audies dan dapat terukur Keputusan untuk menetapkan media yang
Sebelum menanggapi, pahami dulu motif agar dapat membantu digunakan
audiens proses pengambilan Dapat lisan maupun tulisan, untuk berbagai
keputusan media
2. Tujuan Pesan Bisnis

1. Memberi Informasi 2. Melakukan Persuasi 3. Melakukan Kolaborasi

Delta adalah pemilik agensi iklan. Dia memperoleh informasi untuk mengerjakan iklan pada sebuah hotel.
Andra mengkonfirmasi untuk kehadiran pada kegiatan tersebut. Saat waktu yang sudah ditetapkan,
Andra dan seorang rekan kerjanya, pergi ke tempat yang dijanjikan dan melakukan presentasi. Seminggu
kemudian, Andra dihubungi karena presentasinya diterima. Besok, mereka akan mulai proses
perencanaan untuk pengambilan gambar pembuatan iklan

Tujuan Umum Tujuan Khusus

Memberikan Informasi Mengkonfirmasi kehadiran pada pihak hotel
Melakukan Persuasi Presentasi kepada calon klien (hotel)
Melakukan kolaborasi Proses perencanaan pengambilan gambar
Menguji Tujuan Pesan Bisnis
01 Apakah tujuan tersebut realistis? Yaitu dapat
disesuaikan dengan kemampuan finansial, manajerial,
sumber daya dan teknis operasional.

02 Apakah waktunya tepat? Kita harus pandai melihat

situasi.
03 Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?
Umumnya untuk sesuatu yang urgen, dibutuhkan
orang dengan posisi yang lebih tinggi agar efektif.

04 Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi?

Pesan harus sesuai dengan kebijakan organisasi.
3. Analisis Audiens

Siapa audiensnya?
Menentukan ukuran dan 2
komposisi audiens 1

Tingkat Pemahaman
Audiens 4
Reaksi Audiens? Hubungan komunikator
3 dengan audiens 5
4. Memenuhi Kebutuhan Audiens

1. Temukan / cari 3. Berikan semua 5. Tekankan ide

apa yang diinginkan informasi yang yang paing menarik
audiens diperlukan bagi audiens

2. Antisipasi pertanyaan 4. Pastikan bahwa

yang tidak diungkapkan inormasinya akurat
Cara memenuhi kebutuhan motivasional audiens
Terkadang kita bertemu audiens yang sama sekali tidak mau mengubah
sesuatu karena tidak merasa penting dengan hal baru.

Memberikan argumentasi Perlu pendekatan emosi

yang bersifat rasional audiens
5. Memilih Saluran Media
Komunikasi Lisan : memiliki kemampuan untuk memberikan
umpan balik dengan segera. Saluran ini cocok untuk pesan
sederhana. Sifatnya ekonomis, dapat melihat reaksi audiens
dengan cepat dan umumnya digunakan untuk audiens yang
sedikit.

Komunikasi Tertulis : memiliki kelebihan untuk dapat

direncanakan dengan matang, data diulang /
terdokumentasikan, dapat menyampaikan pesan yang
kompleks dan lebih banyak
 Komunikasi Lisan Komunikasi tertulis

Seleksi Saluran dan Media

Jika menginginkan umpan balik segera dari audiens Tidak memerlukan umpan balik segera
Pesan sangat rinci, kompleks, dan memerlukan
Pesan relatif sederhana dan mudah diterima
perencanan dengan hati-hati
Tidak memerlukan catatan permanen / dapat
Diperlukan catatan permanen
dibuat notulesi biasa
dapat mengumpulkan audiens dengan mudah audiens luas
ingin interaksi untuk pemecahan masalah ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan

Media Komunikasi lisan Media Komunikasi Tertulis

Percakapa langsung, pidato. Pertemuan-pertemuan Surt-surat, memo, laporan, Proposal
Telpon dan surat suara (voice mail) Email
VoIP (Voice Over Internet Protocol) Surat Reguler dan Khusus
Audiotape / videotape Faksimile
Telekonferensi dan konferensi video
Proses penyusunan pesan bisnis
terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian dan revisi.
Dalam melakukan perencanaan,
maksud/tujuan penyampaian
pesan harus ditentukan secara
umum dan khusus. Analisis
audiens harus dilakukan dengan
mencakup : penentuan ukuran
dan komposisi audiens,
mengetahui siapa audies, reaksi
audiens, tingkat pemahaman
audiens serta hubungan
komunikator dengan audiens.
Kebutuhan audiens harus
dipenuhi dengan : mencari yang
diinginkan audiens, antisipasi
Saluran media dapat tertulis dan
pertanyaan, berikan semua
atau lisan. Hal ini disesuaikan
informasi yang diperlukan,
dengan berbagai kebutuhan.
informasi harus akurat,
tekankan ide yang menarik bagi
audiens.
 Terima Kasih
- Wassalamualaikum Wr Wb -