Strategi

Komunikasi
Langsung &
Tidak langsung
Meika Kurnia Puji Rahayu DA, SE, M.Si., Ph.D.

©2007 by the McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Mengapa Menggunakan Strategi Komunikasi
Langsung atau Tidak Langsung?
Strategi komunikasi langsung
◦ menyatakan poin penting dengan cepat, biasanya di awal pesan

Strategi komunikasi tidak langsung

◦ menunda poin-poin penting sampai setelah dijelaskan
Mengapa Menggunakan Strategi Komunikasi Langsung
atau Tidak Langsung?

© Alan Schein Photography / CORBIS © Lester Lefkowitz / CORBIS

Terkadang pendekatan langsung paling baik jika pesannya positif, dan

Anda ingin langsung ke intinya. Namun, jika pesannya negatif,
pendekatan tidak langsung mungkin menjadi strategi yang lebih baik.
Direct request atau permintaan langsung suatu
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu
organisasi (bisnis maupun non-bisnis) kepada pihak lain
(seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta
berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada,
termasuk media elektronik.
Contoh : informasi tentang produk baru, menggunakan
faks, e-mail, telepon dsb.
Strategi Langsung • Kapan Saya Harus Menggunakan
Strategi Langsung?
− pesan menyenangkan audiens
− pesan netral

• Komponen Pesan Langsung

 Ide utama
 Pembenaran, penjelasan, dan detail
 Penutupan yang sopan

• Langsung, Tidak Kasar

Langkah-langkah Menulis Memo, Surat, atau E-
Mail Menggunakan Strategi Langsung
Bagian awal :
sajikan ide pokok atau ide utama dengan diikuti dengan fakta-fakta
yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat pembuka :….Saya adalah
Manajer Pemasaran Toko Buku Diponegoro dan tertarik untuk..
Gunakan bahasa yang sopan :“Saya senang sekali atau saya sangat
berterima kasih
Ide utama
− jelas
− terus terang
− segera
Bagian Pertengahan :

Biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya “ Saya ingin

sekali memesan buku Komunikasi Bisnis, dengan pengarang Djoko
Purwanto.
- mengungkapkan manfaat audiens

- gunakan bahasa yang positif

- membenarkan dan mendukung tujuan keseluruhan pesan

Bagian Akhir :

Nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, kemudian

akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah. Akhiri pesan dengan
− batas waktu tanggapan

− detail untuk menghubungi Anda

− penutupan yang baik

Jenis Pesan Langsung
1. Permintaan informasi atau tindakan
◦ permintaan di awal pesan diikuti dengan penjelasan rinci tentang tujuannya
• Langkah-langkah untuk Menulis Pesan Permintaan
1. Nyatakan permintaan dengan jelas dan langsung

2. Berikan penjelasan singkat tapi menyeluruh

3. Tutup pesan dengan sopan

− tindakan apa pun yang diinginkan
− tanggal tanggapan
− kontak informasi
− apresiasi atas bantuan pembaca
Jenis Pesan Langsung
2. Permintaan Surat Rekomendasi
 Klaim dan penyesuaian positif

• segera mulai dengan klaim atau penyesuaian yang diminta diikuti dengan
dukungan untuk klaim, penjelasan, dan bukti yang membuktikan validitasnya.

• Langkah-langkah untuk Menulis Klaim dan Pesan Penyesuaian

1. Jelaskan masalahnya

2. Berikan penjelasan

3. Tutup pesan dengan sopan

Jenis Pesan Langsung
3. Penyesuaian yang Diminta
 Arahan dan pernyataan kebijakan
◦ pesan tentang perubahan perusahaan yang dinyatakan langsung, diikuti dengan
penjelasan dan manfaat pembaca
Jenis Pesan Langsung
4. Arahan dan Kebijakan
1. Sebutkan petunjuknya
− jelas
− langsung

2. Berikan penjelasan
− menekankan manfaat

3. Tutup pesan secara positif

− mengungkapkan penghargaan
Jenis Pesan Langsung
• Contoh Pernyataan Kebijakan
 Kabar baik, niat baik, dan pesan sosial
◦ mengenali kontribusi yang telah diberikan individu kepada perusahaan dan
memasukkan tujuan utama diikuti dengan hal-hal spesifik tentang tujuan
komunikasi/pesan yang disampaikan tersebut
Jenis Pesan Langsung
5. Tahap menyampaikan (lisan atau tertulis) Kabar Baik, Niat Baik, dan
Pesan Sosial
1. Tulis segera
2. Ekspresikan sentimen
3. Sebutkan primer di awal
4. Berikan detail singkat tapi spesifik
5. Tetap fokus pada pembaca
6. Tutup pesan dengan benar
7. Lihat hubungan masa depan Anda
Strategi Tidak Langsung

• Pesan Negatif
1. Mulailah pesan tidak langsung Anda dengan buffer

 Buffer
◦ Pernyataan ditambahkan di awal pesan dan mencakup kabar baik, poin kesepakatan,
pernyataan penghargaan, jaminan kerja sama, dan pengakuan dari sudut pandang
audiens.
Strategi Tidak Langsung

• Langkah-langkah untuk Menulis Pesan Negatif Tidak Langsung

2. Ikuti buffer dengan alasan

 Alasan
sertakan fakta, kebijakan, dan manfaat pembaca
Strategi Tidak Langsung

• Langkah-langkah untuk Menulis Pesan Negatif Tidak Langsung

3. Sampaikan kabar buruk

 Kabar buruk
◦ tidak boleh dinyatakan secara blak-blakan, dapat tersirat, dan tidak boleh disorot kecuali
Anda khawatir audiens mungkin akan melewatkannya/tidak memahami.
Strategi Tidak Langsung

• Langkah-langkah untuk Menulis Pesan Negatif Tidak Langsung

4. Akhiri pesan dengan penutup yang positif

 Penutupan positif
◦ mengikuti poin utama dan alasan yang ditawarkan dalam pesan untuk memberikan
pernyataan niat baik atau alternatif
Strategi Tidak Langsung
• Masalah dengan Pesan Negatif Tidak Langsung
− Haruskah saya minta maaf?
− Haruskah saya mengantisipasi masalah?
− Haruskah saya mendorong komunikasi lebih lanjut?
− Hindari terdengar tidak yakin
− Jangan terdengar egois
− Jangan pernah menyalahkan siapapun
Jenis Pesan Negatif-Tidak Langsung

Penolakan / penyangkalan
◦ pesan negatif yang paling umum

• Contoh Konsep Pertama dan Pesan E-Mail Penolakan yang Direvisi

 Koleksi
◦ pesan yang berfokus pada pemulihan yang menjadi milik perusahaan

• Pengumpulan Sampel
Jenis Pesan Tidak Langsung Negatif

• Contoh Penolakan Sosial

 Penolakan sosial
◦ fokuslah pada kehormatan yang Anda rasakan saat ditawari undangan untuk berbicara
atau menghadiri acara di mana Anda berhalangan
Jenis Pesan Tidak Langsung - Persuasif
• Langkah-langkah untuk Menulis Pesan Persuasif
1. Mulailah dengan buffer yang menarik perhatian
2. Berikan argumen yang meyakinkan
3. Kurangi resistensi
4. Menginspirasi tindakan
5. Tutup dengan catatan positif

• Contoh Pesan Persuasif Tidak Langsung

Jenis Pesan Tidak Langsung Persuasif
Pesan penjualan
◦ mungkin pesan persuasif yang paling umum dan bisa sangat kreatif dan
menarik
Perubahan kebijakan dan arahan
◦ dapat menjadi persuasif karena karyawan cenderung mendukung perubahan dengan
lebih baik jika mereka yakin itu untuk keuntungan mereka
Jenis Pesan Tidak Langsung Persuasif

 Pesan penggalangan dana

◦ harus sangat persuasif dan dibuat dengan hati-hati karena manfaat bagi audiens untuk
mendukung atau mendanai tujuan Anda seringkali tidak berwujud
Jenis Pesan Tidak Langsung Persuasif
• Tujuan dari Pesan Tidak Langsung yang Persuasif
 Hasilkan perhatian (hook)
 Menggiurkan
 Membangkitkan keinginan
 Kurangi resistensi
 Dorong untuk bertindak
Komunikator langsung
(AS dan sebagian besar negara
Eropa) biasanya langsung ke
intinya, terbuka untuk
menghadapi masalah, dan
bersedia terlibat dalam konflik
jika diperlukan. Mereka
mengungkapkan pendapat dengan
bebas, mengatakan sesuatu dengan
jelas, dan tidak memberikan ruang
untuk interpretasi.
Komunikator tidak langsung
(Jepang, Korea Selatan, Cina, dan banyak negara Amerika Latin)
fokus pada bagaimana sesuatu dikatakan lebih daripada apa yang dikatakan,
hindari situasi yang berpotensi memalukan (disebut menyelamatkan muka),
hindari konflik bila memungkinkan, mengungkapkan pendapat dan
kekhawatiran secara diplomatis, dan mengandalkan pendengar untuk
menafsirkan makna dari apa yang dikatakan.
Terima kasih