PESAN NEGATIF

1. STRATEGI UNTUK MENYAMPAIKAN BERITA BURUK

Tak seorang pun ingin menjadi pembawa berita buruk, karena pada umumnya bahwa

pembaca tidak mungkin akan sangat mudah menerima itu hanya menambah kesulitan.

Namun berkomunikasi Kabar buruknya adalah bagian dari bisnis sehari-hari. Jika tidak maka

Anda tidak bisa menolak permintaan dan Anda tidak dapat menerima atau memberitahu klien

ketika ada masalah terjadi.

Beberapa teknik dapat membantu melunakkan pukulan dari berita buruk:

1. Mulailah dengan sesuatu yang positif.

Katakan kabar baik pertama atau memberi penerima pujian sebelum menyampaikan

pesan Anda yang sebenarnya.

2. Tutup positif.

Setelah memulai positif dan memberikan berita buruk menutup komunikasi dengan

nada positif. Ini bantal pesan negatif di antara dua positif efektif mengurangi

dampaknya.

3. Jadilah empati.

Berempati dengan penerima, memahami posisi mereka dan menyimpannya dalam

pikiran ketika Anda sedang menulis. Tidak ada yang dapat Anda lakukan tentang

berita buruk tapi Anda dapat menunjukkan simpati untuk meringankan efek negatif.

1
 4. Memberikan alasan.

Tidak pernah memberikan pesan buruk tanpa alasan yang menyertainya. Orang ingin

tahu mengapa dan dalam kasus ini mereka biasanya layak.

2. TEKNIK UNTUK MENYAMPAIKAN BERITA BURUK SECARA SENSITIF

Pilih Pendekatan Terbaik

1. Pendekatan langsung: jika penerima memahami tentang kemungkinan adanya berita

negative, ketika Anda tahu pembaca pesan adalah orang yang lebih menyukai

menerima berita yang buruk terlebih dahulu.

2. Pendekatan tidak langsung: ketika berita tersebut kemungkinan akan menimbulkan

syok bagi penerimanya, dan jika Anda ingin mempertahankan hubungan yang baik

dengan penerima.

Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga Positif

1. Berikan penyampaian hormat kepada penerima pesan.

2. Jangan meremehkan keprihatinan pembaca pesan.

3. Jangan menyesatkan pembaca sehingga ia berpikir bahwa berita yang akan datang

adalah berita positif.

Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan

1. Alasan ini ditambahkan ke dalam pesan, hanya jika diperlukan.

2. Hindari penjelasan ketika alasan-alasan tersebut sangat rahasia, sangat rumit, atau

tidak relevan dengan pembaca.

2
 3. Sesuaikan jumlah detail pesan tambahan, agar sesuai dengan situasi dan penerima

yang bersangkutan.

Nyatakan Berita Buruk Dengan Jelas

1. Nyatakan berita buruk tersebut sepositif mungkin, gunakan kata-kata yang bijak, dan

hindari penulisan secara bertele-tele.

2. Beri alternative pemecahan masalah yang dapat Anda berikan, dan jangan

menyiratkan bahwa ada bantuan lain yang mungkin tersedia, padahal sesungguhnya

tidak.

3. Tekankan pada apa yang dapat dan sudah Anda kerjakan, bukan pada apa yang tidak

dapat dan tidak mau Anda kerjakan.

4. Bila respon Anda mungkin berubah di waktu yang akan datang, jelaskan kondisi

tersebut kepada pembaca pesan.

Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

1. Ekspresikan harapan terbaik tanpa secara keliru mengubah pesan itu menjadi pesan

positif.

2. Beri dukungan positif terhadap perusahaan penerima pesan di waktu yang akan

datang.

3. Pertahankan pandangan positif di waktu yang akan datang

3
3. MENOLAK PERMINTAAN RUTIN

Permintaan rutin dapat datang dari kelompok-kelompok atau individual di luar maupun di

dalam organisasi. Ketika Anda tidak mampu mengabulkan permintaan-permintaan tersebut,

tantangan komunikasi Anda yang utama adalah memberikan respon negative yang jelas tanpa

menimbulkan perasaan negative, atau merusak reputasi Anda atau perusahaan Anda. Sebab

pada kenyataannya, tidak semua permintaan baik dari luar maupun dalam perusahaan, dapat

Anda penuhi. Dan jangan sekali-sekali mengatakan ya atas sebuah permintaan, padahal

dalam diri Anda, Anda tidak yakin, bahkan mengetahui bahwa Anda tidak mampu

melakukannya, begitu juga bagi perusahaan Anda terhadap semua pihak di luar maupun di

dalam perusahaan

Berikut tahap-tahap yang diperlukan dalam menyampaikan pesan negative:

1. Pilih Pendekatan Terbaik.

2. Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga Positif

3. Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan

4. Nyatakan Berita Buruk Dengan Jelas

5. Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

4. MENYAMPAIKAN PESAN BURUK KEPADA KONSUMEN

Ketika penyampai informasi ingin menyampaikan pesan buruk kepada konsumen, perlu

diperhatikan bagaimana menjaga pembaca pesan agar tetap merasa baik dan dapat

meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari. oleh karena itu, ada tiga hal yang perlu

diperhatikan yaitu:

4
 1. Tetap bekerja sebaik mungkin menuju terwujudnya suatu penjualan ulang.

2. Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.

3. Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca anda tidak kehilangan minat.

Memperkuat kepercayaan konsumen dengan memberikan pelayanan dan produk yang

baik merupakan salah satu cara efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para

konsumen. Jangan sampai konsumen kecewa hanya karena pemilihan pendekatan yang salah.

Hal ini harus betul-betul diwaspadai, terutama para pengambil kebijakan perusahaan. Berikut

adalah cara menyampaikan berita buruk kepada konsumen:

1. Terangkan masalah yang dihadapi dengan terperinci.

Terangkan juga apa impak masalah ini kepada pelanggan tersebut. Penerangan ini

mestilah diterangkan dengan baik mengikut sudut pandangan pelanggan anda.

2. Kenal pasti penyelesaian yang berkesan.

Berikan pelanggan anda beberapa pilihan yang baik supaya pelanggan anda masih

mempunyai ruang untuk tidak rugi.

3. Kongsi baik dan buruk setiap alternatif yang diberikan.

Beritahu juga risiko yang bakal dihadapi bagi setiap pilihan penyelesaian yang

diberikan.

4. Bertanggungjawab atas segala kesalahan yang dilakukan.

Tunjukan kepada pelanggan anda bahawa anda sanggup bertanggungjawab dan tidak

lari dari masalah. Ini termasuk anda perlu menawarkan pulangan balik Uang atau

ganti rugi

5
5. MENYAMPAIKAN BERITA BURUK DALAM ORGANISASI

Bagaimana Anda berkomunikasi bahwa berita buruk akan memiliki dampak yang

signifikan pada organisasi Anda dan reputasinya. Bahkan penanganan satu bagian

dari berita buruk efektif mungkin lebih kuat daripada berbagi sepuluh potong berita yang

baik. Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah

perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang

terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak

percaya pada, pendekatan tidak langsung.

1. Pendekatan Secara Tidak Langsung

Dalam metode ini, cara yang digunakan untuk menyampaikan berita buruk dilakukan

untuk menghindari kekecewaan orang lain. Cara penyampaian secara tidak langsung

yaitu :

1.1 Pembuka (Buffer)

Pembuka berisi pernyataan netral tetapi bermakna yang tidak menyebutkan

berita buruk. Dalam bagian pembuka, beberapa hal yang perlu diperhatikan

antara lain:

1.1.1 Hindari kata tidak, jangan, tolak, dan sebagainya yang menyatakan

penolakan secara langsung.

1.1.2 Menggunakan frase yang tidak relevan.

1.1.3 Permohonan maaf, dan

1.1.4 Penulisan Buffer yang terlalu panjang.

6
 1.2 Alasan

Bagian ini berisi latar belakang atau sebab yang mendasari Berita buruk sebelum

menyatakan keputusan yang sebenarnya. Alasan ini diperlukan untuk

mengarahkan pembaca Berita buruk untuk menerima keputusan secara logis.

1.3 Berita Buruk

Keputusan yang diambil dikemukakan dengan jelas namun dengan bahasa yang

halus.

1.4 Penutup

Tahap terakhir adalah penutup yang berisi pernyataan personal, positif, hangat,

bersahabat, dan menyenangkan. Selain itu, dapat disertakan alternatif pemecahan

masalah yang terjadi pada klien.

Secara ringkas, tahapan penyampaian Berita buruk secara tidak langsung dapat disajikan

dalam bagan berikut :

Pembuka Alasan Bad News Penutup

Pendekatan secara tidak langsung banyak digunakan oleh perusahaan untuk menjaga

hubungan bisnis yang baik dengan klien dan menciptakan citra baik terhadap publik yang

pada akhirnya akan meningkatkan nilai bisnis perusahaan tersebut.

7
2. Pendekatan Langsung

Banyak surat berita buruk yang paling baik ditulis secara tidak langsung. Walaupun

relatif jarang diterapkan, pendekatan langsung memiliki suatu keuntungan yaitu

audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide

pokoknya, yaitu berita buruk

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan

langsung akan diawali dengan suatu pernyataan berita buruk, selanjutnya diikuti

dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang

bersahabat.

Dalam Buku Komunikasi Bisnis karangan Djoko Purwanto (2012) Bab 10 mengenai

Penulisan Berita buruk dan Pesan Persuasif disampaikan bahwa suatu pendekatan

organisasional perencanaan langsung (direct plan) dapat diterapkan jika:

2.1 Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang dituju

2.2 Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan

2.3 Pesan disampaikan secara empati.

Terkait penulisan Berita buruk menggunakan pola langsung, sebagaimana

disampaikan Guffey, Rhodes, dan Rogin, dinyatakan bahwa pendekatan langsung

dengan berita buruk terdahulu mungkin lebih efektif dalam beberapa situasi seperti

berikut:

2.1.1 Ketika penerima mungkin mengabaikan berita buruk.

Dengan membludaknya surat saat ini, banyak pembaca menyaring pesan dan hanya

melihat pembukaannya. Bila meraka tidak menemukan materi yang penting,

8
kemungkinan pesan tersebut akan dibuang. Kenaikan tarif, perubahan dalam

pelayanan, persyaratan kebijakan baru, dan sebagainya yang termasuk ke dalam

kategori pesan penting ini mungkin memerlukan keberanian untuk memastikan

perhatian.

2.1.2 Ketika kebijakan organisasi menuntut kelangsungan.

Beberapa perusahaan berharap semua pesan dan pengumuman internal, termasuk

berita buruk, disampaikan secara terus terang tanpa embel-embel.

2.1.3 Ketika penerima lebih menyukai kelangsungan.

Manajer yang sibuk mungkin memilih kelangsungan. Pesan yang lebih pendek

memungkinkan pembaca menangkap informasi dengan segera. Bila pembaca dapat

diyakini lebih menyukai fakta disampaikan terus terang, maka dapat digunakan pola

langsung.

2.1.4 Ketika diperlukan ketegasan.

Pesan yang harus menunjukan determinasi dan kekuatan sebaiknya tidak

menggunakan teknik penundaan. Misalnya surat peringatan terakhir dalam

serangkaian surat tagihan jatuh tempo. Surat sebagaimana yang dimaksud tersebut

memerlukan sebuah pembukaan langsung.

2.1.5 Ketika berita buruk tidak merusak.

Bila berita buruk tidak signifikan (seperti kenaikan kecil dalam biaya) dan tidak

secara pribadi memengaruhi penerima, maka strategi langsung tentu dapat digunakan.

9
Berikut ini merupakan bagan pendekatan langsung.

Berita Buruk Alasan Penutup

Pernyataan Penjelasan Positif dan
Berita Buruk Alasan Berita Bersahabat
Buruk

6. MENYAMPAIKAN BERITA BURUK DALAM KEBUDAYAAN LAIN

Dalam hubungannya dengan proses budaya komunikasi yang ditujukan kepada orang atau

kelompok lain adalah sebuah pertukaran budaya. Dalam proses tersebut terkandung unsur-

unsur kebudayaan, salah satunya adalah bahasa, sedangkan bahasa adalah alat komunikasi.

Dengan demikian, komunikasi juga disebut sebagai proses budaya.

Koentjaraningrat (dalam Nurudin, 2004) menyatakan kebudayaan adalah keseluruhan

gagasan dan karya manusia yang harus dibiasakannya dengan belajar, beserta keseluruhan

dari hasil budi dan karyanya. Dari definisi tersebut layak diamati bahwa dalam kebudayaan

itu ada; gagasan, budi dan karya manusia; gagasan dan karya manusia itu akan menjadi

kebudayaan setelah sebelumnya dibiasakan dengan belajar. Memandang kebudayaan hanya

dari segi hasil karyanya adalah tidak tepat. Demikian juga melihat sesuatu hanya dari gagasan

manusia juga terlalu sempit. Dengan kata lain, kebudayaan menemukan bentuknya jika

dipahami secara keseluruhan.

Apakah kebudayaan hanya sekedar konsep? Tidak. Paling tidak kebudayaan mempunyai

wujud sebagai berikut :

1. Wujud sebagai suatu kompleks gagasan, konsep dan pikiran manusia

2. wujud sebagai suatu kompleks aktivitas dan

10
 3. wujud sebagai benda.

Melihat wujud kebudayaan tentu secara operasional bisa dilihat dari isi kebudayaan yang

sering disebut sebagai cultural universal meliputi :

1. Peralatan dan perlengkapan hidup manusia (pakaian, perumahan, alat rumah tangga,

senjata alat produksi, transpor);

2. Mata pencaharian hidup dan sistem-sistem ekonomi (pertanian, peternakan, sistem

produksi, sistem distribusi);

3. Sistem kemasyarakatan (sistem kekerabatan, organisasi politik, sistem hukum dan

sistem perkawinan);

4. Bahasa (lisan maupun tertulis);

5. Kesenian (seni rupa, seni suara, seni gerak);

6. Sistem pengetahuan;

7. Religi (sistem kepercayaan).

Komunikasi adalah salah satu wujud kebudayaan. Sebab, komunikasi hanya bisa terwujud

setelah sebelumnya ada suatu gagasan yang akan dikeluarkan oleh pikiran individu. Jika

komunikasi itu dilakukan dalam suatu komunitas, maka menjadi sebuah kelompok aktivitas

(kompleks aktivitas dalam lingkup komunitas tertentu). Dan pada akhirnya, komunikasi yang

dilakukan tersebut tak jarang membuahkan suatu bentuk fisik misalnya hasil karya seperti

sebuah bangunan. Bukankah bangunan didirikan karena ada konsep, gagasan, kemudian

didiskusikan (dengan keluarga, pekerja atau arsitek) dan berdirilah sebuah rumah. Maka

komunikasi, nyata menjadi sebuah wujud dari kebudayaan. Dengan kata lain, komunikasi

bisa disebut sebagai proses budaya yang ada dalam masyarakat.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

http://burjosiaak.blogspot.com/2011/03/pesan-negatif.html

http://tugaskuliahanakmenej.blogspot.co.id/2012/12/chapter-9-menulis-pesan-negatif.html

https://www.scribd.com/doc/262320224/TUGAS-MAKALAH-KOMBIS-BAD-NEWS-

STUDI-KASUS

https://www.scribd.com/doc/243775179/pesan-negatif

12