KOMUNIKASI TERTULIS

Prinsip Dasar dalam Menulis

Pesan Bisnis yang Baik
• Dalam komunikasi bisnis khususnya komunikasi tertulis
kelengkapan informasi sangat penting agar pembaca
memahami maksud tulisan tersebut. Berikut adalah poin-poin
penting dalam menulis pesan bisnis.
1. Berorientasi pada pembaca. Siapa pembacanya, dari mana,
apa yang mereka perlukan, dan sebagainya.
2. Ada tujuan. Maksud dan tujuan menulis hendaknya realistis,
tepat waktu, dan dapat diterima oleh pembaca
3. Hemat dan ekonomis, ringkas tetapi jelas, karena tujuannya
untuk mengungkapkan informasi bukan mengesankan.
 Tahapan dalam Proses Menulis
Pesan Bisnis
• Menurut Marry Ellen Guffey (1998) ada 3 tahapan yang harus
dilalui dalam proses menulis pesan bisnis seperti berikut ini

Tahap 1 (Prewriting) Tahap 2 (Writing) Tahap 3 (Revising)

1. Analyzing 1. Researching 1. Revising
2. Anticipating 2. Organizing 2. Proofreading
3. Adapting 3. Composing 3. Evaluating
 Tahap 1 (Prewriting) Persiapan
Menulis
• Tahap ini merupakan tahap persiapan yang harus dilakukan apabila Anda ingin
memulai menulis dokumen. Hal yang harus Anda lakukan pada tahap ini adalah
memikirkan dan mempertimbangkan dengan cara seperti berikut ini.
A. Analyzing
 Menganalisis Audiens, siapa mereka (pembaca) baik latar belakang,
pendidikan,usia,jenis kelamin,minat mereka,dan apa yang ingin mereka ketahui
 Tujuan Menulis, mengapa Anda menulis? Apa yang ingin Anda capai? Jawaban Anda
akan menentukan cara Anda mengelola dan menyajikan informasi
Pesan yang anda sampaikan akan mengandung tujuan:
 Primer, yaitu pesan untuk memberi informasi dan membujuk. Contoh: Mahasiwa
menulis untuk menyelesaikan tugas daro dosen
 Sekunder, yaitu untuk menunjukkan citra diri dan citra perusahaan. Contoh:
Mahasiswa menulis agar tampak baik dan mendapatkan nilai tinggi
 Profil Audiens, siapa pembaca dan pendengar kita
B. Anticipating
Dalam mengantisipasi,Anda harus mencoba memuaskan audiens akan kebutuhan
informasi,kesukaan audiens, dan cara audiens bereaksi terhadap pesan yang Anda
tulis.
C. Adapting
Mencoba untuk memikirkan kata yang benar, nada yang benar, dan suara yang
disepakati oleh keduanya.
 Faktor yang Menentukan
Pemilihan Saluran Komunikasi
• Saluran adalah komponen yang sangat penting dalam proses komunikasi karena
berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan (mengirim) pesan. Perlu pertimbangan
mengenai saluran yang akan digunakan untuk mengirim pesan yaitu:
1. Tingkat kepentingan pesan yang akan dikirim
2. Jumlah dan kecepatan umpan balik yang dibutuhkan
3. Kebutuhan akan sebuah dokumentasi yang bersifat permanen (arsip)
4. Biaya tiap saluran yang dipilih
5. Tingkat formalitas yang dibutuhkan
o Saluran-saluran yang biasa digunakan dan memungkinkan sdalah surel,faksmili,surat
memo,telepon,surat suara,pertemuan,percakapan,website,dsb. Berikut adalah contoh
beberapa saluran komunikasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhannya
1) Saluran apa yang terbaik untuk mengumumkan penurunan premi asuransi bagi 25
pegawai? Jawabannya adalah surel atau memo
2) Saluran apa yang cocok untuk pesan yang mempromosikan penjualan produk baru
kepada pelanggan? Jawabannya adalah surat edaran atau brosur
3) Saluran apa yang cocok untuk merespons permintaan konsumen yang sama?
Jawabannya adalah website,surat, telepon
 Tahap 2 (Writing)
Menulis
A. Meneliti Informasi (Researching)
Anda akan meneliti jenis informasi bisnis lain yang
mungkin digunakan khusus untuk pelanggan, misalnya
surat, formulir, memo,dll.
B. Mengorganisasi Informasi (Organizing)
Menjelaskan kejadian, menganalisis, dan
mengakhirinya dengan solusi. Membuat outline
tulisan
C. Menyusun Informasi (Composing)
Secara logis, biasanya ditulis dengan komputer untuk
memudahkan dalam revisi.
 Proses menulis dilakukan
dengan cara
 Researching (melakukan riset dalam mengumpulkan informasi sebelum mulai menulis)
Riset diperlukan sebelum memulai menulis agar kita mendapatkan informasi yang lebih
banyak. Riset ini dapat dilakukan secara formal dan informal
Tahapan ini terdiri atas riset yang dilakukan secara formal, non formal, dan ada juga
yang berbentuk brainstorming untuk menghasilkan ide.
a) Riset secara formal.
Cara yang dilakukan adalah sebagai berikut
- Mencari secara manual melalui,buku,majalah,ataupun jurnal
- Mengakses informasi secara elektronik melalui internet,database,atau compact diss
- Menyelidiki sumber-sumber primer seperti wawancara, survei, kuesioner,ataupun
kelompok khusus terfokus
b) Riset secara informal.
Riset ini dapat dilakukan dengan cara menulis memo, surel, laporan informasi, dan
presentasi lisan yang memerlukan data dan dikumpulkan secara informal
Berikut adalah beberapa teknik yang digunakan dalam mengumpulkan data secara informal
- Melihat file file (arsip) dalam organisasi (memeriksa arsip perusahaan)
- Berdiskusi dengan pimpinan
- Wawancara dengan audiens targer
- Melakukan survei informal dengan kuesioner atau telepon
 Proses menulis dilakukan
dengan cara
c) Brainstorming
Salah satu metode populer untuk menghasilkan ide adalah
melalui sumbang saran (brainstorming) atau disebut juga
pemikiran bersama kelompok.
Berikut adalah beberapa saran untuk brainstorming yang
lebih produktif.
 Definisikan masalah dan susun agenda garis besar topik
yang dicakup.
 Tetapkan batas waktu.
 Tetapkan kuota, tujuan adalah kuantitas atau kualitas.
 Minta setiap peserta menyumbang, menerima, dan
memperbaiki ide.
 Dorong pemikirannya yang liar “keluar dari kotak”. Jangan
biarkan peserta mengkritik ide peserta lain.
 Tulis ide di papan tulis.
 Organisasikan atau kelompokkan ide-ide tersebut, ambil
yang terbaik.
 Organizing Data
(Menyusun data yang telah dikumpulkan dalam
bentuk kerangka penulisan)

Organizing data adalah mengatur informasi dengan

cara membuat outline (mengorganisasi data)
Setelah mengumpulkan informasi perlu mengorganisasi
data melalui dua proses, yaitu mengelompokkan dan
membuat kerangka tulisan. Berikut adalah contoh cara
mengorganisasi data
Contoh cara mengorganisasi data
Judul tulisan : ide utama, tujuan
I. Komponen utama pertama
A. Subpoin pertama
1. Rincian, ilustrasi, bukti
2. Rincian, ilustrasi, bukti
B. Subpoin kedua
1. Rincian, ilustrasi, bukti
2. Rincian, ilustrasi, bukti
II. Komponen utama kedua
A. Subpoin pertama
1. Rincian, ilustrasi, bukti
2. Rincian, ilustrasi, bukti
B. Subpoin kedua
1. Rincian, ilustrasi, bukti
2. Rincian, ilustrasi, bukti
Berikut adalah kiat menulis bidang bisnis
1. Definisikan topik utama dalam judul
2. Bagi topik utama ke dalam 3-5 poin utama.
Jika perlu gabungkan komponen kecil ke
dalam satu kategori yang lebih besar.
3. Uraikan komponen ke dalam subpoin
4. Berusaha untuk membuat masing-masing
komponen ekslusif (tidak tumpang tindih)
5. Jangan letakkan poin tunggal di bawah
komponen yang utama. Jika anda hanya
mempunyai satu subpoin, gabungkan
dengan poin utama sebelumnya atau
aturlah kembali
6. Gunakan rincian, ilustrasi dan bukti untuk
mendukung subpoin
Menyusun Ide (Composing)
• Menyusun ide (composing) adalah menyusun
ide dalam bentuk tulisan disertai dengan
kerangka penulisan yang sudah dibuat (daftar
isi)
Dalam menyusun ide umumnya menggunakan
strategi dua pola yaitu: strategi penulisan
langsung dan strategi penulisan pola tidak
langsung
 STRATEGI LANGSUNG
• Ide pokok mucul paling awal, kemudian
diikuti rincian dan penjelasan (bukti bukti
pendukungnya)
•Biasanya untuk audiens yang reseptif
KELEBIHAN
•Menghemat waktu pembaca
•Menetapkan bingkai berpikir yang tepat
•Mencegah frustasi
•Memperlihatkan bisnis praktis
Berguna Jika
•Pembaca bersedia menerima
•Pembaca berpendidikan dalam topik
tersebut
•Pesan adalah bersifat rutin
Penggunaan Pola Langsung: Berita Baik
•Jika senang
•Jika agak tertarik
•Jika netral
STRATEGI TIDAK LANGSUNG
•Penjelasan mendahului ide pokok
•Bukti muncul terlebih dahulu, kemudian
diikuti dengan ide pokoknya (audiens
cenderung negatif, tidak menyenangkan)
•Untuk audiens yang tidak reseptif
KELEBIHAN
•Menghargai perasaan audiens
•Mendorong penerimaan yang baik
•Meminimalkan reaksi yang negatif
Berguna Jika
•Pembaca mungkin terganggu
•Pembaca mungkin bermusuhan
•Pembaca harus dipersuasi atau dididik
•Pesan sensitif
Penggunaan Pola Tidak Langsung: Berita
Tidak Baik
•Jika tidak tertarik
•Jika tidak senang (kecewa)
•Jika bermusuhan
 Tahap 3 (Revising) Merevisi
A. Merevisi, bertujuan agar tulisan Anda jelas, konsisten dan
mudah dibaca
B. Proofreading, bertujuan untuk memastikan tata bahasa,
tanda baca, ejaan, dan format dengan benar.
C. Mengevaluasi, bertujuan untuk menentukan apakah tujuan
kita tercapai dengan sempurna.
 Menurut para ahli, persentase kebutuhan masing-masing
tahapan adalah seperti berikut.
1. Persiapan Menulis 25%
2. Menulis 25%
3. Revisi 45%
4. Proofreading 5%