BAB 4

Penulisan Surat,
Laporan, dan Memo

• KOMUNIKASI BISNIS
• FAKULTAS EKONOMI
• UNIVERSITAS KATOLIK DARMA CENDIKA
• Stephanie Astrid Ayu
Pengertian Pesan, Laporan, dan Memo
Pesan adalah setiap pemberitahuan,
kata, atau komunikasi baik lisan maupun
tertulis, yang dikirimkan dari satu orang
ke orang lain. Pesan menjadi inti dari
setiap proses komunikasi yang terjalin.
Surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain dengan
tujuan memberitahukan maksud pesan
dari si pengirim. Informasi yang
diberikan di dalam surat berupa
pengantar, pemberitahuan, tugas,
permintaan, perjanjian, pesanan,
perintah, laporan dan putusan
Pengertian Pesan, Surat, Laporan, dan Memo

Laporan adalah suatu bentuk

penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun
pertanggungjawaban baik secara lisan
maupun secara tertulis dari bawahan
kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang Pemuda pancasila. Salah satu
cara pelaksanaan komunikasi dari pihak
yang satu kepada pihak yang lainnya
Memo atau memorandum adalah surat
yang digunakan oleh pimpinan untuk
menyampaikan suatu pesan-pesan singkat
yang berupa pemberitahuan, permintaan
atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.
 • Penulisan pesan bisnis berbeda dengan
penulisan pesan pribadi.
• Bahasa pesan bisnis berkesan lebih resmi
Gaya dan tata Bahasa yang teratur
Penulisan • Penulisan pesan bisnis pada umumnya
singkat, padat, tidak bertele-tele.
Pesan Bisnis
• Penggunaan Bahasa secara professional
merupakan salah satu keterampilan dalam
bisnis.
Strategi dalam mengaplikasikan pesan bisnis:

• Pembukaan langsung dan tidak langsung.

a. Dokumen bisnis biasanya menggabungkan salah satu dari dua strategi
pembukaan pesan bisnis. Pola pembukaan langsung cenderung
mampu memberikan informasi secara langsung, menghindari salah
tafsir.
b. Pembuka tidak langsung, biasanya diawali dengan memperkenalkan
ide utama setelah paragraph pembuka.
 • Menambah penekanan
• Menggunakan kalimat aktif karena
cenderung bisa mudah dipahami dan lebih
pendek.
Strategi dalam
mengaplikasikan
Contoh:
pesan bisnis:
• Kalimat A: PT. PAS memproses semua
pesanan penjualan setiap hari
• Kalimat B: semua pesanan penjualan
diproses setiap hari oleh PT. PAS
 Catatan referensi untuk
FUNGSI:
masa yang akan datang

SURAT Meninggalkan kesan

yang lebih tahan lama
dalam benak penerima
Dapat memperluas area
operasi

BISNIS pesan, daripada pesan

lisan.

Dapat digunakan untuk

Dapat digunakan sebagai
membangun niat baik
dokumen hukum
(goodwill)
 • Jelas, ringkas, spesiofik, menunjukkan rasa
hormat.
Penulisan • Setiap kata harus berkontribusi untuk
mencapai tujuan penulisan
surat bisnis • Setiap paragraph harus focus pada satu ide
sebaiknya: • Bagian surat harus membentuk pesan
lengkap
• Surat harus bebas dari kesalahan.
 Official Demi-
letters official
(surat letters
Jenis Surat resmi) (DO)

Bisnis Internal Form

letters Letters
(surat (surat
internal) formulir)
Elemen dan struktur Surat Bisnis

HEADING DATE INSIDE ADDRESS SALUTATION BODY

COMPLIMENTARY SIGNATURE BLOCK

CLOSE
 • Laporan berfungsi membawa informasi dari
sesorang yang memilikinya kepada
seseorang yang membutuhkannya.
• Laporan bisnis dapat berupa lisan dan
tertulis. Laporan lisan biasanya sederhana
Laporan dan mudah disajikan, namun laporan tertulis
lebih disukai oleh manajemen
Bisnis • Laporan tertulis merupakan catatan yang
bersifat permanen
• Laporan tertulisa dapat dirujuk kapan saja.
• Distorsi selama penyampaian cenderung
terkurangi.
 Mencatat fakta,
Menyajikan
hasil penyelidikan
informasi factual
atau survei untuk

Tujuan dari kepada

manajemen
referensi pada
masa mendatang

laporan Memberikan

bisnis: informasi yang

berguna kepada
pemegangsaham,
Membuat
rekomendasi untuk
penggunaan di
pelanggan, masa yang akan
kreditur, dan datang.
mayarakat umum.
Yang harus Tujuan laporan
diperhatikan
dalam Pembaca laporan
Menyusun
pesan
Pesan utama yang akan
bisnis: disampaikan.
 Laporan informal
Jenis Laporan formal
laporan
bisnis: Laporan berkala

Laporan khusus
Struktur
laporan bisnis:
 • Bertujuan untuk:
1. menyampaikan pesan tentang jadwal
2. Mengirim laporan berkala
3. Mengkomunikasikan perubahan salam
organisasi
Memorandum 4. Memberikaninstruksi pada staf
5. Menyesuaikan keputusan yang dibuat di
telepon
6. Menanyakan informasikhusus tertentu
7. Menulis saran
 Murah

Nyaman
Keunggulan
Referensi masa depan
memorandum:
Cepat

Mendukung akuntabilitas
 Pastikan
siapa yang Topik
akan masalah
membaca dalam memo
Format memo

memo: Tidak perlu

ditulis
Budaya
dengan nada
perusahaan
yang terlalu
formal.
Contoh memo:
Thank you
see you next
week..