MENULIS PESAN BISNIS

MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

1. Keahlian Membuat Pesan Singkat
2. Menulis Pesan Cepat dan Efektif Dgn Bahasa
yang Mudah
3. Pemilihan Media Elektronik Untuk Membuat
Pesan Singkat
4. Membuat E-Mail Yang Efektif
5. Membuat Blogs Bisnis Yang Efektif
6. Membuat Podcost Yang Efektif
7. Mendistribusikan Isi Dari Blogs
 PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS
Pesan bisnis yg berkaitan dg kegiatan bisnis
sehari-hari yg bersifat rutin, menarik dan
diorganisasikan dg pendekatan langsung
digolongkan sbg permintaan langsung
(direct request). ide2 pokok, fakta2
pendukung, pernyataan yg tulus atas
tindakan yang diinginkan.
1. Pembukaan
 Kalimat permulaan harus menyatakan
permintaan scr khusus shg pembaca dg
mudah dpt memahami maksud isi surat 
supaya tidak menimbulkan kesalahpahaman.
2. Penjelasan Rinci
 Penjelasan atas kalimat pembuka.
3. Penutup
 sebaiknya diisi dg permintaan untuk
beberapa tanggapan khusus, lengkap dg batas
waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi
Bentuk-bentuk direct request
1. Permintaan untuk pihak internal
- Lisan
- Tertulis (memo)
2. Permintaan untuk pihak eksternal
Pasanan (order)
Klaim (aduan)pengembalian barang/
uang, barang baru,perbaikan dlm masa
garansi, pembatalan pesanan.
Permohonan kredit
Undangan permohonan kehadiran,
 PESAN POSITIF/PESAN DG NIAT BAIK (GOODWILL)

 Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan

atau memiliki niat baik (goodwill)
Bentuk-bentuknya:
- Ucapan selamatkeberhasilan
perusahaan/individu msl peresmian
gedung,pembukaan cabang dll.
- Penghargaan  atas kemampuan individu /
perusahaan mencapai prestasi kerja ttt.
- Ucapan dukacita  musibah/bencana
PESAN NEGATIF/PESAN BURUK (BAD NEWS)
Sebaiknya disampaikan secara langsung,
sebaiknya disampaikan tanpa mejatuhkan
kesalahan pada individu atau organisasi
tertentu.
Ada 5 tahap yang dpt dijadikan pedoman dlm
penyusunan pesan negatif :
- mulai dengan pesan yg sifatnya umum
- Jelaskan masalah yg dihadapi
- Nyatakan pesan negatifnya.
- Ambil tindakan yg diperlukan.
- Tutup dg pesan positif
PESAN PERSUASIF
 Persuasif : Suatu usaha yg dg sadar
dilakukan oleh individu atau organisasi
untuk memodifikasi atau mengubah
pandapat, sikap, kepercayaan atau
perilaku individu maupun organisasi lain.
 Pesan Persuasif adalah pesan yang
dimaksudkan untuk mengubah pendapat,
sikap, kepercayaan atau perilaku individu
maupun organisasi.
Pesan persuasif biasanya disusun dg pendekatan
tak langsung atau induktif yaitu AIDA (Attention,
Interest, Desire,Action).
-Attention (perhatian) bgn awal diuraikan ide
pokok yg menaik perhatian & bermanfaat bagi
audiens.
-Interest (minat) ide pokok yg relevan dg audiens
digambarkan dg baik untuk membangkitkan minat
audiens.
-Desire (keinginan) ide pendukung dikembangkan
agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia
mengambil tindakan seperti yg diinginkan
komunikator.
-Action (tindakan)  bagian akhir pesan
dipergunakan untuk mendesak audiens agar
melakukan tindakan sesuai keinginan komunikator.
 1. Keakhlian Membuat Pesan
Singkat
• Menulis pesan bisnis harus memenuhi
karakteristik 6 C: salah satu C nya adalah
Conceiness / ringkas / singkat.

• Melalui penggunaan teknik metode straight

proses, buatlah surat yang pendek. Tidak
dibenarkan membuat pitch letter lebih dari satu
halaman.
• Alenia pembuka sebuah pitch letter harus
bagus karena kesempatan terbaik utk mena
rik perhatian dan informatif. Menurut
(Williem Ruder) pendiri agen humas Ruder
Finn mengatakan bahwa: “Anda mati atau
hidup setelah kalimat pertama”.
• Kalimat pertama sering merupakan bagian
yg paling sulit dlm menulis pitch letter. Satu
cara terbaik utk merumuskan baris pembuka
adalah menguraikan aspek paling menarik
dari subjek yg sedang anda pitch dan nyata
kan dgn sederhana.
• Misal: Jika anda cerita tentang komputer
pertama di dunia yg dpt berbicara utk IBM,
kalimat pembuka anda bisa menyebutkan
kalimat seperti: “IBM sudah mengembang-
kan komputer pertama didunia yg bisa bicara
• Jika cerita sebuah sejarah, wawancara atau
survei perlu membangun pitch dgn pembuka
yg provokatif. Contoh surat utk New York
Time, baris pembukanya adalah: “ Apakah
anda tahu bahwa meskipun 93 % sekretaris
dewasa ini . . . dst”
Misalnya lagi, anda ingin menulis atau mem
perkenalkan maupun mempromosikan HP
dalam hal ini Black Berry generasi ke dua.
Anda bisa membuat Judul Black Berry
Storm Generasi Kedua Siap Meluncur Ke
Pasar. dan kalimat pertamanya sbb: Setelah
mencatatkan total pelanggan lebih dari satu
juta orang di Indonesia, Research In Motion
(RIM) pabrikan smart phone asal Kanada ini,
kembali meluncurkan varian baru Storm,
yaitu Black Berry Storm2. ( dst lanjutkan !!)
• Itu adalah contoh kalimat pembuka yg
padat dan singkat utk merangsanag dan
mencari dari mana fakta-fakta muncul dan
kemana arah tujuan fakta-fakta tsb.
 2. Menulis Pesan Cepat dan Efektif dengan Bahasa yg Mudah
• Contoh:
Denpasar, 6 April 2011

No : 001/SK/IV/2011
Lap : ---
Hal : Permohonan Kerja Sama

Kepada Yth:
Bapak Alex
di –
Denpasar

Terimakasih atas waktu yang disediakan buat saya untuk berbicara dengan bapak kemarin tentang beberapa ide
kisah teknologi jam tangan.
Saya kira “ The Creation of a Watch” bisa menjadi ide bagus. Saya ingin menawarkan peluang kepada
bapak untuk mengunjungi Macho Wavges di Rolly, New Jersey dan membahasnya dengan insinyur, perancang,
dan tenaga pemasaran bagaimana sesungguhnya sebuah jam tangan diproduksi – mulai dari awal hingga akhir.
Kita dapat melakukan langkah-langkah untuk berbicara dengan orang yang mendukung:
. Riset dan pengembangan
. Teknologi produk
. Disain
. pemasaran massal

Akan saya sebutkan bahwa Macho adalah satu dari beberapa perusahaan yang memproduksi jam tangan di
Amerika – tepatnya di Rolly, New Jersey.
Saya akan segera menghubungi bapak per telpon untuk mengetahui apakah kami dapat menyusun kunjungan
bagi bapak.
Demikian kami sampaikan, terimakasih perhatian anda. Kami berharap kita bisa bekerja sama dalam proyek ini.

Hormat kami,

John Doe
Account Executive
• Coba perhatikan contoh tsb:
Hook pembuka / kalimat pertama nya
sangat singkat dan menarik.

• Setelah itu dalam alenia kedua dan ketiga

adalah penjelasan riil mengenai tujuan
surat dan menggunakan bullet untuk
menghemat waktu dan ruang.
• Penggunaan teknik seperti metode
bullet, anda dapat mengumpulkan
banyak fakta secara jelas dan padat.

• Menggunakan bullet atau straight

proses, mebuat surat jadi pendek.

• Setelah konsep surat / draft selesai

dibuat, ajukan pertanyaan utk diri
sendiri sbb:
1. Adakah sesuatu yg berlebih-lebihan ?
Jangan sampai ada hal-hal yg diulang
dua kali. Misal: utk mengungkap
“agar supaya jangan sampai gagal”
cukup katakan “jangan sampai gagal”.
Contoh utk mengungkapkan kata khas
dan beda atau baru dan inovatif adalah
berlebihan. Jadi cukup pilih salah satu
saja.
• 2. Adakah informasi yg tdk vital ?
Baca dan periksa berulang apakah isi
surat sudah benar dan lengkap atau
ada yg tidak perlu.

• 3. Adakah cara yg lebih cepat utk

berterus terang ? Pastikan anda tidak
berputar-putar pada isu yg sama.

• Kalimat terakhir biasa ditutup dgn bahasa

harapan sbb:
Kalimat terakhir biasa ditutup dgn bahasa
harapan sbb:
•Setelah saudara dapat kesempatan utk
mengkaji materi tsb, saya akan menelpon
saudara. Atau

•Jika saudara memerlukan informasi lain

tentang subjek ini, silahkan hubungi kami di
(0361) 222444. atau

•Terimaksih atas waktu dan pertimbangan

saudara.
 3.Pemilihan Media Elektronik Utk
Membuat Pesan Singkat

• Dalam memanfaatkan media elektronik utk

membuat pesan, kata elektronik cukup disingkat:
E atau e, yg artinya elektronik atau electronic.

Sejalan dengan revolusi online, demikian hurup “ e

“ dalam e-PR sama artinya dgn “ e “ sebelum
mail dan commerce yg merujuk pada medium
elektronik dunia internet termasuk juga “ World
Wide Web “.
• Menggunakan internet secara langsung dapat
berkomunikasi dgn audiens melalui Web site, pesan
e-mail dan kelompok diskusi.

• Menulis pesan melalui: media elekronik/ media cyber /

internet / dunia maya adalah utk membangun brand
dan trust.

• Internet memiliki keuntungan yaitu:

- Komunikasi konstan.
- Internet bersifat insomniac, yang
memungkinkan berkomunikasi: 24 jam sehari,
7 hari seminggu, 365 hari setahun.
• -Respon instan.
Dapat memberi respon instan thd satu
permasalahan yg muncul dlm
perkembangan pasar.

• -Audien global.
Melalui internet hambatan geografis dpt
dikurangi.

• -Pengetahuan audien.
Bersifat interaktif memungkinkan dapat
umpan balik secara konstan dari audien
sesuai keinginan.
• - Komunikasi dua arah.
Sangat membantu membangun satu
pola hubungan yg kuat dan saling
menguntungkan perusahan.
• -Relatif murah.
Dibanding komunikasi dengan cara lain
yang konvensional karena tidak perlu
alat-alat tulis dan percetakan yg makin
mahal.
• Dalam dunia internet, secara permanen
kita akan diekspos kedunia luar
sehingga segala sesuatu yang kita muat
didalamnya akan membantu
membangun reputasi kita.

• Contoh: di AS Ford Motor Company

melakukan kampanye pakai e-mail utk
kegiatan bisnisnya dan mengirim brosur
serta menyediakan ruang diskusi online.
4. Membuat email yang efektif.

• Sama halnya dgn menulis pesan bisnis melalui

media internet.
• Email yg efektif = pesan bisnis yg efektif
melalui surat elektronik / e-mail.
• Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau
surat-e) atau pos elekronik (disingkat pos-el,
atau dlm bhs inggris “elektronik mail atau email”
ejaan indonesia: imel ).
 Anatomi surat elektronik:
emailsaya@yahoo.com
Contoh alamat e-mail
- emailsaya: nama pengguna (username) yg ingin
dituju dlm mailserver.
- Yahoo.com: nama mailserver tempat pengguna
yg dituju.
Contoh lain, mail server yg memungkinkan top
level domain adalah:
emailsaya@surabaya.vibriel.net.id
• Email saya: nama kotak surat (mailbox)
atau nama pengguna (username) yg
ingin di tuju dalam mailserver.
• Surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver
tempat pengguna yg dituju, rinciannya:
- surabaya: subdomain (milik pemegang
nama domain) biasanya merujuk ke sua
tu komputer dlm lingk pemilik domain.
- vibriel: nama domain, biasanya
menunjukkan nama perusahaan/organi
sasi / perorangan ( vibriel ). (105d)
 - net: second level domain, menunjukkan bhw
domain ini termasuk kategori networking (net).
- id: top level domain, menunjukkan bhw
domain ini terdaftar di otoritas domain indo
nesia (id).

Ada dua cara utk mengakses e-mail:

- Dgn cara menggunakan browser, seperti
internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode
ini disebut sbg web-based, artinya kita
menggunakan media web sbg perantara ke
kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo !!! Mail
dan Gmail. (107d)
- Menggunakan program pengakses
surat elektronik (e-mail client), seperti:
Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla
Thunderbird, Mutt.
 Etika penggunaan E-mail
• Jangan mengirim e-mail dgn lampiran
attachment yg terlalu besar, jangan melebihi
kapasitas e-mail penerima agar tidak ditolak
mailserver penerima.
• Jangan mengirim lanjut (forward) e-mail tanpa
berpikir kegunaan bagi orang yg dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dikosongkan
• Dlm mengutip tulisan orang lain, usahakan
selalu seperlunya, jangan seluruhnya.
• Dlm menjawab e-mail, kutiplah bagian yg kita
tanggapi saja, agar lebih jelas dan tidak
memakan waktu / jatah akses penerima.
• Dlm mengutip tulisan pihak ketiga, ingat hak
cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke
tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena
terkesan anda BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata yg santun karena sering
penerima mempunyai persepsi yg beda dgn
pengirim.
• Menulis email yg baik atau chatting sama halnya
dgn menulis bahan presentasi, agar jelas dan
mudah dimengerti.
• Menurut Rhenald Kasali,2004, beberapa tips yg
perlu diperhatikan adalah:
- Pertama: jangan menggunakan huruf besar
semuanya. Jika Anda sering berkirim e-mail,
anda pasti tahu huruf besar memberi kesan
sedang berteriak.
- Kedua: gunakanlah huruf tebal (bold) atau
warna yg berbeda, terutama pd pesan-pesan yg
sangat perlu. Warna dan huruf tebal itu punya
daya tarik tersendiri, mudah dibaca dan diingat.
- Ketiga: gunakan huruf yg mudah dibaca.
Lebih baik memakai arial daripada mema
kai serif font, garamont, atau huruf lainnya.
- Keempat: konsisten. Gunakanlah jenis huruf
dan warna yg serasi. Tidak berlebihan dan
tidak terkesan ampang, kosong.
- Kelima: gunakanlah warna yg sejuk, enak di
lihat dan tidak norak. Warna yg norak bisa
menyebabkan sakit mata
 Keamanan e-mail

• Keamanan data e-mail tdk selalu terjamin

pasti ada resiko krn terbuka utk umum
dan melewati banyak server yg mungkin
bisa disadap.
• E-mail dpt diamankan dgn teknik peng
acakan (enkripsi), misalnya: Pretty good
Privacy. Beberapa provider e-mail melaku
kan scaning dgn anti virus ternama.
 Spam.
• Spam atau junk mail adalah penyalahgunaan dlm
pengiriman berita elektronik utk iklan dan
keperluan lainnya yg mengakibatkan ketidak
nyamanan bagi pengguna web.
• Bentuk spam yg dikenal: spam e-mail, spam
instant messaging, spam Usenet newsgroup, spam
mesin pencari informasi web (web search engine
spam), spam blog, spam berita pada HP, spam
forum internet, dsb.
• Berita spam termasuk kegiatan melanggar hukum,
merupakan tindakan kriminal dan dpt dikenai
sangsi hukum sesuai dgn undang undang internet.
5. Membuat blogs bisnis yang
efektif.
• Kita semua mengetahui bahwa blog sudah
menarik perhatian di dalam internet.
• Jutaan orang telah menempatkan pikiran,
gagasan, mimpi, gosip, iklan dan keluhan
mereka pada web melalui weblog.
• Weblog (blog) juga mengubah wajah bisnis
online.
• Konsumen mempunyai kekuatan untuk
mempengaruhi panutan yang lebih besar.
• Orang-orang berbagi pengalaman negatif sbg
konsumen sidikitnya 10 X sesering seperti
pengalamam positif.
• Oleh karena itu perusahaan harus berhati-hati,
dgn kedatangan blogging, krn konsumen yg
tak puas mempunyai kekuatan dan pengaruh
dibanding sebelumnya.
• Banyak perusahaan bisnis sekarang
menghadapi masalah pers negatif yg muncul
dlm hasil search engines (mesin pencari situs)
 suatu keluhan kecil dan tuduhan yg diting
galkan oleh para bloggers yg tak puas.
• Seperti publisitas online negatif sangat
merusak dlm apa yg disebut “search
culture”
• Search culture mengacu pd bgn yg ber
kenaan dgn konsumen yg melakukan
semua dari produk mereka dan riset per
usahaan pada web.
• Bagaimana mungkin perusahaan blog
secara etis menyerang pers negatif ?
• Mari kita coba buat skenario:
 • Perusahaan PT. Mau Maju, menemukan
bhw hasil penelitian 10 teratas utk nama pro
duk tertentu adalah keluhan pelanggan ten
tang keadaan siap pakai.
• Perusahaan tsb dgn cepat meneliti isi keluh
an dan merespon dgn blog post yg
memecah kan permasalahan pemakai atau
menyaran kan alternatif.
• Blog merupakan cara yg efektif utk menge
lola bisnis.
• Tiap-tiap perusahaan perlu mempunyai blog on
atau dihubungkan dgn website perusahaan mereka.
• Konsumen seharusnya punya kesempatan utk
mengajukan pertanyaan dan menyuarakan keluhan
mereka secara langsung.
• Merespon isu ini akan memadamkan pers yg tdk
baik dan memenangkan kembali beberapa
pelanggan yg tdk puas.
• Perusahaan yg bereaksi thd keluhan pelanggan via
weblog akan mengkomunikasikan komitmen
terhadap kepuasan pelanggan.
 Sukses Meraih Uang Dari Blog
• Perkembangan media internet bernama
blog seolah tak terkendali. Awalnya blog
hanya menjadi media curhat.
• Kini blog sudah menjadi Komoditas.
• Ratusan juta rupiah bisa didapat dari blog.
• Bagaimana caranya ? ?
• Enda Nasution adalah “ Bapak Blogger “
Indonesia.
• Cosa Aranda: jutawan blogger dr Surabaya
• Siapa yg tak kenal dgn “Raditya Dika” ?
• Awalnya lelaki yg biasa dipanggil Radith
(Mhs jurusan politik Ind FISIP UI) itu hanya
lah penulis catatan harian dalam blog.
• Blognya yang dulu beralamat di:
www.kambing-jantan.com, dia menerbit
kan buku berjudul: Kambing Jantan, yang
berhasil masuk best seller.
• Sehari pengunjung blognya bisa mencapai
3500-5000 orang.
• Dari media blog, kini banyak orang menge
nal Radith sbg lelaki kocak dgn ide-ide gila
• Melalui blog lah yg mengantarkan Radith
jadi terkenal dan mampu melangkah jauh.
• Buku-bukunya yg lain menyusul terbit:
Cinta Brontosaurus (2006), Radikus Makan
kakus: Bukan Binatang Biasa (2007), Babi
Ngesot: Datang Tak diundang, Pulang Tak
Berkutang (2008).
• Radith tak langsung dpt uang dr membuat
blog. Ia hanya ingin berbagi cerita via blog

• Gue ini orang yg selalu mengalami

kesialan Nah, kesialan-kesialan itu gue
tulis di blog. Eh, ternyata orang suka kalau
gue lagi sial

• Menurut Enda, utk bisa meraup uang lebih

banyak dr blog, blogger harus bisa membu
at pengunjung blognya banyak, agar peng
iklan tergiur utk memasang iklan.
• Kunci sukses Radith (24 th) terletak pada:
Kemampuannya berkomunikasi, dalam hal
ini adalah: ahli menulis pesan bisnis mela lui
media elektronik yakni: “blog”
• Cerita-cerita yg ditampilkan sangat menarik.
• Kelucuan yg terjadi adalah kenyataan, nam
un disampaikan dgn bahasa dan sudut pan
dang yg menarik.
• Gaya dan nada bhs nya sesuai kombis, me
menuhi karakteristik 6 C dan, sesuai
peristiwa.
 Strategi Kombis via elektronik.

• Tujuan yg ditentukan pd dasarnya merupakan titik

awal dimana anda berdiri.
• Strategi ini memuat cara bgmn anda akan tiba pd
tujuan tsb.
• Tujuan yg dibuat memuat hal-hal yg berkenaan dgn
web. Sementara strategi online harus memuat hal-
hal lain seperti diskusi e-mail dan kelompok
diskusi.
• Utk melakukan langkah tsb Anda perlu:
 • Memiliki sebuah tujuan.
• Melakukan penelitian utk mengetahui
metode online apa yg sesuai dgn bisnis
anda dan audien.
• Buat sebuah rencana berdasarkan tujuan
dan penelitian.
• Pastikan anda punya SDM yg
diperlukan.
 Menentukan target audien.
• Dlm dunia internet orang memiliki pilihan yg
variatif dan informasi yg disajikanpun isinya
lebih variatif.
• Komunikasi online harus menghubungkan
orang selain menyampaikan pesan.
• Beberapa audien yg berbeda dpt mempenga
ruhi bisnis online anda.
 Audien tersebut meliputi:

o Konsumen o Calon konsumen

o Konsumen lain o Investor
o Pesaing o Organisasi Pedagang
o Jurnalis o Kalangan Industri
o Moderator diskusi o Karyawan
o Regulator online o Pemasang iklan online
o Sponsor online o LSM
o Perusahaan yg terhub dari dan ke website anda.
• Anda harus membedakan kelompok audien yg
akan menjadi target dgn memperhatikan faktor-
faktor berikut:
- Usia : buat spot dgn target pangsa pasar anak
muda dan remaja dewasa.
- Geografi : pertimbangkan perbedaan kultur
- Gender : perhatikan produk utk sex tertentu.
- Sosial demografi: perhatikan target pasar menurut
demografi.
- Pemakai internet: ada pemakai yg reguler dan
ada yg temporer.
- Loyalitas: ada audien yg loyal dan ada konsumen
pengekor.
 Sukses Meraih Uang Dari Blog
• Perkembangan Internet bernama blog se
olah tak terkendali. Awalnya, blog hanya
menjadi media curhat. Kini blog sudah
menjadi komoditas. Ratusan juta Rupiah
bisa didapatkan dari blog.
• Bagaimana caranya ?
 SEKIAN PERTEMUAN IV & V

Bila Ada Yang Ditanyakan Silahkah

Terimakasih

SAMPAI JUMPA DI PERTEMUAN VI