PROSES PENULISAN PESAN-PESAN

BISNIS
 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
 REVISI PESAN-PESAN BISNIS
 merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi
secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor keberhasilan
komunikasi.
 Pesan-pesan bisnis yg terencana dg baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi
Penyusunan pesan-pesan bisnis
meliputi 3 tahap
PERENCANAAN
• Maksud/tujuan Komunikasi
• Analisis audiens
• Ide pokok pesan yg akan disampaikan
• Saluran/media yg akan digunakan

Mengorganisasikan ide dlm

PENGORGANISASIAN bentuk draft (kata, kalimat
dan paragraf)

REVISI
Penentuan Tujuan

Mengapa Tujuan Harus Jelas

a. Keputusan untuk meneruskan

pesan.
b. Keputusan untuk menanggapi
Audience
c. Keputusan untuk memusatkan
isi pesan.
d. Keputusan untuk menetapkan
media yang akan digunakan.
TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
 CARA MENGUJI TUJUAN
• Apakah tujuan tersebut realistis ?
Artinya ide yg disampaikan sesuai dengan kemampuan finansial,
manajerial. sumber daya dan teknis operasional
• Apakah Waktunya tepat ?
Dalam menyampaikan ide/gagasan hendaknya ketepatan waktu perlu
dipertimbangkan. Contoh :penjualan produk sedang menurun tidak
mungkin kita mengusulkan ekspansi
• Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?
Pesan yg disampaikan oleh seseorang yg memiliki kedudukan tinggi
cenderung lebih diterima ketimbang yg rendah
• Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Dalam menyampiakan pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan tujuan
organisasi
Analisis Audiens

a. Kembangkan Profil
Audiens

b. Memuaskan kebutuhan
informasi audiens

c. Memuaskan kebutuhan
motivasional audiens
CARA MENGEMBANGKAN
PROFIL AUDIENS
 Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
 Siapa Audiensnya
 Reaksi Audiens
 Tingkat Pemahaman Audiens
 Hubungan Komunikator dengan Audiens
Cara Memuaskan Audiens akan
Kebutuhan Informasi

• Temukan/cari apa yang diinginkan oleh

audiens
• Antisipasi pertanyaan yang tidak
diungkapkan
• Berikan semua informasi yang diperlukan
• Pastikan bahwa informasinya akurat
• Tekankan ide-ide yang paling menarik
bagi audiens
 Cara Memuaskan kebutuhan Motivasional
audiens

a. Pendekatan rasional

b. Pendekatan emosional.
Penentuan ide pokok

Topik dan ide pokok adalah hal yg berbeda.

Topik adalah subyek pesan yang luas.

Ide pokok pernyataan tentang suatu topik.

Pendekatan paling baik untuk mengidentifikasi ide pokok
adalah dg Brainstorming (Curah Pendapat)

• Storyteller’s Tour
• Random List
• CFR (Conclusions,Findings,
Recommendation) Worksheet
• Journalistic Approach
• Question and Answer Chain
 SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Saluran lisan terbaik apabila Saluran Tertulis Terbaik Apabila

1. Anda menginginkan umpan balik 1. Anda tidak memerlukann umpan balik
langsung dari penerima langsung

2. Pesan ana relatif sederhana dan 2. Pesan terinci, kompleks dan

mudah diterima memerlukan perencanaan seksama

3. Anda tidak memerlukan catatan 3. Anda membutuhkan catatan

permanen. permanen yang dapat dibuktikan

4. Anda dapat mengumpulkan 4. Anda mencoba menjangkau

pendengar dengan mudah dan penerima dalam jumlah banyak
ekonomis dan tersebar secara geografis

5. Anda ingin mendorong interaksi utk 5. Anda ingin meminimalkan distorsi

memecahkan masalah atau yg terjadi jiika pesan disampaikan
mencapai keputusan secara lisan dari oang ke orang.
 SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Media Pada Saluran Lisan Media Pada Saluran

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, 1. Surat, memo, laporan, proposal
seminar, konfrensi)

2. Telepon, voice mail 2. Elektronik mail / email

3. Radio, televisi, computer. 3. Telepon (sms)

4. Pita audio dan vidio 4. Computer

5. Teleconference 5. Fax

6. Vidio conference 6. Telegram

7. Pos biasa dan khusus

PENGORGANISASIAN PESAN
PESAN BISNIS
 • Setelah merencanakan pesan langkah selanjutnya
menuangkan pesan tersebut,khususnya dalam bentuk
tulisan,dapat pula diterapkan untuk komunikasi
Pengorganisasian lisan.dimulai dengan menyusun kata-kata
,kalimat,paragraf serta menentukan ilustrasi dan
Pesan keterangan yang dapat membantu mengeksrepsikan
ide pokok.

17
 Penyebab Pesan-Pesan Tak Teroganisasi Dengan Baik

Bertele-tele

Memasukan bahan-
bahan tidak relevan

18 Menyajikan ide-ide
secara tidak logis
Informasi penting
kadang kala tidak
tecakup didalam
pembahasan
Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik
19

Yang harus diperhatikan :

1.Subjek dan tujuan harus jelas.

2.Semua informasi harus berhubungan dengan

subjek dan tujuan

3.Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan

dengan cara yang logis

4.Semua informasi yang penting harus sudah

tercakup
Pesan yg disusun dengan baik akan :
20

 Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan

 Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
 Menghemat Waktu
 Mempermudah Pekerjaan Komunikator
21 Pengorganisasian Pesan-Pesan melalui Outline

 Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide :

- Dimulai dengan ide pokok
-Tentukan poin-poin pendukung yg penting
- Lengkapi dengan bukti
 Menetukan Urutan dengan Rencana Organisasional :
- Pendekatan Langsung (Direct Approach) :
1. Direct Request
2. esan-pesan rutin, Goodnews atau Goodwill
- Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach) :
1. Pesan-pesan Bad News
2. Pesan-pesan Persuasif
REVISI PESAN-PESAN BISNIS
 Revisi • Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis

Pesan
yang telah direncanakan dan dibuat dapat ditinjau
ulang atau disempurnakan untuk menghindari
kemungkinan terjadi kesalahan ketik atau
kekurangan lainnya,sehingga sesuai dengan maksud

Bisnis dan tujuan yang dikendaki.

23
Keterampilan Merevisi

 Menulis pesan bisnis yg baik diperlukan :

- proses pemikiran
- tenaga dan waktu yg cukup
 Pesan bisnis mencakup :

- tertulis
- lisan
Pesan-pesan Bisnis Tertulis

 Prosesnya dimulai dari :

- Penulisan draft
- Penelaahan lebih lanjut dari sudut subtansi atau
pengorganisasiannya
- Gaya bahasa yg digunakan
- Susunan kalimat
- Format dan layout penulisan
Yang perlu dilakukan dalam merevisi pesan-
pesan bisnis
 Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan :
- masukkan poin-poin dgn urutan yg logis
- seimbangkan antara hal-hal yg bersifat umum dan khusus
- ide yg paling penting memperoleh porsi pembahasan yg cukup
- berikan fakta-fakta pendukung dan lakukan pemeriksaan ulang
- tambahkan informasi yg baru (kalau ada)
- gunakan kata yg mampu menarik perhatian, jelas dan mudah
dipahami
 Mengedit Teknis Penulisan :
- Susunan kalimat yg digunakan sesuai dg kaidah bahasa yg baik
- Perhatikan huruf capital dan tanda baca
- Makna suatu kalimat mudah dipahami
- hindari pengulangan kata yg tidak tepat
 Mengedit Format dan Layout
- format penulisannya menarik, rapi dan bersih
- menggunakan kertas yg berkualitas baik
Pesan-pesan Bisnis Lisan

 Rapat/pertemuan bisnis
 Negosiasi
 Presentasi bisnis
Tetap perlu dilakukan pengeditan :
 Substansi pesan, termasuk data pendukung (tabel,grafik,gambar dsb)
 Pengorganisasian pesan :
- Pembuka (salam, perkenalan diri)
- Penyampaian substansi pesan)
- Penutup (kesimpulan, saran dll)
 Gaya bahasa
- lebih menarik dan dinamis
- lebih santai dan tidak monoton
- audiens lnh mudah memahami
Pemilihan Kata yang Tepat

 Pilihlah kata yg sudah dikenal

 Pilihlah kata yg singkat
 Hindari kata yg bermakna ganda
Membuat Kalimat yg Efektif

 Agar pesan yg disampaikan dapat dg mudah dimengerti, kalimat harus disusun secara efektif
 Kalimat yg efektif merupakan bentuk kalimat yg dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapaidaya
informasi yg tepat dan baik.
 Menyusun kalimat perlu diperhatikan kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan
 Setiap kalimat paling tidak terdiri atas subyek dan predikat
 Cara mengembangkan paragraf
- ilustrasi
- perbandingan (persamaan dan perbedaan)
- pembahasan sebab akibat
- klasifikasi (pengelompkkan)
- pembahasan pemecahan masalah