RANGKUMAN KOMUNIKASI BISNIS

BAB 1

Apa itu Komunikasi?

Merupakan proses transfer informasi yang berarti, antara penerima dan pengirim, bisa terjadi
hubungan yang erat (two-way communication) baik menggunakan tulisan, lisan, visual, dan media
elektronik. Hal ini bisa menguntungkan kedua belah pihak. Inti dari komunikasi adalah
berbagi—menyediakan data, informasi, wawasan, dan inspirasi dalam pertukaran yang
menguntungkan keduanya, penerima dan pengirim.

Bagaimana peran komunikasi?

Peran Komunikasi itu karena seseorang memiliki keahlian atau skill yang baik sehingga itu dapat
menunjang dalam karier dan perusahaan.

● Komunikasi penting dalam karier

Seseorang dapat memberikan ide yang baik dan harus dikomunikasikan secara cepat dan
persuasif / tindakan membujuk. Jika tidak maka akan sia-sia. Jadi harus dapat
dikomunikasikan baik di dunia yang ide itu sudah muncul dan tuangkan dan kita harus dapat
menyampaikan ide ini secara cepat. Jika di sampaikan tidak sesuai dengan waktunya maka
ide atau informasi tersebut akan sia-sia. Pekerjaan seperti sales person dan customer
support menggunakan komunikasi sebagai alat untuk bekerja karena kedua pekerjaan itu
menuntut skill communication yang sangat baik. Kalau pekerjaan lapangan seperti teknisi dan
divisi keuangan mereka memang tidak terlalu menuntut komunikasi yang sangat baik tetapi
mereka harus memberikan pemikiran dan informasi secara kompleks kepada pimpinan atau
pelanggan. Kalau wirausahawan harus dapat menggunakan komunikasi dengan baik agar
dapat menarik perhatian investor, mendapatkan pinjaman bank, dan bahkan izin dari
pemerintah. Ada beberapa pengusaha yang tidak dapat berkomunikasi dengan baik karena
pendidikan rendah, pengalaman yang kurang, sehingga tidak bisa menyesuaikan diri dengan
kondisi yang ada. Jika seseorang memiliki cara bicara yang baik, pendengar yang baik, maka
seseorang itu dapat diminta sebagai pembicara dalam berbagai situasi. Hal-hal seperti ini
dapat menunjang seseorang dalam karier.
 ● ​Komunikasi penting dalam perusahaan

Beberapa keuntungan secara personal di dalam perusahaan komunikasi yang baik dapat
membantu kita dalam bisnis sehingga dapat menguntungkan dimana :

1. Rasa saling percaya yang lebih kuat antara individu dan organisasi

2. Mendekatkan kita dengan komunitas yang dipasar. Hubungan yang lebih dekat akan
dapat lebih bisa terjalin dengan baik.

3. Kesempatan dalam mempengaruhi pembicaraan itu dengan ngobrol atau melobi dapat
membuat persepsi dan trends yang kecenderungan positif.

4. Meningkatkan produktivitas dan dapat menyelesaikan masalah dengan cepat

5. Menunjukan hasil finansial yang lebih baik dan menghasilkan hasil yang lebih tinggi
pengembaliannya kepada investor

6. Peringatan lebih dini tentang potensi masalah, mulai dari kenaikan biaya bisnis hingga
masalah keamanan yang kritis

7. Pengambilan keputusan yang lebih kuat berdasarkan informasi yang tepat waktu dan
andal

8. Pesan pemasaran yang lebih jelas dan lebih persuasive

9. Keterlibatan karyawan yang lebih besar dengan pekerjaan mereka, yang mengarah ke
kepuasan karyawan yang lebih tinggi dan menurunkan turnover karyawan.

Ciri – Ciri Komunikasi Efektif

Komunikasi yang efektif akan memperkuat hubungan antara perusahaan dan stakeholders
(kelompok-kelompok yang dalam beberapa hal dipengaruhi oleh tindakan perusahaan: pelanggan,
karyawan, pemegang saham, pemasok, tetangga, komunitas, bangsa, dan dunia secara keseluruhan)

● Praktis : ​Informasi yang diberikan harus lengkap dan mudah dimengerti dalam kebijakan
perusahaan

● ​ engan menggunakan bahasa yang nyata atau konkrit, detail

Faktual/ menggunakan fakta : d
secara spesifik, dan informasi yang diberikan secara jelas dan akurat, maka dapat
memberikan fakta-fakta yang baik terutama untuk orang di luar perusahaan
 ● Ringkas : j​ adi memberikan informasi yang tepat sasaran maka akan menjadikan informasi
tersebut efektif. Pesan harus disampaikan ke orang-orang dan dapat meningkatkan respon
yang positif.

Alur – alur komunikasi

● ​Komunikasi ke bawah. Komunikasi biasanya berawal dari pimpinan atau eksekutif ke para
karyawan (bawahan). Atasan memberikan informasi yang bermanfaat untuk membantu
pekerjaan karyawan.

● Komunikasi ke atas. Komunikasi yang berawal dari karyawan (bawahan) ke eksekutif (atasan).
Yang dapat memberikan laporan tepat waktu tentang problem, trend, peluang, keluhan, dan
kinerja. Sehingga para eksekutif dapat memecahkan masalah dan dapat mengambil
keputusan secara cepat dan cerdas.

● Komunikasi horizontal. Komunikasi yang mengalir antar departemen untuk membantu

karyawan berbagi informasi dan mengkoordinasikan tugas. Antar department itu seperti
Finance, Marketing, Engineering.

Komunikasi dapat lebih efektif di dalam pekerjaan jika menggunakan strategi-strategi yang
penting dalam komunikasi yaitu :

1. Belajar berhubungan dengan Audience

Cara bagaimana mengkomunikasikan kepada audience, apa yang ingin kita katakan dan
sampaikan, dan audience diharapkan dapat mengerti informasi apa yang sedang kita
sampaikan dan yang sudah kita sampaikan. Intinya Audience harus mengerti pesan yang
disampaikan oleh kita. Jangan sampai salah paham. Sehingga dapat menghasilkan dampak
yang tidak diharapkan.

2. Meminimalkan adanya gangguan-gangguan

3. Menerapkan pendekatan yang berpusat pada Audience

4. Memperbaiki keterampilan komunikasi dasar

5. Menggunakan umpan balik yang konstruktif

Proses Komunikasi

● Pengirim mempunyai ide: ​Ide sangat penting karena seseorang menjual tidak hanya produk
dan jasa tetapi juga harus dapat menjual ide.
 ● Pengirim menyandikan ide menjadi pesan:​ ​Berupa kata – kata, pesan, atau keduanya.

● Pengirim menghasilkan pesan melalui media penyebaran : bisa secara lisan, tertulis, dan
visual.

● Pengirim menyebarkan pesan melalui saluran tertentu : ​pakai internet karena relatif murah
dan cepat sampai

● Audience menerima pesan

● Audience mengartikan pesan

● ​ embalas pesan yang sudah kita sampaikan.

Audience merespon pesan : m

● Audience mengirimkan umpan balik :​ merespon pesan yang sudah disampaikan / dikirim.

Penghalang Di Lingkungan Komunikasi (contoh)

● Kebisingan dan gangguan : menggunakan ruang rapat tetapi tidak menunjang karena tidak
ada AC sehingga kita dan audience merasa kepanasan.

● Pesan yang bersaing​ : pesan bisa dijangkau oleh audience

● Filter : harus digunakan ketika ingin mengirim pesan lewat email atau tulis atau ketik, jadi
sebelum pesan dikirim itu harus benar-benar fix. Jangan sampai ada kesalahan dan terkirim
dengan kesalahan itu.

● Kerusakan saluran : kerusakan pada email (email salah/email rusak) sehingga tidak dapat
mengirim pesan.

5 Prinsip yang dapat meningkatkan peluang agar kita sukses

1. Pertimbangkan harapan audience

2. Pastikan kemudahan penggunaan

3. Tekankan keakraban

4. Praktikan empati

5. Membuat design yang mempertimbangkan kompatibilitas (Kompatibilitas adalah sejauh apa

inovasi itu dianggap kompatibel dengan sistem konsumen yang ada. Misalkan nilainya,
pengalamannya, dan kebutuhannya. Contoh hp, ketika sales person menawarkan hp maka
sales person itu harus tau dan mengenali spesifikasi hp.)
Bagaimana Audience melakukan decode (memaknai pesan)

Pada tingkat individu, keyakinan dan bias itu dapat mempengaruhi arti pesan yang dimaknai oleh
audience. Jadi misalnya pikiran kita mengatur sensasi yang masuk ke dalam pikiran kita yang
mewakili persepsi pribadi kita tentang reabilitas. Jika detail kurang pas, maka biasanya orang itu akan
cenderung mendistorsi informasi (bukan mengatur ulang pola pikir mereka. Nah ini akan biasanya
disebut sebagai persepsi selektif). Contohnya adalah seorang eksekutif yang mempertaruhkan
reputasinya pada strategi bisnis tertentu mungkin mengubah atau mengabaikan bukti yang
menunjukkan bahwa strategi itu gagal.

Bagaimana Audiens Menanggapi Pesan

● Pesan yang dikirim harus sampai, masuk, dan dimaknai dengan benar oleh audience yang
dituju. Disini pasti kita ingin audience merespon seperti yang kita inginkan

● ​3 hal yang mungkin terjadi :

■ Audiens harus mengingat pesan cukup lama dan akhirkan melakukan pesan

■ Audiens harus mampu menanggapi apa yang anda inginkan

■ Audiens harus dimotivasi agar menanggapi

● Agar ketiga hal ini terjadi maka mereka harus dimotivasi oleh kita sendiri. Disini kita juga dapat
meminimalkan gangguan agar audience dapat menerima pesan yang kita berikan secara baik.
Disini hal yang diperlukan adalah dengan menggunakan akal sehat, kemudian menyampaikan
informasi secara sopan, hal ini sangat membantu menyelesaikan jika ada masalah. Contohnya
adalah mematikan hp sebelum rapat, lalu berbicara antar bilik tempat kerja yang dapat didengar
oleh rekan yang lain, juga harus sensitive atas perbedaan pribadi.

Bagaimana mengadopsi pendekatan yang berpusat pada audience.

Pendekatan ini sangat penting terutama yang berpusat kepada audience karena pendekatan ini
memusatkan dan memperhatikan pihak audience yang artinya agar pesan kita dapat tersampaikan
dengan cara yang bermakna bagi mereka maka kita harus memperhatikan audience yang sedang
menghadiri dan mendengarkan kita. Jadi kita harus menyesuaikan bahasa dan cara penyampaian
kita dengan tingkat pendidikan mereka, umur, status, gaya, dan masalah pribadi, dan professional
(pekerjaan) dari audience. Disini kita juga akan menghadapi bermacam-macam situasi yang
diharapkan bisa memberi kita dan kita bisa menerima umpan balik secara baik. Umpan balik disini
ada dua yaitu secara konstruktif (berfokus pada proses dan hasil komunikasi bukan pada orang yang
terlibat) dan secara destruktif (bagaimana kita menyampaikan kritik tanpa usaha untuk mendorong
kearah perbaikan). Disini yang biasanya menjadi masalah adalah yang secara destruktif. Contohnya
adalah ketika mengajukan proposal skripsi, supaya tidak membuat dosen pembimbing skripsi bingung
maka kita harus menyampaikannya secara benar. Agar dari destruktif menjadi konstruktif. Dari
proposal yang tidak bisa dimaknai menjadi bisa dimaknai. Dari ide-ide, framework, atau kerangka
pikiran saja menjadi penjelasan yang dapat dimengerti pembaca dan pihak manapun.

Strategi Penting Dalam Komunikasi

● Belajar berhubungan dengan audiens

● Meminimalkan gangguan

● Menerapkan pendekatan yang berpusat pada audiens

● Memperbaiki keterampilan komunikasi dasar

● Menggunakan umpan balik yang konstruktif

Penggunaan Teknologi Dalam Komunikasi Bisnis

Disini dunia bisnis itu sangat bergantung kepada teknologi untuk memperbaiki proses komunikasi
antara perusahaan dan para karyawan yang menggunakan teknologi. Sekarang semuanya serba
menggunakan teknologi. Disini diharapkan pengusaha, pihak perusahaan, dan karyawan itu dapat
menggunakan teknologi secara bijaksana supaya dapat berkomunikasi lebih efektif. Dengan demikian
akan lebih berhasil dalam bersaing. Yang harus dilakukan adalah:

● Menjaga teknologi dalam perspektif : teknologi adalah alat bantu komunikasi interpersonal.
Bukan alat untuk menggantikannya. Teknologi tidak dapat berpikir dan berkomunikasi untuk
kita, teknologi hanya sebagai alat dan kita yang menjalankan teknologi. Jadi jika kita tidak
mempunyai kemampuan yang penting maka teknologi tidak dapat menutupi kesenjangan
tersebut.

● Menggunakan peralatan teknologi secara produktif : teknologi dapat menghemat uang dan
waktu tetapi juga dapat menghabiskan uang jika kita tidak menggunakannya secara efektif.
Maka perusahaan membuat peraturan untuk pengguna teknologi yang disediakan perusahaan
itu hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan tidak boleh digunakan untuk kepentingan
pribadi.

● Sering berhubungan kembali dengan orang lain : jadi selain teknologi memberikan efisiensi dan
kecepatan secara komunikasi, teknologi terkadang bukan pilihan terbaik untuk setiap
komunikasi. Jadi komunikasi itu juga tetap harus dilakukan antar perusahaan dengan audience,
antar perusahaan dengan orang lain seperti supplier atau orang yang bekerja sama dengan
perusahaan.
Etika Dalam Berkomunikasi

Jadi disini kita harus membuat keputusan dalam berkomunikasi yang etis. Etika adalah prinsip prilaku
yang diterima yang diatur dalam masyarakat. Sehingga prinsip etika disini dengan cara membatasi
antara yang baik dan yang buruk. Tetapi di masyarakat tidak semua orang setuju tentang apa yang
membentuk perilaku etis. Misalkan dengan munculnya steal marketing atau pemasaran tipu-tipu.
Steal marketing adalah ketika konsumen tidak tau bahwa produk yang dipasarkan itu adalah produk
yang kurang bagus. Tetapi kalau produk yang di pemasaran itu produk unggulan. Informasi yang
disampaikan itu berbeda dengan kenyataan. Yang perlu kita lakukan adalah kita harus berhati-hati
(jangan menipu konsumen/audience) dan jangan melakukan hal –hal yang dapat merugikan
konsumen. Karena komunikasi harus beretika. Disini semua informasi relevan, yang benar menurut
akal sehat, dan tidak menipu dengan cara apapun. Karena kalau audience tertipu sekali maka
mereka tidak akan percaya lagi ke kita.

JANGAN LAKUKAN HAL DI BAWAH INI :

● Plagiat : ​mengcopy ciptaan orang lain, mencuri kata-kata orang lain, mencuri ide produk
kreativitas.

● Salah mengutip secara selektif : ​dengan sengaja menghilangkan komentar, merusak atau
tidak menyenangkan untuk gambaran yang lebih baik. Perusahaan tidak jujur.

● Salah memberikan angka : angka dapat dinaikan, diturunkan, dibesarkan, dikecilkan,

mengubah angka secara statistik, menghilangkan data numerik. Contohnya penggelapan uang
perusahaan.

● ​ embuat produk terlihat lebih besar atau mengubah skala grafik. Contoh
Mengubah visual : m
gambar dionline shop terkadang saat sampai ke konsumen produknya beda dari foto. Dan
tidak memenuhi harapan konsumen.

Komunikasi dan Legal

Selain pedoman etika, komunikasi bisnis juga terikat oleh aturan :

● Komunikasi untuk promosi

● Kontrak

● Properti intelektual

● Pelaporan keuangan

● Pencemaran nama baik

BAB 2

Memperbaiki kinerja anda dalam tim

Tim adalah unit yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berbagi misi yang sama dan bertanggung
jawab untuk bekerja mencapai tujuan umum mereka. Dalam perusahaan dapat membentuk tim formal
dan tim informal yang guna untuk memecahkan masalah. Tim formal adalah bagian dari organisasi.
Disini ada yang namanya tim pemecah masalah / problem solving dan gugus tugas / tasks force
disebut sebagai tim informal karena dibuat untuk menyelesaikan masalah-masalah spesifik dan
dibubarkan setelah tujuan tercapai. Tim seperti ini biasanya lintas fungsi atau anggotanya berisi antar
departemen didalam organisasi. Disini biasanya mengumpulkan orang-orang secara bersamaan dari
berbagai macam departemen yang tentu saja berbeda-beda keahlian dan tanggung jawabnya.
Komite adalah tim formal yang biasanya masa hidupnya lebih lama dan dapat menjadi bagian
permanen dari struktur organisasi. Komite selalu menjadi bagian dalam organisasi perusahaan.
Komite biasanya menangani tugas regular yang berulang-ulang yang selalu terjadi di dalam
organisasi. Contohnya adalah perusahaan membuat komite eksekutif dimana stiap bulan rapat untuk
mengubah strategi penjualan.

1. Kelebihan dan kelemahan tim

Ketika tim sukses maka tim akan meningkatkan produktivitas, kreativitas, keikutsertaan
karyawan, dan keamanan kerja. Sehingga tim sering menjadi inti manajemen partisipasi.
Manajemen partisipasi itu adalah keikutsertaan karyawan dalam pembuatan keputusan
perusahaan. Jadi tim akan selalu ada.

➔ ​ ​Kelebihan
● Informasi dan pengetahuan yang meningkat, jadi dengan menyatukan sumber daya
dari berbagai individu, maka tim ini dapat memberikan berbagai informasi yang
dapat membantu dalam pengambilan keputusan.
● Keragaman pandangan yang meningkat, anggota tim biasanya disini akan
memberikan berbagai perspektif dalam pengambilan keputusan.
● Penerimaan atas solusi yang meningkat, biasanya disini yang ikut akan selalu
berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, mendukung keputusan, dan akan
mendorong orang lain untuk menerima solusi tersebut.
● Tingkat kinerja yang lebih tinggi, karena dari dalam diri pekerja itu pasti akan turut
berbagi rasa untuk mencapai tujuan bersama sehingga tim yg efektif itu dapat
memberikan hasil yang lebih baik daripada bekerja secara individu.
➔ ​Kelemahan

Tim mempunyai potensi kelemahan sehingga tim menjadi tidak produktif, membuat frustasi
terutama anggota dan pembentuk tim. Maka tim harus bekerja untuk mengatasi kelemahan.

● Adanya group think / pemikiran kelompok, dengan adanya groupthink maka anggota
menghargai harmoni dan keselarasan tim tersebut, kemudian mengsampingkan opini
sendiri dan setuju dengan pemikiran orang lain. Jadi mereka tidak focus atas masalah
utama nya dan berpikir sederhana atas solusi masalah tersebut tetapi itu membuat
mereka tidak memikirkan risiko apa kedepannya.
● Adanya agenda tersembunyi, ini adalah motif penghalang produktivitas yaitu keinginan
untuk mengendalikan kelompok.
● Free riders, numpang nama gitu. Jadi kayak tidak ada kontribusi tapi dibilang punya.
contoh kerkel yang kerja 2 orang dan 3 orang lainnya hanya numpang nama.
● Cost, biasanya tinggi biaya koordinasi kelompok. Biasa biaya tinggi karena setiap
anggota tim harus menyesuaikan jadwal anggota atau divisi untuk diikuti secara
bersama sama dalam rapat, menentukan hari, jadwal, dan tempat.

2. Karakteristik tim yang efektif

Agar menjadi kolaborator yang efektif dalam aturan tim, maka kita dan kolega harus
mengenal setiap individu yang membawa aset, pengetahuan, dan kemampuan lain yang
berharga untuk tim. Tim yang efektif biasanya akan memiliki tujuan yang jelas dan saling
berbagi tujuan yang sama kemudian harus bisa mengadakan komunikasi yang terbuka dan
jujur. Hal ini penting untuk mencapai keputusan dengan konsensus yang berpikir secara
kreatif yang menghasilkan ide-ide yang baik dan tau cara menyelesaikan konflik. Sebaliknya
tim kerja yang tidak sukses itu hanya akan menghabiskan waktu dan uang. Kualitas kerja
yang dihasilkan juga tidak baik dan rendah. Akan timbul rasa tidak percaya antar rekan kerja,
saling curiga, dan tidak percaya akan kemampuan orang lain.

3. Komunikasi tim

Kolaborasi laporan, situs web, presentasi, dan proyek komunikasi akan memberikan
kesempatan bagi tim untuk menciptakan komunikasi tim yang baik. Dalam usaha kolaborasi
harus diingat jika latar belakang anggota tim yang berbeda sehingga memiliki kebiasaan yang
berbeda. Latar belakang yang berbeda itu bisa dari usia, strata pendidikan, dan bahasa
sehingga disini harus diberikan panduan agar kolaborasi dapat berhasil.
Panduan penulisan kolaborasi

● Pilih para kolaborasi secara hati hati : k​ olaborator yang dapat dipercaya dan dapat bekerja
sama dengan baik
● Sepakati tujuan proyek sebelum memulai : ​membuat semacam surat perjanjian. Karena ada
tim yang berkelanjutan dan ada tim yang ketika sudah mencapai tujuan dan sukses maka tim
akan dibubarkan.
● Beri tim anda waktu untuk saling mengenal sebelum terlibat semakin jauh
● Klarifikasi tanggung jawab individu
● Pastikan alat dan teknik siap dipakai ​dan bisa disesuaikan dengan tim yang bekerja di lokasi
lain karena yang namanya kerja tim itu ga harus satu organisasi dan bisa bekerja sama
dengan organisasi lain dan keberadaan di tempat lain.

Tujuh Langkah Dapat Membantu Anggota Tim Berhasil Menyelesaikan Konflik:

1. Perilaku proaktif​. Menangani konflik kecil sebelum menjadi konflik besar. Di pengaturan tim,
konflik antara dua orang dapat menyebar jika tidak ditangani lebih awal.
​ uat mereka yang terlibat langsung dalam konflik untuk berpartisipasi dalam
2. Komunikasi. B
menyelesaikannya. Para peserta ini harus memilih kata-kata dan gerakan nonverbal mereka
dengan hati-hati untuk menjaga fokus pada masalah yang dihadapi dan untuk menghindari
lebih lanjut meradang situasi yang sudah tidak nyaman.
3. Keterbukaan. ​Keluarkan perasaan di tempat terbuka sebelum berurusan dengan masalah
utama​.
4. Penelitian. ​Cari alasan faktual untuk masalah sebelum mencari solusi.
5. Fleksibilitas. J​ angan biarkan siapapun mengunci posisi sebelum mempertimbangkan solusi
lain.
6. Bermain adil. ​Bersikeras hasil yang adil; jangan biarkan siapapun menghindari solusi yang adil
dengan bersembunyi di balik aturan.
​ apatkan lawan untuk bertarung bersama melawan "kekuatan luar" alih-alih melawan
7. Aliansi. D
satu sama lain.

Membuat rapat lebih produktif

Rapat adalah tempat komunikasi utama dalam dunia bisnis saat ini. Rapat yang diselenggarakan
dengan baik itu dapat membantu dalam memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan
mengidentifikasi peluang. Sebagian besar komunikasi yang terjadi dalam tempat kerja itu terjadi di
rapat. Oleh karena itu kita dituntut untuk berkontribusi kepada perusahaan dan dapat dikenali
tergantung keahlian anda dalam berpartisipasi dalam rapat tersebut. Karena terkadang dalam rapat
itu ada orang yang ingin merasa pintar, ingin menonjol, dan ada yang tidak aktif karena yang lain
sudah aktif. Untuk melaksanakan rapat lebih baik dan efektif maka harus menjalankan hal-hal ini :

● Menyiapkan rapat. ​Rapat disediakan karena rapat dibutuhkan dan biasanya untuk berpikir
tujuan secara spesifik. Jadi yang harus disiapkan

1. Mengidentifikasi tujuan rapat yang jelas dan dapat dikomunikasikan dengan jelas
kepada partisipan yang diundang dalam rapat.
2. Pilih partisipan yang dibutuhkan untuk mengikuti rapat karena mereka yang akan
memberikan kontribusi dalam pembuatan keputusan hasil rapat.
3. Memilih waktu dan fasilitas. Waktu yang dapat diikuti oleh semua audience dan fasilitas
itu seperti tempat rapat yang baik dan kondisi yang memadai untuk melaksanakan rapat.
4. Menyusun agenda atas apa saja yang akan dikerjakan dalam rapat ini untuk mencapai
tujuan, isu apa yang penting untuk para partisipan, dan informasi apa saja yang tersedia
untuk dibahas.

● Memimpin dan berpartisipasi dalam rapat.

1. Jaga agar rapat tetap berada di jalurnya. Jadi dijaga agar sesuai dengan konteks yang
sedang dibahas.
2. Ikuti aturan yang telah disepakati.
3. Dorong partisipasi audience. Mendorong partisipan yang tidak aktif untuk mengeluarkan
pendapat dan memberhentikan partisipan yang terlalu banyak berbicara dengan
menyatakan waktu terbatas.
4. Berpartisipasi lah secara aktif. Jadi berbicaralah jika memiliki sesuatu yang akan
bermanfaat tetapi jangan memonopoli diskusi.
5. Tutuplah rapat dengan efektif. Pastikan semua tujuan rapat tercapai dan buat
rangkuman hasil rapat dan pastikan semua partisipan menyetujui hasil rapat.

● Menggunakan teknologi rapat.

Dengan majunya teknologi itu membuat adanya team virtual dimana anggota berlokasi di
tempat yang berbeda dan dapat berinteraksi menggunakan elektronik. Disebut juga dengan
rapat virtual dengan menggunakan zoom atau email.

Memperbaiki keterampilan mendengarkan anda

Pentingnya mendengar pada saat rapat agar mengetahui hal-hal apa saja yang sedang disampaikan.
Mendengar secara efektif dapat memperkuat hubungan organisasi, meningkatkan pengiriman produk.
Menyiapkan organisasi dalam peluang inovasi, memungkinkan organisasi mengelola keragaman
angkatan kerja, dan pelanggan yang dilayani dalam perusahaan.
 ● Mengenali berbagai tipe mendengarkan.

1. Mendengarkan isi / konten listening yaitu dengan memahami dan menguasai pesan
dari pembicara.
2. Mendengarkan dengan kritis / critical listening yaitu memahami dan mengevaluasi
arti pesan pembicara pada beberapa tingkat. Secara logika, argumen, bukti-bukti
yang kuat, dan kesimpulan yang valid.
3. Mendengarkan dengan empati / emphatic listening adalah memahami perasaan,
keinginan, dan kebutuhan pembicara sehingga kita dapat menghargai sudut
pandangnya terlepas kita memiliki perspektif yang sama atau tidak.

● Memahami proses mendengarkan.

Agar dapat mendengarkan secara efektif maka harus melakukan 5 langkah yang berbeda
dengan baik yaitu menerima, menafsirkan, mengingat, mengevaluasi, dan merespon.

● Mengatasi penghalang mendengarkan secara efektif

Penerimaan fisik, ruangan konferensi, penerimaan huruf pada seluler, menginterupsi

pembicaraan. Jadi menyiapkan segalanya dengan baik sehingga tidak ada penghalang
saat mendengarkan pesan yang diberikan.

Memperbaiki keterampilan non verbal

Proses komunikasi non verbal adalah proses mengirimkan dan menerima informasi secara
interpersonal. Jadi komunikasi antara 2 orang atau lebih baik disengaja atau tidak sengaja. Tanpa
menggunakan bahasa yang tertulis atau mungkin lisan. Peran penting sinyal non verbal dalam
komunikasi :

● Melengkapi bahasa verbal. Artinya sinyal non verbal dapat memperkuat atau memperlemah
pesan verbal. Atau dapat mengubah kata-kata secara keseluruhan.
● Sinyal non verbal. Biasanya mengungkapkan kebenaran. Disini ada isyarat-isyarat non
verbal itu dapat membantu kita dalam memastikan kejujuran atas informasi yang diucapkan
audience atau oleh orang lain. Seperti cara orang itu menyampaikan pesan apakah
terbata-bata atau salah menyampaikan pesan, gestur tubuhnya, mimik mukanya, dan
ekspresi mukanya itu terlihat apakah orang itu jujur atau tidak.
BAB 3

Berkomunikasi di Dunia dengan Keragaman

1. Memahami peluang dan tantangan komunikasi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses mengirimkan dan menerima pesan antar orang yang
latar belakang budayanya itu dapat membuat kita atau mereka itu mengartikan tanda-tanda itu
secara verbal dan non-verbal. Karena disini dalam mengirim dan menerima pesan antar orang
lain dengan negara yang berbeda pasti budayanya akan berbeda juga. Disini kita dapat
mengirimkan secara verbal yaitu secara tertulis, lisan, atau oral. Kalau non-verbal itu dapat
berupa gerakan, penampilan, atau ekspresi wajah kita. Karena setiap mengirim dan menerima
pesan itu dipengaruhi oleh budaya yang berbeda maka komunikasi dapat sukses kalau kita
dapat memahami budaya orang lain. Dalam memahami budaya orang lain itu ada 3 :

● Peluang di pasar global.

Batas alami dan nasional itu tidak lagi menjadi hambatan dan bisa kita lalui. Asal kita
dapat mengerti bahasa yang digunakan oleh orang lain tersebut. Di pasar domestik
terbuka, semua perusahaan dari segala ukuran itu dapat mencari peluang – peluang
pertumbuhan baru di luar negara mereka. Contoh mobil ford diproduksi sesuai dengan
culture negara tujuan.

● ​ .
Keunggulan angkatan kerja yg multibudaya

Pemimpin bisnis yang cerdas biasanya akan mengenali keunggulan bersaing dari
angkatan kerja beragam karena karyawan yang bekerja itu pasti akan dari negara yang
berbeda, bahasa, kewarganegaraan, agama yang berbeda. Biasanya perusahaan dengan
karyawan yang beragam itu lebih unggul daripada perusahaan yang memiliki karyawan
dari 1 negara saja. Angkatan kerja yang beragam ​memiliki keunggulan yaitu dapat
memberikan rentan titik pandang dan ide-ide yang lebih luas, ide-ide yang lebih bagus,
dan ide akan selalu kreatif. Lalu juga dapat membantu perusahaan memahami dan
mengidentifikasi pasar-pasar yang beragam. Yang terakhir itu memungkinkan perusahaan
dapat mengumpulkan orang-orang yang berbakat seluas mungkin karena di dalam
perusahaan ada berbagai macam budaya yang berbeda-beda.

● Tantangan komunikasi antar budaya.

Keragaman budaya akan mempengaruhi cara pesan bisnis. Terutama pesan bisnis yang
disusun, direncanakan, dikirim, diterima, dan diinterpretasikan di tempat kerja.
 Semangkin meningkat keragaman angkatan kerja makanya biasanya akan semakin luas
keterampilan, tradisi, latar belakang, pengalaman, dan wawasan di tempat kerja.

2. Meningkatkan sensitivitas lintas budaya

Karena kita dilahirkan dan dibesarkan di suatu negara atau daerah tertentu maka disini kita
pasti akan mengerti betapa besarnya budaya mempengaruhi hidup kita seperti cara kita
berkomunikasi, gerakan isyarat, cara bekerja, dll. Hal-hal itu akan dipengaruhi oleh budaya
dimana tempat kita tinggal, tumbuh, dan dilahirkan.

● Memahami konsep budaya

yang termasuk budaya bisa berupa simbol, kepercayaan, sikap nilai, harapan, dan norma
perilaku. Jadi latar belakang budaya akan mempengaruhi cara kita memprioritaskan hal
penting dalam hidup kita dan membantu kita untuk bersikap pantas dalam situasi
tertentu.

● Mengatasi etnosentrisme dan stereotyping

Etnosentrisme adalah kecenderungan untuk menilai semua kelompok lain menurut

standar, perilaku, dan kebiasaan kelompoknya sendiri. Disini biasanya orang akan
membandingkan kelompoknya dengan kelompok lain. Apabila kelompok lebih unggul,
maka kelompok etnosentris ini akan merasa superior. Buruknya adalah karena dianggap
superior maka kelompok lain itu dibawah mereka. Dari sikap ini biasanya ada reaksi yang
berlebihan / ekstrim yaitu xenophobia. Xenophobia adalah rasa ketakutan yang timbul
karena ada orang lain seperti orang yang tidak dikenal, orang dari negara yang berbeda,
cenderung memiliki sikap yang tidak percaya dan meragukan kapabilitas orang lain.
Sehingga bagi para pebisnis, ini dapat menghambat pesan yang sukses. Pesan yang
sukses akan mempengaruhi kinerja karena pebisnis tidak bisa menginterpretasikan
pesan dari budaya yang lain dengan benar. Untuk menunjukan rasa hormat atau
menghilangkan sifat xenophobia ini dengan orang lain, maka perlu dilakukan dengan
cara yang lebih positif yaitu dengan pluralisme budaya (menerima kebudayaan orang lain
apa adanya). Untuk menghindari sikap negatif etnosentrisme itu dengan cara
menghindari membuat asumsi, tidak menghakimi orang lain apabila ada kesalahan dari
kelompok lain, kita harus mengakui adanya perbedaan. Stereotype adalah memberikan
atribut yang digeneralisasi ke individu tertentu atas dasar keanggotaannya pada
kelompok tertentu. Etnosentrisme dan xenophobia akan mewakili pandangan negatif
tentang semua orang dalam kelompok tertentu. Inilah yang disebut stereotip karena
orang lain dianggap tidak memiliki kemampuan yang baik seperti yang dimiliki oleh
kelompok nya sendiri.
 ● Mengenali variasi di dunia yang beragam

Perbedaan budaya itu dapat membuat kesalahan komunikasi di tempat kerja apalagi
kalau kita tidak memahami perbedaan budaya tersebut. Semakin besar perbedaan lintas
budaya maka akan semakin besar kemungkinan peluang terjadi kesalahpahaman.
Contoh merek dagang, kalau mau pake suatu kata harus tau itu dari bahasa apa, kalau
asal-asalan takutnya di dalam bahasa negara lain itu makna katanya menyinggung /
buruk. Mungkin juga kesalahpahaman dalam perilaku antara manajer dan karyawan.
Contohnya itu saat pameran internasional, suatu toko membagikan topi berwarna hijau
sebagai alat promosi tetapi tidak semua negara menyukai pembagian topi berwarna hijau
tersebut karena menurut orang china warna hijau itu symbol ketidaksetiaan.

Mengenali Variasi Perbedaan

Disini kita dapat mempelajari budaya orang lain dengan mengenali 8 jenis perbedaan budaya:

● ​ etiap usaha komunikasi ini terjadi di dalam konteks budaya.

Perbedaan Kontekstual. S
Konteks budaya itu sendiri adalah pola mengenai isyarat fisik, stimuli lingkungan
(rangsangan dari lingkungan), dan pemahaman implisit yang menyampaikan arti diantara
anggota yang berbudaya sama. Contohnya adalah perusahaan dengan budaya
berkonteks rendah itu menyukai informasi yang berlatar belakang secara detail, rapat
yang terstruktur dan ada jadwalnya terencana. Perusahaan ini juga menghargai
persetujuan tertulis dan menginterpretasikan hukum secara ketat dan disiplin terhadap
hukum. Kalo perusahaan dengan tingkat budaya berkonteks tinggi itu karyawan tidak
ingin informasi secara detail karena sudah menghafalnya lalu rapat biasanya dadakan.
Perusahaan ini juga melihat hukum secara flexible.

● Perbedaan Hukum dan Etika. Disini konteks budaya juga akan mempengaruhi perilaku
hukum dan etika. 4 penerapan dasar prinsip-prinsip yang dapat kita terapkan agar pesan
tetap etis:

1. Aktif mencari landasan bersama. Untuk memungkinkan pertukaran informasi yang

didapatkan paling jelas kedua pihak harus fleksibel. Tidak berkeras bahwa interaksi
dilakukan secara ketat dalam satu budaya dan yang lain.
2. Mengirim dan menerima pesan tanpa penilaian. Biasanya untuk memberikan
informasi secara bebas. Kedua belah pihak harus mengakui bahwa nilai berbeda
dari satu budaya dengan budaya lainnya. Dan harus percaya satu dengan yang lain.
3. Mengirimkan pesan harus jujur. Ini untuk memastikan agar informasi tersebut benar.
Jadi kedua belah pihak harus melihat hal-hal sebagaimana adanya. Kedua belah
pihak juga harus sepenuhnya menyadari bias pribadi dan budaya mereka.
 4. Menunjukan rasa hormat untuk perbedaan budaya. Jadi kita harus saling
menghargai.

● Perbedaan Sosial. ​Aturan formal dan informal mempengaruhi perilaku seorang dalam suatu
masyarakat sebagian besar waktu. Norma sosial dapat bervariasi dari satu budaya ke budaya
lainnya, yaitu :

1. Sikap terhadap pekerjaan dan kesuksesan.

2. Peran dan status. Budaya mempengaruhi peran yang dimainkan seseorang serta
budaya juga menentukan bagaimana seseorang menunjukan rasa hormat dengan
menandakan peringkat.
3. Penggunaan sopan santun.
4. Konsep waktu. Seseorang dalam budaya konteks rendah memandang waktu sebagai
cara untuk merencanakan juga melakukan pekerjaan dan meihat waktu sebagai
sumber daya yang terbatas.
5. Orientasi masa depan. Beberapa masyarakat mendorong pandangan jangka panjang
- menekan - perencanaan dan investasi dengan berkorban dalam jangka pendek
untuk janji hasil yang lebih baik di masa depan
6. Keterbukaan. Di tingkat nasional dan juga dalam kelompok yang lebih kecil, budaya
berbeda-beda tentang seberapa terbuka mereka menerima orang dari budaya lain
dan orang-orang yang tidak serta-merta memenuhi norma yang berlaku dalam
budaya tersebut
7. Penggunaan teknologi komunikasi. Jangan berasumsi bahwa kolega dan pelanggan
di seluruh dunia akan menggunakan alat komunikasi yang sama dengan kita.

● ​ etika memiliki kesempatan untuk berinteraksi dengan seseorang

Perbedaan Non Verbal K
yang berbeda budaya, saran terbaik adalah mempelajari budaya terlebih dahulu dan
kemudian mengamati cara seseorang perilaku dalam bidang – bidang berikut:

1. Salam.
2. Ruang pribadi.
3. Menyentuh.
4. Ekspresi wajah.
5. Kontak mata.
6. Postur tubuh.
7. Formalitas.

● ​ ekerja yang lebih tua dapat memberikan pengalaman yang lebih luas,
Perbedaan Umur. P
manfaat dari hubungan bisnis yang penting selama bertahun-tahun, dan “kecerdasan praktis”
tingkat tinggi — kemampuan untuk memecahkan masalah yang kompleks dan tidak
terdefinisi dengan baik. Menghargai usia dan senioritas, umur panjang menghasilkan rasa
 hormat dan meningkatkan kekuatan dan kebebasan. Generasi ganda dalam suatu budaya
menghadirkan dimensi keragaman yang lain. Tempat kerja saat ini dapat memiliki tiga,
empat, atau bahkan lima generasi yang bekerja berdampingan. Masing-masing telah
dibentuk oleh peristiwa dunia yang berbeda secara dramatis, tren sosial, dan kemajuan
teknologi, sehingga tidak mengherankan bahwa mereka sering memiliki nilai, harapan, dan
kebiasaan komunikasi yang berbeda.

● Perbedaan Gender

Gender mempengaruhi komunikasi di tempat kerja. Persepsi tentang peran gender di dalam
bisnis bervariasi dari budaya ke budaya, dari diskriminasi terbuka hingga bahkan tak disadari.
Ketidak seimbangan ini dapat secara signifikan mempengaruhi komunikasi di bidang-bidang
seperti mentoring, yang merupakan peluang pengembangan vital bagi manajer menengah ke
bawah yang ingin pindah ke posisi senior.

● Perbedaan Agama

Agama membawa potensi kontroversi dan konflik di lingkungan kerja. Banyak karyawan yang
percaya bahwa mereka harus dapat mengikuti dan mengekspresikan prinsip iman ditempat
kerja. Tapi perusahaan mungkin perlu mengakomodasi perilaku karyawan yang dapat saling
bertentangan dan dengan tuntutan operasi bisnis.

● Perbedaan Kemampuan

Kolega dan pelanggan penyandang cacat mempengaruhi komunikasi mewakili aspek penting
dari gambaran keragaman. Orang-orang yang pendengaran, penglihatan, kemampuan
kognitif, atau mungkin kemampuan fisiknya mengoperasikan perangkat elektronik terganggu
dapat berada pada kerugian yang signifikan di tempat kerja saat ini. Pengusaha juga dapat
berinvestasi dalam berbagai teknologi bantuan yang membantu penyandang cacat
melakukan kegiatan yang mungkin sulit atau tak mungkin dilakukan. Teknologi ini mencakup
perangkat dan sistem yang membantu pekerja berkomunikasi secara lisan dan visual.

Peluang & Tantangan Komunikasi Lintas Budaya

● Peluang di pasar global.

● Keunggulan angkatan kerja yang multi budaya

● Tantangan komunikasi antar budaya

Memperbaiki Keterampilan Berkomunikasi Lintas Budaya

● ​ engan mengadaptasi usaha komunikasi secara efektif dengan

Mempelajari budaya lain. D
budaya/negara lain. Mempelajari pengetahuan tentang budaya orang lain, kemampuan, dan
memotivasi untuk mengubah kebiasaan pribadi.

● Mempelajari bahasa lain. Biasa bahasa yang sering digunakan adalah bahasa inggris dalam
bisnis internasional.

● Menghargai preferensi gaya komunikasi. Gaya komunikasi termasuk sikap, derajat formalitas,
preferensi komunikasi tertulis maupun tidak tertulis. Orang barat menyukai gaya komunikasi
yang terbuka, transparan, dan langsung.

● Menulis dan berbicara dengan jelas. Ketika mengirimkan pesan tertulis, terutama kepada
pebisnis, sebaiknya mengikuti rekomendasi seperti menggunakan bahasa yang sederhana
dan jelas agar mudah dimengerti, singkat to the point aja, transisional yaitu membantu
pembaca mengerti alur berpikir kita, menggunakan korespondensi internasional ( kalau dalam
surat itu element alamat, surat pembuka, dan penutup ), mengutip angka dan tanggal itu
harus dilakukan secara hati-hati karena cara penulisan tanggal dan angka tiap negara
berbeda-beda. Contoh indo 16/07/2020 (16 juli 2020) kalau korea 200716 (16 juli 2020),
ragam bahasa yang tidak resmi dan tidak baku dan bersifat musiman dan biasanya
digunakan oleh kelompok tertentu, hindari humor yang berlebihan dan referensi lain ke
budaya yang lebih populer karena humor/lelucon yang disampaikan belum tentu dapat
diterima oleh pembaca.

● ​ ahasa sangat bervariasi dalam nada, kecepatan, dan

Mendengarkan dengan seksama. B
volume yang dapat menciptakan tantangan bagi orang yang mencoba menafsirkan makna
dari kata-kata itu sendiri serta keseluruhan pesan di dalam kata tersebut. Untuk memastikan
percakapan dapat berhasil antara pihak-pihak yang berbicara bahasa asli ataupun berbeda
atau bahkan variasi regional dari bahasa yang sama, pembicara dan para pendengar
sama-sama perlu membuat akomodasi. Pembicara harus menyesuaikan konten pesan
mereka dan gaya pengiriman pesan mereka untuk mengakomodasi kebutuhan pendengar
mereka dan keadaan percakapan. Agar lebih efektif dalam percakapan antarbudaya,
berbicaralah perlahan dan jelas, tetapi hindari berbicara dengan orang lain dengan
mengucapkan kata-kata yang terlalu banyak atau menyederhanakan kalimat. Jangan ulangi
sampai itu jelas diperlukan, karena segera mengulangi sesuatu yang baru saja dikatakan
menggandakan beban kerja terjemahan untuk pendengar. Saat percakapan berlangsung, cari
dan minta umpan balik untuk memastikan pesan masuk. Di akhir percakapan, periksa
kembali untuk memastikan kita dan pendengar menyetujui apa yang telah dikatakan dan
diputuskan. Sebagai pendengar, perlu latihan untuk merasakan pola vokal. Kuncinya adalah
 sekadar menerima apa yang dengar, tanpa langsung mengambil kesimpulan tentang makna
atau motivasi.

● Menggunakan interpreter, penerjemah dan software penerjemah. ​Penerjemah bisa

mendapatkan gaji yang cukup mahal, tetapi profesional yang terampil dapat memberikan
bantuan yang sangat berharga untuk berkomunikasi dalam konteks budaya lain. Mengikuti
perkembangan bahasa saat ini di negara atau budaya tertentu juga penting untuk
menghindari kesalahan yang memalukan. Beberapa perusahaan menggunakan terjemahan
balik untuk memastikan keakuratan. Terjemahan balik ini kemudian dibandingkan dengan
pesan asli untuk menemukan kesalahan atau juga perbedaan. Waktu dan biaya yang
diperlukan untuk terjemahan profesional mendorong pengembangan alat terjemahan
terkomputerisasi.

● ​ etiap orang dapat berkontribusi

Membantu orang lain beradaptasi dengan budaya anda. S
untuk berkomunikasi antar budaya agar mendapat kesuksesan. Apakah orang yang lebih
muda tak terbiasa dengan formalitas perusahaan besar atau kolega dari negara lain yang
sedang bekerja dalam tim bersama kita, carilah peluang untuk membantunya menyesuaikan
diri dan menyesuaikan gaya komunikasi mereka. Sebagian besar pelajar bahasa sangat
menghargai bantuan semacam ini, asalkan ditawarkan dengan cara yang sopan. Selain itu,
kemungkinannya adalah saat membantu, kita akan belajar sesuatu tentang budaya dan
bahasa orang lain juga. Kita juga dapat mengambil langkah-langkah untuk menyederhanakan
proses komunikasi.

BAB 4

Memahami proses penulisan 3 langkah

● Proses 3 langkah : merencanakan pesan bisnis, menulis pesan bisnis, menyelesaikan pesan
bisnis

1. Merencanakan pesan bisnis:

​ etapkan tujuan dan kembangkan profil audiens.

a. Analisis Situasi. T

b. Kumpulkan Informasi. ​Tentukan kebutuhan audiens dan dapatkan informasi yang

diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

c. Pilih Media dan Saluran. Identifikasi kombinasi terbaik untuk situasi, pesan, dan
pemirsa.

d. Atur Informasi. Tetapkan ide utama, batasi ruang lingkup pilih pendekatan langsung
atau tidak langsung, dan uraikan konten.
 2. Menulis pesan bisnis:

a. Beradaptasi dengan Audiens. Peka terhadap kebutuhan audiens dengan

menggunakan sikap "Anda", kesopanan, penekanan positif, dan bahasa yang tidak
bias. Bangun hubungan yang kuat dengan audiens dengan membangun kredibilitas
dan memproyeksikan citra pilihan perusahaan. Kontrol gaya kita dengan nada
percakapan, bahasa yang sederhana, dan suara yang sesuai.

b. Tulis Pesan. Pilih kata-kata yang kuat yang akan membantu kita membuat kalimat
yang efektif & paragraf yang koheren.

3. Menyelesaikan pesan bisnis:

​ engevaluasi konten dan meninjau keterbacaan, mengedit dan

a. Merevisi Pesan. M
menulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.

b. Hasilkan Pesan. Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang cocok
untuk penampilan yang bersih dan profesional.

c. Proofread the Message.​ Tinjau kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanisme.

d. Sebarkan Pesan. Kirim pesan menggunakan media yang dipilih; pastikan semua
dokumen dan semua file yang relevan dibagikan dengan sukses.

● Mengoptimalkan waktu menulis anda

Semakin banyak menggunakan tiga langkah proses menulis, maka semakin intuitif dan
otomatis prosesnya. Mulailah dengan mencari tahu berapa banyak waktu yang dimiliki.
Kemudian sebagai aturan umum, sisihkan kira-kira 50 persen dari waktu itu untuk
perencanaan, 25 persen untuk menulis, dan 25 persen untuk penyelesaian. Menyisihkan
paruh waktu untuk perencanaan mungkin tampak berlebihan, tapi perencanaan yang cermat
dapat menghemat waktu secara keseluruhan dengan memfokuskan tulisan dan mengurangi
kebutuhan untuk pengerjaan ulang. Waktu yang diperlukan untuk menghasilkan dan
mendistribusikan pesan juga dapat sangat bervariasi, tergantung pada media, ukuran
audiens, dan faktor-faktor lainnya.

● Membuat perencanaan yang efektif

Melewatkan atau menyepelekan tahap perencanaan sering menciptakan pekerjaan

tambahan dan tekanan di kemudian hari dalam proses. ​Pertama, perencanaan yang matang
diperlukan untuk memastikan kita memberi informasi yang tepat dalam format yang tepat
pada orang yang tepat. Maka, luangkan waktu untuk memahami anggota audiens dan
kebutuhan mereka bisa membantu menemukan dan mengumpulkan fakta-fakta yang mereka
 cari dan menyampaikan informasi itu dengan cara ringkas dan menarik. ​Kedua, dengan
perencanaan yang cermat, tahap penulisan lebih cepat, lebih mudah, dan jauh lebih sedikit
stres. ​Ketiga, perencanaan dapat menyelamatkan kita dari kesalahan memalukan yang
dapat merugikan perusahaan atau karier.

Menganalisis situasi anda

● Mendefinisikan tujuan anda

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum yaitu: untuk memberi informasi, membujuk,
atau berkolaborasi dengan audiens. Tujuan ini membantu menentukan pendekatan
keseluruhan yang perlu diambil, mulai dari mengumpulkan informasi hingga mengatur pesan.
Dalam lingkup tujuan umumnya, setiap pesan juga memiliki tujuan khusus, yang
mengidentifikasi apa yang ingin kita capai dengan pesan kita dan apa yang harus dilakukan
atau dipikirkan audiens setelah menerima pesan itu. Nyatakan tujuan spesifik setepat
mungkin, dan hingga mengidentifikasi audiens mana yang harus merespons, bagaimana
mereka harus merespons, dan kapan.

Setelah menentukan tujuan spesifik, luangkan waktu sejenak untuk pemeriksaan realitas. Uji
tujuan itu dengan mengajukan empat pertanyaan berikut:

➔ Akankah ada yang berubah sebagai hasil dari pesan kita? Jangan berkontribusi
terhadap informasi yang berlebihan dengan mengirim pesan yang tidak akan
mengubah apa pun.
➔ Apakah tujuan kita realistis? Mengakui apakah suatu tujuan itu realistis atau tidak
adalah bagian penting dari memiliki naluri bisnis yang baik.
➔ Apakah waktunya tepat? ​Orang-orang yang sibuk atau terganggu ketika mereka
menerima pesan kita cenderung memperhatikannya.
➔ Apakah tujuan kita dapat diterima oleh organisasi? Tujuan dan kebijakan bisnis
perusahaan, dan bahkan hukum yang berlaku untuk industri khusus kita, dapat
menentukan apakah tujuan tertentu dapat diterima.

● Menyusun profil audiens

Semakin kita tahu tentang anggota audiens, kebutuhan, dan harapan mereka, semakin
efektiflah kita dapat berkomunikasi dengan mereka. Ikuti langkah-langkah ini untuk
melakukan analisis audiens yang menyeluruh:

➔ Identifikasi audiens utama kita. Untuk beberapa pesan, anggota audiens tertentu
mungkin lebih penting daripada yang lain. Jangan abaikan kebutuhan anggota yang
 kurang berpengaruh, tetapi pastikan kita mengatasi masalah para pembuat
keputusan utama.
➔ Tentukan ukuran audiens dan distribusi geografis. ​Sebuah pesan membutuhkan
pendekatan yang berbeda, berkaitan dengan ukuran dan distribusi geografisnya.
➔ Tentukan komposisi audien Cari persamaan & perbedaan dalam budaya, bahasa,
usia, pendidikan, pangkat dan status organisasi, sikap, pengalaman, motivasi, bias,
kepercayaan, dan faktor lain yang mungkin memengaruhi keberhasilan pesan.
➔ Ukur tingkat pemahaman anggota audiens. Jika anggota audiens berbagi latar
belakang umum, mereka mungkin akan memahami materi tanpa kesulitan. Jika tidak,
pesan akan membutuhkan elemen pendidikan untuk membantu orang
memahaminya.
➔ Memahami harapan dan preferensi audiens. Secara umum, untuk komunikasi
internal, semakin tinggi organisasi pesan kita, semakin sedikit detail yang ingin dilihat
orang.
➔ Prakiraan kemungkinan reaksi audiens. Reaksi audiens potensial mengaruhi
pesan organisasi. Jika kita mengharapkan respons yang baik kita dapat menyatakan
kesimpulan dan rekomendasi dimuka dan menawarkan bukti pendukung minimal.
Jika mengharapkan skeptisisme kita dapat memperkenalkan kesimpulan secara
bertahap dan berikan lebih banyak bukti.

Mengumpulkan informasi

● Mengumpulkan persiapan informasi

Ketika memiliki gambaran yang jelas tentang audiens, langkah selanjutnya yaitu
mengumpulkan informasi untuk dimasukkan ke dalam pesan. Untuk pesan sederhana,
mungkin sudah memiliki semua informasi yang ada, tetapi untuk pesan yang lebih kompleks,
kita mungkin perlu melakukan penelitian yang cukup dan analisis sebelum siap untuk mulai
menulis

● Mengungkap kebutuhan audiens

Dalam banyak situasi, kebutuhan informasi audiens akan jelas atau pembaca bisa memberi
tahu apa yang mereka butuhkan. Namun, dalam situasi lain, orang mungkin tak dapat
mengartikulasikan apa yang mereka inginkan. Jika seseorang membuat permintaan yang
tidak jelas atau luas, ajukan pertanyaan untuk mempersempit fokus. Mengajukan satu atau
dua pertanyaan sering kali memaksa orang tersebut untuk memikirkan permintaan itu dan
mendefinisikan dengan lebih tepat apa yang diperlukan. Selain itu, memikirkan kebutuhan
informasi yang relevan yang mungkin tak diungkapkan oleh audiens. Maka gunakan penilaian
namun dalam beberapa situasi kita hanya perlu memberikan apa yang diharapkan oleh
audiens dan tidak lebih.
 ● Menyediakan informasi yang dibutuhkan

Langkah selanjutnya adalah memuaskan kebutuhan itu sepenuhnya. Salah satu cara yang
baik untuk menguji ketelitian pesan adalah dengan menggunakan pendekatan jurnalistik:
melihat apa pesan dapat menjawab siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana.
Dengan metode ini, kita dapat dengan cepat memberi tahu apakah suatu pesan gagal
terkirim.

● Pastikan informasi tsb akurat

Kualitas informasi yang kita beri sama pentingnya dengan kuantitas. Informasi yang tidak
akurat dalam pesan bisnis dapat menyebabkan sejumlah masalah, dari rasa malu dan
kehilangan produktivitas hingga masalah keselamatan dan hukum yang serius. Penyebabnya
bisa juga terjadi kehilangan kepercayaan dari audiens. Hal ini dapat diminimalkan dengan
memeriksa ulang setiap informasi yang telah kita kumpulkan. Jika berkonsultasi dengan
sumber di luar organisasi, pastikan apakah informasi terkini dan dapat diandalkan. Pastikan
meninjau perhitungan matematika atau keuangan apapun. Periksa semua tanggal dan jadwal
dan periksa asumsi dan kesimpulan sendiri untuk memastikan validitasnya.

● Pastikan informasi tsb etis

Pesan juga bisa menjadi tidak etis jika informasi penting dihilangkan. Alasan mengapa
informasi tersebut harus etis adalah mengenai kepercayaan audiens dan menghindari
masalah hukum. Jika suatu informasi tidak etis, kemungkinan besar akan terjadi audiensi
yang menyesatkan maka lebih baik untuk menghindarinya dengan menyampaikan atau
menawarkan sebanyak mungkin informasi.

● Pastikan informasi tsb berhubungan

Saat mengumpulkan informasi, ingatlah bahwa beberapa poin akan lebih penting bagi
audiens daripada yang lain. Prioritaskan informasi yang bersangkutan daripada tidak
menyaring informasi dan langsung memasukkannya dalam pesan dapat berakibat fatal.
Dengan tidak menyaring informasi hal yang dapat terjadi adalah kebingungan dari audiens
dan juga salah persepsi atas isi pesan sebab informasi di dalamnya tidaklah berkaitan.
Namun jika informasi tersebut berkaitan, akan memudahkan bagi audiens untuk
memahaminya.

Menyeleksi media yang tepat

● Media lisan

I. Oral Mediun, In-Person Channel

The oral media, in-person combo melibatkan berbicara dengan orang-orang yang
berada di lokasi yang sama, seperti percakapan satu lawan satu disaat makan siang
atau pidato atau presentasi yang lebih formal. Berada dalam ruang fisik yang sama
adalah perbedaan utama karena memungkinkan nuansa komunikasi nonverbal lebih
dari kombo media atau saluran lainnya In-person communication berguna
mendorong orang untuk bertanya, berkomentar, dan bekerja bersama untuk
mencapai konsensus atau keputusan. Interaksi tatap muka sangat membantu dalam
 situasi yang kompleks dan bermuatan emosional di mana membangun atau membina
hubungan bisnis adalah penting.

II. Oral medium, Digital Channel

Media lisan melalui saluran digital mencakup transmisi suara melalui alat elektronik
baik secara langsung maupun direkam, termasuk panggilan telepon, podcast, dan
pesan voicemail. Percakapan telepon langsung menawarkan percakapan
memberi-dan-menerima secara langsung dan dapat menjadi alternatif terbaik untuk
berbicara secara langsung. Namun, tanpa komponen video, mereka tidak dapat
memberikan nuansa komunikasi nonverbal.

● Media tulisan

I. Written Medium, Print Channel

Dokumen tertulis, cetak adalah format klasik komunikasi bisnis. Memo adalah
dokumen cetak singkat yang secara tradisional dipakai saat pertukaran informasi
rutin sehari-hari dalam suatu organisasi. Surat adalah pesan tertulis singkat yang
dikirim ke pelanggan dan penerima lain di luar organisasi. Laporan dan proposal
biasanya lebih panjang dari memo dan surat, meskipun keduanya dapat dibuat dalam
format memo atau surat. Meskipun dokumen cetak masih merupakan format yang
bermanfaat, mereka telah digantikan oleh alternatif digital dalam banyak hal. Namun,
inilah beberapa situasi dimana kita harus mempertimbangkan pesan cetak dari
alternatif elektronik:

➔ Saat kita ingin membuat kesan formal – sebab kesan yang ditimbulkan lebih formal
dari digital
➔ Ketika kita secara hukum diminta untuk memberikan informasi dalam bentuk cetak
➔ Saat kita ingin menonjol dari banjir pesan elektronik – pesan digital dapat difilter
namun tidak begitu dengan pesan cetak yang otomatis akan dilihat saat diperiksa
➔ Saat kita membutuhkan catatan permanen, tidak dapat diubah, atau aman – karena
pada pesan digital suatu catatan yang diketik dapat dimanipulasi kembali oleh pihak
lain.

II. Written Medium, Digital Channel

Sebagian besar upaya komunikasi bisnis melibatkan pesan digital tertulis, dengan
segala sesuatu mulai tweet super pendek hingga konten situs web hingga laporan
panjang yang didistribusikan sebagai file format dokumen portabel (PDF). Media ini
dapat dipilih untuk mempermurah biaya dan juga pada segi kemudahan seperti dapat
dibuka dimana saja namun kekurangannya adalah dapat dirubah dengan mudah.

● Media visual

I. Visual Medium, Print Channel

Foto dan diagram dapat menjadi alat komunikasi yang efektif untuk menyampaikan
konten emosional, hubungan spasial, proses teknis, dan konten lain yang mungkin
sulit dijelaskan dengan menggunakan kata-kata saja.
 II. Visual Medium, Digital Channel

Pesan bisnis bisa menjadi hidup ketika disampaikan oleh media visual dalam saluran
digital. Infografis, diagram interaktif, animasi, video digital, memiliki potensi untuk
melibatkan audiens dengan cara yang tidak bisa dilakukan format lain, itulah
sebabnya penggunaan elemen visual dalam komunikasi bisnis terus berkembang.

Pesan bisnis tradisional terutama bergantung pada teks, dengan dukungan sesekali
dari grafik seperti chart, grafik, atau diagram untuk membantu mengilustrasikan poin
yang dibahas di dalam teks. Namun, banyak komunikator bisnis menemukan
kekuatan pesan dimana elemen visual dominan dan didukung oleh sejumlah kecil
teks. Visual efektif dalam mendeskripsikan ide dan proses yang kompleks karena
mereka dapat mengurangi pekerjaan yang diperlukan untuk audiens untuk
mengidentifikasi bagian-bagian dan hubungan yang membentuk keseluruhan. Selain
itu, dalam dunia bisnis multi bahasa, diagram, simbol, dan gambar lain dapat
menurunkan hambatan komunikasi dengan membutuhkan lebih sedikit pemrosesan
bahasa. Akhirnya, gambar visual bisa lebih mudah diingat daripada deskripsi atau
penjelasan yang murni tekstual.

● Media elektronik

I. The Unique Challenge of Communication on Mobile Devices

Perangkat seluler dapat digunakan untuk membuat dan mengkonsumsi hampir setiap
bentuk digital media lisan, tertulis dan visual. Berkat kombinasi portabilitas dan
fleksibilitas yang dimungkinkan oleh beragam aplikasi yang berfokus pada bisnis,
perangkat seluler telah menjadi alat utama dalam komunikasi bisnis. Pertimbangkan
masalah ini setiap kali pesan cenderung dilihat di perangkat seluler:

➔ Ukuran dan resolusi layar. Pembaca dapat memperbesar untuk membuat teks
dapat dibaca dan visual dapat dimengerti, tetapi ketidakmampuan untuk melihat
seluruh halaman dokumen atau visual sekaligus - khususnya pada layar ponsel -
dapat membatasi kemampuan pembaca untuk memahami maknanya sepenuhnya.
➔ Teknologi input. Bahkan untuk pengirim SMS yang berpengalaman, mengetik di
papan ketik ponsel bisa menjadi tantangan. Pengenalan suara adalah salah satu dari
cara mengatasi batasan keyboard, tetapi siapapun yang menggunakannya di area
publik atau di kantor berisiko berbagi konten pesan dan mengganggu siapa pun
dalam jarak dekat. Perangkat lunak pengenalan suara juga dapat membuat
kesalahan yang memerlukan pengeditan manual. Menggunakan stylus juga dapat
menjadi opsi untuk banyak perangkat, tetapi proses menjadi lambat dan melelahkan.
➔ Bandwidth, kecepatan, dan batasan konektivitas. Bahkan pengguna dengan
layanan bandwidth tinggi tidak selalu menikmati kecepatan transfer yang diiklankan
yang mereka bayar. Selain itu, pengguna seluler dapat kehilangan konektivitas saat
bepergian, melewati "titik mati" jaringan, atau selama jam atau acara
puncak-permintaan.
➔ Penggunaan data dan biaya operasional. Konsumsi data menjadi perhatian utama
bagi operator seluler dan pelanggan. Banyak pengguna ponsel tidak memiliki paket
penggunaan data tanpa batas dan harus mengelola konsumsi data dengan cermat
untuk menghindari biaya berlebih. Mengingat faktor-faktor ini, berhati-hatilah dalam
mengharapkan atau mengharuskan pengguna ponsel untuk mengkonsumsi banyak
video atau data lainnya- konten intensif.
Faktor-faktor yg harus dipertimbangkan ketika memilih media

● Kekayaan media

Kekayaan adalah kemampuan media untuk (1) menyampaikan pesannya melalui lebih dari
satu petunjuk informasi (visual, verbal, vokal), (2) memfasilitasi umpan balik, dan (3)
membangun fokus pribadi. Komunikasi tatap muka adalah media yang kaya karena
memberikan informasi baik secara verbal maupun nonverbal, memungkinkan umpan balik
langsung melalui respons verbal dan nonverbal, dan memiliki potensi untuk menjadi intim dan
pribadi, setidaknya dalam pengaturan satu-satu dan kelompok kecil. Sebaliknya, lean media
terbatas dalam satu atau lebih dari tiga aspek ini. Namun, mereka biasanya menyampaikan
informasi hanya melalui satu isyarat informasi (kata-kata), yang dapat menyebabkan salah
tafsir. Secara umum, gunakan media yang lebih kaya untuk kirim pesan yang tidak rutin atau
rumit, untuk menunjukan kehadiran kita di seluruh organisasi, untuk berkomunikasi dengan
karyawan, dan untuk mendapatkan komitmen karyawan terhadap tujuan perusahaan.
Gunakan media yang lebih ramping untuk mengirim pesan rutin atau untuk mentransfer
informasi yang tidak memerlukan penjelasan signifikan.

● Formalitas pesan

Pilihan media adalah sinyal nonverbal yang mempengaruhi gaya dan juga nada pesan.

● Keterbatasan media

Setiap media dan saluran memiliki batasan.

● Urgensi (urgency).

Beberapa media membuat koneksi dengan audiens lebih cepat dibandingkan yang lain, jadi
pilihlah dengan bijak jika pesan mendesak. Namun, pastikan untuk menghormati waktu dan
beban kerja anggota audiens. Jika pesan tak mendesak dan tak memerlukan umpan balik
segera, pilih media seperti email atau blog yang memungkinkan orang untuk merespons
sesuka mereka.

● Biaya (Cost).

Biaya merupakan faktor keuangan nyata dan sinyal nonverbal yang dirasakan.

● Preferensi pemirsa (Audience preferences).

Jika kita tahu bahwa audiens lebih suka kombinasi media dan saluran tertentu, gunakan
format itu jika itu berfungsi dengan baik untuk pesan dan situasi. Kalau tidak, kita berisiko
mengganggu audiens atau membiarkan pesan tak terjawab atau diabaikan.

● Keamanan dan privasi (Security and privacy).

Perusahaan mungkin memiliki batasan media & saluran yang dapat digunakan untuk jenis
pesan tertentu, tetapi meskipun tidak, pikirkan baik-baik kapan pun pesan menyertakan
informasi sensitif. Jangan pernah berasumsi bahwa email, IM, dan komunikasi digital lainnya
adalah pribadi. Banyak perusahaan memantau saluran ini, dan selalu ada risiko jaringan bisa
diretas atau pesan diteruskan melampaui penerima aslinya.
BAB 5

Beradaptasi dengan audiens anda

● Menjadi sensitif terhadap kebutuhan audiens anda

Mengekspresikan ide dengan jelas dan persuasif dimulai beradaptasi dengan audiens
seseorang. Disadari atau tidak audiensi menyambut sebagian besar pesan masuk dengan
pertanyaan egois. Jika pembaca atau pendengar tidak berpikir kita mengerti atau peduli
dengan kebutuhan mereka, mereka tidak akan memperhatikan.

● Menggunakan sikap “kamu”

Berbicara serta menulis dalam hal keinginan, minat, harapan, dan preferensi audiens. Pada
level paling sederhana, kita dapat mengadopsi sikap "Anda" dengan mengganti istilah seperti
saya, kami, milik saya, dan milik kami dengan Anda dan milik Anda:

Alih-alih Ini

Selasa adalah satu-satunya hari di mana kita bisa menjanjikan respons cepat terhadap
permintaan pesanan pembelian; kami dibanjiri sisa minggu ini.

Tulis ini

Jika Anda memerlukan respons cepat, silahkan kirim permintaan pesanan pembelian Anda
pada hari Selasa.

Namun, sikap "Anda" lebih dari sekadar menggunakan kata ganti tertentu. Ini menunjukkan
minat yang tulus pada pembaca dan memperhatikan kebutuhan mereka. Jika menulis kepada
pengecer, cobalah berpikir seperti pengecer; jika berurusan dengan supervisor produksi,
tempatkan diri pada posisi itu; jika menulis kepada pelanggan yang tidak puas, bayangkan
bagaimana perasaan kita di ujung transaksi lainnya. Ketahuilah bahwa pada beberapa
kesempatan lebih baik menghindari penggunaan “Anda” terutama jika hal itu terdengar terlalu
otoritatif atau menuduh:

Alih-alih Ini

Anda harus memperbaiki semua lima salinan saat siang hari.

Tulis ini

Kelima salinan harus diperbaiki pada siang hari.

 Ketika berlatih menggunakan sikap "Anda", pastikan untuk mempertimbangkan sikap budaya
lain dan kebijakan organisasi. Demikian pula, beberapa perusahaan memiliki tradisi
menghindari dari referensi kepada “Anda” dan “saya” di sebagian besar pesan dan laporan.

● Mempertahankan standar etiket

Etiket baik tak hanya menunjukkan rasa hormat pada audiens tapi juga membantu
menumbuhkan lingkungan yang lebih sukses untuk komunikasi dengan meminimalkan reaksi
emosional negatif:

Alih-alih Ini

Sekali lagi, Anda berhasil menurunkan seluruh situs web melalui pemrograman tidak
kompeten Anda.

Tulis ini

Mari kita tinjau pembaruan situs web terakhir untuk mengeksplorasi cara meningkatkan
proses.

Jika kita mengenal audiens dengan baik, pendekatan yang kurang formal mungkin jauh lebih
tepat. Namun, ketika berkomunikasi dengan orang-orang yang mengungguli kita atau dengan
orang-orang di luar organisasi, ukuran kesopanan tambahan biasanya diperlukan.
Komunikasi tertulis dan juga sebagian besar bentuk komunikasi digital umumnya memerlukan
lebih banyak kebijaksanaan daripada komunikasi lisan.

● Menekankan sisi positif

Selama karier, kita akan memiliki banyak kesempatan untuk menyampaikan berita buruk.
Namun, ada perbedaan besar antara menyampaikan berita negatif dan menjadi negatif. Saat
nada pesan negatif, kita memberi tekanan yang tidak perlu pada hubungan bisnis. Jangan
pernah mencoba menyembunyikan berita negatif, tapi waspada untuk poin positif yang akan
menumbuhkan hubungan yang baik dengan audiens kita:

Alih-alih Ini

Tidak mungkin memperbaiki laptop Anda hari ini.

Tulis ini

Komputer Anda dapat siap pada hari Selasa. Apakah Anda ingin menjadi peminjam sampai
saat itu?
 Secara umum, coba untuk menyatakan pesan tanpa menggunakan kata-kata yang
dapat menyakiti atau menyinggung audiens. Cari peluang yang tepat untuk
menggunakan eufemisme — kata-kata atau frasa yang mengekspresikan pemikiran
dalam istilah yang lebih ringan – yang menyampaikan makna tanpa dapat membawa
konotasi negatif atau tak menyenangkan. Eufemisme dapat membawa nada
kesopanan pada komunikasi yang tidak menyenangkan, tetapi harus digunakan
dengan sangat hati-hati karena sangat mudah untuk disalahgunakan

● Menggunakan bahasa yg bebas bias

Bahasa bebas-bias menghindari kata-kata dan frasa yang secara tidak adil dan bahkan tidak
etis mengkategorisasi atau menstigmatisasi orang dengan cara yang berkaitan dengan
gender, ras, etnis, usia, kecacatan, atau karakteristik pribadi lainnya. Selain itu, karena
komunikasi adalah semua tentang persepsi, sekadar bersikap adil dan objektif tak cukup.
Untuk menjalin hubungan yang baik dengan audiens, kita juga harus tampak adil.
Komunikator yang baik berusaha semaksimal mungkin untuk mengubah bahasa yang bias.
Bias bisa datang dalam berbagai bentuk:

➔ Bias gender. Hindari bahasa seksis dengan menggunakan label yang sama untuk
semua orang, apa pun jenis kelaminnya. Jangan menyebut seorang wanita sebagai
ketua dan kemudian seorang pria sebagai ketua.
➔ Bias ras dan etnis. Hindari mengidentifikasi orang berdasar ras atau asal etnik
kecuali label seperti itu relevan dengan masalah yang dihadapi — dan itu jarang
terjadi.
➔ Bias usia.​ Sebutkan usia seseorang hanya jika relevan.
➔ Bias kecacatan​. Gangguan fisik, mental, sensorik, atau emosional tak boleh
disebutkan dalam pesan bisnis kecuali jika kondisi itu secara langsung relevan
dengan subjek. Jika Anda harus merujuk pada disabilitas seseorang, prioritaskan
orang tersebut dan disabilitas.

Membangun hubungan yang kuat dengan audiens anda

● Membangun kredibilitas anda

Respons audiens terhadap pesan sangat bergantung pada kredibilitas, ukuran kepercayaan
berdasarkan seberapa andal & seberapa besar kepercayaan yang kita bangkitkan pada
orang lain. Di sisi lain, ketika membangun kredibilitas, komunikasi menjadi lebih mudah
karena tidak lagi harus menghabiskan waktu dan energi meyakinkan orang bahwa kita adalah
 sumber informasi dan ide yang dapat dipercaya. Untuk membangun, memelihara, atau
memperbaiki kredibilitas, tekankan karakteristik berikut:

➔ Kejujuran. Menunjukkan kejujuran dan integritas akan memberi rasa hormat dari
audiens, bahkan jika mereka tidak selalu setuju atau menyambut pesan kita.
➔ Objektivitas. Tunjukkan bahwa kita dapat menjauhkan diri dari situasi emosional &
melihat semua sisi masalah.
➔ Kesadaran akan kebutuhan audien. Biarkan anggota audien tahu, secara langsung
atau tak langsung, bahwa kita memahami apa yang penting bagi mereka.
➔ Kredensial, pengetahuan, dan keahlian. Audiens perlu tahu bahwa kita memiliki
apa pun untuk mendukung pesan.
➔ Pengesahan. Pengesahan adalah pernyataan atas nama kita oleh seorang yang
diterima oleh audiens sebagai seorang ahli.
➔ Kinerja. Menunjukkan keterampilan komunikasi yang mengesankan tidak cukup;
orang perlu tahu bahwa mereka dapat mengandalkan kita untuk menyelesaikan
pekerjaan.
➔ Ketulusan. Saat memberi pujian, jangan gunakan hiperbola, sebaliknya, tunjukkan
kualitas spesifik yang menuntut pujian.

Carilah frasa yang mengandung kata-kata seperti harapan dan kepercayaan, yang dapat
menguras kepercayaan audiens terhadap pesan Anda.

Alih-alih Ini

Kami berharap rekomendasi ini akan berlaku.

Tulis ini

Kami senang membuat rekomendasi ini.

Akhirnya, ingatlah bahwa kredibilitas dapat membutuhkan waktu lama untuk dibangun — dan
kredibilitas tersebut dapat dihapus dalam sekejap. Kesalahan sesekali atau kekecewaan
biasanya dimaafkan, tetapi penyimpangan besar dalam kejujuran atau integritas dapat
merusak reputasi Anda.

● Memproyeksikan citra perusahaan

Saat berkomunikasi dengan siapapun di luar organisasi, itu lebih dari percakapan antara dua
orang. Kita mewakili perusahaan dan oleh karena itu memainkan peran penting dalam
membantu perusahaan membangun dan memelihara hubungan positif dengan semua
pemangku kepentingannya.
 Banyak organisasi memiliki pedoman komunikasi spesifik yang menunjukkan segalanya,
mulai dari penggunaan nama perusahaan yang benar hingga singkatan yang disukai dan
perincian tata bahasa lainnya. Namun, menentukan gaya komunikasi yang diinginkan lebih
sulit.

Mengendalikan gaya dan nada anda

● Menggunakan nada percakapan /(membuat nada bicara-edisi 14)

Saat berkomunikasi dengan atasan atau dengan pelanggan, nada bicara mungkin cenderung
lebih formal dan hormat. Namun, nada formal itu mungkin terdengar jauh dan dingin jika
digunakan dengan rekan dekat. Kita dapat mencapai nada percakapan tetapi masih bersifat
bisnis dengan mengikuti panduan:

➔ Memahami perbedaan antara mengirim pesan teks dan menulis. Mengirim pesan
teks bisa menjadi cara efisien untuk berkomunikasi dengan cepat, terutama pada
perangkat seluler dengan keyboard yang sempit. Efektivitas komunikasi dan
kredibilitas pribadi dapat menurun jika kita membiarkan kebiasaan mengirim pesan
teks masuk ke dalam tulisan bisnis.
➔ Hindari bahasa yang basi dan sombong. Sebagian besar perusahaan sekarang
menghindar dari frasa bertanggal seperti "terlampir silahkan temukan" dan "harap
diperhatikan bahwa." Demikian pula, hindari menggunakan kata-kata yang tidak jelas,
ekspresi basi atau klise, dan kalimat yang terlalu rumit yang dirancang hanya untuk
mengesankan orang lain.
➔ Hindari berkhotbah dan menyombongkan diri. Pembaca cenderung kesal oleh
orang yang suka berkhotbah atau menyombongkan diri. Namun, jika kita perlu
mengingatkan audiens tentang suatu yang harus jelas, cobalah untuk bekerja dalam
informasi dengan santai, mungkin di tengah paragraf, di mana itu akan terdengar
seperti komentar sekunder daripada wahyu utama.
➔ Berhati-hatilah dengan keintiman. Pesan bisnis umumnya harus menghindari
keintiman, seperti berbagi detail pribadi atau mengadopsi nada santai dan tidak
profesional. Namun, ketika memiliki hubungan dekat dengan anggota audiens,
seperti di antara anggota tim yang akrab, nada yang lebih intim terkadang cocok dan
bahkan diharapkan.
➔ Hati-hati dengan humor. Dapat dengan mudah menjadi bumerang dan mengalihkan
perhatian dari pesan. Jika kita tidak mengenal audiens dengan baik atau tidak
terampil menggunakan humor dalam suasana bisnis, jangan gunakan itu sama
sekali.
 ● Menggunakan bahasa yang lugas /(menggunakan bahasa biasa-edisi 14)

Aspek penting dalam menciptakan nada percakapan adalah menggunakan bahasa biasa.
Bahasa biasa menyajikan informasi dalam gaya sederhana tanpa hiasan yang
memungkinkan audien dengan mudah memahami makna kita. Selain itu, bahasa yang
sederhana dapat membuat perusahaan lebih produktif dan lebih menguntungkan karena
orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari tahu pesan yang membingungkan
atau tidak ditulis untuk memenuhi kebutuhan mereka. Bahasa biasa juga lebih mudah dibaca
oleh penutur asli.

● Memilih kalimat aktif atau pasif

Pilihan untuk suara aktif atau pasif mempengaruhi nada pesan. Dalam suara aktif, subjek
melakukan tindakan dan objek menerima tindakan. Dengan suara pasif, subjek menerima
tindakan. Memakai suara aktif membantu membuat tulisan terlihat lebih langsung, lebih
hidup, dan lebih mudah dibaca. Sebaliknya, suara pasif sering kali merepotkan, bisa tidak
jelas, dan membuat kalimat terlalu panjang. Namun demikian, menggunakan suara pasif
dapat membantu kita menunjukkan sikap "Anda" dalam beberapa situasi:

➔ Saat ingin bersikap diplomatis tentang menunjukkan masalah atau kesalahan dalam
beberapa jenis (versi pasif sepertinya kurang seperti tuduhan)
➔ Ketika kita ingin menunjukkan apa yang sedang dilakukan tanpa mengambil atau
menghubungkan kredit atau kesalahan (versi pasif mengalihkan perhatian dari orang
atau orang-orang yang terlibat)
➔ Ketika ingin menghindari kata ganti pribadi untuk membuat nada objektif

Menyusun pesan anda : Dalam memilih kata yang kuat resume 3 ok

- ​Menggunakan kata fungsional dan kata isi dengan benar

- ​Menemukan kata yang dapat dikomunikasikan :

1. Pilihlah kata yang kuat

Mulai dari tingkat kata, penulis yang sukses memperhatikan dengan cermat penggunaan
kata-kata. Jika membuat kesalahan tata bahasa atau penggunaan, kita kehilangan kredibilitas
dengan audiens. Tata bahasa yang buruk menyarankan kepada pembaca bahwa kita tak
profesional, dan mereka mungkin memilih untuk tak mempercayai kita sebagai hasilnya.
Selain itu, tata bahasa yang buruk mungkin menyiratkan bahwa kita tak menghormati audien
untuk memperbaikinya

2. Pilihlah kata yang dikenal

 3. Hindari kata klis
4. Gunakan jargon dengan hati-hati

Menciptakan kalimat efektif

● Memilih dari 4 jenis kalimat (kalimat sederhana, majemuk, kompleks, majemuk-kompleks)

Kalimat datang dalam 4 varietas dasar: sederhana, majemuk, kompleks, dan

kompleks-kompleks. Sebuah kalimat sederhana memiliki satu klausa utama (satu subjek dan
satu predikat tunggal), meskipun dapat diperluas dengan kata benda dan kata ganti yang
berfungsi sebagai objek tindakan dan dengan memodifikasi frasa. Berikut ini contohnya:

“Keuntungan meningkat dalam satu tahun terakhir.”

Suatu kalimat majemuk memiliki dua klausa utama yang mengungkapkan dua atau lebih
pemikiran independen tapi terkait yang sama pentingnya, biasanya digabungkan dengan
konjungsi (seperti dan, tetapi, atau). Akibatnya, kalimat majemuk adalah penggabungan dua
atau lebih kalimat sederhana yang terkait. Sebagai contoh:

“Tingkat upah telah menurun sebesar 5 persen, dan pergantian karyawan telah tinggi.”

Klausa independen dalam kalimat majemuk selalu dipisahkan oleh koma atau dengan titik
koma (dalam hal ini konjungsi — dan, tetapi, atau — dijatuhkan).

Sebuah kalimat kompleks mengungkapkan satu pikiran utama (klausa independen) serta satu
atau lebih pemikiran bawahan yang terkait (klausa dependen yang tidak dapat berdiri sendiri
sebagai kalimat yang valid). Klausa independen dan dependen biasanya dipisahkan oleh
koma:

“Meskipun Anda mungkin mempertanyakan kesimpulan Gerald, Anda harus mengakui bahwa
penelitiannya menyeluruh.”

Sebuah kalimat majemuk-kompleks memiliki dua klausa utama, setidaknya satu di antaranya
berisi klausa bawahan:

“Keuntungan meningkat 35 persen dalam setahun terakhir, jadi meskipun perusahaan

menghadapi tantangan jangka panjang, saya setuju bahwa prospek jangka pendeknya
terlihat cukup positif.”

Saat menyusun kalimat, pilih bentuk yang cocok dengan hubungan gagasan yang ingin
ungkapkan. Meskipun kalimat majemuk berikut menggunakan konjungsi untuk
menggabungkan dua ide, mereka tidak benar-benar sama:
 “Divisi produk kimia adalah yang terkuat di perusahaan, dan teknik manajemennya harus
diadopsi oleh divisi lain.”

Dengan membuat pikiran pertama menjadi bawahan dari pemikiran kedua, membangun
hubungan sebab-akibat dan menekankan gagasan yang lebih penting:

“Karena divisi produk kimia adalah yang terkuat di perusahaan, teknik manajemennya harus
diadopsi oleh divisi lain.”

Selain memilih jenis terbaik untuk setiap pemikiran yang ingin ungkapkan, menggunakan
berbagai jenis kalimat di seluruh dokumen dapat membuat tulisan lebih menarik dan efektif.
Pada ekstrem yang lain, serangkaian panjang kalimat majemuk kompleks, atau
kompleks-kompleks dapat melelahkan untuk dibaca.

● Menggunakan gaya kalimat untuk memberi tekanan pada pikiran utama

Dalam setiap pesan dengan panjang berapapun, beberapa ide lebih penting daripada yang
lain. Kita dapat menekankan ide-ide kunci ini melalui gaya kalimat. Salah satu teknik yang
jelas adalah memberikan poin penting ruang paling banyak. Kita dapat meningkatkan
penekanan dengan menambahkan kalimat pendek dan terpisah untuk menambah yang
pertama. Kita juga menarik perhatian pada pemikiran dengan menjadikannya subjek kalimat.
Namun, dengan mengubah topik pembicaraan, kemampuan pendiktean menjadi pusat
perhatian. Cara lain untuk menekankan ide (dalam hal ini, ide merangsang permintaan)
adalah dengan meletakkannya di awal atau di akhir kalimat:

Kurang tegas : Kami memotong harga untuk merangsang permintaan.

Lebih tegas : Untuk merangsang permintaan, kami memotong harga.

Dalam kalimat yang kompleks, penempatan klausa dependen bergantung pada hubungan
antara ide-ide yang diungkapkan. Jika ingin menekankan ide bawahan, letakkan klausa
dependen di akhir kalimat (posisi paling empati) atau di awal (posisi paling empati kedua).
Jika ingin mengecilkan ide, masukan klausa dependen dalam kalimat:

Paling tegas : Komponen elektronik dibuat di Meksiko, yang memiliki tingkat upah lebih
rendah daripada Amerika Serikat.
Emphatic : Karena tingkat upah lebih rendah di Meksiko daripada di Amerika Serikat,
komponen elektronik diproduksi di sana.
Sedikit empatik : Meksiko, yang memiliki tingkat upah lebih rendah dari Amerika Serikat,
terpilih sebagai tempat produksi untuk komponen elektronik.
 Teknik-teknik seperti ini memberi banyak kendali atas cara audiens menginterpretasikan apa
yang dikatakan.

● Menciptakan paragraf yang menyatu dan koheren

Elemen-elemen dalam paragraph (ada 3 : kalimat utama, kalimat pendukung, kata serta frasa
transisi)

I. Kalimat Topik

Paragraf yang efektif berkaitan dengan satu topik, dan kalimat yang memperkenalkan
topik itu disebut kalimat topik. Dalam penulisan informal serta kreatif kalimat topik
mungkin tersirat daripada yang dinyatakan. Dalam bisnis menulis kalimat topik
umumnya eksplisit dan sering kali kalimat pertama dalam paragraf. Kalimat topik
memberi pembaca ringkasan dari gagasan umum yang akan dibahas pada sisa
paragraf. Selain membantu pembaca, kalimat topik membantu penulis karena
mereka mengingatkan kita tentang tujuan setiap paragraf dan dengan demikian
mendorong kita untuk tetap fokus. Sebenarnya, cara yang baik untuk menguji
keefektifan tulisan adalah menyiapkan versi ringkasan yang terdiri dari kalimat
pertama dari semua paragraf. Jika ringkasan ini mengomunikasikan esensi pesan
dengan cara yang masuk akal dan meyakinkan, kita mungkin telah melakukan
pekerjaan dengan baik dalam menyajikan informasi.

II. Kalimat Dukungan

Sebagian besar paragraf, kalimat topik perlu dijelaskan, dibenarkan, atau

diperpanjang dengan satu atau lebih kalimat dukungan. Kalimat-kalimat terkait ini
harus memiliki pengaruh pada subjek umum dan harus memberikan rincian spesifik
yang cukup untuk membuat topik yang jelas. Kalimat dukungan lebih spesifik dari
kalimat topik. Masing-masing memberikan bukti lain untuk menunjukkan kebenaran
umum dari pemikiran utama. Setiap kalimat jelas terkait dengan gagasan umum yang
dikembangkan, memberikan kesatuan paragraf.

III. Transisi

Transisi menghubungkan ide dengan menunjukkan bagaimana satu pemikiran terkait

dengan yang lain. Mereka juga membantu mengingatkan pembaca tentang apa yang
ada di depan sehingga perubahan dan perubahan tidak menyebabkan kebingungan.
Selain membantu pembaca memahami koneksi yang kita coba buat, transisi
membuat tulisan lancar, bahkan mengalir. Bergantung dari kebutuhan spesifik dalam
 suatu dokumen, elemen transisi dapat berkisar panjangnya dari satu kata hingga satu
paragraf atau lebih. Transisi dapat digunakan dengan berbagai cara:

● Gunakan kata-kata penghubung.

● Gema kata atau frasa dari paragraf atau kalimat sebelumnya.
● Gunakan kata ganti yang merujuk ke kata benda yang digunakan sebelumnya.
● Gunakan kata-kata yang sering dipasangkan.

Beberapa transisi berfungsi sebagai pengubah suasana hati, mengingatkan pembaca

akan perubahan suasana hati dari materi sebelumnya. Beberapa mengumumkan
kontras total dengan apa yang sebelumnya, beberapa mengumumkan hubungan
sebab akibat, dan beberapa menandakan perubahan waktu. Berikut daftar transisi
yang sering digunakan untuk menggerakkan pembaca dengan lancar antara klausa,
kalimat, dan paragraf:

● Detail tambahan : Selain itu, selanjutnya, di samping itu, selain,

pertama, kedua, ketiga, akhirnya

● Hubungan sebab-akibat : Oleh karena itu, karena, oleh karena itu, oleh
karena itu, karenanya, sebagai hasilnya, demikian

● Perbandingan : Sama, di sini lagi, juga, sebagai perbandingan,

masih

● Kontras : Namun, sebaliknya, sedangkan, di sisi lain,

bagaimanapun, tetapi, tetap saja

● Kondisi : Walaupun, jika

● Ilustrasi : Misalnya, khususnya, dalam hal ini, misalnya

● Urutan waktu : Sebelumnya, sebelum, sesudah, ketika, sementara

itu, kadang-kadang

● Intensifikasi : Memang, pada kenyataannya, dalam segala

peristiwa

● Ringkasan : Singkatnya, singkatnya, untuk meringkas

● Pengulangan : Dengan kata lain, seperti yang disebutkan

sebelumnya

Pertimbangkan untuk menggunakan transisi kapan pun itu membantu pembaca lebih
memahami ide dan mengikuti kita dari titik ke titik. Dalam laporan yang lebih panjang,
 transisi yang menautkan bagian atau bab utama dapat berupa paragraf lengkap yang
berfungsi sebagai pengantar mini ke bagian berikutnya atau sebagai ringkasan dari
ide-ide yang disajikan di bagian yang baru saja berakhir.

● 5 cara untuk menyusun paragraf (ilustrasi, perbandingan atau kontras, sebab dan akibat,
klasifikasi, masalah dan solusi)
➔ Ilustrasi: Memberikan contoh yang menunjukkan ide umum.
➔ Perbandingan atau kontras: Menggunakan persamaan atau perbedaan untuk
mengembangkan topik.
➔ Sebab dan akibat: Berfokus pada alasan untuk sesuatu.
➔ Klasifikasi: Menunjukkan bagaimana ide umum dipecah menjadi beberapa kategori
tertentu.
➔ Masalah dan solusi: Menghadirkan masalah dan mendiskusikan solusinya.

Kita memiliki berbagai opsi untuk mengembangkan paragraf, yang dapat

menyampaikan jenis ide tertentu. Lima dari pendekatan yang paling umum adalah
ilustrasi, perbandingan atau kontras, sebab dan akibat, klasifikasi, dan masalah dan
solusi . Dalam beberapa kasus, menggabungkan pendekatan dalam satu paragraf
adalah strategi yang efektif. Namun, ketika menggabungkan pendekatan, lakukan
dengan hati-hati agar tidak kehilangan pembaca di sebagian paragraf. Selain itu,
sebelum menyetujui pendekatan pertama yang muncul di pikiran, pertimbangkan
alternatif. Pikirkan berbagai metode sebelum berkomitmen, atau bahkan tulis
beberapa paragraf ujian untuk melihat metode mana yang paling berhasil. Dengan
menghindari kebiasaan mudah mengulangi pola paragraf lama yang sama dari waktu
ke waktu kita dapat membuat tulisan tetap segar dan menarik.