LECTURE NOTES

COMM6263
Business Communication

Week 5
Informative and Positive Messages,
Negative Messages, & Persuasive
Messages

COMM6263 – Business Communication-R1

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu menyusun pesan informatif dan positif; pesan negatif; dan
pesan persuasif. (CO2)

2. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi organisasi pesan informatif dan positif;
pesan negatif; dan pesan persuasif. (CO3)

3. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi untuk analisis pesan informatif dan
positif; pesan negatif; dan pesan persuasif dengan PAIBOC. (CO3)

4. Peserta diharapkan mampu menciptakan goodwill dalam pesan informatif dan positif;
pesan negatif; dan pesan persuasif. (CO3)

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. Tujuan Pesan Informatif dan Positif

2. Penggunaan Subject Lines dalam Pesan Informatif dan Positif

3. Strategi Penyusunan Pesan Informatif dan Positif

4. Readers Benefit dalam Pesan Informatif dan Positif

5. Jenis-jenis Pesan Informatif dan Positif

6. Analisis PAIBOC untuk Pesan Informatif dan Positif

7. Tujuan Pesan Negatif

8. Penggunaan Subject Lines dalam Pesan Negatif

9. Strategi Penyusunan Pesan Negatif

10. Penggunaan Buffer dalam Pesan Negatif

11. Analisis PAIBOC untuk Pesan Negatif

12. Tujuan pesan Persuasif

COMM6263 – Business Communication-R1

13. Strategi Penyusunan Pesan Persuasif

14. Penggunaan Subject Lines dalam Pesan Persuasif

15. Strategi Organisasi Pesan Persuasif

16. Analisis PAIBOC untuk Pesan Persuasif

COMM6263 – Business Communication-R1

 ISI MATERI

Pesan Informatif dan Positif

I. Tujuan Pesan Informatif dan Positif

Untuk kepentingan bisnis, seorang karyawan membuat surat seperti surat pesanan
barang, kebijakan perusahaan dan surat klaim kepada pemasok merupakan kegiatan rutin.
Namun perlu diingatkan bahwa menulis surat harus berisi pesan l yang informatif dan positif.
Pesan informatif dan pesan positif dapat berupa:

• Penerimaan
• Jawaban positif atas permintaan pembaca
• Informasi tentang prosedur, produk, pelayanan atau pilihan
• Pengumuman dari perubahan kebijakan yang bersifat netral atau positif
• Perubahan-perubahan yag memberikan keuntungan bagi pembaca

Ada dua tujuan dari pesan informatif dan pesan posisitf, yaitu sebagai berikut:

Tujuan pertama:

• Memberikan informasi atau berita baik kepada kempaca atau menenangkan

pembaca
• Mengharapkan pembaca untuk membaca pesan, memahaminya dan memiliki
pandangan yang positif
• Untuk menghilangkan tekanan setiap elemen negatif

Tujuan kedua:

• Membangun citra yang baik dari penulis

• Membangun citra yang baik dari organisasi penulis
• Menjalin hubungan yang baik antara penulis dan pembaca
• Mengurangi atau menghilangkan korespondensi di masa depan pada masalah
yang sama sehingga pesan tidak menciptakan pekerjaan yang lebih bagi
penulis

II. Penggunaan Subject Lines dalam Pesan Positif dan Informatif

Penulisan surat-surat bisnis yang memberikan kesan positif atau citra yang baik bagi
pembaca merupakan hal yang perlu memperoleh perhatian bagi organisasi atau perusahaan.
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan,
pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi

COMM6263 – Business Communication-R1

karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada
karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia
bisnis. Oleh karena itu perhatikanlah hal-hal sebagai berikut:

a) Gunakanlah baris subjek yang spesifik dan jangan terlalu umum seperti
“Training Sessions”. Untuk mengubah subjek yang terlalu umum dapat
dilakukan dengan menulis seperti: “Dates for 2011 Training Sessions” atau
“Evaluation of Training Sessions on Conducting Interviews” atau “Should We
Schedule a short Course on Proposal Writing?”
b) Buatlah baris subjek itu sangat ringkas, dan janganlah terlalu terlalu panjang
seperti ini: “Survey of student preference on regards to various pizza factors”.
Contoh baris subjek yang ringkas adalah: “Students’ pizza preferences” – atau
“The feasibility of a Cassano’s branch on campus” – atau “What students like
and dislike about Cassano’s Pizza”.
c) Buatlah baris subjek itu cocok untuk pola organisasi. Contoh: “Discount on
Rental cars effectiven January 2” – atau “Update on arrangements for video
conference with France”.

III. Strategi Penyusunan Pesan Informatif dan Positif

Melakukan pengorganisasian pesan-pesan bisnis merupakan hal yang sangat penting dan
menentukan. Apabila pesan bisnis tidak diorganisasikan dengan baik bisa menimbulkan
masalah bagi pembacanya. Dalam hal pengorganisasian pesan bisnis ini Anda perlu
menggunakan pola yang cocok agar bisa membantu menyusun dan membuatnya dengan
cepat dan hasilnya efektif.

Untuk itu perhatikanlah hal-hal penting dalam mengorganisasikan pesan-pesan bisnis

sebagai berikut:

a. Berikanlah berita baik dan ringkasan pokok.

b. Berikan penjelasan latar belakang secara mendetil.
c. Berikan setiap elemen negatif menjadi sepositif mugkin.
d. Berikan penjelasan setiap manfaat untuk pembaca.
e. Akhiri dengan ending yang baik, secara positif, pribadi dan berpikir ke masa
depan

IV. Readers Benefit dalam Pesan Informatif dan Positif

Mengenai pesan informatif dan pesan positif ada dua pilihan terhadap manfaat kepada
pembaca (reader benefits). Anda tidak membutuhkan manfaat pembaca apabila:

COMM6263 – Business Communication-R1

 • Anda hanya memberikan informasi yang faktual
• Sikap pembaca terhadap informasi itu tidak penting
• Menekankan manfaat dapat membuat suara pembaca egois
• Manfaat yang begitu jelas bahwa untuk menyatakannya kembali dapat menghina
kecerdasan pembaca

Anda membutuhkan manfaat kepada pembaca apabila:

• Anda menyampaikan kebijakan

• Anda ingin membentuk sikap pembaca terhadap informasi atau terhadap organisasi
Anda.
• Menekankan manfaat menghadirkan motif positif dari pembaca
• Beberapa dari manfaat mungkin tidak jelas bagi pembaca

V. Jenis-jenis Pesan Informatif dan Positif

Jenis-jenis pesan informatif dan pesan positif pada umumnya terdiri dari lima jenis,
yaitu transmittals, comfirmation, summaries dan adjustments and responses to complain, dan
thank-you and congratulatory notes.

a. Pengiriman (Transmittals)

Pengiriman dapat dilakakukan pada sebuah kertas kecil dengan diberi catatan FYI
yang berarti for your information, atau bisa juga ditulis secara terpisah, khususnya hal itu
merupakan pengiriman sebuah laporan. Pengiriman diorganisasikan dengan susunan sebagai
berikut: i) Beritahukan kepada pembaca tentang apa yang dikirimkan; ii) Ringkaslah pokok-
pokok dari dokumen; iii) Beritahukan sebuah keadaan khusus atau informasi yang membantu
pembaca memahami isi dokumen; dan iv) Beritahukan kepada pembaca apa yang akan terjadi
kemudian.

b. Konfirmasi (Confirmation)

Pesan-pesan informatif menyinggung tentang percakapan lisan pada waktu

sebelumnya. Oleh karena itu pesan-pesam semacam ini biasanya sangat pendek dan hanya
berkaitan dengan informasi secara lisan. Berikut ini beberapa contohnya: As we discussed on
the phone today ......; As I told you yesterday ......; Attached is the meeting schedule we
discussed earlier today.....

c. Ringkasan (Summaries)

Dalam hal ini kemungkinan Anda diminta untuk membuat ringkasan sebuah
percakapan, sebuah dokumen, atau sebuat pertemuan di luar yang akan disampaikan untuk

COMM6263 – Business Communication-R1

teman sejawat atau atasan. Apabila sebuah ringkasan dari sebuah percakapan untuk
penggunaan secara internal, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Orang-orang yang hadir dalam pertemuan

• Topik diskusi
• Keputusan yang telah diambil
• Siapa yang akan mengerjakan berikutnya

Apabila Anda meringkas sebuah dokumen perhatikanlah hal-hal sebagai berikut:

• Mulailah dengan topik utama.

• Berikan dukungan bukti secara detil.
• Evaluasi dokumen, jika audiens menghendaki evaluasi dokumen.
• Identifikasi kegiatan dari organisasi yang akan dilakukan berdasarkan dokumen
tersebut

d. Penyesuaian dan tanggapan terhadap complain (Adjustments and Responses to

Complaints)

Setiap perusahaan yang menyediakan barang dan jasa pasti memiliki pelanggan yang
menggunakan produk-produk tersebut. Ketika pelanggan merasa kecewa dengan produk yang
mereka beli pasti mereka akan marah dan mengajukan komplain kepada penyedia barang dan
jasa. Kekecewaan para pelanggan seperti ini terkadang diungkapkan secara terbuka lewat
media massa, baik media cetak mau pun media elektronik. Apabila Anda menghadapi
keadaan seperti ini jangan marah dan berikankanlah tanggapan yang simpatik untuk menjalin
hubungan dengan pelanggan yang lebih baik di masa depan.

Apabila pelanggan itu merasa kecewa dengan apa yang mereka rasakan karena sudah
mengeluarkan uang cukup besar dan pelayanan itu tidak memadai sesuai harapan pelanggan
berikan juga tanggapan positif. Contoh berikut ini menggambarkan bagaiman seorang
pelanggan yang merasa kecewa dengan pelayanan dari sebuah hotel tempat dia menginap:
“Your visa bill for a night’s lodging has been adjusted to $63. Next month a credit of $37 will
appear on your bill to reimburse you for the extra amount you were originally asked to pay”.

e. Terima kasih dan catatan berisi ucapan selamat (Thank-You and Congratulatory
Notes)

Ketika seseorang melakukan sesuatu kepada Anda dan setelah itu Anda mengucapkan
terima kasih kepada orang itu, maka hubungan ke depan antara Anda dan orang tersebut akan
semakin baik.

Demikian pula halnya dengan pemberian catatan berisi ucapan selamat kepada
seseorang ketika orang itu telah melakukan tugas atau suatu pekerjaan dengan baik akan
dapat membina hubungan yang lebih di masa depan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Perlu diperhatikan adalah pemberian ucapan terima kasih dan catatan berisi ucapan
selamat itu harus dilakukan dengan tulus tanpa dibuat-buat atau karena terpaksa.

VI. Analisis PAIBOC untuk Pesan Informatif dan Positif

Ketika Anda mempelajari sesuatu yang baru sudah tentu Anda ingin sekali agar dapat
menerapkan apa yang sudah Anda pelajari itu. Dalam kaitan dengan topik ini Anda dapat
melakukannya dengan menjawab pertanyaan dari singkatan PAIBOC. Apabila mampu
menjawab dengan tepat tentang PAIBOC ini maka diharapkan anda mampu menerapkan
sesuatu yang telah Anda pelajari itu.

P: apa tujuan Anda dalam menulis atau berbicara?

A: siapakah audiens Anda?

I: informasi apa saja yang akan disampaikan dalam pesan?

B: alasan apa atau manfaat apa yang dapat anda gunakan untuk mendukung posisi
Anda?

O: tujuan apa yang Anda harapkan dapat dimiliki oleh pembaca? Elemen negatif apa
di dalam pesan itu yang harus dikurangi atau diatasi?

C: Bagaimana konteks dari pesan itu akan memengaruhi tanggapan pembaca?

Anda perlu mengakhiri suatu pesan dengan penutup (closing) yang baik demi
hubungan bisnis yang lebih bagus di masa depan. Oleh karena itu Anda perlu membuat suatu
paragraf penutup yang baik dalam pesan bisnis yang Anda buat. Berikut ini adalah penutup
pesan yang kebanyakan digunakan oleh para penulis dan termasuk penutup standar yang
baik: If you have questions, please do not hesitate to ask.

Pesan Negatif

I. Tujuan Pesan Negatif

Tidak ada seorang pun yang menyukai berita/pesan buruk. Tidak ada orang yang
sukan menerimanya dan tidak ada seorangpun yang suka menyampaikannya. Mengatakan
TIDAK untuk ide yang diusulkan oleh karyawan, proposal dari pemegang saham atau
menolak permohonan pelanggan merupakan contoh pesan negative atau pesan yang kurang
menyenangkan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Dalam pertemuan minggu ke-lima ini akan dibahas berbagai hal yang berkaitan
dengan penulisan pesan negatif atau berita/pesan yang kurang menyenangkan yang meliputi:
bagaimana pendekatan organisasional untuk pesan-pesan negatif yang berkaitan dengan suatu
pesanan (orders) dan bagaimana memberikan jawaban terhadap pesan-pesan yang bersifat
negatif.

Pesanan negatif memiliki dua tujuan, yaitu tujuan utama dan tujuan kedua. Tujuan
utama dari pesan negatif adalah:

• Memberikan berita yang tidak baik kepada pembaca.

• Mengharapkan agar pembaca bersedia membaca, memahami dan menerima pesan
yang disampaikan.
• Memelihara sebaik mungkin terhadap goodwill (niat baik).

Tujuan kedua pesan negatif adalah:

• Membangun sebuah citra yang baik dari penulis.

• Membangun sebuah citra yang baik dari organisasi penulis.
• Mengurangi atau menghilangkan korespondensi di masa depan pada subjek yang
sama sehingga pesan itu tidak menyita waktu kerja yang berlebihan bagi penulis.

Dengan menyampaikan pesan-pesan negatif kepada pembaca, Anda telah berupaya

agar:

• Pembaca telah diperhatikan secara serius

• Keputusan Anda adil dan masuk akal
• Jika mereka menggunakan sepatu kita, maka mereka akan membuat keputusan yang
sama.

II. Penggunaan Subject Lines dalam Pesan Negatif

Sebagaimana ditulis dalam modul 9 bahwa apabila informasi Anda itu merupakan
informasi negatif, gunakanlah sebuah baris subjek jika pembaca tidak mungkin membaca
pesan atau membutuhkan informasi untuk melakukan tindakan, atau jika informasi negatif itu
adalah kesalahan Anda. Oleh karena itu sebaiknya dihilangkan saja sebuah baris subjek
dalam pesan negatif jika Anda berpikir bahwa pembaca akan mengabaikan dan menganggap
hal itu sebagai suatu pesan rutin. Tetapi bila Anda menyampaikan pesan tidak baik (berita
buruk) kepada atasan sebaiknya digunakan sebuah baris subjek yang berfokus pada
pemecahan masalah.

Dalam menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens, pola

pendekatan yang digunakan berbeda-beda tergantung pada situasi yang dihadapi.

COMM6263 – Business Communication-R1

 • Apabila pesan itu disampaikan kepada orang-orang yang berada di luar organisasi,
maka pendekatan yaang dilakukan adalah pendekatan tidak langsung untuk
membangun goodwill.
• Apabila pesan itu disampaikan kepada atasan Anda, Anda perlu mengusulkan suatu
solusi, dan tidak hanya melaporkan suatu masalah.
• Apabila Anda menyampaikan pesan kepada rekan-rekan pada level yang sama dan
kepada anak buah, upayakan untuk mencari masukan dari mereka dalam hubungan
dengan situasi negatif.

III. Strategi Penyusunan Pesan Negatif

Memberikan berita buruk kepada pelanggan atau orang-orang di luar organisasi

dilakukan dengan pola sebagai berikut:

• Berikan alasan untuk menolak sebelum penolakan itu sendiri bila Anda memiliki
sebuah alasan yang dapat dimengerti dan diterima oleh pembaca
• Berikan pesan negatif hanya sekali, secara jelas.
• Sajikan sebuah alternatif atau berkompromilah jika tersedia alternatif.
• Akhiri dengan hal positif yang berwawasan ke depan.

Memberikan berita buruk kepada pengawas:

• Jelaskan masalahnya kepada pengawas apa yang telah terjadi dengan jelas dan tanpa
emosi.
• Jelaskan bagaimana hal itu bisa terjadi disertai dengan latar belakangnya.
• Jelaskan pilihan-pilihan untuk menyelesaikannya. Apabila ditemukan sebuah pilihan
yang terbaik, diskusikanlah pilihan terbaik itu. Tetapi bila terdapat beberapa pilihan
yang berbeda, jelaskan semua pilihan itu dengan memberikan penjelasan tentang
keuntungan dan kerugian setiap pilihan.
• Berikanlah rekomendasi dan tindakan nyata untuk dilakukan. Untuk itu mintalah
persetujuan dari atasan Anda agar dapat segera menyelesaikan masalah tersebut.

Memberikan berita buruk kepada rekan-rekan pada level yang sama dan kepada
bawahan:

• Jelaskan masalah secara jelas, dapat yang terlah terjadi dan tanpa emosi.
• Sajikan sebuah alternatif atau berkompromilah jika tersedia alternatif.
• Apabila memungkinkan mintalah masukan agar dapat segera bertindak.

Dalam hal pembuatan suatu memo kita perlu berhati-hati karena konteks dari
komunikasi itu sangatlah kritis. Reaksi pembaca terhadap suatu memo itu dipengaruhi oleh
beberapa hal sebagai berikut:

COMM6263 – Business Communication-R1

 • Apakah Anda dan pembaca memiliki hubungan yang baik.
• Apakah organisasi memperlakukan orang dengan baik.
• Apakah pembaca sudah diberikan peringatan tentang kemungkinan adanya pesan
negatif.
• Apakah pembaca termasuk dalam kriteria dari keputusan yang akan diambil.
• Apakah komunikasi yang terjadi setelah penyampaian pesan negatif itu dapat
membangun suatu kemauan baik (goodwill).

Dalam menyampaikan berita-berita atau pesan-pesan negatif baik berupa tulisan mau
pun pesan lisan, kita harus berhati-hati karena apa yang kita ucapkan atau kita tulis dan
sampaikan kepada orang lain bisa berdampak buruk bahkan bisa berimplikasi terhadap
hukum dan merugikan bagi orang yang membuat pesan atau bagi organisasinya. Hal ini bisa
terjadi apabila pesan negatif itu berimplikasi hukum karena ada pihak yang merasa dirugikan
sehingga mengajukan gugatan atau tuntutan ke pengadilan.

Sebagai salah contoh misalnya seperti apa yang dialami oleh seseorang di Jakarta
ketika mengemukakan kekecewaannya terhadap pelayanan suatu rumah sakit beberapa waktu
lalu. Kekecewaan orang tersebut disampaikan kepada seorang sahabatnya lewat dunia maya,
dengan maksud baik, yaitu ingin memperoleh simpati dari sahabatnya. Tetapi ternyata
menurut pihak rumah sakit tersebut apa yang ditulis itu merupakan tindakan pencemaran
nama baik, sehingga pihak rumah sakit mengajukan tuntutan ke pengadilan, dan pihak
pengadilan memenangkan tuntutan hukum tersebut. Oleh karena itu kita perlu berhati-hati
dalam membuat suatu pernyataan atau pesan, apa lagi kalau pesan itu merupakan pesan
negatif yang dapat berimplikasi hukum.

IV. Penggunaan Buffer dalam Pesan Negatif

Suatu penyangga (buffer) adalah sebuah pernyataan netral atau suatu pernyataan
positif yang memungkinkan Anda untuk menunda suatu pesan negatif. Hasil studi pada akhir-
akhir ini menyarankan bahwa suatu penyangga tidak membuat pembaca memberikan
tanggapan lebih positif dan suatu penyangga yang baik itu sangat sulit untuk ditulis. Jenis-
jenis dari suatu pernyataan yang dapat digunakan sebagai suatu penyangga itu adalah:

• Dimulai dengan suatu good news atau unsur positif.

• Memberikan suatu fakta atau suatu kronologi kegiatan.
• Menghubungkan dengan lampiran di dalam surat.
• Mengucapkan terima kasih kepada pembaca yang telah dikerjakan oleh pembaca.
• Menyatakan suatu prinsip umum.

Dalam praktiknya pesan-pesan negatif pada umumnya terdiri atas tiga hal penting,
yaitu: rejections and refusal, disciplinary notices and negative performance appraisals dan
layoffs and firing.

COMM6263 – Business Communication-R1

 (1) Rejections and refusals

Dalam kegiatan bisnis diperlukan adanya hubungan dengan organisasi yang lain.
Dalam dunia bisnis, menjalin kerja sama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang
seharusnya dilakukan untuk lebih memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan, atau
untuk mendapatkan suatu pemasok yang mendukung bisnis kita. Namun, dalam praktiknya
bisa saja terjadi suatu penolakan kerja sama bilamana bentuk kerjasamanya bisa merugikan di
pihak lain.

Sebagai contoh, seorang staf promosi suatu perusahaan diminta kesediaannya untuk
ikut berpartisipasi sebagai tim riset pemasaran suatu produk tertentu dari perusahaan lain.
Namun, perusahaan mempunyai suatu kebijakan tertentu untuk melarang pegawainya ikut
serta dalam tim riset pemasaran. Mengapa perusahaan melarang pegawainya untuk
berpartisipasi dalam kegiatan tersebut? Salah satu yang dikhawatirkan oleh pimpinan
perusahaan adalah kemungkinan pengungkapan kerahasiaan perusahaan yang akan
berdampak kurang menguntungkan bagi perusahaan tersebut. Apabila Anda menolak
permintaan orang dari luar organisasi Anda, cobalah menggunakan sebuah penyangga
(buffer). Berikanlah sebuah alternatif jika memang tersedia alternatif.

(2) Disciplinary notices and negative performance appraisals

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memiliki aturan-aturan yang berlaku bagi
semua anggota perusahaan atau organisasi tersebut. Setiap anggota organisasi wajib menaatai
peraturan-peraturan yang ada di dalam organisasinya, misalnya peraturan tentang jam kerja
karyawan masuk kerja pukul berapa, kapan dimulainya jam istirahat dan berakhirnya jam
istirahat serta jam pulang kantor. Bila ada karyawan yang melanggar peraturan yang telah
dibuat di dalam organisasi, seperi waktu kerja ini, berarti karyawan tersebut telah melakukan
pelanggaran peraturan perusahaan dan melanggar disiplin jam kerja.

Dalam memberikan catatan tentang disiplin dan penilaian kinerja negatif karyawan
dilakukan dengan pendekatan langsung dan tidak menggunakan penyangga (buffer). Karena
dengan adanya penyangga akan memberikan peluang bagi karyawan untuk meminimalisir
kepentingan dari suatu pesan dan kemungkinan bisa dijadikan sebagai bukti bagi karayawan
jika kelak dia mengajukan tuntutan ke pengadilan. Mengenai penilaian kerja karyawan bisa
menjadikan rujukan bila pesan itu dirancang untuk membantu memperbaiki kinerja karyawan
yang bersangkutan.

(3) Layoffs and Firing

Kondisi suatu perusahaan memungkinkan terjadinya suatu layoffs dan firing,

misalnya penjualan yang terus menurun yang berakibat pada menurunnya tingkat penerimaan
laba secara terus menerus. Seperti halnya disciplinary notices and negative performance
appraisals, maka penyampaian layoffs dan firing ini juga tidak diperlukan adanya penyangga
(buffer). Informasi tentang layoffs dan firing ini normalnya disampaikan secara lisan tetapi

COMM6263 – Business Communication-R1

harus disertai dengan pernyataan tertulis yang menjelaskan tentang alasan dan hak-hak bagi
karyawan. Apabila kondisi keuangan mengalami masalah, maka pihak manajemen
perusahaan perlu memberitahukan masalah tersebut secara transparan dan jelas jauh-jauh hari
sebelum tindakan layoffs dan firing itu dilakukan. Mengenai firing (pemecatan) sebenarnya
Undang-undang kita menyarankan bahwa sebaiknya pemecatan itu dihindari. Tetapi apabila
kondisi perusahaan yang sedang menurun dan memang terpaksa harus melakukannya, maka
harus ditempuh sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Karena apabila
perusahaan melakukan pemecatan terhadap karyawan tanpa disertai dengan alasan yang jelas
serta dilakukan tidak sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, karyawan tersebut
mempunyai hak untuk mengajukan tuntuan ke pengadilan.

V. Analisis PAIBOC untuk Pesan Negatif

Dalam rangka menerapkan mengenai apa saja yang telah Anda pelajari dari modul ini
Anda perlu manganalisis masalah yang Anda hadapi dengan menggunakan pendekatan
pertanyaan dalam PAIBOC.

P: purpose, yaitu apa tujuan dalam menulis atau berbicara.

A: audien(s), yaitu siapakah audiens yang Anda hadapi. Bagaimana anggota dari
audiens tersebut berbeda satu sama lain. Krakteristik yang relevan dengan pesan.

I: information, yaitu informasi apa saja yang Anda butuhkan dalam pesan.

B: benefits, yaitu manfaat dari pembaca yang dapat Anda gunakan untuk mendukung
posisi Anda.

O: objection, yaitu keberatan apa yang Anda harapkan yang dimiliki pembaca. Unsur-
unsur negatif apa dari pesan Anda yang dapat dikurangi atau diselesaikan.

C: contexts, yaitu bagaimana konteks dari pesan itu akan memengaruhi tanggapan dari
pembaca.

Pesan Persuasif

I. Tujuan Pesan Persuasif

Sebuah pesan persuasif dapat di lakukan dalam komunikasi internal dan komunikasi
eksternal. Pesan persuasif akan berusaha mengubah sikap atau membangun kepercayaan.
Pesan persuasif ini biasanya di implementasikan sebagai teknik pemasaran yang
mempromosikan produk (barang dan jasa) agar konsumen mau membeli produk tersebut.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Beberapa contoh pesan persuasif adalah:

• Pemesanan dan permintaan.

• Proposal dan rekomendasi.
• Penjualan dan surat permintaan tagihan.
• Surat lamaran pekerjaan.
• Laporan, jika merekomendasikan suatu tindakan.
• Usaha untuk merubah perilaku orang, seperti surat tagihan, kritikan atau penilaian
kinerja di mana Anda menghendaki bawahan memperbaiki perilakunya, dan iklan
layanan umum yang bertujuan untuk mengurangi mengemudi dalam keadaan mabuk,
penggunaan obat-obat terlarang, dan lain-lain.

Ada pun pesan meyakinkan itu memiliki dua tujuan, yaitu tujuan utama dan tudan
kedua. Tujuan utama pesan meyakinkan adalah:

• Mengharapkan tindakan dari pembaca.

• Menyediakan informasi yang cukup sehingga pembaca mengetahui dengan pasti apa
yang dilakukan.
• Mengatasi setiap keberatan yang mungkin dapat menghalangi atau menunda suatu
tindakan.

Sedangkan tujuan kedua dari pesan meyakinkan adalah:

• Membangun citra yang baik dari penulis.

• Membangun citra yang baik dari organisasi penuis.
• Merekatkan hubungan yang baik antara penulis dan pembaca.
• Mengurangi atau menghilangkan korespondensi di masa depan pada subjek yang
sama sehingga pembuatan pesan tidak menciptakan perkerjaan tambahan bagi penulis.

II. Strategi Penyusunan Pesan Persuasif

Dalam pembuatan pesan meyakinkan terdapat berbagai strategi yang dapat digunakan
yaitu dengan apa yang disebut empat dasar strategi yang terdiri atas permintaan langsung,
pendekatan pemecahan masalah, penjualan serta penghargaan dan hukuman. Dalam buku
wajib yang Anda gunakan strategi yang banyak dibahas adalah pada dua strategi yang
pertama yaitu permintaan langsung dan pemecahan masalah.

(a) Direct request atau permintaan langsung

Strategi ini sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk permintaan barang dan jasa
secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka. Dalam konteks yang lebih luas, direct
request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh sesorang atau suatu
organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang / individu atau organisasi)

COMM6263 – Business Communication-R1

untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai
media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagai contoh, suatu organisasi
tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain
dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile atau surat elektronik (e-
mail).

Gunakan pola pendekatan langsung (direct request) apabila:

• Audiens akan mengerjakan permintaan Anda tanpa penolakan.

• Anda membutuhkan tanggapan hanya dari orang yang bersedia untuk melakukan
tindakan.
• Audiens sangat sibuk dan mungkin tidak akan membaca semua pesan yang diterima.
• Budaya organisasi Anda menghendaki permintaan langsung.

Sedangkan Anda menggunakan pola pemecahan masalah jika:

• Audiens mungkin akan menolak melakukan apa yang Anda minta.

• Anda membutuhkan tindakan dari seseorang.
• Anda yakin bahwa audiens akan membaca seluruh isi pesan.
• Anda lebih banyak menghendaki logika lebih penting dari pada emosi dalam
pengambilan keputusan. Dalam hal ini perlu kita pahami bahwa suatu strategi yang
berhasil dilaksanakan di dalam suatu organisasi, belum tentu akan berhasil jika
diterapkan di dalam organisasi yang lain.

III. Penggunaan Subject Lines dalam Pesan Persuasif

Sebagaimana dijelaskan pada bagian sebelumnya, bahwa pola permintaan langsung

dan pola pemecahan masalah merupakan strategi yang lebih sering digunakan. Oleh karena
itu pemahaman kita pada sub bagian ini adalah mengenai baris subjek untuk kedua strategi
tersebut tentu berbeda.

Pada pola permintaan langsung, gunakanlah permintaan, topik, atau pertanyaan

dengan menempatkannya pada baris subjek. Penulisan baris subjek tersebut misalnya:
SUBJEK: Request for updated software. Sedangkan pada pola pemecahan masalah,
gunakanlah baris subjek yang diarahkan atau manfaat pembaca. Berikut ini diberikan contoh-
contoh dengan baris subjek berikut:

i) SUBJEK: Status of account # 3548-003;

ii) SUBJEK: Do we need an additional training session in October?

Apabila Anda menghadapi pembaca yang enggan, penempatan permintaan pada baris
subjek akan mendapatkan penolakan sebelun Anda memiliki kesempatan untuk memberikan

COMM6263 – Business Communication-R1

argumentasi. Terdapat suatu peluang untuk menggunakan baris subjek yang diarahkan yang
membuat posisi Anda terhadap isu itu menjadi jelas.

Berikut ini disampaikan tiga contoh baris subjek, di mana contoh yang pertama adalah
netral dan dua sisanya adalah menyatakan pilihan pembaca:

i) SUBJEK: A proposal to change the formula for calculating retirees’ benefits;

ii) SUBJEK: Arguments for expanding the Marysville plant;

iii) SUBJEK: Why cassano’s should close its west side store.

Ada suatu pilihan lain yaitu menggunakan manfaat pembaca, di mana pesan ini bisa
membantu pembaca, dengan contoh sebagai berikut:

i) SUBJEK: Reducing energy costs in the New Orleans office.

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun
membuat praktis bagi para audiens. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik,
ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a. Subjek dan tujuan haruslah jelas

b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

IV. Strategi Organisasi Pesan Persuasif

Sebuah pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens dan
mempermudah pekerjaan komunikator. Dalam pola pendekatan permintaan langsung
mulailah dengan permintaan, dan dalam pendekatan pemecahan masalah mulailah dengan
masalah yang dihadapi.

Menulis permintaan langsung

Apabila Anda mengharapkan mendapatkan persetujuan secara cepat, usahakanlah

agar pembaca dapat menghemat waktu dengan menampilkan permintaan langsung. Untuk itu
perhatikanlah hal-hal di bawah ini:

a. Pertimbangkan untuk meminta segera tentang informasi atau layanan yang Anda
inginkan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 b. Berikan kepada pembaca semua informasi secara detil yang mereka butuhkan untuk
bertindak berdasarkan permintaan Anda.
c. Mintalah tindakan yang Anda inginkan dari pembaca.

Mengorganisasikan pesan pemecahan masalah.

Dalam hal ini gunakan pendekatan tidak langsung dengan cara berikut:

a. Jelaskan masalah yang Anda sharingkan.

b. Berikanlah masalahnya secara detil.
c. Jelaskan solusi atas masalah tersebut.
d. Tunjukkan bahwa tiap elemen negatif seperti biaya, waktu dan lain-lain, lebih besar
dari pada keuntungannya.
e. Ringkaslah setiap tambahan manfaat dari solusi yang ada.
f. Mintalah tindakan yang Anda inginkan.

Dalam penyampaian pesan bisnis walau pun itu bertujuan baik, ada kemungkinan
audiens akan menolak permintaan kita, dan hal ini pun merupakan hal yang biasa. Apabila
menghadapi penolakan dari audiens cobalah untuk berbicara kepada audiens Anda.

Cara paling mudah untuk memahami jika terjadi penolakan audiens adalah mencoba
meminta bantuan dari orang-orang yang berpengalaman supaya kita memiliki gambaran yang
jelas bagaimana mengatasi penolakan tersebut. Namun dalam menghadapi penolakan tersebut
ada strategi yang bisa diambil yaitu: ungkapkan kembali pertanyaan Anda dengan secara
tidak mempertahankan diri dan ajukan pertanyaan lebih lanjut untuk meyakinkan bahwa
Anda sungguh-sungguh mengerti.

Tetapi apabila penolakan itu masih saja terjadi coba tempuh satu atau lebih dari
langkah-langkah sebagai berikut:

• Katakan berapa banyak banyak waktu atau uang yang dibutuhkan – hal itu tidak
sebanyak yang ditakutkan oleh pembaca.
• Tempatkan waktu atau uang dalam konteks dari manfaat pembaca.
• Tunjukkan bahwa uang yang digunakan pada saat ini dapat menghemat uang untuk
jangka panjang.
• Tunjukkan bahwa dengan melakukan seperti yang Anda minta, pembaca akan
mendapatkan manfaat walau pun tindakan itu tidak akan membantu pembaca secara
langsung.
• Tunjukkan kepada pembaca bahwa pengorbanan sangat dibutuhkan untuk mencapai
sasaran yang lebih besar, dan lebih penting sebagaimana mereka lakukan.
• Tunjukkan bahwa keuntungan sebagai sebuah kelompok dapat melebihi kerugiannya
sebagai sebuah kelompok.
• Ubahlah kerugian itu menjadi sebuah peluang.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Dalam kegiatan bisnis harus selalu berupaya untuk membuat pesan itu dapat
meyakinkan audiens atau para pembaca. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk
membuat pesan-pesan itu menjadi lebih dapat meyakinkan audiens atau para pembacanya,
yaitu dengan cara membangun kepercayaan, membangun emosional yang menarik,
menggunakan nada yang benar, dan menawarkan sebuah alasan agar pembaca bertindak
dengan tepat.

Membangun kepercayaan

Dalam bisnis, suatu kepercayaan merupakan hal yang mutlak dan sangat penting.
Oleh karena itu kepercayaan ini harus diciptakan dan dipelihara secara terus menerus agar
bisnis yang kita miliki juga bisa terus berkelanjutan. Lakukanlah membangun kepercayaan itu
dengan hal-hal sebagai berikut:

• Berikan fakta dan jangan mengada-ada atau melebih-lebihkan.

• Buatlah spesifik. Misalnya Anda mengatakan bahwa “X” adalah lebih baik,
tunjukkan kepada pembaca secara detil bagimana hal itu lebih baik.
• Bisa diandalkan. Misalkan Anda memperkirakan suatu proyek akan
berlangsung lebih lama untuk menyelesaikannya, biaya lebih banyak yang
digunakan, atau kurang efektif dari pada yang direncanakan sebelumnya,
katakanlah kepada audiens dengan segera. Kemudian lakukan negosiasi
jadwal baru untuk mencapainya.

Membangun emosional yang menarik.

Kehidupan seseorang termasuk para pelaku bisnis tidak dapat dilepaskan dari emosi,
karena emosi sendiri tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Setiap manusia
memiliki emosi baik emosi positif mau pun emosi negatif. Keputusan-keputusan yang
diambil oleh seseorang termasuk keputusan dalam bisnis dilakukan tidak hanya
menggunakan logika saja, tetapi juga melibatkan emosi dari pengambil keputusan. Oleh
karena itu membangun emosional yang menarik itu sangat penting.

Emotional appeal

Merupakan suatu kegiatan untuk membuat pembaca ingin melakukan apa yang Anda
minta. Gunakanlah nada yang benar. Berbicara dalam orang-orang di dalam organisasi,
apalagi kalau orang itu adalah bawahan Anda tidaklah sulit, dalam arti Anda punya banyak
pilihan seperi dalam bentuk perintah atau bentuk pertanyaan. Tetapi apabila Anda berbicara
atau mengharapkan suatu tindakan dari teman sejawat, kepada pengawan/atasan Anda atau
kepada orang-orang di luar organisasi, maka Anda perlu berhati-hati dengan lebih santun.
Nada-nada bicara atau nada-nada dalam tulisan untuk berkomunikasi dengan orang-orang
tersebut harus digunakan secara benar dan tepat. Tawarkan sebuah alasan agar pembaca dapat
bertindak dengan tepat. Apa kata-kata bijak yang mengatakan: “Jangan suka menunda-
menunda pekerjaan”. Kata-kata bijak ini memang benar adanya, karena ketika seseorang itu

COMM6263 – Business Communication-R1

menunda pekerjaan maka bisa berdampak pada kegitan atau tugas-tugas berikutnya yang
tidak pernah berhenti, dan untuk jangka panjang hal ini bisa menimbulkan masalah dalam
pekerjaan atau dalam bisnis. Dalam bisnis kita mengharapkan mendapat tanggapan secara
cepat atau sesegera mungkin atas pesan-pesan yang kita sampaikan kepada audiens/pembaca.
Maka dari itu tunjukkan mengapa Anda membutuhkan tanggapan cepat:

• Tunjukkan bahwa keterbatasan waktu itu adalah suatu kenyataan.

• Tunjukkanlah bahwa dengan bertindak sekarang, berarti akan menghemat
waktu dan uang.
• Tunjukkanlah biaya yang ditimbulkan dari penundaan suatu kegiatan.

Building common ground

Common ground berupaya menghindari penggunaan saya (me) dan anda (you) dari
beberapa situasi yang meyakinkan dan mengharapkan agar baik Anda dan audiens Anda
memiliki kepentingan yang saling membutuhkan dalam memecahkan masalah yang Anda
hadapi. Dalam sub bagian ini kita perlu membedakan hal-hal yang kurang baik dan hal-hal
yang baik tentang common ground itu.

Terdapat berbagai macam pesan-pesan meyakinkan dan yang paling sering dikenal
yaitu surat pemesanan, surat permintaan pembayaran (tagihan), penilaian kinerja dan surat
rekomendasi.

(1) Surat Pemasanan

Surat Pemesanan bisa dilakukan dengan cara menulis dalam form yang telah
disiapkan, menelepon, atau membuatnya dengan mengklik kotak-kotak pada situs. Apabila
Anda menulis surat pemesanan, perhatikanlah hal-hal sebagai berikut:

• Buatlah spesifik.
• Katakan pada perusahaan apa yang Anda inginkan apabila model itu sudah
tidak tersedia.
• Periksalah perhitungan Anda dua kali, dan tambahkan pajak penjualan dan
biaya pengiriman.

(2) Surat permintaan

Surat permintaan pembayaran sebenarnya bisa dilakukan dengan melalui hubungan

dengan pesawat telepon, karena pembayaran bisa ditanggapi lebih cepat. Tetapi karena
perkembangan teknologi pada akhir-akhir ini banyak perusahaan yang menerapkan sistem
perekaman suara (voice mail system), sehingga tanggapan atas permintaan pembayaran
kemungkinan bisa mengalami penundaan.

Untuk menghidari penundaan tersebut Anda bisa melakukannya dengan mengajukan

surat permintaan pembayaran atau surat tagihan. Surat tagihan ini merupakan permintaan

COMM6263 – Business Communication-R1

kepada pelanggan terhadap barang dan jasa yang telah mereka terima. Surat tagihan
sebaiknya dikirimkan kepada pelanggan lebih awal, setelah barang dan jasa tersebut
diserahterimakan kepada pelanggan.

(3) Penilaian kinerja

Setiap yang bekerja di dalam suatu perusahaan secara periodik akan dievaluasi oleh
atasannya atau pengawasnya. Penilaian kinerja ini merupakan suatu kegiatan yang sangat
penting demi kepentingan baik bagi setiap karyawan yang bersangkutan maupun bagi
kepentingan organisasia atau perusahaan. Kepentingan bagi karyawan adalah karyawan dapat
memperbaiki kinerjanya pada masa mendatang, apabila diketahui kelemahan-kelemahannya
dan juga dapat menjadi sarana apabila karyawan itu akan mendapat peluang promosi ketika
ada posisi yang lowong.

Sedangkan kepentingan bagi perusahaan adalah agar perusahaan mendapatkan orang-

orang yang tepat dan mampu untuk menduduki posisi-posisi tertentu dan menjalankan tugas
pekerjaan sesuai spesifikasinya. Setelah dievaluasi setiap karyawan harus diberikan
kesempatan untuk membaca hasil evaluasi tersebut dan menandatanganinya pada kolom yang
disediakan sebagai bukti bahwa karyawan telah membacanya.

(4) Surat rekomendasi

Bagi seorang karyawan yang akan berpindah pekerjaan ke perusahaan yang lain,
maka perusahaan yang baru ini kebanyakan akan menanyakan atau meminta surat
rekomendasi dari perusahaan lama di mana karyawan tersebut bekerja. Dengan surat
rekomendasi ini perusahaan yang baru ingin mendapatkan kepastian bahwa orang-orang yang
diterima adalah karyawan yang telah memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan. Oleh karena
itu surat rekomendasi ini harus dibuat secara spesifik dan menerangkan tentang keadaan dan
kualifikasi yang sebenarnya dan sejujurnya dari karyawan yang diberikan surat rekomendasi
tersebut.

V. Analisis PAIBOC untuk Pesan Persuasif

Dalam rangka menerapkan mengenai apa saja yang telah Anda pelajari dari modul ini
Anda perlu manganalisis masalah yang Anda hadapi dengan menggunakan pendekatan
pertanyaan dalam PAIBOC.

P: purpose, yaitu apa tujuan dalam menulis atau berbicara.

A: audience(s), yaitu siapakah audiens yang Anda hadapi. Bagaiman anggota dari
audiens tersebut berbeda satu sama lain. Krakteristik yang relevan dengan pesan.

I: information, yaitu informasi apa saja yang Anda butuhkan dalam pesan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 B: benefits, yaitu manfaat dari pembaca yang dapat Anda gunakan untuk mendukung
posisi Anda.

O: objection, yaitu keberatan apa yang Anda harapkan yang dimiliki pembaca. Unsur-
unsur negatif apa dari pesan Anda yang dapat dikurangi atau diselesaikan.

C: contexts, yaitu bagaimana konteks dari pesan itu akan memengaruhi tanggapan dari
pembaca.

COMM6263 – Business Communication-R1

 SIMPULAN

Pesan informatif dan pesan positif dapat berupa: penerimaan, jawaban positif atas
permintaan pembaca, informasi tentang prosedur, produk, pelayanan atau pilihan,
pengumuman dari perubahan kebijakan yang bersifat netral atau positif, dan perubahan-
perubahan yag memberikan keuntungan bagi pembaca.

Ada dua tujuan dari pesan informatif dan pesan posisif, yaitu sebagai berikut: Tujuan
pertama: i) memberikan informasi atau berita baik kepada kempaca atau menenangkan
pemcaca, ii) mengharapkan pembaca untuk membaca pesan, memahaminya dan memiliki
pandangan yang positif.

Untuk menghilangkan tekanan setiap elemen negatif, maka tujuan kedua: i)

membangun citra yang baik dari penulis, ii) memabngun citra yang baik dari organisasi
penulis, iii) menjalin hubungan yang baik antara penulis dan pembaca, dan iv) mengurangi
atau menghilangkan korespondensi di masa depan pada masalah yang sama sehingga pesan
tidak menciptakan pekerjaan yang lebih bagi penulis.

Mengenai pesan informatif dan pesan positif ada dua pilihan terhadap manfaat
pembaca. Anda tidak membutuhkan manfaat pembaca apabila: i) Anda hanya memberikan
informasi yang faktual, ii) sikap pembaca terhadap informasi itu tidak penting, iii)
menekankan manfaat dapat membuat suara pembaca egois, dan iv) manfaat yang begitu jelas
bahwa untuk menyatakannya kembali dapay menghina kecerdasan pembaca.

Anda membutuhkan manfaat pembaca apabila: i) Anda menyampaikan kebijakan, ii)

Anda ingin membentuk sikap pembaca terhadap informasi atau terhadap organisasi Anda, iii)
Menekankan manfaat menghadirkan motif positif dari pembaca, dan iv) beberapa dari
manfaat mungkin tidak jelas bagi pembaca.

Jenis-jenis pesan informatif dan pesan positif pada umumnya terdiri dari lima jenis,
yaitu: pengiriman (transmittals), konfirmasi (confirmation), ringkasan (summaries),
penyeseuaian dan tanggapan terhada komplain (adjustments and responses to complain), dan
terima kasih dan catatan berisi ucapan selamat (Thank-You and Congratulatory Notes).

Dengan menyampaikan pesan-pesan negatif kepada pembicara, Anda telah berupaya

agar: pembaca telah diperhatikan secara serius, keputusan Anda adil dan masuk akal, dan jika
mereka menggunakan sepatu kita, maka mereka akan membuat keputusan yang sama.
Sebagaimana ditulis dalam modul 9 bahwa apabila informasi Anda itu merupakan informasi
negatif, gunakanlah sebuah baris subjek jika pembaca tidak mungkin membaca pesan atau
membutuhkan informasi untuk melakukan tindakan, atau jika informasi negatif itu adalah
kesalahan Anda. Oleh karena itu sebaiknya dihilangkan saja sebuah baris subjek dalam pesan
negatif jika Anda berpikir bahwa pembaca akan mengabaikan dan menganggap hal itu
sebagai suatu pesan rutin. Tetapi bila Anda menyampaikan pesan tidak baik (berita buruk)

COMM6263 – Business Communication-R1

kepada atasan sebaiknya digunakan sebuah baris subjek yang berfokus pada pemecahan
masalah.

Suatu penyangga (buffer) adalah sebuah pernyataan netral atau suatu pernyataan
positif yang memungkinkan Anda untuk menunda suatu pesan negatif. Jenis-jenis dari suatu
pernyataan yang dapat digunakan sebagai suatu penyangga itu adalah: dimulai dengan suatu
good news atau unsur positif, memberikan suatu fakta atau suatu kronologi dati kegiatan,
menghubungkan dengan lampiran di dalam surat, mengucapkan terima kasih kepada
pembaca yang telah dikerjakan oleh pembaca, dan menyatakan suatu prinsip umum.

Dalam praktiknya pesan-pesan negatif pada umumnya terdiri atas tiga hal penting,
yaitu: (1) rejections and refusal, (2) disciplinary notices and negative performance
appraisals dan (3) layoffs and firing.

Tujuan utama pesan persuasif adalah: mengharapkan tindakan dari pembaca,

menyediakan informasi yang cukup sehingga pembaca mengetahui dengan pasti apa yang
dilakukan, dan mengatasi setiap keberatan yang mungkin dapat menghalangi atau menunda
suatu tindakan. Sedangkan tujuan kedua dari pesan meyakinkan adalah: membangun citra
yang baik dari penulis, membangun citra yang baik dari organisasi penuis, merekatkan
hubungan yang baik antara penulis dan pembaca, dan mengurangi atau menghilangkan
korespondensi di masa depan pada subjek yang sama sehingga pembuatan pesan tidak
menciptakan perkerjaan tambahan bagi penulis.

Dalam membuatan pesan meyakinkan terdapat berbagai strategi yang dapat

digunakan yaitu dengan apa yang disebut empat dasar strategi yang terdiri atas permintaan
langsung, pendekatan pemecahan masalah, penjualan serta penghargaan dan hukuman.
Dalam buku wajib yang Anda gunakan strategi yang banyak dibahas adalah pada dua strategi
yang pertama yaitu permintaan langsung dan pemecahan masalah.

Terdapat berbagai macam pesan-pesan meyakinkan dan yang paling sering dikenal
yaitu surat pemesanan, surat permintaan pembayaran, penilaian kinerja dan surat
rekomendasi.

COMM6263 – Business Communication-R1

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Module 10-12 Business

Communication, Building Critical Skills, 06. MCGI. New York. ISBN: 978-9-81-
473867-5

COMM6263 – Business Communication-R1