LECTURE NOTES

COMM6263
Business Communication

Week 7
Designing Documents, Slides, and
Screens & Making Oral
Presentations

COMM6263 – Business Communication-R1

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi yang efektif untuk merancang dokumen,
slide presentasi, dan laman web. (LO3)

2. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi untuk merancang presentasi dengan baik.
(LO3)

3. Peserta diharapkan mampu membuat pembuka dan penutup presentasi dengan baik.
(LO2)

4. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi yang efektif dalam menyampaikan

presentasi dan merespon pertanyaan. (LO3)

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. Strategi merancang dokumen

2. Merancang slide power point untuk presentasi

3. Strategi perencanaan presentasi

4. Menciptakan pembuka dan penutup presentasi yang berkesan

5. Strategi organisasi presentasi

6. Strategi penyampaian presentasi yang efektif

7. Strategi menjawab pertanyaan dari audiens

8. Strategi untuk presentasi berkelompok

COMM6263 – Business Communication-R1

 ISI MATERI

Designing Documents, Slides, and Screens

Desain dokumen yang baik dapat menghemat waktu dan uang, menghindari
kesalahpahaman yang berujung pada masalah hukum, dan membangun kepercayaan.
Dokumen yang efektif dapat lebih jelas menyampaikan ide melalui struktur tulisan yang jelas
dan rapi sehingga lebih mudah dibaca. Sebuah penelitian oleh Linda Reynolds yang
dituliskan dalam paper berjudul “The Legibility of Printed Scientific and Technical
Information” tahun 1984 menunjukkan bahwa sebuah dokumen yang mudah dibaca
berpengaruh pada peningkatan kredibilitas dan citra diri sebagai seorang profesional yang
kompeten.

I. Strategi Merancang Dokumen

Locker dan Kaczmarek menyusun lima panduan untuk membuat dokumen yang
menarik secara visual. Lima panduan tersebut adalah:

• Gunakan spasi kosong untuk memisahkan bagian tulisan dan menekankan poin.
• Gunakan heading untuk setiap kelompok poin.
• Batasi penggunaan huruf cetak besar atau kapital yang tidak penting.
• Gunakan tidak lebih dari dua jenis huruf dalam satu dokumen.
• Gunakan rata margin yang disesuaikan dengan situasi dan pembaca.

1) menggunakan spasi kosong

Spasi kosong – bagian kosong pada halaman dokumen – membuat materi atau ide
penting yang ingin diperhatikan terpisah dari informasi lain yang ada dalam halaman
dokumen sehingga lebih mudah dipahami oleh pembaca. Berikut adalah beberapa contoh
penggunaan spasi kosong:

• Headings untuk setiap kelompok informasi yang punya kesamaan dan bersifat khusus.
• Panjang paragraf yang bervariasi dapat menunjukkan informasi penting yang ingin
lebih ditunjukkan.
• Daftar dengan angka, huruf, atau bullets. Gunakan angka dan huruf jika urutan
informasi yang berikan penting; atau gunakan bullets jika informasi tersebut bisa
diberikan secara acak.

Jika Anda membuat daftar, pastikan gunakan tata bahasa yang sesuai dengan
penyambungnya di atas. Perhatikan contoh-contooh berikut.

COMM6263 – Business Communication-R1

Contoh yang salah: Berikut adalah saran yang bisa membantu pewawancara menghindari
bias pada saat mewawancarai calon pegawai:

1. Pertanyaan dasar dalam deskripsi pekerjaan.

2. Menanyakan teknis pekerjaan.

3. Seleksi dan pelatihan calon pegawai.

Contoh yang benar: Berikut adalah saran yang bisa membantu pewawancara menghindari
bias pada saat mewawancarai calon pegawai:

1. Ajukan pertanyaan berdasarkan deskripsi pekerjaan.

2. Ajukan pertanyaan pertanyaan yang sama kepada semua pelamar.

3. Pilih dan berikan pelatihan bagi setiap pewawancara.

2) menggunakan headings

Headings adalah sebuah kalimat tidak lengkap atau kumpulan kata yang membagi
poin-poin dalam dokumen ke dalam kelompok. Headings sebaiknya:

1. Dibuat secara spesifik;

2. Setiap headings memuat semua informasi yang ada di dalam kelompoknya; dan
3. Headings dibuat paralel, misalnya semua ditulis dalam kata kerja, kalimat lengkap,
dan sebagainya.

3) membatasi penggunaan kata-kata yang tidak terlalu penting dalam huruf kapital

4) tidak menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu dokumen

5) putuskan untuk menggunakan batas margin sesuai dengan situasi dan tipe pembaca

II. Merancang Slide Power Point untuk Presentasi

Berikut ini adalah beberapa tip-tip mendasar untuk menciptakan slide power point
yang efektif untuk presentasi. Anda dapat menemukan banyak tip serupa atau bahkan lengkap
di internet atau sumber belajar lainnya.

1. Gunakan jenis huruf yang jelas dengan ukuran yang besar, agar mudah dibaca;
2. Hanya menggunakan frasa dan kata yang dituliskan dalam poin-poin;
3. Gunakan bahasa yang singkat dan jelas;
4. Buat paling banyak 4 atau 5 poin dalam satu slide;

COMM6263 – Business Communication-R1

 5. Kreasikan slide Anda dengan variasi bentuk dan animasi, namun tetap terlihat
rapi, tidak berlebihan, dan bersinambungan.

Making Oral Presentations

Melanjutkan modul sebelumnya yaitu dengan mengadakan pertemuan, maka hasil

pertemuan tersebut akan di presentasikan oleh manajer untuk menginformasikan pesan dalam
pertemuan kepada audiens baik audiens di dalam maupun audiens di luar organisasnya.
Dalam dunia bisnis, presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik bagi
lembaga atau institusi yang melakukan presentasi. Oleh karena itu, dalam melakukan
presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis
yang efektif dan efisien dapat tercapai.

Presentasi bisnis secara lisan memiliki tiga tujuan, yaitu:

(1) Presentasi informatif. Presentasi ini bertujuan untuk memberikan informasi atau mengajar
audiens. Pesan-pesan yang di sampaikan tentu saja harus menarik, mudah dipahami dan enak
di dengar oleh audiens. Hindarkan bentuk presentasi yang membosankan, tidak jelas dan
bahasa yang sulit dipahami.

(2) Presentasi ajakan meyakinkan. Presentasi ini dilakukan untuk memotivasi audiens untuk
melakukan tindakan atau untuk percaya sesuatu sesuai dengan yang di kehendaki si
pembicara. Dalam melakukan presentasi, maka pembicara perlu menyatakan secara eksplisit,
jelas dan tegas agar di pahami oleh audiens. Contoh: pembicara menekankan kepada
karyawan untuk meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan kualitas produk atau
meningkatkan daya saing perusahaan.

(3) Menunjukkan niat baik/goodwill. Presentasi ini dilakukan untuk menghibur audiens.
Artinya untuk mencapai tujuan presentasi, maka seorang pembicara perlu menyelipkan
humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana, namun demikian suasana dalam
presentasi bisnis juga perlu dikendalikan.

Berikut beberapa pembahasan yang berkaitan dengan tahapan pembuatan dan

melakukan presentasi:

I. Strategi merencanakan presentasi

Presentasi bisnis yang baik hanya akan dapat dicapai jika persiapan untuk melakukan
presentasi tersebut dilakukan dengan sebaik-baiknya. Persiapan yang perlu dilakukan untuk
presentasi bisnis mencakup antara lain:

a. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

COMM6263 – Business Communication-R1

 Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat
penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra yang kurang baik bagi
para pembicara yang bersangkutan. Karena itu penguasaan materi yang baik sebelum
presentasi adalah penting.

b. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Agar presentasi dapat berjalan dengan baik diperlukan adanya peralatan bantu yang
mendukung lancarnya dan efektifnya presentasi.

c. Menganalisis audiens

Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa,
dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi
siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai tindakan
antisipatif.

d. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untk presentasi bisnis tersebut
akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu
presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang
digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan,
bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dll.

Terdapat tiga jenis presentasi yaitu monolog, diskusi diarahkan dan penjualan.

(1) Dalam presentasi monolog, pembicara menyampaikan suatu topik kepada audiens tanpa
diselingi dengan interupsi, dan sifatnya satu arah. Presentasi semacam ini bisa membosankan
karena tidak ada dialog antara pembicara dengan audiens, dan audiens tidak dilibatkan sama
sekali selama presentasi berlangsung.

(2) Presentasi yang diarahkan, menurut Linda Driskill menawarkan cara lebih baik untuk
mempresentasikan material dan membantu audiens menemukan solusi untuk menyelesaikan
masalah. Dalam presentasi jenis ini pembicara menyampaikan pertanyaan atau isu-isu yang
telah disetujui sebelumnya antara pembicara dan audiens.

(3) Presentasi penjualan. Dalam presentasi jenis ini terjadi percakapan antara pembicara dan
audiens. Pembicara menyampaikan suatu topik atau isu, atau produk-produk untuk
ditawarkan kepada audiens atau calon pembeli. Dalam hal ini pembicara ingin mengetahui
apa yang dibutuhkan oleh audiens atau calon pembeli potensial.

Dalam melakukan presentasi bisnis, menarik minat perhatian audiens merupakan hal
yang sangat menentukan. Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu
persyaratannya pembicara harus dapat menganalisis audiens secara tepat. Ketidaktepatan

COMM6263 – Business Communication-R1

dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak
mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Menganalisis audiens perlu dilakukan karena
adanya perbedaan-perbedaan di antara audiens, audiens yang merasa skeptis, atau audiens
yang bermusuhan (hostile). Buatlah ide-ide Anda relevan dengan audiens dengan mencoba
menghubungkan apa yang harus Anda katakan kepada pengalaman dan kepentingan audiens.

Dengan menampilkan visual dalam melakukan presentasi akan membantu

meningkatkan pemahaman audiens tentang topik atau isu yang Anda presentasikan. Anda
dapat menggunakan sebuah pengolah kata untuk menampilkan visual yang sangat menarik;
atau bisa menyiapkan slide dengan menggunakan PowerPoint, Corel, atau program
presentasi yang lain.

II. Menciptakan pembuka dan penutup presentasi yang berkesan

Meskipun Anda telah mempersiapkan presentasi dengan sungguh-sungguh dan serius,

dalam pelaksanaannya Anda perlu memperhatikan tentang dua hal yaitu pembukaan dan
penutupan presentasi.

Pembukaan dan penutupan dalam melakukan presentasi bisnis ini bisa dianalogikan
dengan permulaan dan pengakhiran dalam kegiatan penulisan suatu dokumen. Untuk dapat
menarik minat audiens, maka Anda perlu melakukan pembukaan dengan cara yang tepat.
Oleh karena itu disarankan Anda utuk melakukan diskusi atau asah otak (brainstorming)
terhadap empat hal berikut ini, yaitu: startling statement, narration or anecdote, question
atau quotation.

Jika Anda melakukan presentasi bisnis lakukanlah dengan penuh percaya diri, dengan
suara yang jelas dan berwibawa, dan tentunya suara terbaik Anda, sehingga dapat
menimbulkan kesan positif di mata audiens. Untuk mencapai hal itu Anda dapat mengadakan
latihan sebelum melakukan presentasi. Berlatih presentasi bisnis dapat dilakukan dalam
berbagai kegiatan di dalam organisasi bisnis, mulai dari lingkup kecil sampai lingkup yang
lebih luas. Karena dengan suara yang seperti itu akan banyak membawa keberhasilan bagi
Anda. Suara terbaik Anda akan dapat memanipulasi empat hal yaitu: pola titi nada rendah
seperti suara bariton/bas, atau tinggi seperti suara tenor (pitch), nada suara (intonation),
kecepatan (tempo) dan keras atau lembut dari suara (volume).

III. Strategi organisasi presentasi

Ketika Anda sudah siap untuk melakukan presentasi bisnis, dalam pelaksanaannya
Anda bisa mengorganisasikan presentasi tersebut dengan efisien. Untuk itu mulailah dengan
masalah pokok. Di dalam presentasi untuk meyakinkan mulailah dengan bakat terkuat Anda,

COMM6263 – Business Communication-R1

dan alasan terbaik Anda. Bila waktu memungkinkan berikanlah alasan yang lain.
Tempatkanlah bakat terlemah Anda di bagian tengah sehingga Anda dapat mengakhiri
dengan catatan yang kuat.

IV. Strategi penyampaian presentasi yang efektif

Bagi para pemula, ketika mendapat kesempatan untuk melakukan presentasi dapat
mengalami hal-hal yang dapat membuyarkan persiapan yang telah dilakukan dengan baik.
Pembicara yang tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada
penyampaian presentasi bisnis yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang
diinginkan. Ketidakpercayaan diri seorang pembicara diekspresikan dalam berbagai macam
sikap atau perilaku, antara lain: gemetar, bicara terputus-putus, mulut kering, tenggorokan
tersumbat, nafas tersengal-sengal, keluar keringat dingin dan lain-lain.

V. Strategi menjawab pertanyaan dari audiens

Dalam presentasi bisnis, apalagi ketika presentasi itu merupakan presentasi penjualan
sudah pasti akan muncul banyak pertanyaan. Agar dapat menangani dan menjawab
pertanyaan dengan baik, Anda perlu mengantisipasi pertanyaan yang mungkin ditanyakan
setelah selesai presentasi. Atau ketika Anda sedang melakukan presentasi kemungkin ada
audiens yang menginterupsi dengan mengajukan pertanyaan. Jika terjadi hal demikian
apabila Anda siap untuk menjawab pada saat itu jawablah segera dengan senang hati.

Tetapi apabila Anda menghendaki untuk menjawab di akhir presentasi, ucapkan

terima kasih kepada penanya tersebut, pertanyaan itu Anda tampung dan akan mendapat
giliran pertama yang harus Anda jawab. Bila ada pertanyaan yang biasa usahakanlah untuk
merangkum dengan kata-kata Anda sendiri sebelum menjawab pertanyaan tersebut.

Jika Anda tidak mengetahui jawaban sebuah pertanyaan katakanlah demikian, dan
Anda janjikan akan mencari jawaban secara tertulis pada kesempatan pertama. Pada akhir
sesi tanya jawab, dan bila tidak ada yang bertanya lagi, ambillah waktu kira-kira dua menit
untuk meringkas poin presentasi Anda sekali lagi, dan hal ini sekaligus merupakan
pernyataan Anda untuk menutup presentasi.

VI. Strategi untuk presentasi berkelompok

Dalam melakukan presentasi secara kelompok rencanakanlah untuk melibatkan

sebanyak mungkin anggota dengan pembagian tugas yang jelas. Cara mudah untuk
melakukan presentasi kelompok adalah membuat outline, kemudian membagi topik bahasan

COMM6263 – Business Communication-R1

dan memberikan kepada tiap anggota kelompok. Anggota kelompok yang lain diberikan
tugas pada pembukaan dan bagian penutupan. Jika ada pertanyaan dari audiens, maka setiap
anggota menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan topik atau materi yang telah
dipresentasikan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 SIMPULAN

Dalam dunia bisnis, presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik bagi
lembaga atau institusi yang melakukan presentasi. Presentasi bisnis secara lisan memiliki tiga
tujuan, yaitu: i) presentasi informatif; ii) presentasi ajakan meyakinkan; dan iii) Presentasi
goodwill.

Memilih jenis presentasi. Terdapat tiga jenis presentasi yaitu monolog, diskusi diarahkan dan
presentasi penjualan. Sesuaikan ide Anda dengan audiens. Untuk dapat melakukan presentasi
bisnis yang baik, salah satu presyaratannya pembicara harus dapat menganalisis audiens
secara tepat. Menganalisis audiens perlu dilakukan karena adanya perbedaan-perbedaan di
antara audiens, audiens yang merasa skeptis, atau audiens yang bermusuhan (hostile). Buatlah
ide-ide Anda relevan dengan audiens dengan mencoba menghubungkan apa yang harus Anda
katakan kepada pengalaman dan kepentingan audiens.

Rencanakan visual dan alat kelengkapan lain untuk melibatkan audiens. Dengan
menampilkan visual dalam melakukan presentasi akan membantu meningkatkan pemahaman
audiens tentang topik atau isu yang Anda presentasikan. Meski pun Anda telah
mempersiapkan presentasi dengan sungguh-sungguh dan serius, dalam pelaksanaannya Anda
perlu memperhatikan tentang dua hal yaitu pembukaan dan penutupan presentasi. Oleh
karena itu disarankan Anda utuk melakukan diskusi atau asah otak (brainstorming) terhadap
empat hal berikut ini, yaitu: startling statement, narration or anecdote, question atau
quotation.

Jika Anda melakukan presentasi bisnis lakukanlah dengan penuh percaya diri, dengan suara
yang jelas dan berwibawa, dan tentunya suara terbaik Anda, sehingga dapat menimbulkan
kesan positif di mata audiens.

Untuk mencapai hal itu Anda dapat mengadakan latihan sebelum melakukan presentasi.
Suara terbaik Anda akan dapat memanipulasi empat hal yaitu: pola titi nada rendah seperti
suara bariton/bas, atau tinggi seperti suara tenor (pitch), nada suara (intonation), kecepatan
(tempo) dan keras atau lembut dari suara (volune). Ketika Anda sudah siap untuk melakukan
presentasi bisnis, dalam pelaksanaannya Anda bisa mengorganisasikan presentasi tersebut
dengan efisien. Untuk itu mulailah dengan masalah pokok. Tempatkanlah bakat terlemah
Anda di bagian tengah sehingga Anda dapat mengakhiri dengan catatan yang kuat.

Merubah rasa takut. Untuk mengantisipasi hal-hal ini agar tidak terjadi, lakukanlah hal-hal
sebagai berikut: lakukan persiapan; gunakanlah sejumlah cafeine secara normal; hindari
minuman beralkohol; gunakan penekanan positif; dan gunakan kontak mata. Berdiri dan
bahasa isyarat. Cara Anda berdiri ketika melakukan presentasi juga harus diperhatikan
dengan benar. Berdirilah dengan sikap yang menarik di mata audiens dan janganlah menutupi
slide atau visual agar tidak menghalangi pandangan audiens terhadap onyek. Menggunakan

COMM6263 – Business Communication-R1

catatan dan visual. Penggunaan catatan ini akan membantu Anda dalam melakukan
presentasi..

Dalam presentasi bisnis, apalagi ketika presentasi itu merupakan presentasi penjualan sudah
pasti akan muncul banyak pertanyaan. Agar dapat menangani dan menjawab pertanyaan
dengan baik, Anda perlu mengantisipasi pertanyaan yang mungkin ditanyakan setelah selesai
presentasi, atau ketika Anda sedang melakukan presentasi kemungkinan ada audiens yang
menginterupsi dengan mengajukan pertanyaan. Pada akhir sesi tanya jawab, dan bila tidak
ada yang bertanya lagi, ambillah waktu kira-kira dua menit untuk meringkas poin presentasi
Anda sekali lagi, dan hal ini sekaligus merupakan pernyataan Anda untuk menutup
presentasi. Dalam melakukan presentasi secara kelompok rencanakanlah untuk melibatkan
sebanyak mungkin anggota dengan pembagian tugas yang jelas. Cara mudah untuk
melakukan presentasi kelompok adalah membuat outline, kemudian membagi topik bahasan
dan memberikan kepada tiap anggota kelompok.

COMM6263 – Business Communication-R1

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Business Communication,

Building Critical Skills, 06. MCGI. New York. ISBN: 978-9-81-473867-5.
2. Bovee, C.L., & Thill, J.V. (2010). Business Communication Today. PH.Upper Saddle
River, New Jersey. ISBN: 978-13-246458-1

COMM6263 – Business Communication-R1