BERBICARA DAN PRESENTASI DALAM LINGKUNGAN BISNIS

Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level/tingkatan dalam suatu
perusahaan berskala menengah dan besar merupakan hal yang biasa. Baik dalam kaitannya
dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.
Tujuan Presentasi Bisnis
Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap
kegiatan bisnis. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya
memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu
dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang
digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens. Setiap presentasi yang dilakukan
memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta maksud dilakukannya presentasi
tersebut. Secara umum tujuan dari suatu presentasi bisnis antara lain:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.
2. Menghibur audiens.
3. Menyentuh emosi audiens
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.
Persiapan Dasar
Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena
dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan.
Persiapan-persiapan tersebut meliputi :
a. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam
sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pada
kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkandung dalam
isi materi presentasi.
b. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan
merasa senang. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai
macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide
serta penggunaan audio visual.
c. Menganalisis siapa audiens.
Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa
sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan
menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka
pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang
dimaksud.
d. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam
menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian
presentasi.
Tahap-Tahap Presentasi Lisan Dalam Komunikasi Bisnis
Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini
untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama
pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapan-
tahapan sebagai berikut :
a. Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujuan, analisis audiens,
perencanaan isi, panjang dan gaya bicara.
b. Pengembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokok presentasi, penutup,
tanya jawab dan alat bantu visual.
c. Penyampaian presentasi

1
Presentasi Lisan yang Baik
Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh
kepiawaian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepiawaian pembicara
dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara
tersebut antara lain :
a. Mempunyai wawasan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada
pada dirinya.
b. Dapat mengetahui dan mengenal audiens
c. Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi
alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan.
d. Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan
informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaan-
pertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens.
e. Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi.
f. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal
berkenaan dengan presentasinya.
Mengorganisasikan Presentasi
Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu,
sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang
mendengar atau menyimak presentasi tersebut. Ada beberapa pola yang dapat digunakan
dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain:
a. Pola Kronologis: Pola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi
dari presentasi mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat
ini, kemudian dilanjutkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut.
b. Pola Spasial: Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini
dapat diadaptasi untuk membuat proposal persuasif.
c. Pola Topikal: Pola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua
halatau kategori utama. Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang
membenarkan penerimaan proposal.
d. Pola Pemecahan Masalah: Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama
merupakan cara yang paling sederhana dalam menggunakan pola ini. Hal yang
pertama menunjukkan atau mendiagnosis masalah, dan dalam hal kedua memberikan
suatu cara.
Mengakhiri Presentasi
Setiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau panjang, memerlukan
pendahuluan pesan dan mengkaji pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi
disebut juga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang dijadikan
rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan. Kesimpulan sebagian besar merupakan
ulasan. Terdapat beberapa komponen yang harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi
tersebut
a. Meringkaskan hal-hal utama
b. Memusatkan tema dan tujuan anda
c. Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan
d. Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak
e. Mempersilahkan pengajuan pertanyaan

PERSIAPAN BERBICARA DAN PRESENTASI

Persiapan berbicara atau presentasi relatif sama dengan persiapan dalam menyusun
pesan tertulis untuk dikirimkan kepada audience. Saluran yang digunakan dalam media

2
presentasi adalah saluran lisan. Karenanya, diperlukan beberapa teknik komunikasi khusus
yang berbeda dengan komunikasi tertulis.
1. Menentukan tujuan. Secara umum tujuan komunikasi bisnis, dapat dibedakan
menjadi tiga, yaitu: Untuk memberikan informasi, Untuk mempengaruhi
(persuasi), dan Untuk memaksa atau memberikan instruksi (regulatori). Tujuan
komunikasi tersebut, akan menjadi dasar dalam menentukan isi pesan, gaya
presentasi, dan tingkat interaksi antara pembicara dengan audience.
2. Menganalisis audience, seperti berapa jumlah audience dalam presentasi,
Komposisi misalnya apa saja tingkat pendidikan audience termasuk jumlah
masing-masing tingkat, dan reaksi audience dapat digolongkan menjadi 3, yakni
menolak, menerima, dan tidak.
Teknik dalam berbicara di depan umum dan presentasi, dimana menurut beberapa pakar
public speaking, perlu memperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Pendekatan dan Permulaan
2. Mengatasi kegugupan di depan panggung
3. Membuat ketertarikan pendengar
4. Menjaga ketepatan berbicara, kejernihan, dan volume suara
5. Mempercayai kemampuan sendiri
6. Memperbanyak perbendaharaan kata-kata
7. Isi pembicaraan bertambah variatif sehingga tidak membosankan.
8. Memberi tekanan dalam pembicaraan dan bersemangat (antusias)
9. Menepati waktu
10. Memiliki kelancaran berbicara dan rasa humor
11. Berbicara dengan menyenangkan dan wajar
12. Menggerakkan tubuh secara alami
13. Memakai pakaian yang serasi
14. Penutupan dan Pengakhiran

CARA PENGEMBANGAN PRESENTASI BISNIS

Di dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk mendengarkan apa yang
akan dipresentasikan. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur humor, tetapi
presentasi bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum,
format presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian
penutup.
1. Bagian Pembukaan: berisi/bertujuan mendapatkan perhatian audiens, membangun
kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena itu, bagian pembukaan
harus dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap menerima presentasi. Hal yang
perlu ditekankan yaitu menarik perhatian audiens, Intensitas, Gerakan, Keakraban,
Kebaruan, Humor, Ketegangan, Membangun kredibilitas, dan Peninjauan audiens
2. Bagian isi: Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting
dari presentasi, sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang
mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan-
alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi harus memiliki
struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha
mempertahankan perhatian audiens. Penekanan struktur/format, Urut-urutan bagian
isi, Mempertahankan minat audiens, Menghubungkan topik preentasi dengan
kebutuhan audiens, Menggunakan bahasa yang jelas, Menjelaskan hubungan topik
dengan ide-ide yang familiar
3. Bagian Penutup: Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide
pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus

3
 memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2)
menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif (Bovee &
Thill, 1995:604).
4. Periode tanya jawab adalah suatu sesi yang hampir selalu ada dalam presentasi.
Tanya jawab di maksudkan untuk membantu audiens lebih memahami pesan yang
kita sampaikan. Namun sering kali sesi tanya jawab menyebabkan ketakutan bagi
presenter, yaitu ketakutan jika tidak bisa menjawab pertanyaan dan ketakutan tidak
bisa memberikan jawaban yang maksimal. Bagi presenter yang tidak melakukan
persiapan sangatlah wajar apabila mengalami ketakutan. Jika ada presenter yang
menghindar dari sesi tanya jawab maka dia akan kehilangan peluang menjadi
presenter yang lebih baik.

SENI PENYAMPAIAN PRESENTASI BISNIS

Ada berbagai seni dalam penyampain presentasi bisnis yaitu, sebagai berikut:
1. Penggunaan Visual Aid
Dalam presentasi bisnis yang bersifat formal, pembicara memerlukan visual aid.
Beberapa manfaat penggunaan visual aid adalah
a. Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami audiens
b. Visual aid dapat membantu, baik pembicara maupun audiens untuk mengingat
informasi penting dari presentasi itu.
c. Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi. Dalam
penggunaan visual aid ada berbagai hal yang perlu di perhatikan salah satunya,
yaitu:
a) Menyusun Visual Aid: Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis
visual aid, yaitu:
1) Visual aid alam bentuk tulisan (text visual aid). Pada umumnya, visual aid
dalam bentuk tulisan digunakan untuk menunjukkan suatu kesimpulan
presentasi atau untuk menunjukkan garis presentasi.
2) Visual aid dalam bentuk grafik (graphic visual aid). Visual yang termasuk
visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang,
diagram organisasi, dan diagram peta. Penggunaan masing-masing visual aid
dalam bentuk grafik disesuaikan dengan kebutuhannya.
b) Memilih Media Visual Aid
Setelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan grafik, selanjutnya
adalah memilih media untuk menyampaikannya dalam suatu presentasi. Media
yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid tersedia dari yang paling
sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu komputer.
1) Handout
merupakan visual aid yang paling sederhana dan mudah pembuatannya
sehingga banyak digunakan. Media handout memungkinkan pembicara untuk
mempersiapkan, baik visual aid tulisan maupun grafik ke dalam tulisan
kemudian digandakan dan dibagikan kepada audiens (biasanya sebelum
presentasi dimulai). Handout berisikan ringkasan materi presentasi,
kesimpulan, dan grafik-grafik yang membantu pemahaman audiens.
2) Papan tulis dan whiteboard
merupakan media visual aid yang sederhana dan praktis. Dalam suatu
presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak orang, media papan tulis dan
whiteboard dapat digunakan. Namun untuk presentasi dengan audiens yang
banyak, tentu saja penggunaan media itu tidak efektif. Contoh presentasi
dengan media papan tulis dan whiteboard adalah presentasi yang dilakukan

4
 oleh Manajer Pemasaran tentang cara-cara memasrkan produk baru kepada
stafnya.
2. Ketrampilan Praktis dalam presentasi
Disamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan
beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi. Kemudian faktor-
faktor tersebut disebut keterampilan praktis dalam presentasi, diantaranya sebagai
berikut:
a. Cara berpakaian.
Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara
berpakaian menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini perlu
diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Berikut beberapa tipsnya:
a) Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya.
b) Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan
lain-lain.
c) Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju,
kancing baju, tali sepatu dan lain-lain.
d) Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak
perlu tebal, dan tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena
akan terlihat citra kurang profesional.
b. Pandangan mata.
Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah
audiens. Pandangan mata menyapu seluruh audiens, tetapi kalau sedikit,
pembicara dapat memandang satu-persatu, tetapi tidak boleh lama, dan juga tidak
dibenarkan mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan secara terus menerus
pada saat berbicara.
a) Presentasi dengan sikap tubuh berdiri
Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit
terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit terbuka.
Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan,dan dapat pula untuk
mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis, membuka file
presentasi, atau yag lain. Sikap yang harus dihindari adalah memasukkan
tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak perlu secara
terus-menerus, seperti memegang dasi, taplak meja atau bahkan menggaruk-
garuk kepala.
b) Suara
Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, harus
mendapatkan perhatian besar. Agar presentasi dapat berjalan dengan baik,
maka pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan suara
dengan jelas, tidak menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat.
1. Suara jelas dan keras.
Pengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata-
kata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh
audiens.
2. Suara tidak menoton.
Kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak menoton.
Kata-kata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih keras dan
kata lain dapat lebih lemah.
3. Suara bersemangat.
Suara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang
bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya

5
 tidak dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus
menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara
di akhir kalimat.

4. Bahasa
Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa
formal. Pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan
singkat agar mudah dipahami. Hindari penggunana bahasa sehari-hari,
karena akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Hindari
pulaPenggunaan jargon karena tidak semua audiens mamahaminya.