Anda di halaman 1dari 9

Perencanan laporan formal dari hendri BAB I PENDAHULUAN 1.

1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari hari, seseorang berkomunikasi dengan sesamanya melalui berbagai media komunikasi yang berbentuk media elektronik maupun non elektronik. Media komunikasi non elektronik yang lazim dikenal oleh masyarakat awam diantaranya adalah bahasa isyarat, surat menyurat, surat kabar, majalah, dan tabloid. Sedangkan media komunikasi elektronk saat ini diantaranya adalah media audio visual, internet, teleconference, video conference, telepon biasa dan telepon gengam. Dalam dunia bisnis, baik yang berskala kecil, menengah dan besar orang yang ada dalam organisasi bisnis tak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Dalam kaitannya dengan proses komunikasi bisnis ada perencanaa laporan formal dan presentasi bisnis, Dalam komunikasi seringkali muncul kesalahpahaman baik dalam mengembangkan pesan, menyampaikan pesan, dalam menerima pesan, maupun dalam menafsirkan pesan. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan dan kemampuan mengendalikan pesan. Oleh karena itulah tata cara pembuatan pelaporan dan cara presentasi adalah persoalan yang sangat penting untuk dipelajari (crucial),kerena pentingnya itulah kami membuat makalah ini.

BAB II Perencanaan Laporan Formal & Presentasi Bisnis 2.1. Perencanaan Laporan Formal Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti :

1. mendefinisikan masalah, 2. outline untuk analisis, 3. rencana kerja,


4. penelitian,

5. analisis data.

A.Mendefinisikan Masalah Seringkali, suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. Bila hal ini terjadi, kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun, sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. B.Outline Untuk Analisis Kemudian, dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan masalah, sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut: Mengembangkan struktur yang logis. Jika tujuan umum kita adalah untuk memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan menafsirkannya, maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. Jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi, maka kita dapat menggunakan outline analitis, meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada. Mengatur aturan pembagian. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen: a. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar; b. Batasi satu prinsip pada suatu waktu, ketika membagi; c. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda; d. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen. Menyusun outline pembuka. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian. C. Rencana kerja, Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalah penyusunan rencana kerja. Jika kita melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, kebanyakan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika proposal (usulan) diterima. D.Penelitian Di samping rencana kerja, kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang. Data dapat diperoleh baik dari sumber primer (tangan pertama) maupun sumber sekunder (tangan kedua). Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara, menyebarkan angket atau kuisioner, ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi). E.Analisis Data. Dan akhirnya, kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. Proses analisis pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita

dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita.

2.2. Presentasi Bisnis A. Tujuan Presentasi Bisnis Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu: 1.Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens. Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindari bentu-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami. 2. Menghibur audiens. Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan sebagai yang utama. 3. Menyentuh emosi audiens. Dengan gaya bicara dan intonasi yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens. 4. Memotifasi audiens untuk bertindak sesuatu. Dalam memotifasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam presentasi. B. Persiapan Presentasi Bisnis 1. Penguasaan terhadap topic atau materi yang akan dipresentasikan Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. 2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik Berbagai alat Bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector, transparasi, slide, computer, bagan, flip chart, camera video, tape, televisi, dan LCD projector. 3. Menganalisis audiens Seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata Tanya seperti: apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yng dimaksud sehingga dapat melukukan berbagai persiapan antisipatif. 4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan

kemudakan kepada pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. C. Alat Bantu Presentasi Bisnis 1. Papan tulis hitam dan putih (blackboard dan whiteboard) Keunggulan: 1. Fleksibilitas dalam penulisannya 2. Kemudahan dalam melakukan koreksi 3 Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama Kelemahan : 1 .Tulisan tangan sering kali sulit dibaca 2. Pembicara menutupi peserta saat menulis 3. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama 4. Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu 5. Spidol sangat mengganggu dan sering mongering sehingga tidak dapat digunakan secara optimal 6. Tidak efektif untuk peserta yang lebih dari 15 orang 2. Flip Charts Keunggulan : 1. Fleksibilitas dalam penulisan 2. Pembicara dapat mempersiapkan tulisannya sebelum presentasi 3. Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya 4. Biaya relative murah 5. Bisa diletakan dimana saja Kelemahan : 1. Tulisan tangan sering kali sulit dibaca 2. Pembicara menutupi peserta saat menulis 3. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama 4. Mutu kertas yang jelek dan kemungkinaan spidol yang digunakan macet 5. Biasanya kertas flip chart hanya digunakan untuk sekali presentasi saja 6. Muncul suara brisik saat mengganti lembar kertas 7. Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang 3. Transparasi overhead projector Keunggulan : 1. Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi 2. Dapat dibuat denga artword dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relative mahal

3. Layar tetap jelas meskipun berada dalam ruangan yang terang Kelemahan : 1. Kualitas transparasinya jelek jika teksnya di tulis menggunakan tangan 2. Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih 3. Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan 4. Menimbulkan distorsi gambar mana kala OHP tidak focus 4. Slide Keunggulan : 1. Slide foto warna mudah untuk membuatnya 2. Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC (personal computer) 3. Dapat memungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya Kelemahan : 1. Proses produksi slide 35 mm memerlukan waktu cukup lama 2. Harganya relative mahal 5. Papan tulis elektronik Keunggulan : 1. Fleksibilitas dalam penulisan materi 2. Koreksi dapat dilakukan dengan mudah 3. Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layer tersebut 4. Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan pada peserta Kelemahan : 1. Tulisan tangan 2. Peserta seringkali terhalang oleh pembicara saat menulis 3. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu 6. Video cassette recorder (VCR) Keunggulan : 1. Sangat praktis 2. Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran 3. Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan Kelemahan : 1. Kualitas tampilan lebih rendah jika di proyeksikan dalam layer lebar 2. Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan 3. Untuk peserta yang relative banyak, sarana video kurang efektif 7. Panel LCD projector Keunggulan : 1. Proyeksi data secara langsung dari PC secara real time

2. Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya sangat tinggi 3. Panel LCD dapat diletakan dibagian atas dari proyektor overhead standar Kelemahan : 1. Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar relative jelek 2. Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt 3. Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti computer, proyektor overhead, dan LCD. D. Analisis Audiens Dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini: 1. Siapa audiensnya? Audiens dapat di tinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya. 2. Apa yang diinginkan audiens? Dengan memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan keinginan audiens. 3. Di mana melakukan presentasi? Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat. 4. Kapan melakukan presentasi? Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dai akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling yepat untuk melakukan presentasi bisnis tersebut. 5. Mengapa melakukan presentasi? Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya akan sangat bervariasi antara seoarang dengan orang yang lain. 6. Bagaimana melakukan presentasi? Dalam melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata letak meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok, atau posisi meja dan kursi diatur searah kedepan. E. Analisis Bahasa Tubuh 1. Ekspresi wajah Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat memberikan arti senang, sedih, cemberut, atau marah. Wajah dapat mengungkapkan ekspresi dirinya dengan polos. 2. Senyuman Tidak ada komunikasi yang lebih handal diantara manusia selain senyum. Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati rasa sakit, memulai hubungan, menyakinkan teman, dan menyanpaikan penghargaan.

3. Kontak mata Kontak mata yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri profesionalitas pembicara. Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi.

4. Gerakan tangan Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu pembicara untuk lebih menyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertentu. 5. Gerakan bahu Gerakan bahu pembicara dalam melukukan presentasi bisnis untuk menunjukan kepercayaan diri atau menyerah. 6. Gerakan kepala Gerakan pembicara bagi pembicara dapat digunakan menunjukan sikap setuju atau menolak sesuatu. 7. Cara berdiri Dengan posisi berdiri dapat memberikan kebebasan atau keleluasaan pembicara untuk mengekspresikan kemampuannya menyampaikan pesan-pesan bisnis dihadapan audiens. F. Peninjauan Lokasi Peninjauan lokasi bagi pembicara merepakan salah satu factor penting yang perlu diperhatikan sebelum melakukan presentasi bisnis. Disamping mengetuhui posisi alat Bantu presentasi bisnis, tata letak untuk tempat duduk juga perlu diperhatikan. Selain itu, posisi podium juga perlu diperhatikan apakah menutupi pandangan audiens atau tidak. G. Percaya Diri Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorokan tersumbat. Ada beberapa cara untuk mengendalikan hal tersebut. H. Berlatih Presentasi Bisnis Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini : 1. Identifikasi audiens 2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis 3. Tulislah teks presentasi bisnis dengan lengkap 4. Buatlah rangkuman presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul

5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat di ambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti :

1. mendefinisikan masalah, 2. outline untuk analisis, 3. rencana kerja,


4. 5. penelitian, analisis data

Sedangkan untuk melakukan presentasi bisnis tahapannya adalah : 1. 2. 3. 4. Persiapan Dasar Alat bantu presentasi Analisis audiens Analisis Bahasa Tubuh

5. Peninjauan Lokasi 6. Percaya diri


7. Berlatih Presentasi Bisnis

4.1 Saran

Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah dijabarkan pada point sebelumnya maka penulis sarankan bagi pembaca dan penulis sendiri untuk menciptakan mempelajari dan menerapkan aturan diatas sehingga dapat berhasil dalam berkomunikasi.