PESAN NEGATIF

Pesan Negatif
Maksud dari pesan Bad News adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang
menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi audiens
Anda. Contoh : berita duka cita, pemutusan hubungan kerja (PHK), penurunan jabatan,
penolakan kredit, kegagaln ujian, penolakan lamaran kerja, dan sebagainya. Untuk mencapai
tujuan tersebut, Anda harus mempertimbangkan bagaimana pandangan audiens. Bahkan, kalau
memungkinkan Anda dapat menjelaskan bagaimana pesan-pesan bed news tetap memberikan
manfaat bagi audiens Anda.
11.1 Strategi Untuk Menyampaikan Berita Buruk
Ketika memberikan tanggapan atas keluhan konsumen, mengkomunikasikan
permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan
yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
(1) penyampaian bad-news,
(2) penerimaan pesan tersebut,
(3) menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.
Di samping itu, perlu juga dijaga citra organisasi / perusahaan sebaik mungkin.
1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Nada atau intonasi Anda dalam menyampaikan bad-news mampu memberikan
kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal
tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik :
 Membantu audiens Anda mengerti bahwa bad-news mampu menggambarkan suatu
keputusan yang tegas;
 Membantu audiens Anda mengerti bahwa keputusan Anda adil;
 Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
Dalam penyampaian pesan-pesan bad-news perlu diperhatikan bahwa Anda perlu
menekankan apa tujuan audiens Anda, carilah dan temukan apa yang terbaik bagi
audiens, dan gunakan pernyataan yang positif dan bukan negatif.

1
2. Memilih Pendekatan Organisasional
Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam penyampaian pesan-
pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak
langsung (indirect approach) dan pendekatan langsung (direct approach).
a. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan Organisasional Pendekatan Tak Langsung (indirect approach)
merupakan pendekatan yang paling lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan
yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news).
Dalam pendekatan tak langsung terdapatt 4 bagian penting, yaitu :
1. Pembuka,
2. Alasan pendukung keputusan-keputusan negatif,
3. Pernyataanbad-news, dan
4. Penutup positif yang bersahabat.
1. Pembuka
Tahap awal dalam menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan
audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens
Anda.Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataan bad-news sering disebut
dengan buffer.
Dalam menulis paragraf pembuka, ada beberapa hal yang perlu dihindari, antara
lain :
 Mengatakan “Tidak”
 Penggunaan frase yang tidak relevan
 Permohonan maaf
 Penulisan buffer yang terlalu panjang
2. Alasan pendukung keputusan-keputusan negatif
Setelah membuat pernyataan yang bersifat netral, tahap berikutnya adalah
memberikan alasan mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil/terjadi,
sebelum menyatakan apa keputusan sebenarnya. Jika Anda dapat menyajikan
alasan dengan efektif, hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari
bahwa keputusan Anda adil maupun logis.

2
 Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian
terhadap apa manfaat yang dapat diambil oleh audiens Anda. Sebagai contoh,
tatkala Anda ingin menolak pengajuan kredit seorang nasabah, Anda dapat
memberikan penjelasan kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut
dipenuhi akan berakibat beban yang ditanggungnya menjadi semakin berat
dikemudian hari.
3. Pernyataan Bad-News
Setelah Anda memberikan alasan “mengapa” suatu keputusan harus diambil, pada
tahapan ini Anda dapat secara langsung mengemukakan apa keputusan yang
diambil, seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit,
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus
ujian), dan sebagainya.
4. Penutup
Setelah Anda menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap
berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat,
bersahabat, dan lebih menyenangkan. Di samping itu, Anda dapat mengusulkan
suatu cara pemecahan masalah yang dihadapi oleh audiens Anda. Dan yang lebih
penting lagi adalah berikan kesan yang baik kepada audiens Anda.Apabila
dinyatakan dalam sebuah bagan, maka pendekatan tak langsung dapat dilihat
dalam bagan berikut : (belum carik bagan)
b. Pendekatan Langsung
Pendekatan organisasional Pendekatan Langsung (direct approach), Suatu pesan
yang kurang menyenangkan yang digunakan terutama untuk penyampaian pesan-
pesan bad-news yang mempunyai dampak emosional yang sangat kecil terhadap
audiensyang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu
pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang
mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.Walaupun relatif
jarang diterapkan, pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya
memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad-
news.Suatu pendekatan organisasi direct approach dapat diterapkan jika :
 Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.

3
 (Contoh : Kami tidak bisa mengabulkan permohonan kredit anda ,Tolong
modifikasi pesanan tetap kami untuk cengkeh dari 30 ton per bulan menjadi 25
ton per bulan.)
 Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.
(Contoh : Program kredit kami menyaratkan adanya agunan benda tak bergerak
yang tidak dipenuhi dalam aplikasi anda. Nyatakan kualitas produk yang
dikurangi tetap memuaskan tetapi tidak lagi dibutuhkan dalam jumlah yang sama.)
 Pesan disampaikan secara empati.
(Contoh : Tutup dengan pernyataan positif 1. Semoga anda berhasil mencari
kredit melalui perusahaan perbankan lain.)