Pada bab sebelumnya telah dijelaskan cara melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis,
mulai dari proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, sampai seleksi saluran dan
media yang akan digunakan dalam komunikasi. Selanjutnya pada bab ini akan dibahas
berbagai hal yang berkaitan dengan masalah pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara tertulis, yang mencakup antara lain beberapa hal yang menyebabkan
pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, pentingnya pengorganisasian pesan-pesan
dengan baik, dan pengorganisasian pesan-pesan melalui outline. Pengorganisasian pesan-
pesan bisnis yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan
yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens,
dan mempermudah pekerjaan komunikator.
IDE POKOK
A. Keterampilan Bisnis
Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga
dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis
cenderung dilakukan secara asal – asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi
pesan maupun format penulisannya.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan – pesan bisnis mencakup
pesan – pesan bisnis tertulis dan pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
Kedua bentuk pesan – pesan bisnis tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari
sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan – pesan awal
dan akhir, karena pesan – pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar terhadap
audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan, menarik,
dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan – pesan yang lebih panjang,
beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
STUDI KASUS
Berikut adalah contoh study kasus untuk materi Revisi Pesan-pesan Bisnis, yaitu pesan untuk
reservasi atau booking kamar hotel
Sebelum direvisi:
Kami bermaksud menyelenggarakan konferensi tahunan di hotel Rose Garden dalam bulan
depan. Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap dapat memperoleh informasi tentang
ketersediaan kamar untuk 350 peserta konferensi. Selain itu, kami juga memerlukan
informasi tentang konsumsi dan kendaraan yang memadai untuk antar jemput dari bandara ke
hotel dan sebaliknya.
Setelah direvisi:
Asosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia merencanakan konferensi nasional bertempat di
hotel Rose Garden dari tanggal 25-30 April 2015. Sehubungan dengan rencana tersebut kami
memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan keputusan akhir. Kami
berharap pihak manajemen dapat memberikann jawaban atas beberapa pertanyaan berikut:
1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk tanggal-tanggal tersebut
diatas (dengan perkiraan tiga perempat dari peserta dari peserta lebih menyukai single
room)
2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar?
3. Dapatkah disediakan tiga ruang pertemuan yang besar pada tanggal-tanggal tersebut
(setiap ruangan berkapasitas 125 orang)?
4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk prasmanan untuk makan pagi,
siang, dan malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi? Kami juga memerlukan informasi
tentang menu dan harga.
5. Apakah Hotel Rose Garden memiliki kendaraan yang representatitive untuk antar-
jemput peserta dan dari hotel/airport.
Penjelasan Kasus:
Didalam memberikan suatu pesan bisnis kita harus memperhatikan penulisan-
penulisan pesan tersebut supaya pihak yang menerima pesan tersebut dapat memahami
maksud dan tujuan dari isi surat tersebut sehingga tujuan dapat terlaksa. Tetapi jika
terdapat kesalahan pada pesan bisnis tersebut akan menyebabkan ketidaksesuain dengan
hasil yang diinginkan. Oleh karena, itu kita harus dapat merevisi pesan tersebut dengan
cara seksama dimana letak kesalahan pesan bisnis tersebut.
Pada kasus diatas sebelum direvisi dapat kita lihat pesan bisnis yang dikirimkan
kurang terinci atau lengkap dalam hal penyampaian pesan bisnis sehingga dapat membuat
miscommunication antara pihak yang bersangkutan, dan setelah direvisi pesan bisnis
yang disampaikan lengkap dan informasi yang diinginkanpun lebih jelas dari yang
sebelumnya.
Daftar Pustaka
A. Sumber Buku
B. Sumber Internet
1. https://www.academia.edu/13775179/Makalah_KOMBIS_revisi_pesan_pesan
_bisnis