TUGAS MANAJEMEN OPERASIONAL

Inventory Management

Oleh :
1. Ilham Yuatama (1710522017)
2. Muhni Almajid (1710523026)
3. Deden Arma Ramadhan(1810521026)
4. M.Rafif Almer (1810521056)
5. Muhammad Rafi Reflin (1810522041)

JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
PADANG 2020
1
 BAB 12
Inventory Management

1. Importance of Inventory
 Tujuan dari pengelolaan persediaan adalah untuk menentukan keseimbangan antara
investasi persediaan dan pelayanan ke pelanggan. Di satu sisi persediaan perlu
dikendalikan agar tidak mengalami over stock yang berakibat pada peningkatan biaya
bunga karena adanya inventory yang over dan juga adanya pemakaian space gudang yang
tinggi sehingga menjadikan biaya pergudangan juga menjadi meningkat. Di sisi lain
persediaan juga harus dijaga agar tidak menjadikan under stock yang menyebabkan
kerugian opportunity sales, bahkan terjadi kekecewaan di pelanggan karena apa yang
diminta tidak bisa direalisasikan.
 Pengelolaan persediaan berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing,
dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi
bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan
Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan
konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi.

2. Functions of Inventory

Beberapa fungsi dari persediaan adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Decoupling adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat

memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.

2. Fungsi  Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan penghematan

atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan
sebagainya.
3. Fungsi Antisipasi, apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu
yaitu permintaaan musiman.
4. Fungsi Menahan terjadinya kenaikkan harga yang disebabkan adanya inflasi, sehingga
bisa menjadi keuntungan kompetitif bagi perusahaan.

2
3. Types of Inventory
Berikut ini merupakan tipe-tipe persediaan :
1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material), yaitu persediaan barang-barang berwujud,
seperti besi, kayu serta komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses
produksi. Persediaan ini dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para
Supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi
selanjutnya
2. Persediaan Barang Dalam Proses (Work In Process), yaitu persediaan barang-barang
yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi.
3. Persediaan MRO (Maintenance-Repair-Operating). Persediaan yang membantu atau
menolong peralatan (Supplies), agar mesin dan peralatan yang ada, bisa berjalan secara
optimal dan produktif.
4. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah
selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada
pelanggan.

4. Managing Inventory
Manajer Operasional perlu memahami sistem dalam mengelola persediaan, yang
dibedakan menjadi 2 hal, yakni :
1. Bagaimana item persediaan bisa diklasifikasikan ? Contoh adalah ABC Analysis.
2. Bagaimana memastikan catatan persediaan berikut fisiknya bisa sesuai dan
dipertanggungjawabkan.

ABC Analysis

System ABC adalah teknik manajemen persediaan dengan membagai persediaan

kedalam tiga golongan sesuai dengan tingkat penurunan kepentingan yang didasarkan pada
nilai rupiah pada investasi masing – masing golongang persediaan.

Kriteria lain yang dapat dijadikan sebagai pedoman klasifikasi item adalah :
 Tingginya kekurangan persediaan
 Antisipasi perubahan mesin peralatan
 Masalah pengiriman

3
  Masalah kualitas
Berikut ini merupakan kebijakan-kebijakan yang didasarkan pada Analisis ABC :
 Lebih menekankan pada pengembangan supplier untuk produk kategori item “A”
 Pengendalian fisik persediaan khususnya di kategori “A”
 Lebih memberikan estimasi pada kategori “A”

Record Of Accuracy
Catatan yang akurat merupakan unsur kritis dalam sistem produksi dan persediaan.

Pencatatan persediaan bisa dilakukan dari 2 sistem yakni :

1. Sistem Periodik
Sistem ini mengharuskan pengecekkan persediaan secara regular. Variasi dari sistem
periodik adalah Two Bin System.
2. Sistem Perpetual
Sistem ini mengikuti proses penerimaan dan pengeluaran pada basis yang berlanjut
(Sistem ini bisa dilakukan secara semi otomatis).

Berikut ini beberapa hal yang harus dilakukan untuk memastikan proses pencatatan
yang akurasi :

1. Pencatatan produk masukan dan keluaran harus dilakukan secara akurat.

2. Ruangan persediaan seharusnya diamankan.
3. Hal yang penting adalah membuat keputusan untuk melakukan pesanan,
penjadualan kiriman dan kiriman.

Cycle Counting

Dalam proses perhitungan siklus, semua item-item persediaan dihitung dan catatan
yang ada diupdate pada sebuah basis periodik. Dimana proses rekonsiliasi data dan fisik ini
dilakukan secara terus menerus.

Pada proses ini, sering digunakan bersamaan dengan Analisis ABC.

Berikut ini merupakan beberapa keuntungan dari adanya perhitungan siklus :

1. Mensolusikan gangguan dan pemberhentian dari produksi khususnya untuk

persediaan fisik tahunan.
2. Mengantisipasi penyesuaian persediaan secara tahunan.
3. Melatih personal audit untuk persediaan yang akurat
4. Bisa mengidentifikasikan dan membenarkan kesalahan-kesalahan dalam proses
4
 5. Menjaga catatan persediaan secara akurat.

Control Service Inventory

Proses ini menjadi sebuah komponen keuntungan yang penting. Kerugian bisa terjadi
dari shrinkage dan pilferage. Shrinkage adalah persediaan dalam retail yang tidak bisa
dihitung (produk hilang atau rusak) saat proses penerimaan hingga proses penjualan.
Pilferage adalah nilai persediaan yang dicuri oleh pencuri.
Teknik-teknik yang bisa diaplikasikan atas proses pengawasan ini meliputi beberapa
langkah sebagai berikut :
1. Proses seleksi penerimaan, pelatihan dan pendisiplinan dari karyawan/personnel.
2. Pengawasan yang ketat dari proses penerimaan dan pengeluaran kiriman.
3. Pengawasan yang efektif untuk seluruh produk yang keluar.

5. Inventory Models

Model Persediaan dibedakan menjadi 2, yakni :

1. Model Persediaan untuk Permintaan yang independen

Permintaan untuk item bebas dan tidak tergantung pada permintaan dari beberapa item
lain.
2. Model Persediaan untuk Permintaan yang dependent
Permintaan untuk item tergantung pada permintaan dari beberapa item lain.

Terdapat beberapa istilah biaya dalam model persediaan yang perlu dipahami, yakni sebagai
berikut :

1. Holding Costs
Biaya yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang pada periode
waktu tertentu, termasuk pula di dalamnya biaya asuransi, penyusutan, bunga dan lain-
lainnya.
2. Ordering Costs
Biaya yang ditimbulkan oleh adanya kegiatan pemesanan persediaan dalam sekali pesan,
misal: formulir, supplies, proses pemesanan dan administrasi; selama bahan/barang
belum tersedia untuk diproses lebih lanjut.
3. Setup Costs
Biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses produksi untuk membuat suatu pesanan
atau biaya-biaya yang dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian pada saat bahan/barang
diproses. Secara prinsip, setup cost adalah order cost pada saat bahan telah/sedang
5
 diproses. Pada banyak kasus, setup cost sangat berkorelasi dengan setup time (setup time
dapat dieliminasi dengan inovasi mesin dan perbaikan standard bahan baku).
Istilah ini juga dihubungkan dengan waktu persiapan mesin agar bisa beroperasional.
6. Inventory Models for Independent Demand

Model persediaan ini dibutuhkan untuk menentukan kapan dan seberapa banyak
dibutuhkan besaran order untuk dijadikan persediaan.

Model-modelnya meliputi :

Model Kuantitas Pesanan Ekonomis - Economic Order Quantity (EOQ Model)

Model EOQ merupakan model persediaan yang sederhana yang bertujuan untuk
menentukan ukuran pemesanan yang ekonomis dan dapat meminimumkan biaya total
persediaan.
Model ini dapat diterapkan apabila terdapat asumsi-asumsi berikut :
a. kebutuhan permintaan adalah tetap dan diketahui
b. lead time (waktu tunggu) adalah tetap
c. harga beli per unit tetap
d. biaya simpan dan biaya setiap kali pesan tetap
e. diskon kuantitas tidak diperkenankan
f. tidak terjadi kekurangan persediaan atau back order

Total order received

Gambar : Grafik Siklus Persediaan Sederhana

Dalam kaitannya dengan model persediaan tersebut, biaya-biaya yang relevan

dengan model ini adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Jika D adalah
jumlah permintaan, dalam kasus ini per minggu, Q adalah kuantitas pesanan, dan S
adalah biaya setiap kali pesan, maka biaya pemesanan per minggu dirumuskan:

6
 D
=S
Biaya pemesanan per minggu Q
Biaya simpan mingguan dihitung dengan mencari rata-rata biaya penyimpanan
tiap bulan yang dikonversi menjadi mingguan. Rata-rata persediaan dihitung sebanyak
setengah kali kuantitas pesanan dikali biaya simpan per unit dan nilai ini akan
berkurang terus-menerus hingga mencapai nol, sehingga biaya simpan dapat
dirumuskan:

Q
=H
Biaya penyimpanan 2

Berdasarkan persamaan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, maka biaya yang
muncul dalam persediaan adalah hasil penjumlahan biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan per periode waktu, dalam kasus ini adalah per minggu, dan dapat
dirumuskan sebagai:

D Q
=S +H
Biaya persediaan per minggu (TC) Q 2

Hubungan dari ketiga persamaan tersebut dapat dilihat dalam Gambar sebagai berikut :

Figure 12.4 Costs as a Function of Order Quality

Minimum total
cost

Optimal order
quantity (Q*)

Dari Gambar di atas, dapat diilustrasikan bahwa total biaya persediaan akan
mencapai nilai minimum pada saat biaya simpan dan biaya pesan mencapai titik yang
sama, sehingga titik minimal kurva biaya total dapat dicari dengan turunan TC terhadap
Q sama dengan 0, yaitu:

δTC
=0
δQ

7
δSD δHQ
+ =0
δQ 2 δQ .Q

H SD
− =0
2 Q2

H SD
=
2 Q2

sehingga diperoleh qty order yang optimal sebagai berikut :

2 SD
Q2 =
H

2 SD
Q=
√ H

keterangan:

D = jumlah permintaan per periode (unit)

H = IP, biaya simpan per periode (Rp/unit/periode)

S = biaya pemesanan per periode (Rp/pesan)

Q = kuantitas pesanan yang optimal (unit)

P = harga satuan unit (Rp/unit)

I = biaya simpan dalam persentase persediaan (%)

8
 Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan beberapa upaya untuk
meminimalkan biaya persediaan bisa dilakukan dengan beberapa hal sebagai berikut :

1) Meminimalkan penjumlahan dari biaya setup (order) dan holding cost, sehingga total
cost akan diminimalkan secara otomatis.
2) Optimalkan besaran order qty yang akan meminimalkan total cost
3) Mengurangi setiap biaya yang mempengaruhi total cost
4) Optimalkan kuantitas order sampai dalam kondisi holding cost dan setup cost menjadi
sama.

Robust Model

Keuntungan dari penerapan model EOQ disebut dengan Robust Model. Model Robust
diperlukan bila semua paramater dan asumsi-asumsi tidak terpenuhi.
Dalam Kurva ditunjukkan Total biaya akan secara relatif datar di area EOQ.

Quantity Discount Models

Untuk analisa discount, semua unit discount menggambarkan bahwa semua unit
order mempunyai harga dengan beberapa tingkat diskon, dimana peningkatan diskon
menggambarkan bahwa unit order mempunyai peningkatan harga dengan perbedaan tingkat
diskon yang didasarkan pada pemenuhan jumlah (break quantities). Anda juga dapat
menspesifikasikan penyimpanan, kekurangan persediaan, biaya kehilangan penujalan
konstan, atau diskon. Data yang diminta meliputi permintaan per periode, biaya order atau
setup per order, biaya penyimpanan per unit per periode, biaya shortage per unit per periode,
biaya hilangnya penjualan per unit, tingkat produksi per periode, lead time untuk order baru
dalam satu periode, biaya unit, tingkat diskon, dan persentase diskon. Nilai yang lain
biarkan sama dengan nilai untuk data EOQ.
Model ini menunjukkan adanya pengurangan harga saat terjadi pembelian kuantitas
tertentu.
Berikut ini merupakan contoh tabel yang menunjukkan adanya kuantitas diskon
Berikut ini merupakan formula dari model kuantitas diskon :

2 DS
Q¿ =
√ IP

Total annual cost = Setup cost + Holding cost + Produ

9
 D Q
TC= S+ H +PD
Q 2

where Q = Quantity ordered

D = Annual demand in units
S = Ordering or setup cost per order
2 DS
Q¿ =
√ IP

Because unit price varies, holding cost (H) is expressed as a

percent (I) of unit price (P)

Langkah-langkah dalam menganalisa kuantitas discount, sebagai berikut :

1) Setiap potongan harga, dihitung Q*
2) Bila Q* untuk sebuah potongan harga tidak menarik, maka pilih kuantitasnya
yang paling rendah namun tetap memungkinkan mendapatkan potongan harga.
3) Hitung total biaya dari masing-masing Q* atau penyesuian nilai dari step 2
4) Pilih Q* yang memberikan biaya total yang paling rendah.

Berikut ini merupakan gambaran grafik dari model kuantitas discount :

Figure 12.7 Total Cost Curve for The Quantity Discount Model

Total cost curve for discount 2

Gambaran Model ini dapat diketahui dari formula serbagai :

10
7. Probabilistic Models and Safety Stock

Model inventori probabilistik adalah model pada sistem inventori yang diterapkan pada
suatu perusahaan dengan permintaan barang yang tidak diketahui dengan pasti tetapi bisa
dilakukan suatu pendekatan yaitu dengan distribusi peluang.
Dengan kata lain, Model pengendalian probabilistik digunakan apabila salah satu dari
permintaan, lead time atau keduanya tidak dapat diketahui dengan pasti. Suatu hal yang harus
diperhatikan dalam model ini adalah adanya kemungkinan stock out yang timbul karena
pemakaian persediaan bahan baku yang tidak diharapkan atau karena waktu penerimaan yang
lebih lama dari lead time yang diharapkan.Untuk menghindari stock out perlu diadakan suatu
fungsi persediaan pengaman yaitu suatu persediaan tambahan untuk melindungi atau menjaga
kemungkinan terjadinya stock out.
Dalam model probabilistik yang menjadi hal pokok adalah analisis perilaku persediaan
selama lead time.

Karena pada kondisi ini, lead time dan demand bersifat probabilistik, maka akan ada tiga
kemungkinan yang dapat terjadi:
a) Tingkat demand konstan, namun periode waktu datangnya pesananan (lead time) berubah
b) Lead time tetap sementara demand berubah
c) Demand dan lead time berubah
Adapun formula yang digunakan pada model probabilistis ini sebagai berikut :

Annual stockout costs =

Sum of the Units short x the probability x stock out cost /unit x the number of orders per year.
Model probabilistik menggunakan tingkat pelayanan (Service level)untuk menentukan
keamanan persediaan ketika biaya stock outs dapat ditetapkan.

Atas kondisi itu, maka formula ROP = demand during lead time + Zq.

Z = Number of standard deviation

QdlT = Standar deviasi dari permintaan dari permintaan selama waktu lead time
11
 ROP = d x L + ss

Other Probabilistic Models

Model Probabilistik lainnya, terjadi saat Saat data permintaan selama lead time adalah tidak
tersedia, maka ada beberapa model lain yang bisa dilakukan :
1) Ketika permintaan bervariasi dan waktu menunggu konstan
2) Ketika lead time adalah variabel dan permintaan yang konstan
3) Ketika keduanya permintaan dan lead time adalah variabel

Dalam model ini, maka permintaan merupakan variabel dan lead time adalah
konstan/conatan
Berikut ini merupakan beberapa formula yang dibutuhkan melalui model probabilistik lain :

ROP = (Average daily

demand
x Lead time in
days) + ZsdLT

where sdLT = sd Lead time

sd = standard deviation of de

Sebaliknya dalam kondisi lead time merupakan variabel dan demand konstan, maka
berikut ini merupakan formula yang lebih tepat :

12
 ROP =
(Daily demand
x Average lead
time in days) +
Z x (Daily
demand) x sLT

where sLT = Standard deviation of le

Sebaliknya dalam kondisi lead time dan demand adalah variabel maka berikut ini
merupakan formula :

ROP = (Average daily

demand
x Average lead
time) + ZsdLT
where sd = Standard deviation of de
sLT = Standard deviation of lea
sdLT = (Average lead tim
+ (Average daily demand)2s2LT

8. Single-Period Model

Model persediaan periode tunggal digunakan untuk mengidentifikasi jumlah persediaan

untuk membeli dan hanya satu kali pesan.

13
 Model ini sering disebut sebagai model statis. Pemesanan dan persediaan dinalisis
berdasarkan trade off dengan menggunakan analisis marginal. Marginal analisis di sini hanya
akan cocok bila ada informasi mengenai probabilitas kejadian. Dalam situasi ini, perlu dilihat
mengenai laba yang diharap (expected profit) dan kerugian yang diharap (expected loss).
Dengan demikian bila laba yang diharap lebih besar atau sama dengan kerugian yang diharap,
maka situasi yang demikian adalah menguntungkan.
Berikut ini merupakan beberapa pemahaman terkait formula untuk model single period :

    Co atau Co = Cost of shortage = sales price/Unit – Cost / unit

    Cu atau Cs = Cost of overage = Cost/unit – Salvage value
    μ = rata-rata jumlah unit yang terjual selama horizon perencanaan
    σ = standar deviasi dari unit yang terjual selama horizon perencanaan

Posisi Service Level sendiri diformulakan sebagai berikut :

Service level = Cs
Cs + Co

9. Fixed-Period (P) Systems

Pada sistem periode tetap, inventori dihitung hanya pada waktu-waktu tertentu, misalnya
setiap minggu atau setiap bulan. Dengan demikian pada sistim ini, jumlah yang dipesan untuk
setiap kali pemesanan tergantung pada tingkat penggunaan selama periode monitoring.

Perbedaan pokok sistim Fixed-Time Periode (P model) dengan Fixed-Order Quantity

(Q Model) adalah sebagai berikut :

Aspek Q Model/ FOQ P Model/ FTP

1 Jumlah yang Konstan, jumlah yang Variabel, jumlah yang
dipesan dipesan setiap waktu dipesan untuk setiap kali
sama pesan senantiasi
bervariasi

14
2 Waktu Pemesanan/pemesanan Pemesanan/pemesanan
pemesanan kembali dilakukan pada kembali dilakukan pada
saat inventori berada saat dilakukan review
pada tingkat reorder (R) yang dilakukan secara
berkala dengan tenggang
waktu yang tetap.
3 Pencatatan Pencatatan dilakukan Dihitung hanya pada
setiap kali ada saat periode review tiba.
penambahan atau
pengurangan inventori
4 Ukuran Lebih sedikit dibanding Lebih banyak dibanding
Inventori P model Q model
5 Waktu Lebih tinggi karena  
pemeliharaan pencatatan dilakukan
secara perpetual
6 Jenis item Harganya lebih mahal,  
kritikal, dan penting.

Pada model sistem fixed period ini pesanan-pesanan dilakukan pada akhir dari periode yang
sudah fix atau ada. Pesanan menyebabkan persediaan meningkat, dan hanya biaya yang
berhubungan dengan yang diorder dan yang disimpan. Item-item tidak saling tergantung
satu dengan yang lain.

Berikut ini merupakan gambar dari sistem fixed periode :

Figure 12.9 Inventory Level in A Fixed Period (P) Systems

15
 Q4

P
Q3

Sistem Fixed Period ini memiliki beberapa ciri sebagai berikut :

1) Persediaan hanya dihitung pada akhir periode
2) Mungkin dijadualkan pada waktu yang tepat
3) Tepat dijalankan pada situasi yang rutin
4) Bisa terjadi stock kosong di antara periode
5) Memerlukan peningkatan safety stock

Pada sistem periode tetap, persediaan dipesan di akhir periode tertentu. Setelah itu,
baru persediaan yang ada dihitung. Yang dipesan hanya sebesar jumlah yang diperlukan
untuk menaikkan persediaan sampai ke tingkat target tertentu. Keuntungan sistem periode
tetap adalah bahwa tidak ada penghitungan fisik atas unit yang dimasukkan ke persediaan
setelah ada unit yang diambil—penghitungan hanya terjadi bila tiba waktunya untuk
pengulasan yang berikutnya).
Prosedur ini juga secara administratif lebih memudahkan, terutama bila pengendalian
persediaan hanya merupakan salah satu tugas karyawan. Sistem periode-tetap sesuai untuk
perusahaan yang secara rutin mengunjungi konsumen (dalam arti kunjungan dilakukan
dengan interval waktu yang tetap) untuk menerima pesanan baru atau untuk pembeli yang
ingin menggabungkan pesanannya agar biaya pemesanan dan pengangkutan bisa dikurangi
(dengan demikian, mereka akan mempunyai periode pengulasan yang sama untuk butir
persediaan yang serupa).
Kerugian diterapkannya sistem ini adalah bahwa karena tidak ada segunung
persediaan pada masa periode pengulasan, tidak mungkin bagi perusahaan untuk mengalami
kehabisan stok pada periode itu. Skenario ini mungkin terjadi bila suatu pesanan dalam

16
jumlah besar menarik tingkat persediaan ke bawah sampai tingkat nol segera setelah
dilakukan pemesanan. Maka, harus dipertahankan tingkat persediaan pengaman yang lebih
besar (dibandingkan yang dianjurkan sistem jumlah tetap) agar dapat melindungi perusahaan
dari keadaan kehabisan stok selama waktu lowong antara waktu pengulasan dengan lead
time.
Demikian disampaikan atas pengelolaan persediaan yang menjadi salah satu
keputusan penting yang harus diambil oleh seorang manajer operasional. Pengelolaan
persediaan yang tepat selain bisa mendukung operasional sales agar bisa optimal namun di
sisi lain tetap dalam kondisi terkontrol agar tidak menimbulkan biaya over stock yang
berdampak pada biaya bunga dan juga over utilisasi space gudang yang tentunya juga
berhubungan dengan biaya yang meningkat.

17