Penulisan Bad News

Bad News
• Salah satu fungsi dari komunikasi adalah untuk
menyampaikan pesan/informasi.
• Pesan yang disampaikan tentu tidak selalu
berbentuk pesan yang positif atau pesan yang
menyenangkan.
• Bentuk pesan yang juga sering disampaikan
adalah pesan yang bersifat negatif atau yang
biasa disebut bad news.
 Bad News
• Bad news atau kabar buruk adalah pesan yang jika
disampaikan akan memberikan  perasaan tidak
menyenangkan bagi penerima pesan tersebut.
• Oleh karena itu, pembuatan dan penyampaian
pesan bad news harus memperhatikan banyak hal
serta harus menggunakan cara yang tepat agar
penyampaian pesan dapat dilakukan secara efektif
namun tetap memperhatikan perasaan penerima
pesan bad new
 Manfaat Mempelajari
Penulisan Bad News.

Seseorang dapat :
• Mengenali (cognitive) adanya bad news,
• Memahami (affective) apa itu bad news,
• Mampu mengimplementasikan (psychomotor)
bagaimana penulisan bad news.
 Strategi Pengorganisasian
Pesan-Pesan Bad News

• Bad News merupakan hal yang tidak diinginkan oleh

siapapun, termasuk organisasi bisnis.
• Namun jika harus terjadi maka harus disikapi dengan
sebaik-baiknya, agar tidak mempengaruhi /mengganggu
citra baik organisasi.
• Hal yang harus diperhatikan :
(1) Bagaimana Penyampaian bad-news,
(2) Bagaimana Penerimaan pesan tersebut,
(3) Bagaimana Menjaga good will sebaik mungkin
dengan audiens.
 Strategi Pengorganisasian
Pesan-Pesan Bad News

1. Menciptakan Audience-Centered Tone

2. Memilih Pendekatan Organisasional
 Menciptakan
Audience-Centered Tone

Nada atau intonasi dalam menyampaikan Bad-News mampu

memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas
penyampaian pesan-pesan bisnis.

Tiga tujuan secara spesifik dari nada/intonasi :

a) Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan

suatu keputusan yang tegas.
b) Membantu audiens mengerti bahwa keputusan itu adil.
c) Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi
perusahaan
 Memilih Pendekatan Organisasional

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat

diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan
yang kurang menyenangkan bagi audiens
(Bad-News), yaitu :
1. Perencanaan Tak Langsung
2. Perencanaan Langsung.
 2. MEMILIH PENDEKATAN ORGANISASIONAL

• PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

PEMBUKA ALASAN BAD NEWS PENUTUP

Positif,
Pernyataan Penjelasan Nyatakan Bersahabat
Netral Yang logis Bad News menyenangkan
 Pembuka
• Hal yang perlu dihindari dalam menulis
paragraf pembuka adalah :
1. Mengatakan ‘Tidak”
2. Penggunaan frase yang tidak relevan
3. Permohonan maaf
4. Penulisan yang terlalu panjang.
 Alasan
• Setelah pernyataan netral, thap selanjutnya
adalah menyampaikan alasan mengapa suatu
keputusan diambil.
• Jika komunikator dapat memberi alasan yang
tepat, maka akan membantu audiens
memahami keputusan perusahaan.
• Komunikator yang baik, adalah yang bisa
memusatkan perhatian pada manfaat bagi
audiens.
 Penutup
• Setelah menyampaikan pesan-pesan yang
kurang menyenangkan, maka selanjutnya
menyampaikan penutup yang bersifat positif,
hangat dan bersahabat.
• Yang terpenting berikan kesan positif dan
apresiasi kepada audiens
 Bad News
• Setelah memberikan alasan “mengapa“
keputusan diambil, maka selanjutnya adalah
mengemukakan keputusa yang diambil.
• Misalnya : Penolakan kredit, PHK, kegagalan
ujian, dsb.
 Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang

diorganisir melalui perencanaan langsung :
- Diawali dengan suatu pernyataan bad news, -
- Diikuti dengan berbagai alasan yang
mendukungnya,
- Diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
• PENDEKATAN LANGSUNG
BAD NEWS ALASAN PENUTUP
Positif,
Nyatakan Penjelasan Bersahabat
Bad News Yang logis menyenangkan

Digunakan jika:
• Penerima senang to the point.
• Pesan berpengaruh kecil pada penerima.
• Pesan disampaikan secara empati.
 Mengkomunikasikan Informasi
dan Jawaban Negatif

• Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan

jawaban langsung sebagai bentuk penolakan,
atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu,
menjadi hambatan dalam berkomunikasi.
 Mengkomunikasikan Informasi
dan Jawaban Negatif

1. Bad-News Tentang Produk

2. Penolakan Kerja Sama
3. Penolakan Undangan

Note :
Pendekatan organisasional yang dapat dilakukan
adalah pendekatan langsung dan pendekatan tak
langsung.
 Bad News tentang Produk
• Kenaikan harga produk.
• Penarikan kembali produk.
• Kadaluwarsa produk.
• Produk rusak atau cacat.
 Penyampaian Bad News ke Pelanggan

• 1. Bad-News tentang Pesanan

• 2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
• 3. Mengganti Produk
• 4. Tidak Memenuhi Pesanan
 Penyampaian Bad News ke Pelanggan

1. Bad-News tentang Pesanan

Bila perusahaan hanya memenuhi sebagian pesanan
produk pelanggan, maka perusahaan dapat
menggunakan pendekatan organisasional tak langsung.
- Isi paragraf pembukanya adalah good news
bahwa sebagian produk pesanannya dapat
dipenuhi,
- Selanjutnya permintaan maaf pesanan lain
tidak dapat dipenuhi.
 Penyampaian Bad News ke Pelanggan

2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan

Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim
letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya :
- Menghindari penggunaan bahasa yang
mempunyai dampak negatif bagi pelanggan.
- Secara umum untuk menjawab penolakan
surat aduan, kita dapat menggunakan
pendekatan organisasional perencanaan tak
langsung.
 Penyampaian Bad News ke Pelanggan

3. Mengganti Produk
• Karena sesuatu hal, seorang pelanggan dapat saja meminta
ganti atas produk yang sudah habis terjual atau yang sudah
tidak diproduksi lagi oleh perusahaan.
• Apabila perusahaan merasa yakin bahwa pelanggan dapat
menyetujui produk pengganti, maka perusahaan dapat
mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan.
• Tetapi jika kita ragu-ragu, maka perusahaan dapat mengirimkan
surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya.
• Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan
penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan
organisasional perencanaan tak langsung.
 Penyampaian Bad News ke Pelanggan

4. Tidak Memenuhi Pesanan

Kadang kala perusahaan tidak dapat memenuhi
pesanan baik sebagian maupun dengan
produk pengganti (infillable orders).
Apabila hal ini terjadi, tugas perusahaan adalah
menyatakan secara tegas bahwa perusahaan
tidak dapat memenuhi pesanan dari
pelanggan.
 Bad News tentang Orang

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

2. Penolakan Lamaran Pekerjaan
3. Surat Penolakan Kredit
 Bad News tentang Orang

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Bagaimana perusahaan menulis surat penolakan
untuk menulis surat rekommendasi (recommendation
letters) ?

Pada prinsipnya dalam menulis surat penolakan atas surat

rekomendasi dapat dilakukan dengan menggunakan
pendekatan organisasional langsung dan tak langsung. Hal-
hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat
rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas penolakan
tersebut, nyatakan secara ringkas dan jelas.
 Bad News tentang Orang

2. Penolakan Lamaran Pekerjaan

Dalam dunia bisnis pengisian lowongan kerja merupakan hal yang

biasa.
Untuk dapat mengisi lowongan kerja , para perncari kerja harus
menulis surat lamaran kerja (job application letters).
Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan, maka pendekatan
organisasional perencanaan langsung dapat digunakan.
Namun, untuk penolakan surat lamaran kerja yang tidak memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan dapat menggunakan pendekatan
organisasional perencanaan tak langsung.
 Bad News tentang Orang

3. Surat Penolakan Kredit

Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi tentu saja dapat
disebabkan oleh berbagai alasan, baik yang berkaitan dengan
persyaratan administrasi yang tidak lengkap, tujuan kredit yang tidak
sesuai dengan kebijakan organisasi, maupun karakteristik atau kondite
peminjam yang kurang baik.
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, maka kita dapat
menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung.
Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan
secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung.
Selanjutnya, pada bagian akhir surat, kita dapat menyampaikan kata
penutup yang hangat dan bersahabat.