PENULISAN BAD NEWS

A. Pengertian

BAD NEWS adalah menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap
menjaga atau memperhatikan bagian dampaknya bagi audiens .sebagai contoh :berita
dukacita,pemutusan hubungan pekerjaan (phk), penolakan kredit, kegagalan ujian dan
sejenisnya. Oleh karena itu, pembuatan dan menyampaikan pesan bad news harus
memperhatikan banyak hal serta harus menggunakan cara yang tepat ketika penyampaian
pesan dapat dilakukan secara efektif namun tetap memperhatikan perasaan penerima pesan
bad news.

B. Tujuan dalam Mengkomunikasikan Bad News

Dalam mengkomunikasikan bad news, tujuan utama adalah agar membuat penerima
berita mau menerimanya, menjaga niat baik penyampai berita dan menghindari tuntutan
hukum atas berita yang kita sampaikan.Menyampaikan berita buruk mungkin bukan
merupakan tugas penulisan yang paling menyenangkan bagi seseorang, tetapi hal ini
bisa sangat membantu apabila dapat dilakukan secara efektif.

C. Strategi Pengorganisasian Pesan – Pesan Bad News

1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Intonasi atau nada dalam menyampaikan bad news mampu memberikan
kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang
didukung dengan tiga tujuan secara spesifik, antara lain:
1). Membantu audiens mengerti bahwa bad newsmenggambarkan suatu
keputusan yang tegas.
2). Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adalah adil.
3). Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan
2. Memilih Pendekatan Organisasional
Terdapat 2 pendekatan yaitu :
1). Pendekatan Secara Tidak Langsung
2). Pendekatan Secara Langsung
Pendekatan Secara Tidak Langsung

Merupakan pendekatan yang familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan –
pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan
organisasional pendekatan tak langsung terdapat 4 bagian yang penting yaitu:

1. Pembuka (Pernyataan Netral)

2. Alasan (Penjelasan Logis)
3. Bad News (Nyatakan bad news)
4. Penutup (positif, bersahabat, dan menyenangkan)
Pendekatan Secara Langsung

1. Bad News (Pernyataan Bad News)

2. Alasan (Penjelasan Alasan Bad News)
3. Penutup (Positif dan bersahabat)

D. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau
ketidak setujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi. Dalam situasi
seperti itu, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji kemampuannya untuk
mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan yang baik dengan berbagai pihak di
kemudian hari.

1. Bad news tentang produk

Ketika ingin menyampaikan bad news tentang produk, pertanyaanya adalah
pendekatan mana yang akan dipilih. Pendekatan langsung atau tak langsung
2. Penolakan Kerja sama
Apabila seorang meminta informasi dan partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu,
sementara itu tidak dapat memenuhi permintaan, kita dapat menggunakan pendekatan
langsung atau tak langsung.
 3. Penolakan Undangan
Bila harung mengatakan “Tidak” atas suatu uandangan teman bisnis, kita dapat
menggunakan pendekatan organisasional, pendekatan langsung dan tak langsung.

E. Penyampaian Bad News Ke Pelanggan

Ketika penyampaian informasi ingin menyampaikan bad news kepada pelanggan atau calon
pelanggan, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca pesan tetap merasa baik dan
dapat meneruskan hubungan bisnis dikemudian hari.

1. Bad News tentang Pesanan

Bila kita hanya memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan kita dapat
menggunakan pendekatan organisasional tak langsung, yang isi paragaraf
pembukanya ialah good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi.
2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan yang diajukan oleh pelanggan,
sebaiknya kita perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak
negatif bagi mereka.
3. Mengganti Produk
Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan penggantian suatu
produk adalah menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung.
4. Tidak Memenuhi Produk
Apabila hal ini terjadi, tugas kita adalah menyatakan secara tegas bahwa kita tidak
dapat memenuhi pesanan dari pelanggan.

F. Bad News Tentang Orang

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi
Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah
jelaskan apa alasan atas penolakan tersebut, nyatakan secara ringkas dan jelas.
2. Penolakan Lamaran Kerja
Dapat menggunakan pendekatan secara langsung maupun tak langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, maka kita dapat
menggunakan pendekatan organisasional pendekatan tak langsung. Pada bagian awal
dinyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya
fakta-fakta pendukung, selanjutnya pada bagian akhir surat, kita dapat menyampaikan
penutup yang hangan dan bersahabat.