KOMUNIKAS

I BISNIS
Bagian Ketiga
Cara Komunikasi Melalui Surat
 Kelompok 1

1. Mochamad Iqbal Febriansyah (142200127)

2. Keenan Fairuzzya Saga (142200129)
3. Asokawati Listyaningrum (142200131)
4. Anandhiska Arla Nur Ainni (142200133)
5. Laila Dzirwatun Nisa (142200134)
 Bagian Ketiga
Cara Komunikasi Melalui Surat

Bab 8 Bab 9
Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Penulisan Bad News
Rutin dan Positif

Bab 10
Penulisan Pesan-Pesan
Persuasive
 BAB 8
Penulisan Permintaan Pesan-Pesan
Rutin dan Positif
 A. Strategi Penulisan Permintaan Rutin
Strategi penulisan permintaan rutin dapat menggunakan pendekatan langsung dan
pendekatan tanya jawab.

1. Pendekatan Langsung (Direct Approach)

Pendekatan langsung adalah cara melakukan penulisan pesan-pesan
bisnisyang dimulai dengan pernyataan ide-ide pokok yang jelas pada awal
paragraf yang selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih detail, dan
diakhiri dengan pernyataan keramahanserta harapan tindakan apa yang
diinginkan.
 KELEBIHAN DAN KELEMAHAN
DIRECT APPROACH

KELEBIHAN KEKURANGAN

 Meningkatkan pemahaman secara  Faktor kebiasaan dimana orang

komprehensif (menyeluruh) cenderung menyampaikan suatu
ketika pertama kali membaca pesan bersasarkan cara
pesan berpikirnya

 Menekankan pada hasil suatu  Kesulitan untuk mengubah pola

analisis yang telah dilakukan pikir yang "to the point"

 Menghemat waktu bagi penerima

pesan
2. Pendekatan Tanya-Jawab (Ask-Question Approach)

Pendekatan tanya-jawab adalah penyampaian pesan dimana pada bagian pertengahan

suatu permintaan rutin dinyatakan secara jelas permintaan atas bebagai informasi,
seperti spesifiksi produk, harga, cara pengiriman, cara pembayaran, garansi, ukuran,
warna, dan kegunaan.

Pada bagian akhir permintaan rutin kemukakan pernyataan keramahan,

apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan. Dan juga cantumkan
informasi penting yang dapat dihubungi dengan segera.
B. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan

positif :
1. Ide Pokok yang Jelas
2. Penjelasan Rinci
3. Penutup Surat
 Good-News tentang Pekerjaan

Contoh surat yang menggembirakan (good news) yang

berkaitan dengan pekerjaan yaitu :
• Surat penerimaan kerja
• Surat pemberitahuan kenaikan jabatan
• Surat pemberian insentif/bonus
• Surat tentang pemb\erian THR
• Surat kenaikan gaji
• Surat penghargaan prestasi kerja
Contoh Good-News tentang Pekerjaan
 Good-News tentang Produk
Contoh surat yang menggembirakan (good news) yang
berkaitan dengan produk yaitu :
• Surat pemberitahuan diskon
• Surat pemberitahuan sistem buy 3 get 1 free
• Pemberitahuan kupon diskon
• Surat pemberian kupon undian berhadian
• Surat pemberian hadiah langsung berupa produk untuk
pembelian dengan jumlah tertentu
Contoh Good-News tentang Produk
 Pesan-Pesan Goodwill

Gooodwill adalah perasaan positif yang dapat mendorong orang

untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan-pesan goodwill dapat
disampaikan melalui berbagai cara, yaitu :
• Pemberian ucapan selamat kepada karyawan yang
memperoleh penghargaan atas prestasi kerja
• Pemberian ucapan selamat atas keniakan jabatan
• Pemberian ucapan selamat atas terpilihnya sebagai pimpinan
Contoh Surat Ucapan Selamat
 Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan surat yang ditujukan kepada

pelanggan untuk lebih meyakinkan atau menegaskan suatu pesanan
yang telah dilakukan. Melalui surat konfirmasi pesanan, perusahaan
berkeinginan untuk menjaga relasi yang baik dengan para
pelanggansebagai upaya memberikan kepuasan kepada para
pelanggan setia.
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan
 Menjawab Permintaan Informasi

Menjawab Permintaan dengan Menjawab Permintaan Tanpa

Penjualan Potensial Penjualan

Ada 3 tujuan utama yang dapat Hal yang perlu diperhatikan yaitu :
dicapai melalui penjualan potensial : • Menjawab semua pertanyaan
• Memberi tanggapan/respons dengan jujur
terhadap semua permintaan atau • Memberikan kesan yang
menjawab semua pertanyaan menyenangkan
• Mendorong penjualan yang akan
datang
• Memberikan kesan yang baik
terhadap penerima pesan
 Menangani Permintaan Kredit Rutin

Persetujuan Kredit Memberikan Referensi Kredit

• Surat yang memberikan
berita baik kepada nasabah
• Dilengkapi sejumlah
dokumen penting yang
mendukung disetujuinya
permintaan kredit
• Penulisannya memperhatikan
kaidah kebahasaan
Ada 2 hal yang perlu
diperhartikan yaitu :
• Permohonan surat
rekomendasi harus resmi
• Nyatakan dengan fakta yang
ada, tidak boleh dibuat-buat
 SURAT REKOMENDASI DAN
PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yanng
berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia
sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat. Surat rekomendasi
memiliki karakteristik yaitu :
• Nama lengkap pemohon
• Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
• Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya
sendiri
• Hubungan natara penulis dan pemohon
• Fakta-fakta relevan dengan posisi yang dicari
BAB 9
Penulisan Bad News
A. PENGERTIAN
BAD-NEWS
Bad-news (kabar buruk) adalah penyampaian pesan-
pesan bisnis yang tidak menyenangkan dari seseorang
kepada pihak lain dengan menggunakan media
tertentu, baik secara lisan maupun tertulis
 B. PENGORGANISASIAN PENULISAN
BAD-NEWS

1. Fokus pada Audiens

Dalam dunia bisnis, reaksi audiens saat menerima bad-news sering diekspresikan
dalam berbagai bentuk seperti kecewa, marah, menangis, kesal, melamun, lesu, dan
sejenisnya.
Meskipun kabar kurang menyenangkan, tetap harus dijaga hubungan yang baik antara
pemberi dan penerima pesan. Karena itu, dalam menulis bad news harus diakhiri
dengan pernyataan positif dan pengharapan.

2. Memilih Pendekatan Organisasional

Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menyampaikan bad news, yaitu :
a. Perencanaan tidak langsung
b. Perencaan langsung
 a. Perencanaan Tidak Langsung

1. Pembuka 3. Bad-News
Pernyataan netral atau Nyatakan bad news
positif secara jelas

2. Alasan 4. Penutup
Penjelasan yang logis, It’s a gas giant and the
netral, dan singkat largest planet
 a. Perencanaan Langsung

1. Bad-News 2. Alasan 3. Penutup

Pernyataan bad news Jelaskan alasan bad Positif dan bersahabat
news
C. JAWABAN ATAS BAD NEWS
Bad news tentang produk
Contohnya : produk yang ditawarkan tidak sesuai dengan
harapan pelanggan, sehingga pelanggan merasa kecewa

Penolakan kerja sama

Contohnya : staf promosi perusahaan diminta ikut
berpartisipasi sebagai tim riset pemsaran produk tertentu,
namun perusahaan menolak karena ada kemungkinan
pengungkapan rahasia perusahaan

Penolakan Undangan
Penolakan undangan dapat menggunakan direct approach
apabila sudah sangat kenal dengan pengirim undangan.
Dan menggunakan indirect approach apabila belum
mengenal baik
Bad-News tentang Pelanggan

Bad-news tentang pesanan produk

Penolakan surat pengaduan dan

keluhan

Penggantian produk

Tidak memenuhi pesanan

Bad-News tentang Pekerjaan

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

2. Penolakan lamaran Kerja
3. Surat Penolakan Kredit
BAB 10
Penulisan Pesan
Pesan Persuasif
A. Perencanaan Pesan-Pesan
Persuasif
Persuasif merupakan suatu usaha merubah sikap,
kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai
suatu tujuan.
Persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk
menyampaikan pesan-pesan dalam cara yang membuat
audiens merasa mempunyai pilihan dan membuatnya
setuju.
 Hal-Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat
perencanaan pesan-pesan bisnis secara persuasif

01 02 03

Analisis Pertimbangan Memilih Pendekatan

Audiens Perbedaan Budaya Organisasional
Menganalisis melalui Teori Pemahaman terhadap Dapat menggunakan
Kebutuhan Berjenjang yang perbedaan budaya akan pendekatan tidak langsung.
dikemukakan oleh Abraham membantu bagaimana Namun, jika audiens bersifat
Maslow pandangan audiens. lebih suka pesan-pesan yang
disampaikan dengan segera,
maka pendekatan langsung
lebih tepat.
 Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif
1.Menetapkan Kredibilitas
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan,
dan hasil merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibitas seseorang.
2. Kerangka Argumentasi
Menggunakan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire, Action)
3. Memilih Daya Pemikat
a. Pemikat Emosional
b. Pemikat Logika
Daya pemikat atas dasar logika yaitu :
• Analogi
• Induksi
• Deduksi
 Rencana Organisasional AIDA

Attention Interest Desire Action

(Perhatian) (Minat) (Hasrat) (Tindakan)
Perkenalkan kepada Kembangkan Membuat audiens Sarankan tindakan
audiens suatu masalah pernyataan yang telah mengubah spesifik yang diinginkan.
atau ide yang membuat disampaikan di fase keinginannya dengan Lalu, ingatkan lagi
mereka mau pertama dengan lebih menjelaskan bagaimana manfaat dari tindakan
mendengarkan pesan- rinci agar audiens perubahan yang yang akan dilakukan.
pesan yang akan merasa tertarik. dilakukan dapat
disampaikan. memberikan manfaat
yang lebih baik.
 Menulis Permintaan Persuasif
1. Permintaan Persuasif untuk
Tindakan
Dalam hal ini lebih baik menggunakan
perencanaan organisasional AIDA
(Attention, Interest, Desire, Action)

2. Permintaan dan Pengaduan

Persuasif untuk Penyesuaian
Menulis surat pengaduan persuasif bisa juga
dengan menambahkan bukti tambahan dan
menggunakan teknik yang lebih menarik
perhatian pembaca
 Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan
Bantuan Dana

2. Pengorganisasian dan
Komposisi Pesan-Pesan
Penjualan

1. Perencanaan Pesan-
Pesan Penjualan 3. Perencanaan Pesan-Pesan
Permohonan Bantuan Dana
Thank you!
CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo,
including icons by Flaticon, infographics & images by Freepik