Komunikasi Melalui Surat

Dosen : DARMADI S.E., M.M.

Mata Kuliah: Komunikasi Bisnis
 Nama-nama
Kelompok (5) Kelas : 05 SMJK009

1. Ahmad Faozan (201010502579)

2. Ana Mardiana (201010503749)
3. Arca Kartika (201010502955)
4. Dias Ayu Prawesty (201010504249)
5. Muhammad Rafif Akbar (201010502095)
6. Sahrul Ramadhan (201010500724)
7. Shobiatul Azizah (201010504824)
8. Sri Wahyuningsih (201010503749)
Pengertian Komunikasi Bisnis Melalui Surat

Komunikasi ini bisa diartikan

sebagai suatu komunikasi yang
dilakukan secara verbal maupun
non verbal. Dimana dalam
komunikasi ini berisi pendapat, ide,
gagasan, maupun informasi.
Komunikasi ini dapat
dilakukan secara personal
maupun impersonal. Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam
komunikasi melalui surat :
a. Syarat penulisan surat bisnis yang
baik
b. Langkah-langkah penyusunan surat
bisnis
c. Jenis-jenis surat bisnis
 Pengertian Penulisan Direct Request

Permintaan/permohonan langsung (direct request) sering diartikan sebagai

permintaan barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap muka(face to face).
Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “ Suatu
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain
untukmeminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan
berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”
a. Pengorganisasian Direct Request Organisasi
direct request mencakup
1) Pembukaan
2) Penjelasan Rinci
3) Penutup

b. Permintaan Informasi Rutin

Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk
memperoleh opini dari seseorang atau memberikan
saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya
perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana
adalah menanyakan apa yang dapat anda kerjakan atau
mengapa saya membuat permintaan
c. Permintaan di dalam Organisasi
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih
permanen dalam bentuktertulis, seperti memo. Memo
dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu d.Permintaan ke Luar
danmembantu audiens mengetahui secara tepat apa Organisasi.
yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan
antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan Sebagai seorang pelaku
dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor bisnis, tentunya kita perlu
atau antara supervisor dengan karyawan. berkomunikasi dengan para
pelanggan, pemasok dan
perusahaan lain untuk
berbagai keperluan bisnis
yang akan digunakan untuk
memperoleh informasi.
 Permintaan Informasi Rutin dan Positif

Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan

1) Apa yang ingin
dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang
diketahui
berulang, perlu dilakukan atau dijawab
2) Mengapa hal
secepatnya. Dalam membuat surat
tersebut perlu
permintaan rutin perlu diperhatikan tiga
diketahui
pertanyaan berikut ini:
3) Mengapa hal ini
dapat membantu.
PENULISAN PERMINTAAN
PESAN-PESAN RUTIN DAN
POSITIF·

Strategi Penulisan Untuk Permintaan

Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan
Positif Kebanyakan pesan-pesan rutin,
good news, dan goodwill diminati oleh
pembaca karena pesan-pesan tersebut
berisi informasi yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan bisnis setiap hari.
PENULISAN PERMINTAAN PESAN-
PESAN RUTIN DAN POSITIF

Strategi Penulisan Untuk Permintaan

Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan
Positif Kebanyakan pesan-pesan rutin,
good news, dan goodwill diminati oleh
pembaca karena pesan-pesan tersebut
berisi informasi yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan bisnis setiap hari.
Keunggulan:
a.Meningkatkan pemahaman secara komprehensif
(menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan
b. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda
lakukan Kelemahan:
c. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat a.Orang cenderung
segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga menyampaikan suatu pesan
dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu berdasarkan cara
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian berfikirnya.
seksama. b.Kesulitan untuk
mengubah pola pikir yang
cenderung “to the point”;
hal ini terkait dengan pola
pendidikan sebelumnya
yang telah diajarkan
sebelumnya.
Merumuskan Pesan Pesan Bad News

Sehingga penting memperhatikan 3 hal untuk menjaga

hubungan baik dengan pelanggan diantaranya adalah ;
a. “Penyampaian bad news“
b. “Penerimaan pesan tersebut“
c. “Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens“
1). Membuat Audience – Centerred Tone a). Membantu menjelaskan ke audiens supaya agar
mengetahui tentang bad news yang menjadi sebuah
Berkenaan dengan intonasi atau nada keputusan tegas
pada saat menyampaian kabar/berita baik
dapat memberikan manfaat yang penting
untuk efektivitas berbagai pesan bisnis
yang disampaikan dan mendapatkan b). Memberian bantuan audiens mengetahui keputusan
yang sudah atau akan diambil sudah adil.
dukungan dengan tujuan khusus, yaitu :

C). Memberi bantuan audiens supaya senantiasa memberikan

goodwill terhadap perusahaan.
2). Memilih Pendekatan Organisasional

Pendekatan indirect plan, adalah a). Pembuka

pendekatan guna untuk penulisan berbagai
pesan yang berdampak pada kurang b). Alasan
disenangi oleh audiens. Pendekatan tidak
langsung ini mempunyai 4 bagian utama c). Bad news
diantaranya:

d). Penutup
Merumuskan Pesan-pesan Persuatif

Pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual

ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran
agar prosedur operasional lebih efisien,
mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan
tertentu dan meminta bantuan dana bagi
pembiayaan suatu proyek tertentu
Ciri-ciri pesan persuasif yang baik adalah pada
saat komunikator/audiens menerima pesan yang
disampaikan oleh komunikan lalu komunikator
dapat memahami, mengerti dan memiliki
keinginan untuk melakukan apa yang telah
komunikan sampaikan.
 Pesan persuasif verbal
adalah pesan yang
menggunakan kata-kata
Terdapat 2 jenis perbedaan atau disampaikan secara
pesan persuasif, yaitu lisan, sementara pesan
persuasif verbal dan persuasif non -verbal
persuasif non-verbal. adalah penyampaian
pesannya melalui media
cetak atau surat kabar
seperti slogan, spanduk,
koran, dan lain-lain.
Beberapa langkah yang bisa
dilaksanakan dalam menuliskan a. Analisis Audiens
pesan persuasif diantaranya adalah : b. Pertimbangan Dalam Perbedaan Budaya
c. Memilih Pendekatan Organisasional
TERIMAKASIH